Maximizar o valor do local de trabalho através da inteligência de decisão

A Workplaced é uma plataforma de inteligência de decisão para o local de trabalho. Junta dados sobre pessoas e dados sobre espaço num único modelo, para que uma organização possa definir a estratégia do local de trabalho adequada aos seus objetivos de negócio e à sua cultura. Essa estratégia pode seguir aquilo de que os colaboradores dizem precisar, ou partir dos pressupostos da própria empresa quando ainda não há dados dos colaboradores.

Cinco soluções cobrem o percurso sobre um único modelo de dados: o Dynamics e o Occupancy analisam a experiência no local de trabalho e a utilização do espaço, o Balance e o Taxonomy configuram horários híbridos e orçamentos de espaço, e o Booking gere as reservas no dia a dia. Por baixo está o Work Information Modelling (WIM), um modelo digital da forma como o trabalho realmente acontece entre pessoas e lugares. Vai além de uma planta ou de um horário: psicometria, cultura, atividades, espaço, tempo e localização estão num só modelo. É isso que permite comparar cenários e estimar o efeito de uma decisão nos custos imobiliários antes de se comprometer com ela, e também o seu efeito na produtividade, na retenção e na sustentabilidade.

Do lado do cliente, as equipas de imobiliário corporativo, local de trabalho, facilities, RH, estratégia, finanças e TI de empresas, organismos públicos e universidades. Em suma, quem tem a seu cargo a decisão sobre o local de trabalho.

Os parceiros usam-na nos seus próprios projetos. Os Place experts são consultores de local de trabalho, designers, arquitetos e consultores imobiliários. Os People experts são consultores de RH, psicólogos organizacionais e consultores de experiência do colaborador. Os Technology experts são integradores de sistemas e fornecedores de proptech ou de tecnologia de RH.

Uma forma de tomar decisões sobre o local de trabalho com dados interligados e modelação de cenários. O que se sabe sobre as pessoas, a forma como o espaço é usado e as opções de política em cima da mesa juntam-se num único quadro.

Os decisores podem então pôr opções lado a lado, ver as contrapartidas e ter uma ideia do impacto provável antes de implementar o que quer que seja.

A maioria das ferramentas resolve uma parte do problema: aqui um sistema de reservas, ali um fluxo de sensores ou um inquérito de envolvimento. Melhorar uma parte isoladamente desalinha muitas vezes outra.

A Workplaced foi criada para fechar essa lacuna. Liga a gestão, a experiência, a configuração e a ocupação do local de trabalho num único quadro de decisão, da primeira análise à utilização diária. Em vez de olhar para pessoas, espaço e operações separadamente, vê o que mudar e o que cada opção provavelmente fará. É assim que uma estratégia do local de trabalho se transforma em resultados de negócio mensuráveis.

Cinco, em três passos. Analisar: o Dynamics estuda a experiência no local de trabalho e o Occupancy mede a utilização do espaço. Configurar: o Balance define horários híbridos e o Taxonomy planeia o espaço. Gerir: o Booking trata das reservas e dos dias no escritório.

O Passport, o guia pessoal do local de trabalho do colaborador, vem incluído no Dynamics. Não é uma sexta solução e não é vendido isoladamente.

Sim. Cada solução pode ser licenciada isoladamente ou ligada às outras na mesma plataforma e no mesmo modelo de dados. O Passport é a única exceção, porque vem incluído no Dynamics.

Há duas formas de a adquirir. Pode licenciar uma solução para uma necessidade específica, ou combinar várias para que partilhem um modelo de dados e se alimentem mutuamente, com a análise, a configuração e a gestão diária a funcionar como um único quadro de decisão interligado. O Passport é a exceção: vem incluído no Dynamics e não é vendido isoladamente.

Paga pelo que é usado: colaboradores que concluem o seu perfil do local de trabalho, ou os elementos que mede com o Occupancy Observations. As tarifas descem à medida que a utilização cresce e são faturadas anualmente de forma antecipada. As instalações do Occupancy com Wi-Fi e sensores são orçamentadas a pedido. A página de preços tem as tarifas em vigor.

Sim. As soluções ligadas reutilizam os dados umas das outras e passam o seu conhecimento adiante. Recolhe os mesmos dados uma vez, e cada decisão aproveita mais deles.

Sim. Foi concebida para organizações que atuam em vários mercados, e os resultados podem ser comparados por piso, edifício, localização ou em todo o portefólio.

O arranque demora normalmente entre um e cinco dias, consoante as soluções com que começa e a dimensão do universo de colaboradores. Um estudo segue depois o seu próprio calendário, acordado na proposta.

A Workplaced Technologies Ltd detém o certificado ISO 27001 0202968, e a plataforma está em conformidade com o RGPD. O conhecimento sobre os colaboradores é agregado, pelo que a organização vê grupos e não indivíduos. A plataforma funciona com qualquer hardware de sensores e qualquer sistema Wi-Fi.

Todos os utilizadores da plataforma, seja uma empresa ou um colaborador individual, aceitam o contrato de licença de utilizador final antes de usar a Workplaced. Este remete para a política de privacidade, a política de proteção de dados e o acordo de tratamento de dados. As empresas aprovam também os nossos termos gerais.

Sistemas de reservas, plataformas de sensores, infraestrutura Wi-Fi, sistemas de RH (HRIS), BIM, plataformas IWMS ou CAFM, e os sistemas usados pelos nossos parceiros de projeto e de consultoria. O próprio Booking liga-se a ambientes Microsoft (Outlook, Exchange e Microsoft Places), ao Google Workspace e a diretórios de colaboradores e autenticação única.

O que é possível no seu caso depende do sistema, das suas interfaces, das permissões e da qualidade dos dados. Avaliamos isso na definição do âmbito.

Ligando as decisões sobre o local de trabalho a resultados que se podem contabilizar: custo, produtividade, retenção, apoio ao trabalho, sustentabilidade e valor do local de trabalho.

Na prática, isso significa decisões tomadas com base em evidência, planeamento de cenários com números de desempenho associados e um business case claro para cada alteração. Como o mesmo método é usado antes e depois, pode também ver o que mudou: se as reservas fantasma diminuíram, se os horários híbridos se ajustam melhor, se os espaços servem as atividades que neles decorrem. Não prometemos esses resultados antecipadamente. A medição mostra se aconteceram.