Perguntas sobre a Workplaced, respondidas

A Workplaced é uma plataforma de inteligência de decisão para o local de trabalho. Junta dados sobre pessoas e dados sobre espaço num único modelo, para que uma organização possa definir a estratégia do local de trabalho adequada aos seus objetivos de negócio e à sua cultura. Essa estratégia pode seguir aquilo de que os colaboradores dizem precisar, ou partir dos pressupostos da própria empresa quando ainda não há dados dos colaboradores.

Cinco soluções cobrem o percurso sobre um único modelo de dados: o Dynamics e o Occupancy analisam a experiência no local de trabalho e a utilização do espaço, o Balance e o Taxonomy configuram horários híbridos e orçamentos de espaço, e o Booking gere as reservas no dia a dia. Por baixo está o Work Information Modelling (WIM), um modelo digital da forma como o trabalho realmente acontece entre pessoas e lugares. Vai além de uma planta ou de um horário: psicometria, cultura, atividades, espaço, tempo e localização estão num só modelo. É isso que permite comparar cenários e estimar o efeito de uma decisão nos custos imobiliários antes de se comprometer com ela, e também o seu efeito na produtividade, na retenção e na sustentabilidade.

Cinco, em três passos. Analisar: o Dynamics estuda a experiência no local de trabalho e o Occupancy mede a utilização do espaço. Configurar: o Balance define horários híbridos e o Taxonomy planeia o espaço. Gerir: o Booking trata das reservas e dos dias no escritório.

O Passport, o guia pessoal do local de trabalho do colaborador, vem incluído no Dynamics. Não é uma sexta solução e não é vendido isoladamente.

Do lado do cliente, as equipas de imobiliário corporativo, local de trabalho, facilities, RH, estratégia, finanças e TI de empresas, organismos públicos e universidades. Em suma, quem tem a seu cargo a decisão sobre o local de trabalho.

Os parceiros usam-na nos seus próprios projetos. Os Place experts são consultores de local de trabalho, designers, arquitetos e consultores imobiliários. Os People experts são consultores de RH, psicólogos organizacionais e consultores de experiência do colaborador. Os Technology experts são integradores de sistemas e fornecedores de proptech ou de tecnologia de RH.

Há duas formas de a adquirir. Pode licenciar uma solução para uma necessidade específica, ou combinar várias para que partilhem um modelo de dados e se alimentem mutuamente, com a análise, a configuração e a gestão diária a funcionar como um único quadro de decisão interligado. O Passport é a exceção: vem incluído no Dynamics e não é vendido isoladamente.

Paga pelo que é usado: colaboradores que concluem o seu perfil do local de trabalho, ou os elementos que mede com o Occupancy Observations. As tarifas descem à medida que a utilização cresce e são faturadas anualmente de forma antecipada. As instalações do Occupancy com Wi-Fi e sensores são orçamentadas a pedido. A página de preços tem as tarifas em vigor.

Sim. Cada solução pode ser licenciada isoladamente ou ligada às outras na mesma plataforma e no mesmo modelo de dados. O Passport é a única exceção, porque vem incluído no Dynamics.

Sim. As soluções ligadas reutilizam os dados umas das outras e passam o seu conhecimento adiante. Recolhe os mesmos dados uma vez, e cada decisão aproveita mais deles.

Software, e somos nós que o pomos a funcionar. A Workplaced fornece a plataforma e faz a ativação, ou seja, o seu ambiente configurado e em funcionamento, como linha separada ao lado da subscrição. Conseguir que seja usada dentro da organização é trabalho do parceiro, porque uma plataforma comprada e nunca adotada é um problema para ambos os lados.

A consultoria, a interpretação, o programa de necessidades, a adaptação do espaço e o programa de mudança são também trabalho do parceiro. O Occupancy depende do modelo de execução. Em autogestão, a sua própria equipa ou um parceiro realiza as rondas de observação; no modelo gerido, é a Workplaced que as realiza.

Os RH são responsáveis pela cultura e pela inclusão, e a retenção e a produtividade também estão na sua lista, mas muitas vezes não estão na sala quando se tomam decisões sobre formas de trabalhar e sobre o escritório. Essas decisões moldam precisamente aquilo por que os RH respondem, mais ainda desde a covid e desde que sabemos mais sobre neurodiversidade.

O local de trabalho nunca foi um tema tradicional dos RH, embora os RH sejam cada vez mais responsáveis por ele. Isso deixa lacunas de dados, de alinhamento estratégico e de sistemas e conhecimento dentro da função de RH. O Dynamics (Analisar) e o Balance (Configurar) existem para as fechar.

A estratégia do local de trabalho é a forma estruturada de alinhar a maneira como as pessoas trabalham, onde trabalham e como o local de trabalho é concebido com aquilo que a organização pretende alcançar.

