Contrat de traitement des données utilisateur

Le Contrat de traitement des données utilisateur (« Contrat ») est conclu entre le participant à l’information (« Participant ») et WORKPLACED Technologies Ltd (« Société ») - société privée à responsabilité limitée par actions constituée au sein du Dubai International Financial Markets sous le numéro de licence CL9112, qui a développé des solutions SaaS complètes et fondées sur les données pour l’environnement de travail et propose des services professionnels tels que le conseil et la gestion de projet.

En accédant au logiciel WORKPLACED (« Logiciel ») ou en l’utilisant, le Participant accepte d’être lié par le présent Contrat.

Pour (i) les Participants de Clients situés dans l’Union européenne ou dans l’Espace économique européen ou (ii) les Participants qui, indépendamment de tout Client, souscrivent au Logiciel et sont situés dans l’Union européenne ou dans l’Espace économique européen, l’entité contractante (c’est-à-dire le cocontractant du Participant) est WORKPLACED Technologies Europe BV - société privée à responsabilité limitée constituée selon le droit des Pays-Bas sous le numéro d’immatriculation 95622462, dont le siège social est situé à Smienteneiland, 8, Meerstad, 9613 BG Groningen, Pays-Bas - au lieu de WORKPLACED Technologies Ltd.

Les références à la « Société » dans le présent Contrat s’interprètent en conséquence (c’est-à-dire une référence à WORKPLACED Technologies Europe BV au lieu de WORKPLACED Technologies Ltd). Toutes les activités de traitement de données pour le Participant sont régies par les Lois sur la protection des données.

WORKPLACED Technologies Ltd est la société mère de WORKPLACED Technologies Europe BV. Lorsque WORKPLACED Technologies Europe BV est le cocontractant au présent Contrat, il est reconnu que WORKPLACED Technologies Europe BV opère dans le cadre d’un accord de licence avec sa société mère, WORKPLACED Technologies Ltd, pour la fourniture du Logiciel et des services connexes.

Certains services au titre du présent Contrat peuvent être sous-traités par WORKPLACED Technologies Europe BV à WORKPLACED Technologies Ltd ou à d’autres prestataires tiers ; toutefois, WORKPLACED Technologies Europe BV demeure pleinement responsable envers le Participant et/ou le Client, selon le cas, de l’exécution de toutes les obligations au titre du présent Contrat, y compris le respect des Lois sur la protection des données applicables. Toute sous-traitance ne dégage pas WORKPLACED Technologies Europe BV de sa responsabilité quant à la bonne exécution du Contrat.

La Société collecte et traite des données personnelles à des fins d’information, y compris des évaluations, des enquêtes et diverses autres activités de collecte d’informations. Les données collectées peuvent être soumises aux Lois européennes sur la protection des données et aux autres lois applicables en matière de protection des données.

« Lois sur la protection des données » désigne l’ensemble de la législation mondiale applicable en matière de protection des données et de la vie privée qui s’applique à la partie concernée dans son rôle de Traitement des Données personnelles en question au titre du Contrat, y compris, sans limitation, les Lois européennes sur la protection des données, dans chaque cas telles que modifiées, abrogées, consolidées ou remplacées au fil du temps.

« Lois européennes sur la protection des données » désigne les lois en matière de protection des données applicables en Europe, y compris : (i) le Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (Règlement général sur la protection des données) (« RGPD ») ; (ii) la Directive 2002/58/CE concernant le traitement des données à caractère personnel et la protection de la vie privée dans le secteur des communications électroniques ; et (iii) les transpositions nationales applicables de (i) et (ii) ; ou (iii) le RGPD tel qu’il fait partie du droit interne du Royaume-Uni en vertu de la Section 3 de l’European Union (Withdrawal) Act 2018 (« RGPD UK ») ; et (iv) la Loi fédérale suisse sur la protection des données et son Ordonnance (« LPD suisse ») ; dans chaque cas, telles que modifiées, supplantées ou remplacées.

