Medir sem vigiar pessoas
A forma mais fácil de medir um local de trabalho é a forma mais rápida de o perder
Seguir cada pessoa individualmente é tecnicamente simples, está disponível de imediato na maioria dos sistemas de acesso e de rede, e é a forma mais segura de fazer com que os colaboradores deixem de cooperar com tudo o que a equipa do local de trabalho fizer a seguir. É também a posição mais difícil de defender perante uma comissão de trabalhadores.
Onde acontece a agregação decide o que é guardado
A pergunta a fazer a qualquer fornecedor é a mesma: o que é guardado, e o que pode ser reportado.
A distinção que importa é onde acontece a agregação. Um sistema que recolhe registos individuais e depois os reporta em grupos continua a deter registos individuais, o que significa que podem ser pedidos, requeridos judicialmente, reaproveitados por um futuro gestor ou expostos numa violação de dados.
A Workplaced faz as duas coisas, e diz onde faz cada uma. Os estudos de observação registam espaços e atividades, pelo que não existe nenhum registo individual.
O Dynamics guarda as respostas de cada participante, porque o Passport devolve a essa pessoa o seu próprio perfil; a organização vê apenas grupos de pelo menos cinco, depois de aplicado qualquer filtro.
O que verificar antes de escolher um método
Limiar de reporte
Os resultados são reportados ao nível da equipa, do departamento e da localização. Um relatório, filtro ou cruzamento com menos de cinco colaboradores não é mostrado de todo, porque um grupo de dois é um indivíduo.
Nenhuma vista de um colaborador individual para a sua organização
Nenhum ecrã, exportação ou nível de permissão na sua organização mostra o que um colaborador identificado respondeu. Os administradores veem quem concluiu o questionário, não o que disse. O Passport pertence ao colaborador e só é partilhado se ele o decidir.
Observação em vez de identificação
Quando um estudo de observação responde à pergunta, é preferido a uma tecnologia que identifica. O método mais antigo é muitas vezes o que mais preserva a privacidade.
Finalidade declarada antes da recolha
O que é medido, porquê, durante quanto tempo e quem o vê. Fica escrito antes de o estudo começar, o que é ao mesmo tempo a exigência legal e aquilo que mantém as taxas de participação.
Certificação ISO 27001
Certificado 0202968, Workplaced Technologies Ltd, através da Intertek, com acreditação UKAS.
Um acordo de tratamento de dados coerente
O DPA descreve a mesma arquitetura que o produto implementa, e não uma autorização mais ampla que o produto, por acaso, ainda não utiliza.
Obter o documento para a comissão de trabalhadores
Um documento que pode reencaminhar sem o reescrever: o que é medido, o que é guardado e o que só é reportado de forma agregada, como cada compromisso pode ser verificado, e os documentos a pedir. Escrito para a reunião que tem de enfrentar, não para nós.
PDF, em inglês.
Perguntas que nos fazem
Recolhem dados pessoais?
Depende do produto, e cada um diz o que guarda e o que mostra.
Os estudos de observação do Occupancy registam espaços e atividades, não pessoas, pelo que não existe nenhum registo individual. O Dynamics guarda as respostas de cada participante, porque o Passport devolve a essa pessoa o seu próprio perfil. A organização vê essas respostas apenas de forma agregada, ao nível da equipa, do departamento ou da localização, e cada relatório, filtro ou cruzamento tem de incluir pelo menos cinco colaboradores, caso contrário é ocultado. Os administradores veem quem concluiu o perfil, não o que respondeu. O Passport só é visível para o colaborador, a menos que este decida partilhá-lo. O Booking mostra aos colegas onde alguém reservou uma secretária, porque é para isso que serve uma reserva.
O que é tratado, com que fundamento, quem pode ver e durante quanto tempo é conservado fica definido por projeto antes da implementação, e por escrito.
O nosso empregador pode ver as minhas respostas individuais?
Não através do Passport. É só para si, e não existe vista para a chefia.
Quando um produto reporta à organização, reporta padrões agregados. Se está a avaliar isto enquanto comissão de trabalhadores, peça a configuração concreta por escrito em vez de confiar num site. É para isso que serve o acordo de tratamento de dados.
Os dados de ocupação por Wi-Fi são anónimos?
Chamamos-lhes agregados, porque é essa a palavra exata. Produzem a utilização por edifício, piso e zona e não são uma ferramenta para observar um indivíduo.
Até onde isso vai depende da rede, da configuração e do contrato, pelo que a resposta para o seu edifício é a que consta do seu acordo, e não a desta página.
A quem pertencem os dados?
Isso fica definido no acordo entre si, a Workplaced e qualquer parceiro envolvido, juntamente com o acesso, a utilização permitida e a conservação. É uma questão contratual, e um site não é o lugar certo para lhe responder em termos gerais.
Que documentação de segurança está disponível?
Para processos de contratação empresariais: a Workplaced Technologies Ltd detém o certificado ISO 27001 0202968, através da Intertek, com acreditação UKAS.
O certificado, a lista de subcontratantes, o acordo de tratamento de dados padrão e o resumo do teste de intrusão são entregues após a contratação, sob confidencialidade. Existem e estão atualizados, mas não são publicados na web aberta. Peça-os através do formulário de contacto.
Relacionado
- Segurança e conformidade
ISO 27001, o DPA e o que é guardado onde.
- Passport
A exceção, e porque pertence ao colaborador.
- Dynamics
Analisar: respostas guardadas por participante, reportadas por grupo de pelo menos cinco.