Espaço aberto ou trabalho baseado em atividades: o que funciona melhor no local de trabalho de hoje?

Há já algum tempo que o escritório em espaço aberto é aplicado no desenho dos locais de trabalho. Prometia colaboração, transparência e eficiência de custos. Mas, à medida que as organizações amadurecem as suas estratégias híbridas e os colaboradores exigem ambientes que apoiem verdadeiramente a forma como trabalham, a conversa mudou. Os líderes colocam agora uma pergunta mais matizada: o espaço aberto continua adequado ou o trabalho baseado em atividades (ABW) é o caminho mais inteligente?

Os estrategas do local de trabalho veem o mesmo padrão em todos os setores: os ambientes mais bem-sucedidos não se definem pela estética, mas pelo conhecimento do comportamento, pela clareza operacional e por uma estratégia de desenho alinhada com os padrões de trabalho reais e com os objetivos do negócio. Vamos então decompor os dois modelos e ver o que funciona de facto:

O que é, na realidade, um espaço aberto?

O espaço aberto é muitas vezes entendido, erradamente, como «uma grande sala com secretárias». Na realidade, deveria ser um ambiente de modo único, construído em torno da visibilidade e da proximidade partilhadas. Os seus pontos fortes são:

• Elevada densidade de postos
• Baixo custo de adaptação dos interiores
• Fácil reconfiguração
• Uma sensação de energia e movimento

Mas traz também desafios bem documentados:

• Ruído e distração
• Pouca privacidade
• Pouco apoio ao trabalho de concentração
• Uma experiência «igual para todos que não serve a ninguém»

Os espaços abertos funcionam melhor quando o próprio trabalho é colaborativo, rápido e interdependente: pense em equipas comerciais, estúdios criativos ou empresas em fase inicial.

O que é o trabalho baseado em atividades?

O trabalho baseado em atividades não é uma moda de mobiliário. É um modelo de funcionamento orientado pelo comportamento, que dá às pessoas a escolha de ambientes em função da tarefa em curso. Um ambiente ABW bem desenhado inclui normalmente:

• Salas de concentração
• Zonas de colaboração
• Espaços de projeto
• Pontos de encontro social
• Bibliotecas silenciosas
• Postos de passagem
• Salas de reunião preparadas para o trabalho híbrido

O objetivo é simples: adequar o ambiente à atividade.

Quando bem implementado, o ABW proporciona:

• Maior produtividade
• Mais autonomia para os colaboradores
• Ligações mais fortes entre equipas
• Uma utilização mais eficiente do espaço
• Um local de trabalho que se adapta à evolução da organização

Mas o ABW só tem êxito quando é apoiado por:

• Regras de comportamento claras
• Gestão da mudança
• Exemplo dado pela liderança
• Ferramentas digitais que permitam a mobilidade

Sem estes elementos, o ABW pode rapidamente tornar-se caótico, confuso e subutilizado.

Que modelo tem melhor desempenho?

A verdade é esta: nenhum dos modelos é «melhor» em todos os casos. A escolha certa depende da cultura, dos padrões de trabalho e dos objetivos estratégicos da sua organização.

A maioria das organizações de média e grande dimensão considera hoje o ABW mais alinhado com os padrões de trabalho atuais, sobretudo à medida que o modelo híbrido se torna a norma, mas funciona melhor quando há confiança e todos aderem.

O que vemos em organizações reais

Nos nossos projetos de estratégia de local de trabalho, surgem sistematicamente alguns temas:

1. O trabalho de concentração continua a ser a necessidade menos bem servida.

   Mesmo em culturas colaborativas, as pessoas precisam de ambientes silenciosos e controlados para produzir e para se ligarem virtualmente, sobretudo neste mundo híbrido.

2. O trabalho híbrido tornou obsoleto o «posto atribuído para todos».

   Os dados de utilização raramente justificam uma configuração tradicional em espaço aberto em que cada pessoa tem o seu lugar. Para o justificar, terá de se guiar por outras métricas que não o custo.

3. As pessoas valorizam a escolha, mas só quando é intuitiva.

   O ABW falha quando os espaços estão mal sinalizados, mal localizados ou mal geridos. As pessoas precisam também que lhes lembrem as regras, para evitar velhos hábitos.

4. A cultura determina o sucesso mais do que o mobiliário.

   As melhores estratégias de local de trabalho são desenhadas em conjunto com as equipas, apoiadas em dados reais e com significado, e não impostas.

Então… o que deve escolher?

Se está a desenhar um local de trabalho para hoje e para o futuro, esta é a perspetiva estratégica que recomendamos:

1. Comece pelos comportamentos, não pelas plantas.

   Perceba como as suas pessoas trabalham de facto e do que precisam para serem produtivas e se sentirem bem, e não como presume que trabalham.

2. Desenhe para a flexibilidade, não para as modas.

   O seu local de trabalho deve evoluir com a sua organização. Porquê esperar pelo fim do próximo contrato de arrendamento para fazer ajustes? Acompanhe as mudanças antes de o local de trabalho deixar de dar resposta.

3. Dê prioridade à segurança ergonómica e psicológica.

   As pessoas trabalham melhor quando sentem que controlam o seu ambiente e se sentem confortáveis.

4. Trate o modelo híbrido como regra, não como exceção.

   Os espaços têm de ser desenhados para uma colaboração fluida entre o digital e o físico. Mesmo que peça às pessoas que venham 5 dias por semana, a maior parte do nosso trabalho é online.

5. Meça, teste e afine.

   A estratégia de local de trabalho é um sistema vivo, não um projeto pontual. Mantenha-a relevante e continue a recolher dados.