Liga a experiência do colaborador, a cultura, o modelo híbrido e o escritório físico a resultados que o negócio já contabiliza, como a produtividade e a retenção, ou o custo e a sustentabilidade. Bem feita, trata o local de trabalho como algo que impulsiona o desempenho do negócio e não como um ativo fixo no balanço.

O trabalho híbrido e flexível transformou o escritório num sistema complexo. Hoje afeta ao mesmo tempo a colaboração, a cultura, a marca empregadora, a sustentabilidade e os custos.

Uma decisão sobre espaço, horários ou política tem impacto direto nos resultados do negócio. Isso obriga RH, imobiliário e finanças a entender-se, e exige mais estrutura e melhores dados do que o planeamento tradicional do local de trabalho alguma vez precisou.

O trabalho acontecia num só lugar. Hoje pode acontecer em qualquer lado, e o escritório passou a ser uma parte de um conjunto mais vasto de lugares que apoiam a organização.

Os escritórios eram planeados em função de secretárias atribuídas, da hierarquia e de uma área padrão por pessoa. Hoje têm de apoiar muitas atividades diferentes, equipas distribuídas por instalações e casas, e uma experiência que justifique a deslocação. Espera-se também que contribuam para a produtividade, a retenção, a marca, a segurança dos dados e as metas ESG.

Por isso as decisões sobre o local de trabalho tornaram-se mais difíceis e atravessam vários departamentos. Só funcionam quando as necessidades das pessoas, o desenho do espaço e a política estão alinhados, algo que decisões isoladas ou por instinto raramente conseguem.

Uma forma de tomar decisões sobre o local de trabalho com dados interligados e modelação de cenários. O que se sabe sobre as pessoas, a forma como o espaço é usado e as opções de política em cima da mesa juntam-se num único quadro.

Os decisores podem então pôr opções lado a lado, ver as contrapartidas e ter uma ideia do impacto provável antes de implementar o que quer que seja.

O planeamento e a análise de dados tradicionais produzem normalmente estudos, benchmarks ou relatórios separados sobre o que já aconteceu.

A inteligência de decisão liga os dados sobre pessoas, espaço e política, para que possa comparar cenários e estimar o seu impacto. A análise de dados descreve o que se passa. A inteligência de decisão ajuda a decidir o que fazer a seguir, e mostra porquê.

A Workplaced inclui análise de dados, mas é um meio e não um fim. O fim é uma decisão sobre quanto espaço, que política híbrida, que disposição e a que custo, tomada a partir de um único conjunto de números com que os RH e o imobiliário trabalham.

Porque a decisão está dividida em quatro áreas que raramente comunicam entre si: gestão do local de trabalho, análise da experiência no local de trabalho, configuração do local de trabalho e análise da ocupação. Cada uma tem normalmente o seu próprio sistema e o seu próprio responsável.

Falta a camada que as liga, e é para isso que serve a inteligência de decisão para o local de trabalho. Só quando as quatro alimentam a mesma decisão é que uma organização consegue decidir bem e tirar o máximo partido do seu local de trabalho.

A maioria das ferramentas resolve uma parte do problema: aqui um sistema de reservas, ali um fluxo de sensores ou um inquérito de envolvimento. Melhorar uma parte isoladamente desalinha muitas vezes outra.

A Workplaced foi criada para fechar essa lacuna. Liga a gestão, a experiência, a configuração e a ocupação do local de trabalho num único quadro de decisão, da primeira análise à utilização diária. Em vez de olhar para pessoas, espaço e operações separadamente, vê o que mudar e o que cada opção provavelmente fará. É assim que uma estratégia do local de trabalho se transforma em resultados de negócio mensuráveis.

Quando aquilo de que os colaboradores precisam, a forma como o espaço é concebido e o que a organização espera puxam em direções diferentes, o resultado habitual é perda de produtividade, desmotivação e espaço que fica por usar.

Quando estão alinhados, as decisões sobre o local de trabalho reforçam-se mutuamente. Correspondem à forma como o trabalho realmente acontece e continuam a aproximar a organização dos seus objetivos.

Decisões estratégicas. Definir o modelo híbrido e o que se espera no escritório. Planear, redimensionar ou consolidar um portefólio de escritórios. Ajustar o desenho do espaço de trabalho ao trabalho que as pessoas realmente fazem. Ponderar uma mudança de instalações ou a escolha de um novo local. Equilibrar a experiência do colaborador com o custo e a sustentabilidade.

Foi concebida para a melhoria contínua e não para um projeto pontual. Com dados interligados e cenários num só lugar, pode voltar a uma decisão, testar uma alteração futura antes de a fazer e ajustar a estratégia à medida que o negócio muda. Voltar a medir com o mesmo método mostra se a última decisão resultou.

No mínimo, a gestão de topo, os RH e a equipa de imobiliário ou de facilities. Cada um vê uma parte diferente do problema, e uma decisão sobre espaço, horários ou política afeta todos.

Um quadro de decisão partilhado dá-lhes os mesmos dados, cenários e resultados para discutir. Isso retira atrito ao processo e leva todos mais depressa a uma decisão que podem defender.

