Política de Proteção de Dados (“Política”)

A finalidade da Política é:

• i. Cumprir a lei.
• ii. Seguir boas práticas.
• iii. Proteger os clientes, o pessoal e outras pessoas singulares.
• iv. Proteger a Empresa.

2. Todos os dados pessoais (tal como este termo é definido no Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados ("RGPD")) recolhidos, conservados e tratados pela WORKPLACED só serão recolhidos, conservados, transferidos e tratados em conformidade com o RGPD e com a Política da WORKPLACED. Por conseguinte, a presente Política aplica-se a todos os servidores, bases de dados e sistemas informáticos que tratem esses dados, incluindo qualquer dispositivo utilizado regularmente para correio eletrónico, acesso à web ou outras tarefas relacionadas com o trabalho. Todos os utilizadores que interajam com os serviços informáticos da empresa estão igualmente sujeitos a esta política. A informação classificada como pública não está sujeita à presente Política. Outros dados podem ser excluídos da Política pela direção da WORKPLACED com base em necessidades específicas do negócio, como o facto de a proteção dos dados ser demasiado dispendiosa ou complexa.

3. O departamento de informática da WORKPLACED (“Departamento de Informática”) é responsável por:

• i. Informar o Conselho de Administração da WORKPLACED sobre as responsabilidades em matéria de Proteção de Dados.
• ii. Rever a política de Proteção de Dados e as políticas conexas.
• iii. Aconselhar o restante pessoal sobre questões delicadas de Proteção de Dados.
• iv. Assegurar a realização de ações de acolhimento e formação em Proteção de Dados.
• v. Tratar os pedidos de acesso dos titulares dos dados.
• vi. Aprovar divulgações invulgares ou controversas de dados pessoais.
• vii. Aprovar contratos com Subcontratantes.

4. Todo o pessoal e voluntários devem ser obrigados a ler, compreender e aceitar quaisquer políticas e procedimentos relativos aos dados pessoais que possam tratar no exercício das suas funções. (Doravante, sempre que for utilizado o termo „trabalhadores‟, este inclui tanto os trabalhadores remunerados como os voluntários.)

5. O Departamento de Informática deve assegurar a existência de controlos de segurança dos dados que incluam, no mínimo, mas sem limitação, a separação lógica dos dados, o acesso restrito (por exemplo, baseado em funções) e a monitorização, bem como a utilização de tecnologias de cifragem de dados pessoais disponíveis no mercado e conformes às normas do setor.

6. Todas as mensagens de correio eletrónico que contenham dados pessoais devem ser cifradas.

7. A WORKPLACED deve proporcionar a todos os trabalhadores e terceiros contratados acesso à informação de que necessitam para exercer as suas responsabilidades da forma mais eficaz e eficiente possível. Por conseguinte:

• a. Cada utilizador deve ser identificado por um identificador de utilizador único, para que as pessoas possam ser responsabilizadas pelos seus atos.
• b. A utilização de identidades partilhadas só é permitida quando adequada, como no caso de contas de formação ou contas de serviço.
• c. Cada utilizador deve ler esta política de segurança dos dados e assinar uma declaração em como compreende as condições de acesso.
• d. Os registos de acesso dos utilizadores podem ser utilizados como prova em investigações de incidentes de segurança.
• e. O acesso deve ser concedido com base no princípio do privilégio mínimo, o que significa que a cada utilizador, aplicação e serviço serão concedidos os privilégios mínimos necessários para concluir as suas tarefas.

• a. Todos os trabalhadores e prestadores de serviços devem receber acesso à rede em conformidade com os procedimentos de controlo de acesso do negócio e com o princípio do privilégio mínimo.
• b. Todo o pessoal e prestadores de serviços com acesso remoto às redes da WORKPLACED devem ser autenticados exclusivamente através do mecanismo de autenticação da VPN.
• c. A segregação de redes deve ser implementada conforme recomendado pela investigação sobre segurança de rede da WORKPLACED. Os administradores de rede devem agrupar os serviços de informação, os utilizadores e os sistemas de informação da forma adequada para alcançar a segregação exigida.
• d. Devem ser implementados controlos de encaminhamento de rede para apoiar a política de controlo de acessos.

