Devo ficar no meu escritório atual ou mudar para um novo local?

O desafio

Uma empresa tecnológica em forte crescimento, com 1200 colaboradores e a caminho dos 1300, julgava que o seu escritório estava a atingir o limite da capacidade, porque as salas de reunião pareciam cheias e os dias de maior afluência pareciam congestionados. A liderança assumia que era necessário mudar de instalações ou expandir.

Para o confirmar, utilizou o Taxonomy com 700 respondentes do Dynamics, extrapolados para a totalidade dos colaboradores com as funcionalidades Create Persona e Growth Multiplier. A empresa reconheceu que a escolha entre ficar ou mudar não é apenas uma questão de custo, mas uma decisão que influencia:

• A eficiência do espaço
• O impacto das deslocações
• O alinhamento com a produtividade
• O risco para a retenção

O que avaliámos

• Atividades individuais e em grupo. A maior parte do trabalho era feita individualmente ou em reuniões de uma a quatro pessoas, e não em salas grandes.
• Perfis de personalidade e sensoriais. Os traços dos Cinco Grandes, a par das necessidades de conforto acústico e visual, informaram a combinação de ambientes recomendada.
• Comportamento nos horários. Havia um ligeiro desfasamento, mas a liderança não quis alterar os horários híbridos, pelo que a modelação manteve os horários exatamente como estavam.

Simulação com o Taxonomy

Necessidade de espaço calculada

• Escritório atual: 11 500 m²
• Necessidade assumida: 13 500 m²
• Necessidade calculada: 10 000 m²

Postos de trabalho e rácio de partilha

• Rácio recomendado: 1:1,4 (0,7 postos de trabalho por ETI)
• Ocupação máxima no modelo abaixo de 72%
• 150 postos desnecessários, libertando 750 m²

Salas de reunião

• 80% das reuniões têm entre um e quatro participantes
• Redimensionar as salas sobredimensionadas libertou 405 m²

Circulação e zonas de apoio

• Circulação secundária reduzida de 20% para 18%, libertando 345 m²

Alinhamento cultural

Com a aposta numa cultura mais orientada para os resultados, o Taxonomy recomendou mais zonas de interação espontânea, menos salas formais sobredimensionadas e um melhor zonamento, o que o modelo traduz em:

• uma melhoria calculada de 7% no alinhamento com a produtividade
• uma melhoria calculada de 5% na pontuação de retenção, graças a uma melhor adequação cultural e comportamental

Estas conclusões foram obtidas sem análise da ocupação; acrescentá-la permitiria afinar a utilização real face à declarada e a configuração recomendada.

Recomendações

• Ficar no escritório atual.
• Reconfigurar: acrescentar salas pequenas e cabines de concentração, redimensionar as salas de reunião, reduzir a circulação, reconverter 350 postos.
• Manter o horário atual, de acordo com a preferência da liderança.

Resultados calculados

• Com base no cálculo, a empresa pode ficar.
• A pontuação do modelo para o alinhamento com a produtividade fica 7% mais alta com a configuração recomendada. Trata-se de um resultado do modelo, não de produtividade medida.
• A pontuação de retenção calculada fica 5% mais alta graças a um melhor alinhamento cultural. Também este é um resultado do modelo.
• O impacto nas deslocações mantém-se inalterado, uma vez que a localização e os horários não mudam.

Impacto financeiro

Ao ficar, o cálculo mostra que não são necessários mais 2000 m². A 600 USD por m², isto corresponde a um custo evitado de 1,2 milhões de USD por ano, a que se somam 1500 m² libertados internamente. Trata-se de um cálculo exemplificativo com base num custo assumido por m², e não de uma poupança efetiva.

O cálculo não inclui eventuais ganhos de produtividade e de retenção. A título ilustrativo: uma descida de 1% na rotatividade significa menos 13 colaboradores a substituir, o que corresponde ao valor de cenário de 780 000 USD (o que implica um custo de substituição de 60 000 USD por colaborador).