Pour le secteur public et la santé
Chaque mètre carré est de l'argent public, et chaque mesure doit résister aux instances représentatives du personnel et à un appel d'offres.
Un ministère, une collectivité, un hôpital : le parc est vaste, les échéances de bail sont politiques, et le dossier justifiant tout changement doit être publié avec ses motifs. Dans le même temps, les façons les plus rapides de mesurer un bâtiment, caméras, journaux de badgeage, suivi individuel, sont précisément celles que les instances représentatives du personnel, un délégué à la protection des données et un journal n'accepteront pas. La méthode doit être défendable avant d'être précise.
Sur quoi vous êtes évalué, et ce que la preuve a à y voir
Un parc public ou un hôpital est tenu à trois exigences à la fois, et chacune est aujourd'hui satisfaite avec moins de preuves qu'un audit n'en demanderait ailleurs.
Le bon usage des deniers publics
Un regroupement, une cession ou un renouvellement doit montrer que les surfaces conservées sont celles qui sont utilisées. Une norme par ETP est une politique ; l'usage mesuré par activité est une preuve. Les auditeurs et les assemblées font de plus en plus la différence.
Des espaces au service de l'activité première
Dans un hôpital, les bureaux entrent en concurrence avec les surfaces cliniques ; dans un ministère, les étages des services d'études avec les guichets d'accueil. Quelles équipes ont besoin de quoi, et quand, décide où vont les mètres carrés, et un même arrangement convient rarement à un service de soins, à une consultation externe et à une équipe juridique.
Une décision qui peut être publiée
Les décisions publiques sont demandées, contestées et rapportées. Une mesure dont la méthode peut être nommée, dont la position sur la vie privée a été arrêtée avant le début et qui a été rapportée à un référentiel y résiste. Une estimation, non.
Ce que disent les autres tables
La direction de l'immobilier a une norme par poste et un schéma directeur. Les RH ont un cadre hybride et des instances représentatives à garder de leur côté. La finance a une campagne budgétaire. Le délégué à la protection des données a un droit de veto et est en général consulté en dernier. Quatre directions, et la mesure qui les servirait toutes est bloquée par celle qu'on a sollicitée trop tard.
L'ordre des opérations fait la différence. Quand la position sur la vie privée est arrêtée avec les instances représentatives dans le cadre du choix de la méthode, quand les instruments peuvent être vérifiés par quiconque le demande, et quand le résultat est restitué par équipe et par site et jamais par personne, le même jeu de données sert le schéma directeur, le cadre hybride et la campagne budgétaire, et le délégué à la protection des données l'a signé en premier, pas en dernier.
Comment cela se déroule, vu de votre siège
Une décision de parc avec une date politique
Une échéance de bail, un programme de regroupement, un business case de construction neuve ou un cadre hybride qui doit passer devant l'assemblée ou le conseil. La question est la même que dans toute organisation ; le degré d'examen, non.
Déterminer s'il y a vraiment lieu de changer quelque chose
Un scan rapide de l'usage actuel, avant qu'un programme ne soit commandé. Certains de ces projets ne devraient pas voir le jour, et dans un organisme public le découvrir tôt coûte moins cher, et s'explique bien plus facilement.
Choisir la méthode que les instances représentatives peuvent signer
Études d'observation, capteurs et wifi portent chacun une exposition différente au regard de la vie privée. La méthode est choisie par bâtiment, la position sur la vie privée arrêtée avec les instances représentatives et le délégué à la protection des données avant toute installation, et la spécification écrite en fonction de la méthode, ce sur quoi l'appel d'offres est aussi noté.
La passation, avec la justification de la méthode jointe
Quand la mesure passe par un marché public formel, c'est le choix de la méthode qui décide de la notation. Certification, entité contractante, hébergement et contrat de sous-traitance sont fournis sous forme de documents, sur demande et sous confidentialité, pour la réponse à l'appel d'offres.
La base de preuve, livrée
Occupancy donne l'usage mesuré, classé par activité et rapporté au référentiel. Dynamics donne ce que chaque équipe attend du lieu, sur des instruments publiés. Taxonomy traduit les deux en programme de besoins avec surface et coût par type d'espace et des scénarios que l'assemblée peut comparer.
Remesuré, et publié avec ses motifs
Douze mois plus tard, le parc est mesuré à nouveau par rapport à la référence et à l'objectif. C'est une évaluation post-occupation qu'un auditeur peut lire, et la preuve dont part le programme suivant.
Là où les produits touchent votre travail
Les mêmes six produits pour chaque fonction. Pour un parc public, trois portent le business case et trois le gardent défendable.
Occupancy
L'usage mesuré par activité, selon une méthode commandée par les pouvoirs publics en 1998 et appliquée depuis 2001, face à un référentiel de plus de soixante millions de points de données. Observation, capteurs ou wifi, choisis par bâtiment, la position sur la vie privée étant arrêtée d'abord.
Lire la suiteDéciderTaxonomy
Le programme de besoins qu'une assemblée, un conseil ou un service achats peut comparer : plus de quatre-vingt-dix types d'espaces avec surface et coût, ratios de partage modélisés, scénarios côte à côte. Le business case, c'est le cahier des charges.