« Données personnelles » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable lorsque (i) cette information est contenue dans les données du Participant ; et (ii) est protégée de manière similaire en tant que données personnelles, informations personnelles ou informations personnellement identifiables au titre des Lois sur la protection des données applicables.

« Violation de Données personnelles » désigne une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de Données personnelles transmises, stockées ou Traitées d’une autre manière par nous et/ou nos Sous-traitants ultérieurs dans le cadre de la fourniture des Services d’abonnement, ou l’accès non autorisé à ces données. La « Violation de Données personnelles » n’inclut pas les tentatives infructueuses ou les activités qui ne compromettent pas la sécurité des Données personnelles, y compris les tentatives de connexion infructueuses, les pings, les balayages de ports, les attaques par déni de service et autres attaques réseau contre des pare-feux ou des systèmes en réseau.

« Traitement » désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées sur des Données personnelles, englobant la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation ou l’effacement de Données personnelles. Les termes « Traiter », « Traite » et « Traitées » s’interprètent en conséquence.

« Sous-traitant ultérieur » désigne tout Sous-traitant engagé par la Société ou ses sociétés affiliées pour l’aider à remplir les obligations de la Société relatives à la fourniture des services. Les Sous-traitants ultérieurs peuvent inclure des tiers ou des sociétés affiliées de la Société, mais excluent tout employé ou consultant de la Société.

2.1. Respect des lois. Dans le cadre du Contrat et de son utilisation des services, le Participant est responsable du respect de toutes les exigences qui lui sont applicables au titre des Lois sur la protection des données applicables en ce qui concerne son Traitement des Données personnelles et les instructions qu’il donne à la Société. En particulier, mais sans préjudice de la généralité de ce qui précède, le Participant reconnaît et accepte qu’il est seul responsable : (i) de l’exactitude, de la qualité et de la licéité de ses données et des moyens par lesquels il a obtenu les Données personnelles ; (ii) du respect de toutes les exigences nécessaires de transparence et de licéité au titre des Lois sur la protection des données applicables pour la collecte et l’utilisation des Données personnelles, y compris l’obtention de tous les consentements et autorisations nécessaires ; (iii) de s’assurer qu’il a le droit de transférer les Données personnelles à la Société, ou d’y donner accès, aux fins de Traitement conformément aux conditions du Contrat ; (iv) de s’assurer que ses instructions à la Société concernant le Traitement des Données personnelles sont conformes aux lois applicables, y compris les Lois sur la protection des données ; et (v) du respect de toutes les lois (y compris les Lois sur la protection des données) applicables à tout e-mail ou autre contenu créé, envoyé ou géré par l’intermédiaire des services, y compris celles relatives à l’obtention des consentements (lorsqu’ils sont requis) pour l’envoi d’e-mails, au contenu des e-mails et à ses pratiques de diffusion d’e-mails. Le Participant informera la Société sans retard injustifié s’il n’est pas en mesure de respecter ses responsabilités au titre de la présente section « Respect des lois » ou des Lois sur la protection des données applicables.

2.2. Instructions du Participant. Les parties conviennent que le Contrat, ainsi que l’utilisation par le Participant des services de la Société, constituent ses instructions complètes à la Société en ce qui concerne le Traitement des Données personnelles, étant entendu qu’il peut fournir des instructions supplémentaires pendant la durée du Contrat, à condition qu’elles soient conformes au Contrat, à la nature et à l’utilisation licite des services de la Société.

2.3. Sécurité. Le Participant est responsable de déterminer de manière indépendante si la sécurité des données prévue dans les services de la Société répond de manière adéquate à ses obligations au titre des Lois sur la protection des données applicables. Le Participant est également responsable de son utilisation sécurisée du service de la Société, y compris la protection de la sécurité des Données personnelles en transit vers et depuis les services (y compris la sauvegarde sécurisée ou le chiffrement de ces Données personnelles).

La Société Traite les Données personnelles fournies par le Participant aux fins de collecte d’informations et de fourniture d’analyses. Les données collectées seront utilisées exclusivement à cette fin et pour l’exécution des services de la Société au Participant.