Às que surgem uma e outra vez nas decisões sobre o local de trabalho.

Sobre pessoas e espaço em conjunto: como afetam o nosso escritório e a nossa política híbrida a produtividade e o envolvimento? Como pomos as partes interessadas de acordo sobre as decisões do local de trabalho? Como levamos os colaboradores a participar na conversa sobre a sua experiência no local de trabalho? Podemos reduzir o espaço de escritório para cumprir uma meta financeira sem prejudicar a produtividade? Como planeamos um novo espaço em torno de objetivos de cultura que apoiem a produtividade e a retenção? O nosso espaço atual corresponde ao que as pessoas precisam? Devemos ficar neste escritório ou mudar?

Sobre pessoas: que problemas do escritório mais precisam de melhoria? Como medimos e reportamos as emissões de CO2 das deslocações casa-trabalho para efeitos ESG? Como se compara a nossa experiência no local de trabalho com a de outras organizações?

Sobre espaço: como planeamos escritórios que ajudem a cumprir metas de sustentabilidade? Que equipamento precisa o plano de espaços? Como planeamos um portefólio de escritórios para equipas em vários países?

Cada uma precisa da sua própria combinação de medições e não de um único produto, e é por isso que começamos pela pergunta.

Sim. As políticas de escritório e de trabalho híbrido determinam quanta autonomia as pessoas têm, como colaboram e como corre o seu dia de trabalho, e estas estão entre as razões pelas quais as pessoas ficam ou saem.

Num caso de cliente da Workplaced, uma empresa de serviços profissionais com 500 pessoas e uma rotatividade anual de 18% usou o Dynamics para identificar onde as expectativas, o desenho do espaço e os padrões híbridos não coincidiam. O caso desenvolve depois um cenário: se a rotatividade descesse de 18% para 15%, isso significaria menos 15 saídas por ano e cerca de 2 milhões de USD em custos de substituição, antes de qualquer ganho de produtividade. É um cenário calculado, e o caso não mostra que a rotatividade tenha de facto descido.

Sim. Com a procura real de espaço, os padrões de trabalho e a experiência dos colaboradores lado a lado, pode testar se uma mudança é realmente necessária.

Muitas vezes não é. Ajustar os padrões híbridos e reconfigurar o espaço que já tem pode responder à necessidade do negócio com menos custo e menos perturbação. Num caso com 1200 pessoas, a gestão de topo partia do princípio de que precisava de 13 500 m²; a análise situou a necessidade em 10 000 m², abaixo dos 11 500 m² que a empresa já tinha.

Ligando as decisões sobre o local de trabalho a resultados que se podem contabilizar: custo, produtividade, retenção, apoio ao trabalho, sustentabilidade e valor do local de trabalho.

Na prática, isso significa decisões tomadas com base em evidência, planeamento de cenários com números de desempenho associados e um business case claro para cada alteração. Como o mesmo método é usado antes e depois, pode também ver o que mudou: se as reservas fantasma diminuíram, se os horários híbridos se ajustam melhor, se os espaços servem as atividades que neles decorrem. Não prometemos esses resultados antecipadamente. A medição mostra se aconteceram.

Pela ordem em que o trabalho acontece: Analisar, Configurar, Gerir.

Analisar mostra como as pessoas trabalham e como o espaço é usado, com o Dynamics para as pessoas e o Occupancy para o espaço. Configurar decide o que mudar. No Balance, os RH e a gestão de topo definem e simulam a política híbrida que pretendem e comparam o seu efeito na produtividade e na retenção; o Taxonomy transforma essa escolha nos espaços de trabalho de que um escritório precisa. Gerir é o Booking, que leva a decisão para a prática diária. O Passport, o guia pessoal do local de trabalho do colaborador, faz parte do Dynamics.

O Balance pode trabalhar a partir de perfis do local de trabalho, de personas ou de pressupostos. Com dados do Dynamics por baixo, os passos apoiam-se uns nos outros, e os RH e o imobiliário acabam a trabalhar com os mesmos números.

Sim, exceto o Passport. O Dynamics, o Occupancy, o Balance, o Taxonomy e o Booking podem ser comprados isoladamente, ou combinados quando a decisão o exige. O Booking não precisa de mais nada, e o Balance e o Taxonomy podem começar com personas ou pressupostos antes de qualquer medição. O Passport vem incluído no Dynamics sem custo adicional e não é vendido isoladamente.

Ligados, somam-se. O que o Dynamics aprende sobre a forma como as pessoas trabalham alimenta a comparação de políticas no Balance e o programa de espaços no Taxonomy, e os números de reservado face a utilizado do Booking chegam ao Occupancy através de uma integração. A página de preços tem o preço de cada solução.

Chamamos-lhe Place Strategy: Dynamics, Occupancy, Balance, Taxonomy e Booking num único modelo de dados. É uma abordagem, não um plano ou pacote à parte.