Lire la suiteMesurerDynamics
Ce que chaque équipe attend du lieu, y compris les préférences cognitives et d'environnement qui décident si un collègue peut, ou non, travailler en open space, sur des instruments publiés, agrégé par équipe. C'est ainsi qu'un engagement d'inclusion devient un plan d'étage.
Lire la suiteDéciderBalance
Le cadre hybride testé sur la façon dont les services travaillent réellement, avant d'être annoncé. Là où une règle unique casse est visible par équipe, avec son effet sur la surface, le coût, les trajets et la fidélisation.
Lire la suiteMaintenirBooking
Postes, salles et réservé contre utilisé, sur l'environnement Microsoft ou Google que vous exploitez déjà. Le signal de demande entre deux mesures, pour que le prochain business case commence par un chiffre.
Lire la suiteMaintenirEntry Pass
Ce que chaque agent reçoit en retour : son propre guide d'environnement de travail, visible de personne d'autre. C'est la réponse à « qu'est-ce que le personnel y gagne » et la raison pour laquelle la deuxième mesure obtient des réponses.
Lire la suiteCe qui va dans l'annexe de l'appel d'offres
L'architecture est l'argument de conformité
L'agrégation d'abord est la façon dont la méthode est construite, pas un réglage. Aucun enregistrement comportemental individuel n'est créé, et le contrat de sous-traitance décrit ce que le produit fait réellement plutôt que ce qu'un modèle générique autorise.
La certification et l'entité contractante, expliquées
Le certificat ISO 27001 0202968 est détenu par Workplaced Technologies Ltd, via Intertek sous accréditation UKAS. Un organisme européen contracte avec Workplaced Technologies Europe B.V., KvK 95622462. Les appels d'offres demandent la certification de la partie contractante ; le périmètre de certification et le lien entre les deux entités sont fournis ensemble.
Hébergement, sous-traitants ultérieurs, questionnaires
Les données restent dans l'UE ; les sous-traitants ultérieurs sont listés dans le contrat de sous-traitance et toute modification est notifiée. Questionnaires de sécurité, AIPD et annexes d'appel d'offres vont directement à la personne qui détient la documentation : dites-le dans votre message et évitez l'aiguillage.
À lire avant la réunion
Mesurer sans surveiller les collaborateurs
La façon la plus simple de mesurer un lieu de travail est la plus sûre de le perdre. La position sur la vie privée, en entier.
Sécurité et conformité
Certification, entités, hébergement et contrat de sous-traitance, écrits pour la personne qui remplit le questionnaire.
Contrat de sous-traitance
Ce qui est traité, à quel niveau, par qui, et où.
D'où nous venons
Une entreprise fondée en 2023, sur une méthode commandée par le ministère des Affaires économiques en 1998.
Ce que les organismes publics et les hôpitaux demandent en premier
Quelle documentation de sécurité existe-t-il ?
Workplaced Technologies Ltd détient le certificat ISO 27001 n° 0202968, via Intertek sous accréditation UKAS.
Le certificat, la liste des sous-traitants, le contrat de sous-traitance type et la synthèse du test d'intrusion sont remis sur demande, sous confidentialité — avant contractualisation, et sans qu'une procédure d'achat soit en cours. Ils existent et sont à jour ; ils ne sont pas publiés en ligne. Demandez-les : vous les avez sous deux jours ouvrés.
Collectez-vous des données personnelles ?
Cela dépend du produit, et l'architecture restitue par conception des motifs plutôt que des personnes. Ce choix a été fait avant le premier capteur, pas ajouté après la question d'un comité social.
Produit par produit : Occupancy et Dynamics rapportent au niveau de l'équipe, du service et du site et ne créent aucun enregistrement comportemental individuel. Deux produits sont personnels par nature et le disent : Entry Pass montre à une personne son propre profil et à personne d'autre ; Booking montre aux collègues où quelqu'un a choisi de réserver un poste, car c'est à cela que sert une réservation.
Ce qui est traité, sur quelle base, qui peut le voir et combien de temps c'est conservé se fixe par projet avant la mise en œuvre, et par écrit.
Les données Wi-Fi sont-elles anonymes ?
Nous les disons agrégées, et c'est le mot honnête. Elles donnent l'utilisation par bâtiment, étage et zone et ne servent pas à observer une personne.
Jusqu'où cela va dépend du réseau, de la configuration et du contrat. La réponse pour votre bâtiment est dans votre contrat, pas sur cette page.
À qui appartiennent les données ?
Cela se règle dans le contrat entre vous, Workplaced et un éventuel partenaire, avec l'accès, les usages autorisés et la conservation. C'est une question contractuelle, et un site est le mauvais endroit pour y répondre en général.
Travaillez-vous à l'international ?
Oui, et la comparabilité est justement l'enjeu : douze bâtiments mesurés de douze façons donnent douze récits, une seule méthode donne un classement exploitable.
Langue, pratiques locales, dialogue social et exigences de confidentialité diffèrent d'un marché à l'autre, et le modèle de livraison s'y adapte.
Apportez le questionnaire, ou l'appel d'offres
Vingt minutes, ou les documents par retour. Nous vous dirons quelle méthode vos instances représentatives sont le plus susceptibles de signer, quelle est la position en matière de certification et d'hébergement pour votre entité contractante, et ce qu'il faut pour disposer d'une référence mesurée avant l'échéance du business case.