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Para diretores financeiros

Veja o que o local de trabalho devolve por cada dólar que custa

O imobiliário é um dos maiores custos da contabilidade e costuma ser avaliado apenas pela renda. A Workplaced coloca-lhe dois valores ao lado: o valor do local de trabalho por colaborador (WVE) e o Workplace Value Ratio (WVR). O Dynamics mede os dados de base; o Balance e o Taxonomy mostram como cada opção altera ambos os valores e o seu custo total, com cada número assinalado como medido, calculado ou assumido, antes de assinar.

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De uma proposta a dois valores que a administração pode pesar

Onde está

Uma proposta de arrendamento, de obras de adaptação ou de política híbrida aguarda aprovação

  • Um dos maiores custos, avaliado apenas pela renda
  • Um número que remonta a uma regra prática

Como as soluções trabalham em conjunto

  1. DynamicsAnalisarMede aquilo de que as equipas precisam e a adequação do local de trabalho, e calcula a partir daí o WVE e o WVR.
  2. BalanceConfigurarMostra o que cada política híbrida faz a ambos os valores, por equipa.
  3. TaxonomyConfigurarOrçamenta ficar, reduzir ou consolidar, com área e custo por tipo de espaço.

O que pode acontecer

Todas as opções em pé de igualdade, antes de assinar

  • Valor do local de trabalho por colaborador (WVE) por cenário
  • O Workplace Value Ratio (WVR) por cenário
  • O custo total, com cada valor assinalado como medido, calculado ou assumido

Doze meses depois, meça novamente face ao caso que justificou a decisão.

Reconhece isto?

O que o impede

  • Propostas de arrendamento orçamentadas em metros quadrados a partir de regras práticas
  • Nenhuma visão do uso real do espaço antes de assinar
  • Um dos seus maiores custos, com pouca evidência por trás
  • Uma política de trabalho híbrido proposta sem o seu efeito financeiro
  • Business cases que não resistem à primeira pergunta

Quando surge

  • Aproxima-se uma renovação ou uma opção de rescisão do arrendamento
  • Uma proposta para reduzir, consolidar ou mudar de instalações
  • A época de orçamento, com uma meta para o custo imobiliário
  • Uma política de trabalho híbrido na agenda da administração
  • Um pedido de investimento em obras de adaptação ou num redesenho

Dois valores para a administração, e o que os faz variar

Valor do local de trabalho por colaborador (WVE)

O valor que o seu local de trabalho gera por colaborador, em dólares, depois de custos ligados ao local de trabalho, como o imobiliário e a rotatividade. O Dynamics calcula-o a partir do que as equipas reportam sobre a forma como trabalham, por equipa e por local, nunca por pessoa.

Workplace Value Ratio (WVR)

Quanto valor do local de trabalho gera cada 1 USD investido no local de trabalho. Coloca umas obras de adaptação, uma renovação ou uma política híbrida em pé de igualdade com qualquer outro pedido de investimento.

Ambos os valores por cenário

O Balance mostra o que uma política híbrida lhes faz por equipa; o Taxonomy faz o mesmo para ficar, reduzir ou consolidar, com área e custo por tipo de espaço. Cenários calculados, não poupanças prometidas.

Definições, não resultados: os seus próprios valores são calculados a partir dos seus dados.

Como decorre, do seu lugar

  1. Chega uma proposta com um número e sem medição

    Uma renovação de arrendamento, uma consolidação, um orçamento de obras ou uma obrigação de trabalho híbrido, com um valor que remonta a um rácio. É aqui que as finanças costumam entrar, e é o momento certo para pedir uma posição comparativa antes de aprovar.

  2. Uma medição curta e barata antes do grande compromisso

    Uma análise rápida do uso atual face ao benchmark transforma uma proposta especulativa numa proposta com âmbito definido. É o menor gasto de toda a cadeia e o que mais vezes altera a dimensão de tudo o que vem depois.