Em conjunto, dão-lhe o desempenho das pessoas e do espaço numa só visão, e a presença modelada face à procura e à oferta. A estratégia híbrida assenta em evidência, e o plano de espaços naquilo de que os colaboradores realmente precisam. As soluções verificam os números umas das outras, as recomendações surgem automaticamente e o retorno de uma alteração pode ser quantificado.

Para organizações que querem um único motor de estratégia interligado em vez de um conjunto de ferramentas separadas. Se a sua pergunta for restrita, uma solução pode bastar; se tocar ao mesmo tempo em pessoas, espaço e política, o modelo interligado poupa-lhe a conciliação de três conjuntos de números.

Não, e a maioria nunca vê a maior parte. O Dynamics pede-lhes que preencham um perfil do local de trabalho uma vez. O Occupancy não os envolve de todo. O Balance e o Taxonomy destinam-se às equipas que tomam a decisão.

O Booking e o Passport são os dois que os colaboradores realmente usam.

O Dynamics é a solução de experiência no local de trabalho: o lado das pessoas em Analisar, ao lado do Occupancy para o espaço, e normalmente o ponto de partida dos RH. Cada colaborador preenche um perfil do local de trabalho. Em conjunto, os perfis mostram como as pessoas trabalham (onde, quando, com quem e em quê), o que as ajuda e o que as atrapalha, e até que ponto o local de trabalho lhes serve.

Os resultados são reportados por grupo, com benchmarks, tendências e comparações entre conjuntos de dados. O Dynamics diz-lhe porque é que um piso está vazio, e não apenas que está. Os colaboradores que participam recebem em troca o seu Passport.

Entre 2 e 20 minutos. Depende do caso de utilização e de quanto o adapta à organização: o perfil pode ser curto, médio ou completo.

Oito áreas: como o local de trabalho favorece a produtividade e a retenção, o sentimento, um diagnóstico do escritório, o alinhamento cultural, o impacto das deslocações casa-trabalho, o que motiva o trabalho remoto, os padrões de atividade e as redes de colaboração.

São medidas por atividade, em vez de reunidas numa única pontuação de satisfação.

Em rigor, não, e preferimos dizê-lo com clareza. O Dynamics guarda as respostas de cada participante, porque o Passport devolve a essa pessoa o seu próprio perfil. A organização vê os resultados apenas de forma agregada, ao nível da equipa, do departamento ou da localização, e qualquer relatório, filtro ou cruzamento com menos de cinco colaboradores é ocultado. Os administradores podem ver quem concluiu o perfil, não o que cada pessoa respondeu.

Tudo o que seja ao nível de uma pessoa exige o consentimento dessa pessoa. O Dynamics mede o local de trabalho, não as pessoas.

Porque recebem algo em troca. Todos os que concluem um perfil do local de trabalho recebem o seu Passport. Podem responder com cliques, voz ou texto, na sua própria língua, em apenas 2 minutos.

Mantenha-o. Um inquérito de envolvimento diz-lhe como as pessoas se sentem. O Dynamics liga isso ao local de trabalho, à produtividade e à retenção, e mostra o que mudar.

Sim. Escolhe os componentes, a duração, o formato, a língua e que dados pessoais são recolhidos.

A IA redige os relatórios. As conclusões e as recomendações vêm de modelos publicados (os princípios 7Ps, o Competing Values Framework e o Big Five) e do benchmark das respostas de outras organizações.

Sim. O Dynamics fornece os dados sobre pessoas ao Balance e ao Taxonomy e ajuda a alinhar o Occupancy e o Booking com o que os colaboradores relatam. Quando as soluções funcionam em conjunto, é também ele que torna a modelação de cenários mais precisa.

O Passport é o guia pessoal do local de trabalho do colaborador, incluído no Dynamics sem custo adicional. Combina a forma como a pessoa trabalha com o Big Five e com as suas próprias preferências quanto a ruído, luz e grau de fechamento do espaço, e dá-lhe depois dicas pessoais sobre que espaço serve cada tarefa. Não é um cartão de acesso.

Só a própria pessoa o vê; não existe vista para a chefia. Ajuda cada pessoa a perceber por si o que lhe convém, para o seu bem-estar e a sua produtividade, e é o que recebe em troca da participação. Esse retorno é a nossa resposta ao cansaço dos inquéritos.

Não. O Passport é um guia pessoal do local de trabalho e não tem nada a ver com controlo de acessos, gestão de visitantes ou credenciais de porta.

Se precisa de controlo de acesso ao edifício, trata-se de outro sistema, que não vendemos.

O Occupancy mede a utilização do espaço: quando as secretárias, as salas de reuniões e outros espaços são usados, e para que tipo de atividade. A segunda parte é o que uma simples contagem de ocupado ou vazio não apanha. Usa um de três métodos: estudos de observação, sensores de qualquer fabricante, ou triangulação Wi-Fi em qualquer sistema de rede.

