Pour les facility managers
Vous exploitez le bâtiment sur des contrats dimensionnés pour un effectif qui ne vient plus.
Le nettoyage est facturé au mètre carré, la restauration au couvert, les salles au plateau, le tout négocié sur un bâtiment plein cinq jours par semaine. Aujourd'hui le mardi déborde, le vendredi est désert, et chaque plainte sur « il n'y a jamais de salle » arrive sans chiffre. On vous demande de réduire les coûts et de relever la satisfaction la même année, et la seule preuve que vous détenez est un comptage de badges et une boîte mail.
Sur quoi vous êtes évalué, et ce que les données ont à y voir
Trois choses décident de l'année d'un facility manager, et chacune se discute aujourd'hui avec des anecdotes des deux côtés.
Le coût au mètre carré, par tête, par couvert
Chaque contrat de service porte un volume supposé. Quand l'usage mesuré est d'un tiers inférieur, l'économie est dans la renégociation, et c'est la mesure qui la fait accepter au prestataire.
La satisfaction à l'égard du lieu de travail
« Il n'y a jamais de salle » et « le sixième est mort » sont tous deux vrais et tous deux réparables, mais pas par la même action. Le réservé contre l'utilisé et l'usage par heure vous disent lequel des deux vous avez.
Les pointes, et ce que vous en faites
Un bâtiment dimensionné sur son mardi est trop grand ; dimensionné sur son vendredi, c'est l'émeute. La pointe, sa fréquence et les équipes qui la provoquent sont les chiffres qui décident des fermetures de plateaux, des jours d'ancrage et du nombre de salles suffisant.
Ce que disent les autres tables
L'immobilier veut rendre un plateau. Les RH veulent annoncer des jours d'ancrage. La finance veut réduire le contrat de restauration. Chacune de ces décisions vous arrive comme un problème d'exploitation, et chacune a été prise sur un chiffre différent, ou sur aucun. C'est vous qui découvrez le mardi suivant si le bâtiment tient.
Les données qui font tourner le bâtiment sont celles sur lesquelles ces trois décisions auraient dû être prises. L'usage mesuré par espace et par heure, le réservé contre l'utilisé, et la raison derrière par équipe. Quand vous les détenez, la fermeture de plateau est proposée par vous, analyse de pointe à l'appui, au lieu de vous être imposée et reprochée.
Comment cela se déroule, vu de votre siège
Le bâtiment est exploité sur des plaintes
Un plateau est rendu, les salles sont « toujours pleines », ou un contrat de service arrive à renouvellement avec un volume estimé. La plupart des facility managers appellent à ce moment-là, en général avec un rendez-vous prestataire déjà dans l'agenda.
Vérifier ce qui est déjà connu
Certains bâtiments ont déjà été mesurés. Quand une référence existe, l'étape suivante se dimensionne dessus au lieu d'être devinée ; quand il n'y en a pas, un scan rapide de l'usage actuel est le moyen le moins cher d'en obtenir une.
Choisir la méthode par bâtiment, pas par parc
Observation, capteurs et wifi arbitrent différemment entre précision, coût et exposition au regard de la vie privée. La méthode est choisie pour chaque bâtiment, la position sur la vie privée arrêtée avec le CSE avant toute installation, et la spécification écrite en fonction de la méthode, et non l'inverse.
Un seul modèle d'espace au lieu de quatre flux
Les signaux des capteurs, du wifi, des réservations et de l'agenda sont réconciliés sur une seule définition de l'espace. C'est là que les déploiements multi-fournisseurs se défont en général, et c'est la partie que votre partenaire technologique et la plateforme font ensemble.
Exploiter le bâtiment sur la demande réelle
Usage par heure, fréquence des pointes, réservé contre utilisé, taux de non-présentation par type de salle, restitués par plateau et par équipe, jamais par personne. Contrats, offre de salles, fréquence de nettoyage et ouvertures de plateaux suivent le chiffre, et ce chiffre, vous pouvez le montrer au prestataire.
Rendre compte face au business case, et remesurer
Douze mois plus tard, le bâtiment est comparé à l'objectif pour lequel il a été mesuré. Un bâtiment bien mesuré est l'argument pour les onze suivants, et pour le prochain contrat que vous renégociez.
Là où les produits touchent votre travail
Les mêmes six produits pour chaque fonction. Pour le facility management, deux font tourner le bâtiment au quotidien, deux le dimensionnent et deux l'expliquent.
Booking
Postes, salles et l'écart entre réservé et utilisé. Le taux de non-présentation par type de salle est la réponse à « il nous faut plus de salles », et le pulse quotidien à une question est la façon dont vous entendez parler du plateau trop froid avant la plainte. Fonctionne sur Microsoft ou Google.
Lire la suiteMesurerOccupancy
Usage par espace, par heure et par activité, selon une méthode appliquée depuis 2001. Pointe, moyenne et fréquence par plateau : les chiffres sur lesquels nettoyage, restauration et fermetures de plateaux devraient être dimensionnés, et ceux qu'un prestataire ne peut pas contester.