  3. A base de evidência, e os dois valores

    O Dynamics mede aquilo de que as pessoas precisam do espaço, por equipa, e a partir daí o valor do local de trabalho por colaborador e o rácio face ao que o local de trabalho custa. Não é uma opinião, e é reportado a um nível que uma comissão de trabalhadores aceita, o que elimina a segunda razão mais comum para estes projetos pararem.

  4. Cenários orçamentados, não discutidos

    O Taxonomy transforma a medição num programa de necessidades e num business case com cenários: ficar e reconfigurar, reduzir, consolidar. Cada um com área e custo por tipo de espaço. É neste ponto que a decisão passa a ser uma escolha entre números.

  5. A política orçamentada com os mesmos dados

    O Balance pega nas opções híbridas que os RH estão a ponderar e mostra o que cada uma faz ao espaço, à satisfação, à deslocação e às emissões, à atratividade no recrutamento, ao efeito do espaço de trabalho no trabalho e ao ajuste cultural, por equipa. A decisão sobre o edifício e a decisão sobre a política são tomadas em conjunto, uma única vez.

  6. Medido de novo, face ao objetivo

    Doze meses depois, o espaço é medido novamente face à base de referência e ao caso que o justificou. É a diferença entre uma poupança projetada e uma poupança confirmada, e os dados pertencem-lhe em qualquer dos casos.

Produtos à medida das finanças

Caso

Empresa em forte crescimento · 1200 colaboradores · 700 respondentes no Dynamics

Ficar ou mudar

  • Necessidade assumidaAssumida
    13.500 m²
  • Escritório atualAtual
    11.500 m²
  • Necessidade calculadaCalculada com o Taxonomy
    10.000 m²
O Taxonomy calculou a necessidade a partir de 700 respondentes no Dynamics.

Nesse cálculo

Ficar evita 2000 m² de renda adicional.

A 600 USD por m², isso representa 1,2 milhões de USD por ano.

Estado Um cenário calculado sem análise de ocupação, não uma poupança realizada.

O que outras organizações descobriram

  • Empresa de serviços profissionais com 500 pessoas

    Dynamics

    Rotatividade reduzida de 18% para 15% · ~900 mil USD de valor anual potencial

    Perceber o que estava a levar os colaboradores a sair

    Desafio
    A rotatividade tinha chegado aos 18%, mas a liderança não conseguia determinar se era a cultura, o local de trabalho ou o trabalho híbrido que levava os colaboradores a sair.
    O que descobrimos
    A análise revelou problemas de autonomia, conforto, privacidade, coordenação do trabalho híbrido, espaços de reunião e da experiência dos colaboradores mais recentes.
    Impacto
    Tratar os problemas de maior impacto reduziu a rotatividade para 15%, baixando significativamente os custos de substituição e melhorando a experiência dos colaboradores.

  • Município com 600 pessoas

    Balance

    +4% de retenção · aumento de ~100 mil USD no valor do local de trabalho

    Construir um horário híbrido mais eficaz

    Desafio
    A organização precisava de um modelo híbrido que equilibrasse as necessidades dos colaboradores, a colaboração e os objetivos da organização.
    O que fizemos
    Modelámos quem precisava de estar no escritório, quando e porquê, com base nos requisitos do trabalho, nos padrões de colaboração e nos objetivos da organização.
    Impacto
    O horário recomendado melhorou a retenção em 4% e gerou cerca de 100 mil USD de valor adicional do local de trabalho.

  • Organização com 1000 pessoas

    Taxonomy

    Área 10% menor · ~630 mil USD de poupança anual potencial

    Conceber o local de trabalho certo antes de renovar o arrendamento

    Desafio
    A organização precisava de definir as suas necessidades futuras de local de trabalho antes de se comprometer com o próximo arrendamento.
    O que fizemos
    Modelámos as necessidades das pessoas, a presença, os horários e diferentes combinações de espaços para determinar a área e a configuração certas.
    Impacto
    O plano recomendado reduziu a área necessária de 14 000 m² para 12 600 m², mantendo a capacidade e a combinação de espaços necessárias, o que reduz os custos imobiliários anuais potenciais em cerca de 630 mil USD.

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