Que política híbrida nos serve?
Uma política híbrida é, antes de mais, uma questão de cultura
Quantos dias no escritório é uma escolha estratégica sobre a cultura que quer ter e como se trabalha nela. O espaço, o custo e a deslocação decorrem dessa escolha. Uma regra anunciada sem saber onde choca com a cultura de uma equipa é o tipo de regra que acaba por ser revogada.
Porque é que as políticas são revertidas
Uma política revertida sai cara duas vezes: uma no esforço de mudança e outra na confiança que gasta.
Um padrão comum por trás das reversões: a política foi definida com base num único fator, muitas vezes o custo do escritório ou uma preferência da liderança, e os outros fatores chegaram mais tarde sob a forma de queixas.
O segundo padrão é aplicar uma única regra a toda a organização. Um laboratório, um centro de contacto e uma equipa jurídica têm distribuições de trabalho realmente diferentes. Um único número será demasiado rígido para um, demasiado folgado para outro e mais ou menos certo para nenhum.
A evidência a ter sobre seis fatores antes de anunciar
- Ajuste cultural
- Se a cultura do dia a dia de uma equipa corresponde à cultura que a organização pretende e à nova forma de trabalhar. Baseado no Competing Values Framework e medido pelo Dynamics. Um desajuste é um indício de risco de retenção ao nível do grupo, não um estado de espírito nem uma previsão sobre qualquer pessoa.
- Espaço de escritório
- Quantos postos e salas a política exige de facto no pico, não na média.
- Satisfação
- Medida em função de como o local de trabalho apoia o trabalho, e não como um índice geral de estado de espírito.
- Deslocação e emissões
- Tempo e distância de deslocação, que se distribuem de forma muito desigual pelas pessoas e influenciam a presença mais do que a política. As emissões de CO₂ por colaborador nas deslocações, que decorrem diretamente desses dados, podem ser reportadas, e cada vez mais é obrigatório fazê-lo.
- Atratividade no recrutamento
- O sinal que a política transmite ao mercado onde recruta.
- Impacto do espaço de trabalho na produtividade
- Quanto o local de trabalho ajuda ou dificulta o trabalho: mensurável, ao contrário da própria produtividade.
Obtenha a grelha de avaliação dos seis fatores
Três opções de política avaliadas nos seis fatores que variam em conjunto, com dois padrões comuns por trás das reversões e cinco verificações antes de anunciar. Em branco, para a preencher com os seus próprios números.
PDF, em inglês.
Perguntas que nos fazem
Conseguem medir o trabalho híbrido e remoto?
O lado do local de trabalho medimo-lo diretamente; o resto descobrimo-lo perguntando. O Occupancy descreve como o edifício é usado. O Dynamics determina padrões, preferências e onde as pessoas trabalham quando não estão no escritório.
Avaliar um modelo de funcionamento apenas com dados do edifício é ver metade da imagem.
O que têm os colaboradores de fazer?
Depende do produto. O Dynamics pede-lhes que preencham um perfil do local de trabalho uma vez. O Occupancy não os envolve, embora devam ser informados de que está a decorrer. O Passport dá-lhes em troca um guia pessoal do local de trabalho.
Participar deve valer o seu tempo, e devem saber o que é recolhido, para que é usado e o que recebem de volta.
Recolhem dados pessoais?
Depende do produto, e cada um diz o que guarda e o que mostra.
Os estudos de observação do Occupancy registam espaços e atividades, não pessoas, pelo que não existe nenhum registo individual. O Dynamics guarda as respostas de cada participante, porque o Passport devolve a essa pessoa o seu próprio perfil. A organização vê essas respostas apenas de forma agregada, ao nível da equipa, do departamento ou da localização, e cada relatório, filtro ou cruzamento tem de incluir pelo menos cinco colaboradores, caso contrário é ocultado. Os administradores veem quem concluiu o perfil, não o que respondeu. O Passport só é visível para o colaborador, a menos que este decida partilhá-lo. O Booking mostra aos colegas onde alguém reservou uma secretária, porque é para isso que serve uma reserva.
O que é tratado, com que fundamento, quem pode ver e durante quanto tempo é conservado fica definido por projeto antes da implementação, e por escrito.
O que acontece depois da análise?
O resultado não é a análise; é a decisão. Consoante o âmbito, segue-se a elaboração de cenários, uma política híbrida, um programa de espaços, apoio no projeto e na adaptação do espaço, ajuda aos colaboradores no novo local de trabalho e, depois, uma nova medição com o mesmo método.
Esse último passo transforma dois retratos numa tendência, e uma tendência no próximo business case.
O que responde a isto
- Balance
Configurar: primeiro a cultura, depois cenários em que o espaço e o custo são a consequência.
- Dynamics
Analisar: os padrões de trabalho, a cultura e as necessidades em que o modelo assenta.
- Criador de política híbrida
Uma primeira repartição indicativa do tempo a partir dos seus próprios pressupostos. O Balance é o modelo completo, com base em perfis de local de trabalho, personas ou pressupostos.
- As pessoas são diferentes, e o trabalho híbrido também
Porque é que uma mesma regra tem efeitos diferentes num laboratório e numa equipa jurídica.
- O trabalho híbrido precisa de alinhamento
Porque é que a coordenação pode funcionar melhor do que a obrigação, e como o testar.