Dispositions supplémentaires relatives aux produits

1.1. Aux fins des présentes Dispositions supplémentaires, tous les termes commençant par une majuscule ont la signification qui leur est donnée dans les Conditions générales, sauf indication contraire expresse dans les présentes Dispositions supplémentaires ou si le contexte l’exige clairement autrement. En cas de clauses contradictoires, les Dispositions supplémentaires prévalent sur les Conditions générales.

1.2. Les différents chapitres des présentes Dispositions supplémentaires s’appliquent en fonction du périmètre des Produits/Services auxquels le Client a recours, tel que décrit dans la Proposition.

1.3. Les dérogations aux présentes Dispositions supplémentaires ne sont possibles que si elles ont été convenues par écrit par WORKPLACED conformément aux Conditions générales.

1.4. Tout aspect du Contrat entre les Parties qui n’est pas traité dans les présentes Dispositions supplémentaires est régi par la clause applicable des Conditions générales.

Généralités

2.1. Pendant la Durée initiale et la Durée de renouvellement et sous réserve du paiement en temps utile par le Client de tous les Frais applicables, WORKPLACED met le Logiciel à la disposition du Client conformément aux dispositions du Contrat.

2.2. WORKPLACED accorde au Client une licence non exclusive, non transférable et non sous-licenciable d’utilisation du Logiciel conformément aux dispositions du Contrat.

2.3. Le Client déploie des efforts commercialement raisonnables pour empêcher tout accès non autorisé aux Services ou toute utilisation non autorisée de ceux-ci (y compris, sans s’y limiter, toute protection appropriée des mots de passe mis à disposition par WORKPLACED) et en informe WORKPLACED immédiatement, sans retard injustifié et, dans la mesure maximale permise, au plus tard douze (12) heures après avoir pris connaissance de cette utilisation non autorisée.

2.4. Aucune disposition du Contrat entre les Parties ne peut être interprétée comme obligeant WORKPLACED à fournir, ou à assumer une quelconque responsabilité concernant, le matériel de télécommunications ou de réseau informatique requis par le Client pour avoir accès à Internet.

Restrictions d’utilisation du Logiciel

2.5. Le Client accepte qu’il ne peut, ni par lui-même, ni par l’intermédiaire d’une société mère, d’une filiale, d’une Société affiliée, d’un agent, d’un (sous-)traitant ou de tout autre Tiers :

• (i) Utiliser les Services à d’autres fins que les besoins internes de l’activité du Client et uniquement dans la mesure expressément autorisée par le Contrat entre les Parties ;
• (ii) Vendre, donner en crédit-bail, commercialiser, louer (sauf à des fins de répartition interne des coûts), afficher, concéder sous licence, transférer, fournir, divulguer ou autrement mettre à disposition de tout Tiers, qu’il s’agisse ou non d’une Société affiliée du Client, le Logiciel et les Services, en tout ou partie, ou en permettre l’accès à tout Tiers, sauf dans la mesure expressément autorisée par le Contrat entre les Parties, ou autrement utiliser les Services sur une base de « services de bureau » ;
• (iii) Modifier le Logiciel et les Services ou développer des œuvres dérivées fondées sur le Logiciel et les Services, sans notification préalable et consentement de WORKPLACED, à l’exception des interfaces ou liens vers les applications du Client ;
• (iv) Décompiler, assembler, procéder à l’ingénierie inverse ou tenter de reconstituer les techniques d’interface utilisateur sous-jacentes par quelque moyen que ce soit, ou divulguer l’un quelconque des éléments précités à tout Tiers ;
• (v) Grever le Logiciel d’un privilège ou d’une sûreté, ou tolérer l’existence d’un tel privilège ou d’une telle sûreté ;
• (vi) Prendre toute mesure, ou omettre de prendre toute mesure, qui aurait pour effet de faire tomber ou d’empêcher de tomber (selon le cas) le Logiciel ou toute documentation correspondante dans le domaine public ;
• (vii) Retirer, dissimuler ou modifier toute mention de droit d’auteur ou autre mention de propriété figurant sur le Logiciel ;
• (viii) Utiliser le Logiciel à des fins illégales ; et
• (ix) Entreprendre toute action susceptible d’affecter la stabilité et/ou les performances du Logiciel, y compris, sans s’y limiter, les tests d’intrusion et/ou les tests de charge.

