Glossário
Presença
Presença não é uso: uma secretária com uma mala em cima conta como ocupada e não apoia trabalho nenhum.
A presença é, na definição da Workplaced, o número de pessoas fisicamente no edifício num momento de medição, contadas de forma agregada e expressas face às pessoas atribuídas ao edifício. É a mais básica das medidas do local de trabalho: regista que alguém está lá, não o que o espaço faz por essa pessoa.
Também chamado Assiduidade, Afluência
Como se calcula
Taxa de presença = pessoas presentes ÷ pessoas atribuídas ao edifício × 100
- Pessoas presentes
- Contadas de forma agregada no momento da medição, nunca atribuídas a pessoas identificadas.
- Pessoas atribuídas
- A população para a qual o edifício existe, tal como a política a define.
Expresso em Uma percentagem da população atribuída, num momento indicado.
Esta é uma definição da Workplaced, não uma norma universal do setor. Objeto contado: pessoas, contadas de forma agregada. Denominador: as pessoas atribuídas ao edifício tal como a política as define, não os postos de trabalho. Período: um momento indicado. Exceção: os dados dos cartões de acesso não contam toda a gente e são um limite mínimo do número real. A presença é medida e reportada de forma agregada. Compreender um local de trabalho não exige saber quem esteve onde, e uma medida que identifica pessoas responde a uma pergunta diferente da que uma decisão sobre espaço coloca.
Exemplo prático ilustrativo: um edifício num momento
- Pessoas atribuídas ao edifício
- 600
- Presentes, quarta-feira às 11:00
- 349
- Postos observados em uso nesse momento
- 244
A presença é de 58 por cento; a ocupação dos postos de trabalho fica bem abaixo disso.
As cerca de cem pessoas presentes sem ocupar um posto de trabalho estão em reuniões, na zona do café ou a circular entre as duas. Essa diferença é uma necessidade de espaço, e a presença por si só não a mostra.
Onde correm mal
Tratar a presença como uso
Contar pessoas a passar uma porta diz-lhe que o edifício está movimentado. Não lhe diz se alguma coisa lá dentro funcionou.
Basear a política apenas nos dados dos cartões
Os registos de acesso não apanham quem entra atrás de outra pessoa e contam quem veio só por uma hora. São um limite mínimo do número real, não o número.
Seguir pessoas individualmente
A presença responde a uma pergunta sobre um edifício. Atribuí-la a pessoas identificadas muda o que está a ser medido e o que as pessoas aceitam que seja medido.
Onde esta medição decide alguma coisa
- De quanto espaço de escritório precisamos?
Dimensionar um edifício com base neste valor.
- Consolidar ou renovar o arrendamento?
Levá-lo à administração.
- Occupancy
Como se mede na prática.
Termos relacionados
- Ocupação
Se os próprios postos de trabalho estavam em uso.
- Classificação de atividades
O que as pessoas estavam a fazer enquanto lá estavam.
- Pico
O momento realista mais movimentado, para o qual o edifício é dimensionado.
A comparar os valores de ocupação de dois fornecedores?
Descreva numa mensagem como cada fornecedor define o seu valor de ocupação, e dizemos-lhe o que cada um está a contar.