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Pour les facility managers

Alignez services et salles sur l'usage réel du bâtiment

Nettoyage, restauration et salles de réunion sont souvent contractualisés pour une occupation cinq jours par semaine. Avec l'usage par espace et par heure, et le réservé à côté de l'utilisé, vous voyez où l'offre et la demande divergent et quand tombent les pics.

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Des plaintes à des services qui suivent l'usage réel

Où vous en êtes

Un contrat de services ou un changement d'étage approche

  • Des services contractualisés pour cinq jours pleins
  • Des pics que vous ne découvrez que par les plaintes
  • Des salles réservées et inutilisées

Comment les solutions s'articulent

  1. OccupancyAnalyserL'usage par espace et par heure, par observation, capteurs ou Wi-Fi, au choix pour chaque bâtiment.
  2. BookingGérerCe qui a été réservé ; complété par Occupancy, le réservé à côté de l'utilisé et le taux de non-présentation par type d'espace.
  3. DynamicsAnalyserPourquoi un étage est délaissé : ce dont les équipes ont besoin en acoustique, lumière et cloisonnement, par équipe.

Ce qui peut en découler

Des services et des salles adaptés à l'usage du bâtiment

  • Nettoyage, restauration et salles dimensionnés selon la demande et les pics
  • Des chiffres d'usage à présenter au prestataire
  • Un problème d'espace distingué d'un problème de service

Douze mois plus tard, comparez le bâtiment à son objectif et mesurez à nouveau.

Cela vous parle ?

Ce qui vous freine

  • Nettoyage, restauration et salles contractualisés pour cinq jours pleins
  • Des salles réservées et inutilisées, et des absences que vous ne voyez pas
  • Des pics que vous ne découvrez que par les plaintes
  • Des outils de réservation que personne ne tient à jour
  • Des contrats de services renégociés sans chiffres d'usage

Quand la question se pose

  • Un contrat de services arrive à renouvellement
  • Des plaintes sur des jours bondés ou des étages vides
  • L'introduction de postes partagés ou d'un système de réservation
  • Un changement des jours de présence ou de la politique hybride
  • L'ouverture, la fermeture ou le réaménagement d'un étage

Trois résultats pour les services généraux

L'usage par espace et par heure

Occupancy mesure le pic, la moyenne et la fréquence par étage et par type d'espace et, avec l'observation, les activités qui s'y déroulent. Vous disposez ainsi d'une base pour discuter de la fréquence de nettoyage, des volumes de restauration et du nombre de salles de réunion.

Le réservé à côté de l'utilisé

Booking montre ce qui a été réservé. En y ajoutant les mesures d'Occupancy, via une intégration, vous le comparez à ce qui a réellement été utilisé et voyez le taux de non-présentation par type d'espace.

La raison d'un étage délaissé

Dynamics montre, par équipe, ce qu'elles attendent de l'espace, comme l'acoustique, la lumière et le cloisonnement. Vous savez ainsi si un étage a un problème d'espace ou un problème de service.

Comment cela se déroule, de votre point de vue

  1. Le bâtiment est piloté au gré des plaintes

    Un étage est restitué, les salles sont « toujours pleines », ou un contrat de services arrive à renouvellement et son volume est une estimation. La plupart des facility managers nous appellent à ce moment-là, généralement avec un rendez-vous prestataire déjà à l'agenda.

  2. Vérifier ce que l'on sait déjà

    Certains bâtiments ont déjà été mesurés. Là où une situation de référence existe, l'étape suivante se dimensionne sur elle plutôt qu'à l'estime ; là où il n'y en a pas, un rapide état de l'usage actuel est le moyen le moins coûteux d'en obtenir une.

  3. Choisir la méthode par bâtiment, pas par portefeuille

    Observation, capteurs et Wi-Fi arbitrent différemment entre précision, coût et exposition en matière de vie privée. La méthode est choisie pour chaque bâtiment, la position sur la vie privée est convenue avec le comité social et économique avant toute installation, et le cahier des charges est rédigé en fonction de la méthode, et non l'inverse.

  4. Un seul modèle d'espace au lieu de quatre flux

    Les signaux des capteurs, du Wi-Fi, des réservations et des agendas sont rapprochés sur une seule définition de l'espace. C'est là que les déploiements multi-fournisseurs échouent le plus souvent, et c'est la partie que votre partenaire technologique et la plateforme réalisent ensemble.

  5. Piloter le bâtiment sur la demande réelle

    Usage par heure, fréquence des pics, réservé face à utilisé, taux de non-présentation par type de salle, restitués par étage et par équipe, jamais par personne. Contrats, offre de salles, fréquence de nettoyage et ouverture des étages suivent le chiffre, et c'est un chiffre que vous pouvez montrer au prestataire.

  6. Rendre compte face au business case, et mesurer à nouveau

    Douze mois plus tard, le bâtiment est comparé à l'objectif pour lequel il a été mesuré. Un bâtiment bien mesuré est l'argument pour les onze suivants, et pour le prochain contrat que vous renégociez.

Les produits adaptés aux services généraux

Ce que d'autres organisations ont constaté

  • Une entreprise technologique de 1 200 personnes

    Occupancy

    Environ 1,2 M$ de coûts d'extension annuels évités

    Prouver que le lieu de travail existant avait assez de capacité

    Enjeu
    L'entreprise s'apprêtait à louer des bureaux supplémentaires pour accompagner sa croissance.
    Ce que nous avons constaté
    Les données d'occupation ont montré la part du lieu de travail existant réellement utilisée et révélé une capacité inutilisée suffisante pour accueillir les effectifs prévus.
    Impact
    L'organisation a renoncé à l'extension prévue, économisant environ 1,2 M$ par an de coûts immobiliers supplémentaires.

  • Une organisation hybride de 600 personnes

    Booking

    Réservations non honorées de 18 % à 10 % · taux d'utilisation porté à 60 %

    Transformer les réservations en meilleure utilisation des espaces

    Enjeu
    Postes et salles de réunion étaient souvent réservés puis inutilisés, ce qui réduisait la disponibilité et compliquait la coordination des jours au bureau.
    Ce que nous avons fait
    Nous avons combiné l'activité de réservation avec les données de capteurs, d'IoT et d'observation d'Occupancy pour comparer les réservations à l'usage réel des espaces.
    Impact
    Les réservations non honorées sont passées de 18 % à 10 %, et le taux d'utilisation de 52 % à 60 %, libérant environ 120 réservations supplémentaires par semaine sans ajouter d'espace.

  • Un cabinet de services professionnels de 500 personnes

    Dynamics

    Rotation ramenée de 18 % à 15 % · environ 900 000 $ de valeur annuelle potentielle

    Comprendre ce qui alimentait la rotation du personnel

    Enjeu
    La rotation atteignait 18 %, mais la direction ne parvenait pas à déterminer si la culture, le lieu de travail ou le travail hybride poussaient les collaborateurs au départ.
    Ce que nous avons constaté
    L'analyse a mis au jour des problèmes d'autonomie, de confort, d'intimité, de coordination hybride, de salles de réunion et d'expérience des nouveaux arrivants.
    Impact
    Traiter les problèmes à plus fort impact a ramené la rotation à 15 %, réduisant nettement les coûts de remplacement tout en améliorant l'expérience collaborateur.

Pour aller plus loin

Parlons de votre bâtiment

Un échange de 45 minutes. Vous recevez une réponse sous un jour ouvré, puis une courte synthèse écrite. Décrivez dans votre demande le bâtiment, la période et le contrat ou la décision pour lesquels il vous faut des données.

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