En aucun cas WORKPLACED n’est tenue de donner suite aux résultats des tests d’intrusion exécutés par le Client.

2.6. À la demande de WORKPLACED, le Client fournit à WORKPLACED toutes les informations raisonnables permettant de prouver le respect par le Client des obligations énoncées aux présentes. Le refus de fournir lesdites informations à WORKPLACED autorise WORKPLACED à suspendre ses obligations et/ou les droits d’utilisation du Client accordés au titre du Contrat, par notification écrite au Client, jusqu’à réception des informations demandées.

3.1. Le Client accepte de payer les Frais conformément aux grilles tarifaires de la Proposition. Les Frais comprennent la Maintenance corrective telle que couverte par les niveaux de service définis au chapitre 4 des présentes Dispositions supplémentaires. Le Support général est facturé au Client en régie, au coût défini dans la Proposition ou le Contrat.

Tous frais supplémentaires pour les services professionnels (par exemple services de mise en œuvre, conseil, gestion de projet et autres) sont facturés séparément sur une base mensuelle et selon les dispositions énoncées dans la Proposition et/ou le Contrat, sauf accord écrit contraire.

3.2. Le Client peut, à tout moment pendant la Durée initiale ou la Durée de renouvellement, commander des licences supplémentaires pour un nombre supplémentaire d’utilisateurs aux tarifs applicables au moment de ladite commande supplémentaire.

3.3. En cas d’augmentation du nombre d’utilisateurs et/ou de fourniture de services supplémentaires, une facture de régularisation est émise à la fin du mois ou immédiatement si elle est générée via le site web, tenant ainsi compte du nouveau dimensionnement. Cette régularisation est calculée pro rata temporis. L’extension est ensuite intégrée par la suite dans la période de remboursement prévue dans la facture de référence.

4.1. Le Client reconnaît que WORKPLACED est en droit de réaliser un audit afin de contrôler l’utilisation effective du Logiciel ainsi qu’aux fins d’évaluer le respect par le Client des dispositions énoncées dans les Conditions générales et les Dispositions supplémentaires. Le Client n’est en aucune circonstance en droit de refuser à WORKPLACED la réalisation dudit audit.

4.2. Si le Client refuse à WORKPLACED la réalisation de l’audit, ou agit de manière à rendre l’exécution dudit audit plus difficile ou impossible, WORKPLACED se réserve le droit de résilier le Contrat conformément aux Conditions générales, sans préjudice de tout droit que WORKPLACED peut exercer en vertu de la Loi ou du Contrat entre les Parties, ou qui lui est accordé par ceux-ci.

4.3. Si cet audit établit que le Client a violé de manière substantielle l’une quelconque de ses obligations au titre des Conditions générales et/ou des Dispositions supplémentaires, le Client accepte de :

• (i) Payer tous les coûts et dépenses engagés par WORKPLACED au titre dudit audit ; et
• (ii) Payer rétroactivement toutes les pertes de coûts de licence et les coûts administratifs ainsi que les autres mesures prévues par la législation applicable.

Ces recours sont sans préjudice de tout droit de WORKPLACED de résilier le Contrat avec le Client, et sans préjudice de toute demande d’indemnisation en résultant.

5.1. En complément des définitions fournies dans le Contrat, les définitions suivantes s’appliquent aux niveaux de service entre WORKPLACED et le Client.

6.1. Pendant la durée du Contrat entre les Parties, WORKPLACED veille à ce que le Logiciel soit disponible pour le Client 95 % du temps, calculé sur une base mensuelle et à l’exclusion des Interruptions planifiées et des Interruptions non planifiées.

