Sécurité et conformité
L'architecture est l'argument de conformité
Promettre de ne pas regarder les données individuelles est une politique. Ce que le système conserve, et ce qu'il permet de restituer, un comité social, un DPO et un auditeur peuvent le vérifier. Cette page dit, produit par produit, ce qui relève de l'un ou de l'autre.
Ce qui est en place
- ISO 27001
- Certificat 0202968, détenu par Workplaced Technologies Ltd, délivré par Intertek sous accréditation UKAS. L'entité compte : un client de l'Union européenne contracte avec Workplaced Technologies Europe B.V., immatriculée à la Chambre de commerce néerlandaise sous le numéro KvK 95622462, et les appels d'offres demandent la certification de la partie contractante. Le périmètre de certification doit donc figurer dans la réponse à l'appel d'offres, et pas seulement sur le certificat.
- Un seuil de restitution de cinq
- Les réponses au profil de travail sont conservées par participant, parce que Passport rend à chacun son propre profil. L'organisation ne les voit qu'agrégées : chaque rapport, filtre ou croisement doit compter au moins cinq collaborateurs, sinon la plateforme le retient et demande une sélection plus large. Le seuil s'applique au moment où un rapport est produit, et aucun rôle de votre organisation ne peut l'abaisser.
- Contrat de sous-traitance
- Un contrat au titre de l'article 28 qui décrit l'architecture réellement mise en œuvre, plutôt qu'une autorisation plus large dont le produit se trouve ne pas se servir.
- Hébergement dans l'UE
- La plateforme est hébergée dans une région de l'UE. Les sous-traitants ultérieurs qui traitent des données, et où, figurent dans leur liste ; les changements sont notifiés.
- Gestion des accès
- Accès par rôle. Les rôles de votre organisation voient des rapports agrégés et qui a rempli le questionnaire ; aucun rôle de votre organisation ne peut ouvrir les réponses ou le profil d'un collaborateur.
- Durées de conservation
- Des durées fixées par étude et annoncées avant la collecte, ce qui est à la fois l'exigence réglementaire et ce qui maintient les taux de participation.
Ce que chaque produit conserve, et qui le voit
Conservé n'est pas restitué. Voici ce que la plateforme garde par produit et ce que chaque partie peut voir.
| Produit | Conservé | Votre organisation voit | Le collaborateur voit |
|---|---|---|---|
| Dynamics | ConservéLes réponses par participant | Votre organisation voitDes agrégats pour des groupes d'au moins cinq, après chaque filtre, et qui a terminé | Le collaborateur voitSon propre Passport |
| Passport | ConservéUn profil par participant, dérivé de Dynamics | Votre organisation voitDes moyennes uniquement | Le collaborateur voitSon propre profil, partagé seulement via un lien qu'il choisit de partager |
| Occupancy, observation | ConservéPar espace : occupé, personnes présentes, activité ; aucun identifiant de personne | Votre organisation voitUsage et activité par espace | Le collaborateur voitSans objet |
| Occupancy, questions dans l'application | ConservéDes notes par réponse, sans nom | Votre organisation voitDes agrégats | Le collaborateur voitSans objet |
Pour les capteurs, le Wi-Fi et Booking, ce qui est conservé dépend du système utilisé. Demandez le modèle de données avant de décider.
Quatre documents, après contractualisation
- Les documents
- Le certificat ISO 27001 et son périmètre, le contrat de sous-traitance, la liste à jour des sous-traitants ultérieurs et le dernier résumé de test d'intrusion.
- Pour une AIPD
- Pour une AIPD, demandez aussi le modèle de données : il montre ce qui est conservé par participant et ce qui n'est jamais restitué qu'agrégé.
- Disponibilité
- Ils sont remis après contractualisation, sous confidentialité, plutôt que publiés, parce qu'une liste de sous-traitants et un résumé de test d'intrusion sont une carte pour qui en veut une.
Pour votre CSE et votre AIPD
Demandez le modèle de données dans votre AIPD : l'affirmation est alors vérifiable avant la signature.
Les réponses sont conservées par participant et agrégées au moment où un rapport est produit. En dessous de cinq collaborateurs, un groupe n'est pas restitué, quel que soit le filtre, et aucun rôle de votre organisation n'a accès aux réponses d'une personne. Les études d'observation ne comportent aucun enregistrement individuel : elles enregistrent des espaces et des activités.
Une note écrite pour cette réunion précise se trouve sur la page consacrée à la confiance ; vous pouvez la transmettre telle quelle.
Les questions qu'on nous pose
Collectez-vous des données personnelles ?
Cela dépend du produit, et chacun indique ce qu'il conserve et ce qu'il montre.
Les études par observation d'Occupancy enregistrent des espaces et des activités, pas des personnes : il n'existe donc aucun enregistrement individuel. Dynamics conserve les réponses de chaque participant, parce que Passport rend à cette personne son propre profil. L'organisation ne voit ces réponses que de façon agrégée, au niveau de l'équipe, du département ou du site, et chaque rapport, filtre ou croisement doit compter au moins cinq collaborateurs, faute de quoi il est retenu. Les administrateurs voient qui a complété le profil, pas ce que chacun a répondu. Passport n'est visible que du collaborateur, sauf s'il choisit de le partager. Booking montre aux collègues où quelqu'un a réservé un poste, car c'est la raison d'être d'une réservation.
Ce qui est traité, sur quelle base, qui peut le voir et combien de temps c'est conservé est fixé par écrit pour chaque projet, avant la mise en œuvre.
Les données d'occupation Wi-Fi sont-elles anonymes ?
Nous parlons de données agrégées, parce que c'est le terme exact. Elles donnent l'utilisation par bâtiment, étage et zone et ne constituent pas un outil d'observation d'un individu.
Jusqu'où cela va dépend du réseau, de la configuration et du contrat : la réponse valable pour votre bâtiment est celle de votre accord, pas celle de cette page.
Quelle documentation de sécurité est disponible ?
Pour les achats des grandes organisations : Workplaced Technologies Ltd détient le certificat ISO 27001 0202968, délivré par Intertek sous accréditation UKAS.
Le certificat, la liste des sous-traitants ultérieurs, l'accord de traitement des données type et la synthèse du test d'intrusion sont remis après la contractualisation, sous confidentialité. Ils existent et sont à jour, mais ne sont pas publiés en ligne. Demandez-les via le formulaire de contact.
À qui appartiennent les données ?
Cela se règle dans l'accord entre vous, Workplaced et tout partenaire impliqué, avec l'accès, les usages autorisés et la durée de conservation. C'est une question contractuelle, et un site web n'est pas le bon endroit pour y répondre de façon générale.
À lire aussi
- Mesurer sans surveiller les personnes
Le raisonnement derrière l'agrégation dès la collecte.
- Confidentialité
Ce que nous collectons sur ce site.
- Contrat de sous-traitance
Le contrat dans son intégralité.
Questionnaire de sécurité ou AIPD ?
Questionnaires, AIPD et annexes d'appel d'offres vont directement à la personne qui détient la documentation. Le formulaire de contact n'accepte pas de pièces jointes : indiquez dans le message ce dont il s'agit et l'échéance, ou envoyez le fichier par e-mail à l'adresse en bas de cette page.