Mesurer sans surveiller les collaborateurs
La façon la plus simple de mesurer est la plus sûre de perdre les équipes
Le suivi au niveau individuel est techniquement simple, immédiatement disponible dans la plupart des systèmes de badgeage et de réseau, et c'est le moyen le plus fiable de faire cesser toute coopération des équipes avec ce que la direction de l'environnement de travail entreprendra ensuite. C'est aussi la position la plus difficile à défendre devant un CSE.
L'endroit où l'on agrège décide de ce qui est détenu
La question à poser à tout fournisseur est la même : qu'est-ce qui est conservé, et qu'est-ce qui peut être restitué ?
La distinction qui compte porte sur l'endroit où l'agrégation a lieu. Un système qui collecte des enregistrements individuels puis les restitue par groupes détient toujours des enregistrements individuels : ils peuvent donc être réclamés, réquisitionnés, réutilisés par un futur responsable, ou exposés lors d'une violation de données.
Workplaced fait les deux, et dit où. Les études d'observation enregistrent des espaces et des activités : il n'existe donc pas d'enregistrement individuel.
Dynamics conserve les réponses de chaque participant, parce que Passport rend à cette personne son propre profil ; l'organisation ne voit que des groupes d'au moins cinq, après chaque filtre.
Ce qu'il faut vérifier avant de choisir une méthode
Seuil de restitution
Les résultats sont restitués au niveau de l'équipe, du service et du site. Un rapport, un filtre ou un croisement de moins de cinq collaborateurs n'est pas affiché du tout, car un groupe de deux est un individu.
Aucune vue sur un collaborateur pour votre organisation
Aucun écran, export ou niveau de droits de votre organisation ne montre ce qu'un collaborateur nommé a répondu. Les administrateurs voient qui a rempli le questionnaire, pas ce que chacun a dit. Passport appartient au collaborateur et n'est partagé que sur son choix.
L'observation plutôt que l'identification
Lorsqu'une étude d'observation suffit à répondre à la question, elle est préférée à une technologie qui identifie. La méthode la plus ancienne est souvent la plus protectrice.
Finalité énoncée avant la collecte
Ce qui est mesuré, pourquoi, pendant combien de temps et qui y accède : écrit avant le début de l'étude. C'est à la fois l'exigence du RGPD et ce qui fait tenir les taux de participation.
Certifié ISO 27001
Certificat 0202968, Workplaced Technologies Ltd, délivré par Intertek sous accréditation UKAS.
Un contrat de sous-traitance qui correspond
Le contrat de sous-traitance au sens de l'article 28 du RGPD décrit la même architecture que celle que le produit met en œuvre, et non une autorisation plus large dont le produit ne se servirait pas encore.
Obtenir la note pour le CSE
Une note transmissible telle quelle : ce qui est mesuré, ce qui est conservé et ce qui n'est restitué qu'agrégé, comment chaque engagement est vérifiable, et les documents à demander. Écrite pour la réunion que vous devez passer, pas pour nous.
PDF, en français.
Les questions qu'on nous pose
Collectez-vous des données personnelles ?
Cela dépend du produit, et chacun indique ce qu'il conserve et ce qu'il montre.
Les études par observation d'Occupancy enregistrent des espaces et des activités, pas des personnes : il n'existe donc aucun enregistrement individuel. Dynamics conserve les réponses de chaque participant, parce que Passport rend à cette personne son propre profil. L'organisation ne voit ces réponses que de façon agrégée, au niveau de l'équipe, du département ou du site, et chaque rapport, filtre ou croisement doit compter au moins cinq collaborateurs, faute de quoi il est retenu. Les administrateurs voient qui a complété le profil, pas ce que chacun a répondu. Passport n'est visible que du collaborateur, sauf s'il choisit de le partager. Booking montre aux collègues où quelqu'un a réservé un poste, car c'est la raison d'être d'une réservation.
Ce qui est traité, sur quelle base, qui peut le voir et combien de temps c'est conservé est fixé par écrit pour chaque projet, avant la mise en œuvre.
Mon employeur peut-il voir mes réponses individuelles ?
Pas via Passport. Il n'est destiné qu'à vous, et il n'en existe aucune vue manager.
Lorsqu'un produit restitue des résultats à l'organisation, il s'agit de tendances agrégées. Si vous examinez la question en tant que membre du comité social et économique, demandez la configuration précise par écrit plutôt que de vous fier à un site web. C'est l'objet de l'accord de traitement des données.
Les données d'occupation Wi-Fi sont-elles anonymes ?
Nous parlons de données agrégées, parce que c'est le terme exact. Elles donnent l'utilisation par bâtiment, étage et zone et ne constituent pas un outil d'observation d'un individu.
Jusqu'où cela va dépend du réseau, de la configuration et du contrat : la réponse valable pour votre bâtiment est celle de votre accord, pas celle de cette page.
À qui appartiennent les données ?
Cela se règle dans l'accord entre vous, Workplaced et tout partenaire impliqué, avec l'accès, les usages autorisés et la durée de conservation. C'est une question contractuelle, et un site web n'est pas le bon endroit pour y répondre de façon générale.
Quelle documentation de sécurité est disponible ?
Pour les achats des grandes organisations : Workplaced Technologies Ltd détient le certificat ISO 27001 0202968, délivré par Intertek sous accréditation UKAS.
Le certificat, la liste des sous-traitants ultérieurs, l'accord de traitement des données type et la synthèse du test d'intrusion sont remis après la contractualisation, sous confidentialité. Ils existent et sont à jour, mais ne sont pas publiés en ligne. Demandez-les via le formulaire de contact.
À lire ensuite
- Sécurité et conformité
ISO 27001, le contrat de sous-traitance, et ce qui est stocké où.
- Passport
L'exception, et pourquoi elle appartient au collaborateur.
- Dynamics
Analyser : réponses conservées par participant, restituées par groupe d'au moins cinq.