7.1. WORKPLACED assure la Maintenance.

7.2. Les mises à jour des versions actuelles et la publication de nouvelles versions peuvent être fournies par WORKPLACED à sa seule discrétion. La disponibilité et le coût de ces mises à niveau, mises à jour et versions sont convenus et détaillés dans la Proposition et/ou le Contrat entre les Parties.

7.3. Toute Interruption planifiée résultant de la Maintenance est communiquée par WORKPLACED au Client au moins cinq (5) Jours ouvrables avant le début de ladite Interruption planifiée.

8.1. À condition que le Client ait payé tous les Frais en temps utile, WORKPLACED assure, pendant la durée du Contrat, la Maintenance corrective.

8.2. WORKPLACED déploie des efforts raisonnables pour enquêter et exécuter la Maintenance corrective, à condition que (i) la Maintenance ne soit assurée que tant que le Client utilise le Logiciel conformément aux Dispositions supplémentaires, (ii) WORKPLACED n’ait aucune obligation de corriger une Erreur non causée par le Logiciel, et (iii) l’Erreur puisse être reproduite.

Avant de signaler un Incident à WORKPLACED, le Client doit

• (i) déployer tous les efforts raisonnables pour déterminer si l’Incident est dû, en tout ou partie, à l’utilisation du Logiciel d’une manière pour laquelle il n’a pas été conçu ;
• (ii) fournir à WORKPLACED toutes les informations pertinentes lors du signalement d’un Incident, y compris, sans limitation, le nom de la personne signalant l’Incident, la date de l’Incident et une description de l’Incident, ainsi que toute autre information de diagnostic pouvant être convenue entre les Parties ;
• (iii) fournir à WORKPLACED toute l’assistance raisonnable nécessaire pour reproduire et démontrer l’Incident ;
• (iv) fournir à WORKPLACED toute la documentation, les cas de test, les données d’exemple et tout autre élément raisonnablement requis par WORKPLACED pour enquêter sur l’Incident signalé et le corriger ; et
• (v) notifier WORKPLACED dès que possible après la survenance de tout Incident nécessitant une Maintenance corrective.

9.1. Tout service exécuté au titre du présent chapitre par WORKPLACED mais qui n’est pas inclus dans la Maintenance corrective mentionnée est considéré comme « service hors périmètre » et est facturé au Client en régie, aux Frais alors applicables de WORKPLACED.

Le Support général comprend, sans s’y limiter (liste non exhaustive) :

• (i) Des conseils sur la manière d’utiliser, de configurer ou d’administrer le Logiciel ;
• (ii) Des conseils sur la manière de corriger des problèmes dans des domaines autres que le Logiciel (tels que, sans s’y limiter, les modifications et/ou améliorations apportées au Logiciel) qui ont conduit à l’impossibilité d’utiliser le Logiciel ;
• (iii) Les modifications de spécifications, les demandes de changement et les analyses d’impact ;
• (iv) La fourniture, à la demande du Client, de la documentation relative au travail effectué par WORKPLACED au titre du Support général ;
• (v) Des conseils sur la manière de corriger des Erreurs imputables à (i) des accidents, une mauvaise utilisation, une négligence ou le non-respect par le Client des instructions d’utilisation correcte du Logiciel, (ii) la non-conformité du Logiciel aux spécifications environnementales, (iii) une configuration incorrecte du Logiciel autre qu’une configuration incorrecte effectuée conformément aux spécifications de WORKPLACED ;
• (vi) Toutes les actions de mise à jour des informations, telles que, sans s’y limiter, l’import et la conversion de données ;
• (vii) Tous travaux concernant l’exhaustivité et la fiabilité des fichiers de données du Client ;
• (viii) Le support des personnalisations du Logiciel spécifiques au Client n’ayant pas fait l’objet d’un examen et d’un rapport préalables ;
• (ix) La gestion des comptes utilisateurs et le contrôle d’accès ;

9.2. En cas de résiliation du Contrat pour quelque raison que ce soit, WORKPLACED est en droit de cesser rapidement de fournir toute Maintenance corrective au Client.