Lire la suiteDéciderTaxonomy
Plus de quatre-vingt-dix types d'espaces, chacun avec sa surface, son cloisonnement et ses équipements. Quand le mix mesuré montre trop de salles de six et pas assez de salles de deux, c'est là que la correction devient une modification chiffrée plutôt qu'une demande.
Lire la suiteMesurerDynamics
Pourquoi un plateau est évité. Le bruit, la lumière, le type de travail d'une équipe et ce qu'elle attend du lieu, par équipe, jamais par personne. Il sépare un problème d'espace d'un problème de service avant que vous ne dépensiez sur le mauvais.
Lire la suiteDéciderBalance
La politique des RH, avec sa conséquence sur la pointe. Les jours d'ancrage sont une décision de facility management autant qu'une décision RH ; ici, ils sont chiffrés sur le bâtiment avant d'être annoncés.
Lire la suiteMaintenirEntry Pass
Ce que chaque collaborateur reçoit en retour : quel espace convient à quelle tâche. Pour vous, ce sont moins de gens sur le mauvais plateau à demander pourquoi ça ne marche pas.
Lire la suitePourquoi un prestataire, un CSE et un comité de direction peuvent tous travailler dessus
Mesuré, pas compté au badge
Un passage de badge dit que quelqu'un est entré dans le bâtiment. Il ne dit ni quel plateau, ni quelle salle, ni combien de temps. L'usage par espace et par heure est une autre mesure, et c'est sur elle qu'un volume de service devrait être dimensionné.
L'agrégation d'abord, par conception
L'usage est restitué par espace, par plateau et par équipe, jamais par personne. La position sur la vie privée fait partie du choix de la méthode, arrêtée avant l'installation, et c'est la réponse à la première question qu'un CSE pose sur les capteurs.
Une seule définition de l'espace
Quelle que soit la source, capteur, wifi, agenda, réservation, elle se réconcilie sur un seul modèle d'espace. Vos restitutions, la facture de votre prestataire et le plan de l'immobilier décrivent la même salle.
À lire avant la réunion
Pourquoi le bureau semble-t-il vide ?
Le taux d'utilisation peut paraître sain alors que le bâtiment sonne creux. Deux mesures différentes, deux remèdes différents.
Mesurer sans surveiller les collaborateurs
La façon la plus simple de mesurer un lieu de travail est la plus sûre de le perdre. Ce que veut dire l'agrégation d'abord en pratique.
Taux de non-présentation
Ce que c'est, comment on le mesure, et pourquoi c'est en général la réponse à « il nous faut plus de salles ».
Pic d'occupation
Le chiffre sur lequel un bâtiment est dimensionné, et pourquoi sa fréquence compte plus que sa hauteur.
Ce que les facility managers demandent en premier
Qu'est-ce que Booking ?
Booking est la réservation d'espaces de travail : postes, salles de réunion et places de parking, avec connexion aux agendas Microsoft et Google et des applications iOS et Android.
Il a une seconde fonction : chaque réservation est un signal, donc l'image de la demande sous la stratégie reste à jour au lieu de vieillir le jour où une étude est remise.
Peut-on combiner plusieurs sources ?
Souvent, et c'est en général la réponse la plus solide : une campagne d'observation établit ce que voient les capteurs, et le registre de réservations montre ce que les gens avaient prévu.
Que la combinaison tienne dépend de la granularité, de la période et de la façon dont chaque source délimite un espace. Nous le vérifions au cadrage plutôt que de le supposer.
Cela s'intègre-t-il à nos systèmes ?
Booking s'intègre aux agendas Microsoft et Google. Au-delà, cela dépend du système, de ses interfaces, des droits et de la qualité des données, et nous l'évaluons au cadrage.
Nous ne publions pas une liste d'intégrations que nous ne pourrions pas assumer.
Étude d'occupation accompagnée ou en autonomie ?
Dans une étude accompagnée, nous la concevons et la coordonnons de bout en bout : préparation des plans, campagnes de relevé, contrôle qualité, analyse et restitution.
En autonomie, vos équipes mènent les relevés avec notre méthode et nos outils. Cela coûte moins et cela passe à l'échelle : mesurer douze bâtiments ne coûte pas douze fois un bâtiment. Le choix dépend de la capacité interne et de la fréquence de répétition visée.
Dans une étude accompagnée, Workplaced mobilise lui-même les personnes qui réalisent les relevés ; en autonomie, un partenaire ou vos propres équipes les mènent avec leurs propres ressources.
L'occupation dit-elle quelque chose de la productivité ?
Non. L'occupation dit si un espace était utilisé à un instant. Elle ne dit pas si le travail s'est bien passé.
Un poste avec un sac dessus est occupé et ne produit rien. C'est précisément à cela que sert la classification des activités, et pourquoi le chiffre d'occupation voyage avec des preuves sur les personnes plutôt que seul.
Apportez le contrat qui arrive à renouvellement
Vingt minutes. Nous vous dirons quelle méthode convient au bâtiment, s'il existe déjà une référence, combien de temps il faut pour disposer d'un volume mesuré avant le rendez-vous prestataire, et ce que coûte l'étude au regard du contrat qu'elle éclaire.