Segurança e conformidade
A arquitetura é o argumento de conformidade
A promessa de não olhar para dados individuais é uma política. O que o sistema guarda, e o que permite a alguém reportar, é algo que uma comissão de trabalhadores, um encarregado de proteção de dados e um auditor podem verificar. Esta página diz qual é qual, produto a produto.
O que está implementado
- ISO 27001
- Certificado 0202968, detido pela Workplaced Technologies Ltd, emitido pela Intertek com acreditação UKAS. Atenção à entidade: um cliente europeu contrata com a Workplaced Technologies Europe B.V., registada na Câmara de Comércio neerlandesa sob o número KvK 95622462. Os concursos pedem a certificação da parte contratante, pelo que a declaração de âmbito e a relação entre as duas entidades devem constar da resposta ao concurso. Basta pedir e recebe ambas.
- Um limiar de reporte de cinco
- As respostas do perfil de local de trabalho são guardadas por participante, porque o Passport devolve a cada pessoa o seu próprio perfil. A organização só as vê de forma agregada: cada relatório, filtro e cruzamento tem de conter pelo menos cinco colaboradores, caso contrário a plataforma não o mostra e pede uma seleção mais ampla. O limiar é aplicado no momento em que o relatório é gerado, e nenhuma função na sua organização o pode baixar.
- Acordo de processamento de dados
- Um acordo de processamento de dados que descreve a arquitetura que o produto implementa, e não uma permissão mais ampla que o produto por acaso não usa.
- Alojamento na UE
- A plataforma está alojada numa região da UE. Que subcontratantes tratam dados, e onde, consta da lista de subcontratantes; as alterações são notificadas.
- Controlo de acessos
- Acesso baseado em funções. As funções na sua organização veem relatórios agregados e quem concluiu o questionário; nenhuma função na sua organização pode abrir as respostas ou o perfil de um colaborador.
- Conservação
- Prazos de conservação definidos por estudo e comunicados antes da recolha, o que é simultaneamente a exigência legal e aquilo que mantém as taxas de participação elevadas.
O que cada produto guarda, e quem o vê
Guardado não é o mesmo que reportado. Isto é o que a plataforma conserva por produto e o que cada lado pode ver.
| Produto | Guardado | A sua organização vê | O colaborador vê |
|---|---|---|---|
| Dynamics | GuardadoRespostas por participante | A sua organização vêDados agregados para grupos de pelo menos cinco, depois de qualquer filtro, e quem concluiu | O colaborador vêO seu próprio Passport |
| Passport | GuardadoUm perfil por participante, derivado do Dynamics | A sua organização vêApenas médias | O colaborador vêO seu próprio perfil, partilhado apenas através de uma ligação que decida partilhar |
| Occupancy, observação | GuardadoPor espaço: ocupado, pessoas presentes, atividade; sem identificador de pessoas | A sua organização vêUtilização e atividade por espaço | O colaborador vêNão aplicável |
| Occupancy, perguntas na aplicação | GuardadoAvaliações por resposta, sem nome | A sua organização vêDados agregados | O colaborador vêNão aplicável |
No caso dos sensores, do Wi-Fi e do Booking, o que é guardado depende do sistema utilizado. Peça o modelo de dados antes de decidir.
Quatro documentos, após a contratação
- Os documentos
- O certificado ISO 27001 e a declaração de âmbito, o acordo de processamento de dados, a lista atual de subcontratantes e o resumo do teste de intrusão mais recente.
- Para uma AIPD
- Para uma avaliação de impacto sobre a proteção de dados (AIPD), peça também o modelo de dados: mostra o que é guardado por participante e o que só é reportado de forma agregada.
- Disponibilidade
- São entregues após a contratação e sob confidencialidade, em vez de publicados, porque uma lista de subcontratantes e um resumo de teste de intrusão são um mapa para quem o quiser.
Para a sua comissão de trabalhadores e a sua AIPD
Peça o modelo de dados na sua AIPD e a afirmação pode ser verificada antes de assinar.
As respostas são guardadas por participante e agregadas quando um relatório é gerado. Abaixo de cinco colaboradores um grupo não é reportado, seja qual for o filtro aplicado, e nenhuma função na sua organização tem acesso às respostas de uma pessoa. Os estudos de observação não guardam qualquer registo individual: registam espaços e atividades.
Na página sobre confiança há uma nota informativa escrita precisamente para esta reunião, que pode reencaminhar sem a reescrever.
Perguntas que nos fazem
Recolhem dados pessoais?
Depende do produto, e cada um diz o que guarda e o que mostra.
Os estudos de observação do Occupancy registam espaços e atividades, não pessoas, pelo que não existe nenhum registo individual. O Dynamics guarda as respostas de cada participante, porque o Passport devolve a essa pessoa o seu próprio perfil. A organização vê essas respostas apenas de forma agregada, ao nível da equipa, do departamento ou da localização, e cada relatório, filtro ou cruzamento tem de incluir pelo menos cinco colaboradores, caso contrário é ocultado. Os administradores veem quem concluiu o perfil, não o que respondeu. O Passport só é visível para o colaborador, a menos que este decida partilhá-lo. O Booking mostra aos colegas onde alguém reservou uma secretária, porque é para isso que serve uma reserva.
O que é tratado, com que fundamento, quem pode ver e durante quanto tempo é conservado fica definido por projeto antes da implementação, e por escrito.
Os dados de ocupação por Wi-Fi são anónimos?
Chamamos-lhes agregados, porque é essa a palavra exata. Produzem a utilização por edifício, piso e zona e não são uma ferramenta para observar um indivíduo.
Até onde isso vai depende da rede, da configuração e do contrato, pelo que a resposta para o seu edifício é a que consta do seu acordo, e não a desta página.
Que documentação de segurança está disponível?
Para processos de contratação empresariais: a Workplaced Technologies Ltd detém o certificado ISO 27001 0202968, através da Intertek, com acreditação UKAS.
O certificado, a lista de subcontratantes, o acordo de tratamento de dados padrão e o resumo do teste de intrusão são entregues após a contratação, sob confidencialidade. Existem e estão atualizados, mas não são publicados na web aberta. Peça-os através do formulário de contacto.
A quem pertencem os dados?
Isso fica definido no acordo entre si, a Workplaced e qualquer parceiro envolvido, juntamente com o acesso, a utilização permitida e a conservação. É uma questão contratual, e um site não é o lugar certo para lhe responder em termos gerais.
Relacionado
- Medir sem vigiar pessoas
O raciocínio por trás de agregar primeiro.
- Privacidade
O que recolhemos neste site.
- Acordo de processamento de dados
O acordo completo.
Questionário de segurança ou AIPD?
Questionários, AIPD e anexos de concursos seguem diretamente para a pessoa responsável pela documentação. O formulário de contacto não aceita anexos: diga na mensagem o que tem e qual o prazo, ou envie o ficheiro por e-mail para o endereço no rodapé desta página.