De quanto espaço de escritório precisamos?
Ocupado não é o mesmo que utilizado
Quase todas as organizações sabem dizer quantas pessoas passaram o cartão ontem. Muito poucas sabem dizer quantas delas precisavam do espaço onde se sentaram. É no intervalo entre esses dois números que estão os metros quadrados.
Porque é que os números habituais enganam
- Dados de acesso
- Os dados de acesso contam entradas num edifício, não a utilização de um espaço. Não distinguem um piso cheio de um vazio, e contam quem veio para uma reunião de duas horas da mesma forma que quem lá trabalhou o dia inteiro.
- Dados de reservas
- Os dados de reservas contam intenções, não comportamentos. As secretárias reservadas nem sempre são utilizadas, e as reservas que mais importam, no dia de maior afluência, são as que mais provavelmente são feitas só por precaução. Meça a sua própria taxa de não comparência antes de tratar as reservas como procura.
- Contagens por sensores
- As contagens por sensores sem classificação de atividade dizem-lhe que uma secretária estava ocupada, mas não para quê. Consoante o tipo de sensor, uma mala ou um casaco numa cadeira pode contar como ocupação, o que pode sobrestimar a necessidade precisamente do tipo de espaço mais fácil de partilhar.
A evidência de que um número de espaço precisa
Utilização medida, classificada por atividade
Não se um lugar estava ocupado, mas o que lá estava a acontecer. É a medição que mais altera a resposta, porque separa o espaço necessário do espaço apenas ocupado.
O pico, não a média
As secretárias dimensionam-se para o dia realista de maior afluência. Uma organização que planeie com base na ocupação média vai ficar sem espaço um dia por semana, e vai ouvir falar disso.
A população que realmente tem
Os padrões presencial, híbrido e remoto distribuem-se de forma diferente por equipa. Um único rácio aplicado a um laboratório, a um centro de contacto e a um departamento jurídico estará errado nos três.
Uma política declarada, e modelada
A necessidade decorre da política. Modele primeiro a política, ou estará a dimensionar para uma regra que ainda não foi decidida.
Obter a lista de verificação de dimensionamento
Os quatro elementos de que é feito um número de metros quadrados defensável, o que cada fonte consegue e não consegue dizer-lhe, e as cinco perguntas a responder antes de alguém assinar um arrendamento. Duas páginas, sem e-mails de seguimento.
PDF, em inglês.
Perguntas que nos fazem
Como escolhemos um método?
Comece pela decisão. Uma decisão sobre o arrendamento de um edifício pede um estudo de observação curto. A medição contínua num portefólio aponta para sensores ou Wi-Fi. Um programa de espaços que alimenta o programa de necessidades precisa de conhecer as atividades, e são os estudos de observação que as registam.
O orçamento, a infraestrutura que já tem e o que a sua comissão de trabalhadores aceita costumam restringir ainda mais a escolha.
Qual é a diferença entre autogestão e modelo gerido?
O método é o mesmo. O que muda é quem gere os observadores, define as disposições nas plantas e analisa os relatórios.
Em autogestão: a sua equipa ou um parceiro faz as três coisas na aplicação, depois de a Workplaced pôr a plataforma a funcionar mediante uma taxa de ativação única (também chamada taxa de serviço). No modelo gerido pela Workplaced: a Workplaced faz as três coisas e entrega o relatório.
Quanto tempo demora?
Pôr a plataforma a funcionar é rápido: o arranque demora normalmente entre um e cinco dias. Um estudo demora mais, e quanto depende dos edifícios, do método e do número de participantes, pelo que não publicamos uma média. A definição do âmbito leva semanas e não meses, uma ronda de ocupação decorre ao longo de um período de medição acordado à partida, e o Dynamics fecha quando fecha o prazo de resposta.
Comprometemo-nos com datas por projeto na proposta, e preferimos ser avaliados por essas do que por uma média.
Como é definido o preço?
Pela utilização. Paga por colaborador que conclui um perfil do local de trabalho, por mês, com uma tarifa degressiva que desce à medida que os números crescem, faturada anualmente de forma antecipada. O Occupancy Observations tem preço definido da mesma forma, por elemento medido (0,09 USD por elemento com 1000 elementos num contrato de dois anos). As instalações do Occupancy com Wi-Fi e sensores são orçamentadas a pedido, e a medição no local inclui um orçamento preliminar no prazo de 24 horas que indica se é em autogestão ou gerida.
A página de preços apresenta as tarifas em vigor, o mínimo e o desconto de dois anos, e é a fonte de referência. O Passport é a exceção: não é vendido isoladamente e vem incluído no Dynamics sem custo adicional. Comece pela decisão que tem de tomar e escolha as soluções que lhe respondem.
O que responde a isto
- Occupancy
Analisar: utilização medida, classificada por atividade.
- Balance
Configurar: modele a política que define a necessidade.
- Taxonomy
Transforme a necessidade num programa de necessidades de espaço.
- Medir a ocupação do local de trabalho
O que um estudo de observação faz realmente, passo a passo.
- O custo oculto da flexibilidade
Quanto custa, ao longo de um arrendamento, dimensionar com base no dia errado.