Os resultados aparecem nas suas próprias plantas como mapas de calor, valores de utilização, atividades por tipo de espaço e capacidade face à procura. Tudo é reportado com um único método, para que este ano possa ser comparado com o próximo. O método foi desenvolvido em 1998 para o Ministério dos Assuntos Económicos neerlandês e tem sido testado em edifícios reais desde então.

A utilização média e de pico, como são usadas as secretárias e as salas, os padrões de presença ao longo da semana, os lugares ocupados com objetos mas vazios, as secretárias fantasma, e se a dimensão de cada espaço corresponde à procura. Os resultados aparecem como mapas de calor nas suas plantas e podem ser agregados para todo um portefólio.

Sim, e muitas organizações fazem-no. Uma ronda de observação confirma o que os sensores estão a registar, o Wi-Fi cobre edifícios sem sensores e o registo de reservas mostra o que as pessoas tencionavam fazer.

Se as fontes se combinam sem problemas depende da granularidade, do período medido e da forma como cada fonte define um espaço. Verificamos isso na definição do âmbito, em vez de o presumir.

Com o Dynamics, a utilização medida é confrontada com o que os colaboradores relatam sobre onde trabalham e o que lá fazem, o que dá uma base mais sólida ao plano de espaços e ao modelo híbrido. Com o Booking, a análise mostra a procura real a par das reservas fantasma e das perdas de reservas.

O método é o mesmo. O que muda é quem gere os observadores, define as disposições nas plantas e analisa os relatórios.

Em autogestão: a sua equipa ou um parceiro faz as três coisas na aplicação, depois de a Workplaced pôr a plataforma a funcionar mediante uma taxa de ativação única (também chamada taxa de serviço). No modelo gerido pela Workplaced: a Workplaced faz as três coisas e entrega o relatório.

Só em autogestão, em que a sua própria equipa ou um parceiro percorre as rondas. No modelo gerido, a Workplaced realiza também as rondas de medição.

Respondem a perguntas diferentes. Os sensores dão leituras contínuas de cada espaço onde estão instalados. A análise Wi-Fi calcula a utilização a partir da atividade agregada da rede e mostra padrões por edifício, piso e zona sem instalar nada.

A análise Wi-Fi parte de sinais de dispositivos, que contam como dados pessoais, pelo que normalmente exige uma AIPD e o acordo da comissão de trabalhadores. Os relatórios ficam ao nível do edifício, do piso ou da zona e não mostram indivíduos; a forma como o sistema do parceiro trata os identificadores dos dispositivos é definida no acordo para o seu edifício.

Parceiros externos fornecem o hardware e a infraestrutura Wi-Fi e fazem sempre a instalação. A Workplaced ou os parceiros gerem os sensores.

Não. A ocupação diz se um espaço estava em uso num dado momento. Não diz se o trabalho correu bem.

Uma secretária com uma mala em cima está ocupada e não apoia nada. Os estudos de observação mapeiam também as atividades, e o Dynamics mostra como os colaboradores vivem o seu local de trabalho, pelo que um valor de ocupação é sempre lido ao lado de evidência sobre as pessoas.

O lado do local de trabalho medimo-lo diretamente; o resto descobrimo-lo perguntando. O Occupancy descreve como o edifício é usado. O Dynamics determina padrões, preferências e onde as pessoas trabalham quando não estão no escritório.

Avaliar um modelo de funcionamento apenas com dados do edifício é ver metade da imagem.

Comece pela decisão. Uma decisão sobre o arrendamento de um edifício pede um estudo de observação curto. A medição contínua num portefólio aponta para sensores ou Wi-Fi. Um programa de espaços que alimenta o programa de necessidades precisa de conhecer as atividades, e são os estudos de observação que as registam.

O orçamento, a infraestrutura que já tem e o que a sua comissão de trabalhadores aceita costumam restringir ainda mais a escolha.

O Balance é onde define a política de trabalho híbrido e compara o efeito provável de diferentes opções na produtividade e na retenção. Parte dos objetivos estratégicos e da cultura da organização, e mostra como o local de trabalho e as formas de trabalho híbrido podem apoiar essa cultura, incluindo quanto tempo no escritório convém a cada equipa.

Os RH e a gestão de topo constroem e comparam tantos cenários de política quantos precisarem. Os perfis de mobilidade (presencial, híbrido, remoto) e as recomendações por pessoa, equipa, departamento e localização mostram quem precisa de quê; o que é por pessoa só é mostrado com o consentimento dessa pessoa. O principal resultado é o risco de saída: onde a cultura e as novas formas de trabalhar não coincidem, e quem seria mais afetado. Os resultados são calculados, não garantidos.

O Balance apoia a decisão mas não a toma. A política, a consulta e o anúncio continuam a ser da gestão de topo.