10.1. Le Client désigne un ou plusieurs représentants autorisés à demander la Maintenance corrective. Le Client peut remplacer son représentant autorisé de temps à autre par Notification préalable à WORKPLACED (y compris par e-mail à l’adresse e-mail désignée). Chaque fois que le Client demande à WORKPLACED d’exécuter une Maintenance corrective conformément aux dispositions du présent SLA, le Client soumet une demande par l’intermédiaire de son représentant autorisé.

10.2. Le Logiciel contient un service d’assistance en ligne permettant de signaler les Incidents (c’est-à-dire la plateforme de support WORKPLACED). Dans le cas où le Client n’aurait pas accès au service d’assistance en ligne, le Client peut contacter WORKPLACED par e-mail. WORKPLACED notifie au Client toute modification des coordonnées du service d’assistance.

10.3. Le Client utilise la plateforme de support WORKPLACED pour communiquer des messages à WORKPLACED et signaler les Incidents au service d’assistance, en fournissant les informations de diagnostic nécessaires conformément aux conditions du présent SLA. WORKPLACED répond via la plateforme de support selon les délais de réponse définis dans le présent document de conditions. Dans le cas où l’outil de signalement des Incidents de WORKPLACED serait indisponible, le Client fournit à WORKPLACED un rapport d’Incident électronique par e-mail qui, à condition de contenir les informations de diagnostic requises, est traité par WORKPLACED comme s’il avait été fourni via l’outil de signalement des Incidents. Dans ce cas, WORKPLACED répond à l’auteur du rapport d’Incident selon les délais de réponse définis dans le présent document de conditions.

10.4. Les coordonnées du service d’assistance sont les suivantes (telles que WORKPLACED peut les mettre à jour de temps à autre) : E-mail : support@workplaced.com

11.1. Le présent chapitre contient et régit les lignes directrices, conditions et modalités relatives aux Services commandés par le Client via la Proposition et/ou tout autre accord (s’y substituant) entre les Parties.

12.1. Le Client s’adresse par écrit à WORKPLACED pour demander la fourniture de Services par WORKPLACED.

12.2. WORKPLACED fournit les Services tels que décrits dans la Proposition ou dans le Contrat. Chaque Proposition et/ou Contrat entre les Parties doit contenir une description détaillée des Services convenus commandés par le Client, accompagnée d’un calendrier estimatif, d’une feuille de travail et de toute autre information pertinente.

12.3. Après la livraison et l’exécution complètes des Services, si le Client estime que les Services n’ont pas été exécutés conformément à la Proposition, le Client notifie à WORKPLACED toutes suggestions, objections et réserves dans les cinq (5) Jours ouvrables suivant la notification par e-mail de WORKPLACED. WORKPLACED prend alors toutes les mesures qu’elle juge appropriées pour remédier auxdites objections et réserves.

12.4. Si le Client ne notifie pas à WORKPLACED d’objections et/ou de réserves dans le délai susmentionné, les Services sont réputés avoir été exécutés et fournis à la satisfaction du Client, qui aura ainsi renoncé à son droit de réclamation pour mauvaise exécution du Service.

13.1. Le Client mobilise les experts métier requis pour assister à la prise de décision et aux approbations relatives aux services proposés. Ces experts préparent des ateliers afin de fournir, pendant l’atelier, des informations sur le contexte du Client et ses exigences spécifiques.

13.2. Toutes les décisions, validations et approbations du Client sont prises dans un délai de deux (2) Jours ouvrables afin de ne pas compromettre le calendrier prévu du projet tel que décrit dans la Proposition.

13.3. Le Client est responsable de l’exécution et de la gestion des communications aux utilisateurs et des autres activités de conduite du changement.

13.4. Si nécessaire, le Client établit la documentation de processus du schéma directeur des processus.

Conseil en environnement de travail

13.5. Pour tout service professionnel de type conseil en environnement de travail, le cas échéant et si convenu, une réunion d’avancement hebdomadaire est tenue. En outre, le comité de pilotage du projet se réunit mensuellement, le cas échéant et si convenu.

