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Pour les directions immobilières

De quelle surface votre organisation aura-t-elle besoin à la prochaine échéance de bail ?

Un cahier des charges se construit souvent à partir des effectifs, d'un ratio de partage (postes par ETP) et de l'expérience de projets antérieurs. Occupancy mesure l'usage réel des espaces, et Taxonomy planifie les espaces de travail qu'appellent vos activités et vos préférences, pour étayer le besoin en surface et son coût.

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D'une date de bail à un besoin en surface défendable

Où vous en êtes

Une échéance de bail dans les 12 à 24 prochains mois

  • Renouveler, réduire ou déménager ?
  • Un besoin construit à partir des effectifs et d'un ratio de partage
  • Un usage qui varie selon le bâtiment et l'étage

Comment les solutions s'articulent

  1. OccupancyAnalyserMesure l'usage de chaque bâtiment, par observation, capteurs ou Wi-Fi, au choix pour chaque bâtiment.
  2. TaxonomyConfigurerTraduit l'usage mesuré et les activités en programme d'espaces, avec surface et coût par type d'espace, et des scénarios côte à côte.

Ce qui peut en découler

Un besoin en surface que vous pouvez défendre devant la direction

  • Renouvellement, réduction ou déménagement comparés sur les mêmes données
  • Un cahier des charges qu'un prestataire peut chiffrer
  • Une estimation des coûts par scénario avant de signer

Douze mois plus tard, mesurez à nouveau par rapport à la situation de référence et à l'objectif.

Cela vous parle ?

Ce qui vous freine

  • Des besoins en surface construits à partir des effectifs et d'un ratio de partage
  • Des données d'occupation qui varient selon le bâtiment ou l'étage
  • Des étages sous-utilisés à côté d'étages saturés
  • Une répartition des espaces décidée avant que vos données soient disponibles
  • Un programme d'espaces difficile à défendre devant la direction

Quand la question se pose

  • Une échéance de bail dans les 12 à 24 prochains mois
  • Un déménagement, un regroupement ou une extension
  • Un passage au travail hybride ou au flex office
  • La hausse des coûts immobiliers ou un objectif de durabilité
  • Un réaménagement du lieu de travail en préparation

Trois résultats pour l'immobilier

  1. L'usage mesuré, bâtiment par bâtiment

    Occupancy mesure l'usage des espaces sur une période représentative. L'observation saisit aussi les activités ; capteurs et Wi-Fi mesurent la présence. Vous choisissez la méthode pour chaque bâtiment.

  2. Un programme d'espaces avec estimation des coûts

    Taxonomy planifie les espaces de travail nécessaires pour répondre aux activités et aux préférences, avec répartition des surfaces et estimation des coûts, comme base du cahier des charges.

  3. Des scénarios à comparer

    Renouveler, réduire ou déménager : Occupancy montre l'usage des espaces actuels, et Taxonomy modélise les scénarios avec surface et coût par type d'espace.

Comment cela se déroule, de votre point de vue

  1. Une échéance de bail, une fusion, un étage qui ne fonctionne pas

    Quelque chose impose la question : le plus souvent une date de bail, parfois une plainte qui ne disparaît pas. Vous l'entendez en premier. La seule chose utile la première semaine est de vérifier s'il existe déjà une situation de référence mesurée.

  2. Établir s'il faut vraiment changer quelque chose

    Un rapide état du taux d'occupation actuel, avant que quiconque ne commande une étude de conception. Certains de ces projets ne devraient pas avoir lieu, et le découvrir la deuxième semaine coûte moins cher qu'au huitième mois.

  3. La mesure sur laquelle s'écrira le cahier des charges

    Occupancy donne l'usage mesuré face au référentiel, classé par activité lorsqu'une étude par observation est menée. Dynamics en donne la raison, par équipe. Ensemble, ils constituent les preuves qui manquaient au cahier des charges, et la réponse à « comment le savez-vous ? ».

  4. Un cahier des charges qu'un prestataire peut chiffrer

    Taxonomy transforme la répartition mesurée en programme d'espaces : plus de quatre-vingt-dix types d'espaces, chacun avec surface, cloisonnement, équipement et coût, et un business case avec des scénarios. Il supprime la traduction manuelle entre stratégie et appel d'offres, là où la plupart des cahiers des charges dérivent.

  5. Concevoir sur une répartition déjà chiffrée

    Votre conseil, votre architecte et votre entreprise pilotent cette phase. La différence : le chiffrage a eu lieu pendant le choix de la répartition, et non après le retour de l'appel d'offres, cause la plus fréquente de remise en cause d'une conception.

  6. Une évaluation après occupation qui se compare à quelque chose

    Douze mois plus tard, l'espace est mesuré à nouveau par rapport à la situation de référence initiale et à l'objectif fixé. Entre-temps, Booking maintient un signal de demande en continu, pour que la prochaine échéance de bail commence par un chiffre plutôt que par sa recherche.

Les produits adaptés à l'immobilier

Cas

Scale-up · 1 200 collaborateurs · 700 répondants Dynamics

Rester ou déménager

  • Besoin supposéSupposé
    13 500 m²
  • Bureaux actuelsActuel
    11 500 m²
  • Besoin calculéCalculé avec Taxonomy
    10 000 m²
Taxonomy a calculé le besoin à partir de 700 répondants dans Dynamics.

La recommandation

Rester et reconfigurer.

Le besoin calculé tient dans les bureaux actuels.

Calculé, sans analyse du taux d'occupation. Une mesure du taux d'occupation affine encore l'image de l'usage réel.

Ce que d'autres organisations ont constaté

  • Une entreprise technologique de 1 200 personnes

    Occupancy

    Environ 1,2 M$ de coûts d'extension annuels évités

    Prouver que le lieu de travail existant avait assez de capacité

    Enjeu
    L'entreprise s'apprêtait à louer des bureaux supplémentaires pour accompagner sa croissance.
    Ce que nous avons constaté
    Les données d'occupation ont montré la part du lieu de travail existant réellement utilisée et révélé une capacité inutilisée suffisante pour accueillir les effectifs prévus.
    Impact
    L'organisation a renoncé à l'extension prévue, économisant environ 1,2 M$ par an de coûts immobiliers supplémentaires.

  • Une organisation de 1 000 personnes

    Taxonomy

    Surface réduite de 10 % · environ 630 000 $ d'économies annuelles potentielles

    Concevoir le bon lieu de travail avant un renouvellement de bail

    Enjeu
    L'organisation devait définir ses besoins futurs en lieu de travail avant de s'engager sur son prochain bail.
    Ce que nous avons fait
    Nous avons modélisé les besoins des effectifs, la présence, les rythmes et différentes répartitions d'espaces pour déterminer la bonne surface et la bonne configuration.
    Impact
    Le plan recommandé a ramené la surface nécessaire de 14 000 m² à 12 600 m², tout en conservant la capacité et la répartition d'espaces requises, réduisant les coûts immobiliers annuels potentiels d'environ 630 000 $.

Pour aller plus loin

Parlons de votre échéance de bail

Un échange de 45 minutes. Vous recevez une réponse sous un jour ouvré, puis une courte synthèse écrite. Décrivez dans votre demande le bâtiment, la période et la date à laquelle vous devez décider.

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