Os contributos dos colaboradores a partir dos perfis do local de trabalho do Dynamics, quando o Balance funciona com o Dynamics. Ou os pressupostos e personas da própria organização, quando funciona isoladamente, caso em que os colaboradores não precisam de preencher primeiro perfis do local de trabalho. Pode também combinar os dois.

Comparações de cenários. Cada uma pode incluir modelação de efetivos, políticas por departamento, proporções recomendadas de tempo no escritório, em casa e em coworking, e horários híbridos construídos em função dos seus objetivos.

Mostra também o efeito provável no desempenho. Essa estimativa tem em conta que as pessoas diferem naquilo de que precisam do seu ambiente. E assinala onde um horário choca com a cultura.

Sim. As chefias podem ajustar os padrões às regras do negócio e às necessidades operacionais. A recomendação é um ponto de partida, não uma instrução.

O Taxonomy é a solução de planeamento de espaços. Calcula que espaços de trabalho um escritório novo ou existente precisa para corresponder às atividades e preferências das pessoas que o usam. Inclui mais de noventa tipos de espaço, cada um com a sua área e o seu custo, o seu grau de fechamento e o seu equipamento, e constrói a combinação a partir das suas equipas e não de um modelo-padrão.

O resultado é um programa de espaços com custo estimado: afetação de áreas, um orçamento de espaço, orientações sobre zonamento e equipamento, e um rácio de partilha (postos de trabalho por ETI, em que 1 significa um posto por ETI). Pode comparar cenários face a um objetivo antes de se comprometer.

Conhecimento do Dynamics (estilos de trabalho, personas, padrões híbridos), medições do Occupancy e horários do Balance, quando os tiver. Sem eles, funciona com os pressupostos e personas da própria organização, pelo que ninguém tem de preencher um perfil do local de trabalho antes de começar.

Comparações de cenários. Cada uma abrange planeamento informado pelo modelo híbrido e modelação de efetivos, os ambientes do escritório e o número de secretárias por departamento, e recomendações de orçamento de espaço orientadas pelos seus objetivos.

Apresenta também rácios e afetações de espaço, configurações das áreas de equipa, orientações e dimensões para cada ambiente, e mostra onde o plano de espaços contraria a cultura.

Não. Dá às equipas de projeto uma estratégia baseada em evidência e um conjunto de requisitos a partir dos quais projetar. É um ponto de partida para o projeto e o orçamento e um contributo para o programa de necessidades, não uma planta CAD final.

O Booking é o sistema de reserva de postos de trabalho da Workplaced para secretárias, salas de reuniões, espaços de colaboração, áreas de projeto, zonas partilhadas e estacionamento. Os colaboradores escolhem na planta ou deixam o localizador de salas sugerir um espaço que cumpra os seus critérios. Podem também coordenar os dias no escritório com os colegas, responder a uma breve pergunta diária e fazer pedidos às facilities. Funciona como aplicação web e integra-se com os calendários Microsoft e Google.

O Booking é uma ferramenta de reservas, não uma prova de presença, e não tem relatórios por pessoa para as chefias. Cada reserva é também um sinal, pelo que a imagem da procura por baixo da estratégia se mantém atual em vez de ficar desatualizada no dia em que um estudo é entregue.

As reservas face à utilização real, as reservas fantasma e as perdas de reservas. Os padrões de procura de secretárias e salas, e a forma como as equipas reservam. A oferta face à procura prevista, e até que ponto as reservas seguem o horário híbrido.

Sim, o Booking funciona totalmente de forma isolada. Combinado com as outras soluções, pode também recomendar espaços automaticamente, com base nos perfis do local de trabalho que os colaboradores preenchem no Dynamics.

Não. O Booking mostra o que as pessoas tencionam fazer; o Occupancy mostra o que realmente acontece. É na comparação entre os dois que as reservas fantasma aparecem.

O arranque demora normalmente entre um e cinco dias, consoante as soluções com que começa e a dimensão do universo de colaboradores. Um estudo segue depois o seu próprio calendário, acordado na proposta.

Pela decisão que está a tentar tomar, não por um produto. Trabalhamos a partir daí até ao que tem de ser medido, quem tem de concordar, que dados já existem e que âmbito é realista.

O resultado é uma recomendação, e por vezes é mais pequena do que o pedido inicial.

Pôr a plataforma a funcionar é rápido: o arranque demora normalmente entre um e cinco dias. Um estudo demora mais, e quanto depende dos edifícios, do método e do número de participantes, pelo que não publicamos uma média. A definição do âmbito leva semanas e não meses, uma ronda de ocupação decorre ao longo de um período de medição acordado à partida, e o Dynamics fecha quando fecha o prazo de resposta.

Comprometemo-nos com datas por projeto na proposta, e preferimos ser avaliados por essas do que por uma média.

Normalmente: quem é o dono da decisão, a pergunta numa frase, os edifícios ou equipas abrangidos, plantas ou um inventário de espaços, os dados do local de trabalho que já existam, um plano para informar os colaboradores do que está a acontecer, e um acordo sobre quem é responsável por quê à luz do RGPD.