Gestion de projet

13.6. Le planning fourni pour les services professionnels de gestion de projet est une estimation et doit être revu au démarrage du projet.

13.7. Le planning fourni ne tient pas compte des maladies imprévues, des congés ou d’autres circonstances imprévues.

Modification du périmètre

13.8. Si, à tout moment, l’une des Parties ne respecte pas les échéances définies dans le calendrier de projet convenu (le « Calendrier du projet ») annexé au Contrat ou à la Proposition, le Client et WORKPLACED conviennent et reconnaissent tous deux que ce qui suit peut se produire :

• (i) Le Calendrier du projet est révisé pour tenir compte des retards, et un nouveau Calendrier du projet est rédigé par le chef de projet WORKPLACED et approuvé par les représentants appropriés du Client et de WORKPLACED ;
• (ii) Si les retards sont importants, les ressources du projet sont réaffectées à d’autres missions ; et
• (iii) Des Frais pour travaux supplémentaires ou prolongation des ressources peuvent être encourus.

Au cours du projet, si WORKPLACED détermine ou pourrait raisonnablement déterminer que des actions ou directives du Client constituent une exigence d’exécuter des travaux supplémentaires, non spécifiés par ailleurs dans le Contrat et/ou la Proposition, WORKPLACED notifie au Client dans un délai de trente (30) jours que le Client a demandé à WORKPLACED d’exécuter des travaux supplémentaires.

14.1. Les tarifs des Services sont indiqués dans la Proposition.

14.2. WORKPLACED notifie tout déplacement demandé qui aura lieu un jour non ouvrable (week-end ou jour férié). Si le Client annule ou reporte un déplacement demandé avec un préavis de moins de trente (30) Jours ouvrables avant la date de déplacement prévue, le Client est responsable de jusqu’à cinquante pour cent (50 %) de tous frais supplémentaires liés à la modification ou à l’annulation des réservations.

Si le Client annule ou reporte un déplacement avec un préavis de moins de sept (7) Jours ouvrables avant la date de déplacement prévue, le Client est responsable de jusqu’à cent pour cent (100 %) de tous frais supplémentaires liés à la modification ou à l’annulation des réservations. Le cas échéant, le temps de déplacement est calculé comme le temps écoulé entre le départ des locaux de WORKPLACED, de l’aéroport local ou du bureau à domicile et l’arrivée à l’adresse de destination, tel que déterminé par les deux Parties avant le départ, et l’aéroport de destination.

14.4. En cas d’heures supplémentaires en dehors des Heures ouvrables, le tarif applicable est multiplié par 1,5 (soit 150 %) en soirée et le samedi, et multiplié par 2 (soit 200 %) le dimanche.

15.1. Le Client peut évaluer les Services au regard des critères d’acceptation (s’ils ont été convenus) et rejeter les Services qui ne sont pas substantiellement conformes aux critères d’acceptation énoncés dans la Proposition ou le Contrat entre les Parties et/ou aux cas de test écrits.

15.2. Toute Notification de rejet doit être remise à WORKPLACED dans les cinq (5) Jours ouvrables (la « Période de notification ») suivant la date d’exécution dudit Service, et le Client y indique clairement le motif du rejet dudit Service. Si le Client ne notifie pas de non-conformité substantielle ou de demande de changement pendant la Période de notification, tous les Services livrés sont réputés acceptés et aucun travail supplémentaire n’est effectué. Si le Client notifie une non-conformité substantielle ou une demande de changement après l’expiration de la Période de notification, ces travaux ne sont exécutés que dans le cadre d’un nouvel accord contractuel. Si une non-conformité substantielle est identifiée pendant la Période de notification, WORKPLACED corrige rapidement cette non-conformité, lorsqu’elle est due à une faute ou à une négligence de WORKPLACED, sans coût supplémentaire pour le Client.