• a. Todos os utilizadores devem bloquear o ecrã sempre que se afastem da sua secretária, para reduzir o risco de acesso não autorizado.
• b. Todos os utilizadores devem deixar o seu posto de trabalho livre de qualquer informação sensível ou confidencial quando saem.
• c. Todos os utilizadores devem manter as suas palavras-passe confidenciais e não as partilhar.

• a. A todo o pessoal e prestadores de serviços da WORKPLACED deve ser concedido acesso aos dados e aplicações necessários para as suas responsabilidades profissionais.
• b. Todo o pessoal e prestadores de serviços da WORKPLACED só devem aceder a dados e sistemas sensíveis se existir uma necessidade do negócio para o fazer e se tiverem a aprovação da direção superior.
• c. Os sistemas sensíveis devem ser isolados física ou logicamente, de modo a restringir o acesso apenas ao pessoal autorizado.

• a. O acesso a dados classificados como ‘Confidenciais’ ou ‘Restritos’ deve ser limitado às pessoas autorizadas cujas responsabilidades profissionais o exijam, conforme determinado pela Política ou pela direção superior da WORKPLACED.
• b. A responsabilidade pela aplicação das restrições de acesso cabe ao departamento de informática.

12. Os dados pessoais não podem ser transferidos para um dispositivo que pertença pessoalmente a um trabalhador, e os dados pessoais só podem ser transferidos para dispositivos que pertençam a agentes, prestadores de serviços ou outras partes que atuem em nome da WORKPLACED se a parte em causa tiver aceitado cumprir integralmente a letra e o espírito da presente Política e da AVG (o que pode incluir demonstrar à WORKPLACED que foram tomadas todas as medidas técnicas e organizativas adequadas).

13. O Departamento de Informática disponibilizará procedimentos e controlos operacionais para assegurar a remoção segura de qualquer parte dos sistemas informáticos ou de qualquer suporte, de modo a tornar ilegível ou irrecuperável qualquer informação ou dado nos sistemas informáticos antes de serem definitivamente retirados ou libertados da posse da WORKPLACED.

14. Sempre que dados pessoais devam ser eliminados ou de outro modo removidos por qualquer motivo (incluindo quando tenham sido feitas cópias que já não sejam necessárias), devem ser eliminados de forma segura. As cópias em papel devem ser destruídas numa trituradora e as cópias eletrónicas devem ser eliminadas de forma 'definitiva'.

15. O Departamento de Informática assegurará a existência de medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger contra o tratamento não autorizado ou ilícito de dados pessoais e contra a perda, destruição ou danificação acidentais de dados pessoais. Adequadas aos danos que possam resultar do tratamento não autorizado ou ilícito ou da perda, destruição ou danificação acidentais dos dados a proteger e à natureza dos dados a proteger, tendo em conta o estado do desenvolvimento tecnológico e o custo da aplicação das medidas (estas medidas podem incluir a pseudonimização e a codificação dos dados pessoais, quando adequado, a garantia da confidencialidade, integridade, disponibilidade e resiliência dos sistemas e serviços, a garantia da disponibilidade e do acesso aos dados pessoais, o restabelecimento atempado da disponibilidade e do acesso a esses dados na sequência de um incidente, e a revisão e avaliação regulares da eficácia das medidas técnicas e organizativas tomadas pela Comissão).

16. Todas as cópias eletrónicas de dados pessoais devem ser armazenadas de forma segura, com recurso a palavras-passe e cifragem de dados.

17. Só os Utilizadores que necessitem de acesso aos dados pessoais e da sua utilização para executar corretamente as tarefas que lhes foram atribuídas têm acesso aos dados pessoais detidos pela WORKPLACED.

18. Todos os Utilizadores que tratem dados pessoais por conta e em nome da WORKPLACED estão sujeitos às disposições da Política de Proteção de Dados da WORKPLACED e devem cumpri-las.