En fournissant volontairement des Données personnelles et en acceptant le présent Contrat, le Participant consent à la collecte et au traitement de ses Données personnelles pour la finalité spécifiée. Le Participant a le droit de retirer son consentement à tout moment en contactant la Société.

5.1. Respect des instructions. La Société ne Traitera les Données personnelles que pour les finalités décrites dans le présent Contrat, pour la fourniture de ses services au Participant ou comme autrement convenu dans le cadre de vos Instructions licites, sauf lorsque et dans la mesure où la loi applicable en dispose autrement. La Société n’est pas responsable du respect des Lois sur la protection des données applicables au Participant ou à son secteur qui ne sont pas généralement applicables à la Société.

5.2. Conflit de lois. Si la Société prend conscience qu’elle ne peut pas Traiter les Données personnelles conformément aux instructions du Participant en raison d’une exigence légale au titre d’une loi applicable, la Société (i) notifiera rapidement au Participant cette exigence légale dans la mesure permise par la loi applicable ; et (ii) le cas échéant, cessera tout Traitement (autre que le simple stockage et le maintien de la sécurité des Données personnelles concernées) jusqu’à ce que le Participant donne de nouvelles instructions que nous, la Société, sommes en mesure de respecter. Si la présente disposition est invoquée, nous ne serons pas responsables envers vous au titre du Contrat de tout manquement à l’exécution des Services d’abonnement applicables jusqu’à ce que vous donniez de nouvelles Instructions licites concernant le Traitement.

5.3. Sécurité. La Société mettra en œuvre et maintiendra des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données personnelles contre les Violations de Données personnelles (« Mesures de sécurité »). Nonobstant toute disposition contraire, la Société peut modifier ou mettre à jour les Mesures de sécurité à sa discrétion, à condition que cette modification ou mise à jour n’entraîne pas une dégradation substantielle de la protection offerte par les Mesures de sécurité.

5.4. Confidentialité. La Société veillera à ce que tout membre du personnel qu’elle autorise à Traiter des Données personnelles en son nom soit soumis à des obligations de confidentialité appropriées (qu’il s’agisse d’une obligation contractuelle ou légale) en ce qui concerne ces Données personnelles.

5.5. Violations de Données personnelles. La Société notifiera au Participant, sans retard injustifié après en avoir pris connaissance, toute Violation de Données personnelles et fournira en temps utile les informations relatives à la Violation de Données personnelles au fur et à mesure qu’elles sont connues ou raisonnablement demandées par la Société. À la demande du Participant, la Société fournira rapidement au Participant l’assistance raisonnable nécessaire pour lui permettre de notifier les Violations de Données personnelles pertinentes aux autorités compétentes et/ou aux personnes concernées (la personne à laquelle les Données personnelles se rapportent), s’il y est tenu au titre des Lois sur la protection des données.

5.6. Suppression ou restitution des Données personnelles. La Société supprimera ou restituera toutes les données, y compris les Données personnelles (y compris les copies de celles-ci), Traitées en vertu du présent Contrat, à la résiliation ou à l’expiration de ses services avec la Société, conformément aux procédures énoncées dans les conditions applicables. La présente clause s’applique sauf lorsque la Société est tenue par la loi applicable de conserver tout ou partie des données, ou lorsque la Société a archivé les données sur des systèmes de sauvegarde, lesquelles données nous isolerons et protégerons de manière sécurisée contre tout Traitement ultérieur et supprimerons conformément à nos pratiques de suppression.

5.7. Collecte de données. La Société ne collectera et ne traitera que les Données personnelles pertinentes et nécessaires aux activités de collecte d’informations et d’analyse. Les données peuvent inclure, sans s’y limiter, le nom, l’adresse e-mail, les informations démographiques et toute autre information fournie.

Le Participant a le droit d’accéder à ses Données personnelles détenues par la Société, de les rectifier ou de les effacer. Pour exercer ces droits ou demander de plus amples informations, veuillez contacter la Société à l’adresse support@workplaced.com.

