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Booking

Reserva de postos de trabalho

Encontre as pessoas certas quando precisa delas

As equipas de operações precisam de um escritório que funcione no dia a dia. O Booking permite reservar secretárias, salas de reuniões e estacionamento a partir da planta, no calendário que já usam, e ajuda as equipas a alinhar os seus dias no escritório. A análise das reservas compara depois a capacidade com a procura, para que a próxima decisão sobre espaço parta do que foi realmente pedido.

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A quem se destina?

Equipas de facilities, de operações e de TI que querem simplificar a forma como os colaboradores acedem e usam os recursos partilhados do local de trabalho.

  • Facilities
  • Operações
  • TI

Para que serve?

Desafios que resolve

  • Dificuldade em encontrar e reservar secretárias, salas ou estacionamento disponíveis
  • Pouca visibilidade sobre os recursos disponíveis no local de trabalho
  • Reservas duplicadas e conflitos de agenda
  • Fraca adesão às ferramentas de reserva existentes
  • Sistemas fragmentados para os diferentes recursos do local de trabalho
  • Dificuldade em gerir acessos, capacidade e disponibilidade
  • Pouco conhecimento sobre a forma como os recursos reservados são realmente usados

Quando usar

  • Ao introduzir ou alargar o trabalho híbrido e flexível
  • Ao passar para secretárias partilhadas ou para o trabalho baseado em atividades
  • Ao gerir secretárias, salas de reuniões, estacionamento ou outros recursos partilhados
  • Ao consolidar vários sistemas de reservas do local de trabalho
  • Ao abrir, mudar ou redesenhar um escritório
  • Ao melhorar a experiência do colaborador no local de trabalho
  • Ao ligar as reservas ao Microsoft Outlook, ao Exchange ou a sistemas do local de trabalho
O Booking em dois minutos

Estudo de caso

No-shows reduzidos de 18% para 10% · utilização aumentada para 60%

Transformar reservas numa melhor utilização do espaço

Organização híbrida com 600 pessoas

Desafio
As secretárias e as salas de reuniões eram frequentemente reservadas mas ficavam por usar, o que reduzia a disponibilidade e tornava os dias no escritório mais difíceis de coordenar.
O que fizemos
Combinámos a atividade de reservas com os dados de sensores, IoT e observação do Occupancy para comparar as reservas com a utilização real do espaço.
Impacto
Os no-shows desceram de 18% para 10%, enquanto a utilização subiu de 52% para 60%, disponibilizando cerca de 120 reservas adicionais por semana sem acrescentar espaço.

Funcionalidades principais

  • Reservas flexíveis de recursos e lugares

    Reserve secretárias, salas, estacionamento e muito mais ao nível do recurso, da unidade ou do lugar individual.

  • Coordenação dos dias no escritório

    Veja quando os colegas vêm ao escritório e coordene a presença da equipa.

  • Recomendações e correspondência inteligentes

    Recomende quando vir, onde se sentar e que espaços se adequam melhor a cada atividade.

  • Regras e atribuição de espaços configuráveis

    Defina horários, restrições de reserva, disponibilidade e espaços atribuídos por equipa ou por pessoa.

  • Integração com a Microsoft e com o calendário

    Ligue-se ao Outlook, ao Exchange e ao Microsoft Places para as reservas do local de trabalho.

  • Integração com diretório e SSO

    Sincronize colaboradores e equipas através do Microsoft Active Directory e de autenticação única segura.

  • Opinião sobre o local de trabalho

    Recolha opiniões rápidas durante as reservas para perceber a experiência no local de trabalho.

  • Conhecimento sobre utilização e reservas

    Acompanhe reservas, procura, padrões de utilização e o desempenho dos recursos ao longo do tempo.

  • Dados de ocupação integrados

    Combine as reservas com os dados de sensores, IoT ou observação do Occupancy para comparar a utilização reservada com a real.

Perguntas frequentes

  • O que é o Booking?

    O Booking ajuda os colaboradores a coordenar os dias no escritório e a reservar recursos do local de trabalho num só lugar.

  • O que podem os colaboradores reservar?

    Secretárias, lugares individuais, salas de reuniões, estacionamento e outros recursos configuráveis do local de trabalho.

  • Os recursos podem ser reservados a diferentes níveis?

    Sim. As reservas podem ser configuradas ao nível do recurso, da unidade ou do lugar individual.

  • As regras de reserva podem ser personalizadas?

    Sim. Os administradores podem configurar horários, disponibilidade, restrições de reserva e atribuição de espaços por equipa ou por pessoa.

  • Os colaboradores podem coordenar os dias no escritório?

    Sim. Os colaboradores podem ver a presença prevista e coordenar quando colegas e equipas vêm ao escritório.

  • O Booking recomenda onde se sentar?

    Sim. Pode recomendar espaços com base na atividade, na proximidade da equipa, na capacidade e no equipamento necessário.

  • O Booking pode recomendar quando vir ao escritório?

    Sim. As recomendações podem ajudar os colaboradores a identificar os dias no escritório mais relevantes, com base nas necessidades da equipa e do local de trabalho.

  • O Booking integra-se com a Microsoft e com o Google Workspace?

    Sim. O Booking pode integrar-se com ambientes Microsoft, incluindo o Outlook, o Exchange e o Microsoft Places, bem como com o Google Workspace.

  • O Booking suporta diretórios e SSO?

    Sim. Os diretórios de colaboradores e a autenticação única segura podem ser integrados para sincronizar utilizadores e equipas.

  • Que conhecimento sobre utilização e reservas está disponível?

    As organizações podem analisar reservas, procura, padrões de utilização, reservas fantasma, desempenho dos recursos e comportamento de reserva das equipas.

  • O Booking pode comparar as reservas com a ocupação real?

    Sim. O Booking pode combinar os dados de reservas com os dados de sensores, IoT ou observação do Occupancy para comparar a utilização reservada com a real.

  • Os colaboradores podem dar a sua opinião sobre o local de trabalho?

    Sim. É possível incluir perguntas curtas de opinião no processo de reserva.

  • Qual é a diferença entre o Booking e o Occupancy?

    O Booking mostra como as pessoas tencionam usar o local de trabalho; o Occupancy mede como o local de trabalho é realmente usado.

Ver outras soluções

Diga-nos como funciona o seu escritório no dia a dia

O Booking faz parte do plano People & Place Pro e também pode ser adquirido isoladamente. Coordena um dia no escritório e não o fiscaliza; não há nenhum registo de assiduidade por trás. No seu pedido, indique que ambiente de calendário utiliza. Numa conversa de 45 minutos discutimos o que o Booking faz pela sua organização. Recebe uma resposta no prazo de um dia útil e um breve resumo escrito depois da conversa. Dentro do plano, o preço acompanha o número de colaboradores que concluíram o questionário (ver a página de preços); adquirido isoladamente, o Booking é orçamentado na conversa.

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