Confirmamos a lista para cada projeto antes de começar.

Depende do produto. O Dynamics pede-lhes que preencham um perfil do local de trabalho uma vez. O Occupancy não os envolve, embora devam ser informados de que está a decorrer. O Passport dá-lhes em troca um guia pessoal do local de trabalho.

Participar deve valer o seu tempo, e devem saber o que é recolhido, para que é usado e o que recebem de volta.

Sim. Foi concebida para organizações que atuam em vários mercados, e os resultados podem ser comparados por piso, edifício, localização ou em todo o portefólio.

Sim, e a comparabilidade é precisamente o objetivo. Doze edifícios medidos de doze maneiras dão-lhe doze histórias; um único método dá-lhe uma classificação com que pode agir.

A língua, as práticas locais no local de trabalho, os procedimentos das comissões de trabalhadores e as regras de privacidade diferem de mercado para mercado, e a execução adapta-se a eles.

O resultado não é a análise; é a decisão. Consoante o âmbito, segue-se a elaboração de cenários, uma política híbrida, um programa de espaços, apoio no projeto e na adaptação do espaço, ajuda aos colaboradores no novo local de trabalho e, depois, uma nova medição com o mesmo método.

Esse último passo transforma dois retratos numa tendência, e uma tendência no próximo business case.

A Workplaced Technologies Ltd detém o certificado ISO 27001 0202968, e a plataforma está em conformidade com o RGPD. O conhecimento sobre os colaboradores é agregado, pelo que a organização vê grupos e não indivíduos. A plataforma funciona com qualquer hardware de sensores e qualquer sistema Wi-Fi.

Todos os utilizadores da plataforma, seja uma empresa ou um colaborador individual, aceitam o contrato de licença de utilizador final antes de usar a Workplaced. Este remete para a política de privacidade, a política de proteção de dados e o acordo de tratamento de dados. As empresas aprovam também os nossos termos gerais.

Depende do produto, e cada um diz o que guarda e o que mostra.

Os estudos de observação do Occupancy registam espaços e atividades, não pessoas, pelo que não existe nenhum registo individual. O Dynamics guarda as respostas de cada participante, porque o Passport devolve a essa pessoa o seu próprio perfil. A organização vê essas respostas apenas de forma agregada, ao nível da equipa, do departamento ou da localização, e cada relatório, filtro ou cruzamento tem de incluir pelo menos cinco colaboradores, caso contrário é ocultado. Os administradores veem quem concluiu o perfil, não o que respondeu. O Passport só é visível para o colaborador, a menos que este decida partilhá-lo. O Booking mostra aos colegas onde alguém reservou uma secretária, porque é para isso que serve uma reserva.

O que é tratado, com que fundamento, quem pode ver e durante quanto tempo é conservado fica definido por projeto antes da implementação, e por escrito.

Não através do Passport. É só para si, e não existe vista para a chefia.

Quando um produto reporta à organização, reporta padrões agregados. Se está a avaliar isto enquanto comissão de trabalhadores, peça a configuração concreta por escrito em vez de confiar num site. É para isso que serve o acordo de tratamento de dados.

Chamamos-lhes agregados, porque é essa a palavra exata. Produzem a utilização por edifício, piso e zona e não são uma ferramenta para observar um indivíduo.

Até onde isso vai depende da rede, da configuração e do contrato, pelo que a resposta para o seu edifício é a que consta do seu acordo, e não a desta página.

Sistemas de reservas, plataformas de sensores, infraestrutura Wi-Fi, sistemas de RH (HRIS), BIM, plataformas IWMS ou CAFM, e os sistemas usados pelos nossos parceiros de projeto e de consultoria. O próprio Booking liga-se a ambientes Microsoft (Outlook, Exchange e Microsoft Places), ao Google Workspace e a diretórios de colaboradores e autenticação única.

O que é possível no seu caso depende do sistema, das suas interfaces, das permissões e da qualidade dos dados. Avaliamos isso na definição do âmbito.

Isso fica definido no acordo entre si, a Workplaced e qualquer parceiro envolvido, juntamente com o acesso, a utilização permitida e a conservação. É uma questão contratual, e um site não é o lugar certo para lhe responder em termos gerais.

Para processos de contratação empresariais: a Workplaced Technologies Ltd detém o certificado ISO 27001 0202968, através da Intertek, com acreditação UKAS.

O certificado, a lista de subcontratantes, o acordo de tratamento de dados padrão e o resumo do teste de intrusão são entregues após a contratação, sob confidencialidade. Existem e estão atualizados, mas não são publicados na web aberta. Peça-os através do formulário de contacto.