Le Participant accepte que la Société puisse engager des Sous-traitants ultérieurs pour Traiter des Données personnelles pour le compte du Participant, et la Société le fait de trois manières. Premièrement, elle peut engager des Sous-traitants ultérieurs pour assister la Société en matière d’hébergement et d’infrastructure. Deuxièmement, elle peut faire appel à des Sous-traitants ultérieurs pour prendre en charge les fonctionnalités et intégrations des produits et services. Troisièmement, elle peut faire appel à ses sociétés affiliées en tant que Sous-traitants ultérieurs pour le service et le support.

Lorsque la Société engage des Sous-traitants ultérieurs, elle imposera aux Sous-traitants ultérieurs des conditions de protection des données offrant au moins le même niveau de protection des Données personnelles que celles du présent Contrat, dans la mesure applicable à la nature des services fournis par ces Sous-traitants ultérieurs. Elle demeurera responsable du respect par chaque Sous-traitant ultérieur des obligations du présent Contrat et de tout acte ou omission de ce Sous-traitant ultérieur amenant la Société à manquer à l’une quelconque de ses obligations au titre du présent Contrat.

Le Participant reconnaît et accepte que la Société puisse accéder aux Données personnelles et les Traiter à l’échelle mondiale dans la mesure nécessaire à la fourniture de ses services, et en particulier que les Données personnelles puissent être transférées vers les Émirats arabes unis et Traitées par la Société dans ce pays, ainsi que vers d’autres juridictions où ses sociétés affiliées et Sous-traitants ultérieurs exercent des activités. Chaque fois que des Données personnelles sont transférées en dehors de leur pays d’origine, chaque partie veillera à ce que ces transferts soient effectués conformément aux exigences des Lois sur la protection des données.

La Société se conformera à toutes les Lois sur la protection des données applicables dans le cadre de son Traitement des Données personnelles au titre du présent Contrat, y compris le RGPD et la loi du DIFC sur la protection des données (loi du DIFC n° 5 de 2020). Les Parties reconnaissent que les transferts de Données personnelles de l’EEE depuis la société affiliée de la Société aux Pays-Bas vers la Société constituent des Transferts restreints au sens du chapitre V du RGPD, et acceptent de signer et d’être liées par le module applicable des Clauses contractuelles types énoncées dans la décision d’exécution (UE) 2021/914 de la Commission (« CCT UE »), qui sont incorporées aux présentes par référence et prévalent sur toute disposition contraire du présent Contrat en ce qui concerne ces transferts. Préalablement à tout transfert de ce type, la Société procédera à une analyse d’impact du transfert et mettra en œuvre les mesures techniques et organisationnelles supplémentaires qui pourraient être requises pour garantir un niveau de protection adéquat aux Personnes concernées. La Société Traitera les Données personnelles de l’EEE reçues de sa société affiliée aux Pays-Bas uniquement aux fins prévues par le présent Contrat, maintiendra des mesures de sécurité appropriées conformément à l’article 32 du RGPD, notifiera à cette société affiliée toute violation de Données personnelles affectant ces données dans un délai de quarante-huit (48) heures, et ne transférera pas ces données ultérieurement sans que des garanties contractuelles équivalentes soient en place. La société affiliée de la Société aux Pays-Bas mettra à jour son CLUF et sa documentation de transparence relative au traitement des données afin de divulguer le transfert à la Société, le mécanisme de transfert applicable et l’identité de chaque partie dans sa qualité pertinente au regard du traitement des données, avant que tout transfert n’ait lieu.

Le Participant reconnaît avoir lu et compris le présent Contrat et consent au traitement de ses données personnelles aux fins de collecte d’informations spécifiées.

La Société peut mettre à jour le présent Contrat selon les besoins afin de rester en conformité avec le RGPD.

En fournissant des données personnelles et en acceptant le présent Contrat, le Participant reconnaît comprendre et consentir au traitement de ses données personnelles par WORKPLACED conformément au RGPD et aux autres lois applicables en matière de protection des données.