Pela utilização. Paga por colaborador que conclui um perfil do local de trabalho, por mês, com uma tarifa degressiva que desce à medida que os números crescem, faturada anualmente de forma antecipada. O Occupancy Observations tem preço definido da mesma forma, por elemento medido (0,09 USD por elemento com 1000 elementos num contrato de dois anos). As instalações do Occupancy com Wi-Fi e sensores são orçamentadas a pedido, e a medição no local inclui um orçamento preliminar no prazo de 24 horas que indica se é em autogestão ou gerida.

A página de preços apresenta as tarifas em vigor, o mínimo e o desconto de dois anos, e é a fonte de referência. O Passport é a exceção: não é vendido isoladamente e vem incluído no Dynamics sem custo adicional. Comece pela decisão que tem de tomar e escolha as soluções que lhe respondem.

O âmbito e o preço são acordados caso a caso. Não oferecemos um piloto gratuito: um estudo não pago raramente tem os recursos adequados, e os dados chegam demasiado escassos para fundamentar uma decisão. Um estudo pago de um único edifício é o mais pequeno que vale a pena fazer.

Duas linhas: a subscrição, e uma taxa de ativação única para pôr o seu ambiente a funcionar.

O Occupancy tem preço à parte. O Occupancy Observations é uma subscrição da plataforma com tarifa degressiva por elemento medido por mês (0,09 USD por elemento com 1000 elementos num contrato de dois anos), e o Wi-Fi e os sensores são orçamentados a pedido. A medição no local inclui um orçamento preliminar no prazo de 24 horas. Este indica se o estudo é em autogestão (a Workplaced põe a plataforma a funcionar e paga a taxa de ativação, também chamada taxa de serviço) ou gerido (a Workplaced entrega o estudo completo).

Tudo o que um parceiro entregue em paralelo, como a implementação, a consultoria ou o programa de espaços, consta da proposta do parceiro, não da nossa.

Sim, quando a combinação serve a decisão. Preferimos recomendar dois produtos que respondem à pergunta do que quatro que enchem uma página.

Porque nenhuma organização cobre sozinha todo o ciclo de vida do local de trabalho, e fingir o contrário sai caro ao cliente. Os parceiros trazem a consultoria e a execução local, o projeto e a obra, a tecnologia e a relação com o cliente.

A Workplaced traz a medição, o método e a plataforma que tornam o resto defensável.

Três por especialidade: Place experts, People experts e Technology experts. Dois por modelo comercial: parceiros de consultoria e parceiros de soluções.

Cada um tem a sua própria página, que indica que fases do ciclo de execução lidera, onde fornecemos os dados e a plataforma, e onde costuma entrar.

Não. Um programa de parceiros que concorre com o seu próprio canal não dura. A ideia é que apresente propostas com base em evidência e não em afinidade, e que a avaliação pós-ocupação passe a ser algo que pode vender em vez de uma cortesia que absorve.

Com uma conversa sobre a adequação: a sua especialidade e o seu mercado, os clientes que já serve, onde a nossa capacidade acrescenta algo, quem lidera o quê, e uma primeira oportunidade suficientemente concreta para testar o modelo.

É para isso que servem os modelos de soluções e de consultoria. Que produtos, com que marca, quem detém a relação com o cliente e quem assume que responsabilidade são acordados antes de um projeto conjunto começar, e não durante.

Não publicamos a cobertura dos parceiros por país ou segmento, porque nomear parceiros por mercado cria conflitos de canal. Em vez disso, encaminhamos o pedido: diga-nos onde está e de que precisa, e apresentamos-lhe o parceiro certo.

A Workplaced adquiriu a IFMEC Academy. A IFMEC foi fundada em 1994, com base no trabalho que Leo Laanen iniciou em 1986, e o seu tema é Edifícios, Pessoas e Serviços, que é onde a estratégia do local de trabalho se torna operacional.

Leo Laanen continua como CEO. Bram Aarntzen entra como Course Director, Hans van Wuijckhuijse como Director Strategy & Research, e Asaël Akkerman integra a gestão da IFMEC. O Professor Nick Nunnington integra o Advisory Board da IFMEC.

Não. A Workplaced mantém-se focada em inteligência, estratégia, produtos e dados do local de trabalho. A IFMEC acrescenta a formação profissional, que é um negócio diferente com uma história diferente.

A IFMEC trata da formação: qualificações, masterclasses, Post-BSc, MSc e MBA, emitidos pela IFMEC em ifmecacademy.com. A Workplaced traz a plataforma, a tecnologia e o alcance para a próxima etapa.

A Workplaced não atribui nem acredita nada.

Não, e não a apresentaremos como tal. A Workplaced adquiriu a IFMEC Academy. Bram Aarntzen e Asaël Akkerman são pagos pela Workplaced e fazem parte da equipa de gestão da IFMEC, o que é do conhecimento público.

A autoridade académica por detrás do método assenta pessoalmente em Nick Nunnington e num júri de avaliação externo, e não na IFMEC enquanto instituição.

Na página da Academy, aqui, e em ifmecacademy.com para as próprias qualificações. O domínio de conhecimento está em thefmatlas.com.