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Für das Facility Management

Stimmen Sie Services und Räume darauf ab, wie das Gebäude tatsächlich genutzt wird

Reinigung, Catering und Besprechungsräume werden oft für eine Belegung an fünf Tagen pro Woche vereinbart. Mit der Nutzung je Raum und je Stunde und mit gebucht neben genutzt sehen Sie, wo Nachfrage und Angebot auseinanderlaufen und wann die Spitzen liegen.

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Von Beschwerden zu Services, die der echten Nutzung folgen

Wo Sie stehen

Ein Dienstleistungsvertrag oder eine Etagenänderung steht an

  • Services für fünf volle Tage beauftragt
  • Spitzen, von denen Sie nur als Beschwerden hören
  • Räume gebucht und nicht genutzt

Wie die Lösungen zusammenwirken

  1. OccupancyAnalysierenNutzung je Raum und je Stunde, per Beobachtung, Sensoren oder WLAN, je Gebäude gewählt.
  2. BookingVerwaltenWas reserviert wurde; ergänzt um Occupancy gebucht neben genutzt und die No-Show-Quote je Raumtyp.
  3. DynamicsAnalysierenWarum eine Etage gemieden wird: was Teams an Akustik, Licht und Abgeschlossenheit brauchen, je Team.

Was möglich wird

Services und Räume, abgestimmt auf die Nutzung des Gebäudes

  • Reinigung, Catering und Räume nach Nachfrage und Spitzen bemessen
  • Nutzungszahlen, die Sie dem Dienstleister zeigen können
  • Ein Flächenproblem von einem Serviceproblem unterschieden

Zwölf Monate später das Gebäude mit seinem Ziel vergleichen und erneut messen.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Was Ihnen im Weg steht

  • Reinigung, Catering und Räume für fünf volle Tage beauftragt
  • Räume gebucht und nicht genutzt, und No-Shows, die Sie nicht sehen
  • Spitzen, von denen Sie nur als Beschwerden hören
  • Buchungstools, die niemand aktuell hält
  • Dienstleistungsverträge, nachverhandelt ohne Nutzungszahlen

Wann es aufkommt

  • Ein Dienstleistungsvertrag steht zur Verlängerung an
  • Beschwerden über volle Tage oder leere Etagen
  • Einführung geteilter Arbeitsplätze oder eines Buchungssystems
  • Eine Änderung der Bürotage oder der hybriden Regelung
  • Eine Etage wird eröffnet, geschlossen oder umgestaltet

Drei Ergebnisse für das Facility Management

Nutzung je Raum und je Stunde

Occupancy misst Spitze, Durchschnitt und Häufigkeit je Etage und Raumtyp und, bei Beobachtung, welche Tätigkeiten stattfinden. Das gibt Ihnen eine Grundlage für das Gespräch über Reinigungsintervalle, Cateringmengen und die Zahl der Besprechungsräume.

Gebucht neben genutzt

Booking zeigt, was reserviert wurde. Ergänzt um Occupancy-Messungen über eine Integration vergleichen Sie das mit dem, was tatsächlich genutzt wurde, und sehen die No-Show-Quote je Raumtyp.

Der Grund hinter einer gemiedenen Etage

Dynamics zeigt je Team, was es von der Fläche braucht, etwa Akustik, Licht und Abgeschlossenheit. So erkennen Sie, ob eine Etage ein Flächenproblem oder ein Serviceproblem hat.

Wie es abläuft, aus Ihrer Sicht

  1. Das Gebäude wird nach Beschwerden betrieben

    Eine Etage wird zurückgegeben, die Räume sind „immer voll“, oder ein Dienstleistungsvertrag steht zur Verlängerung an und das Volumen darin ist geschätzt. An diesem Punkt melden sich die meisten Facility Manager zum ersten Mal, meist mit einem Termin beim Dienstleister schon im Kalender.

  2. Prüfen, was schon bekannt ist

    Manche Gebäude wurden schon einmal gemessen. Wo es eine Ausgangsbasis gibt, wird der nächste Schritt daran bemessen statt geschätzt; wo es keine gibt, ist ein schneller Blick auf die aktuelle Nutzung der günstigste Weg zu einer.

  3. Die Methode je Gebäude wählen, nicht je Portfolio

    Beobachtung, Sensoren und WLAN wägen Genauigkeit gegen Kosten und Datenschutzrisiko jeweils anders ab. Die Methode wird für jedes Gebäude gewählt, die Datenschutzposition wird mit dem Betriebsrat vereinbart, bevor etwas installiert wird, und die Spezifikation folgt der Methode, nicht umgekehrt.

  4. Ein Raummodell statt vier Datenströme

    Signale aus Sensoren, WLAN, Buchungen und Kalendern werden gegen eine einzige Definition eines Raums abgeglichen. Genau hier scheitern Installationen mit mehreren Anbietern meist, und diesen Teil erledigen Ihr Technologiepartner und die Plattform gemeinsam.

  5. Das Gebäude nach der aktuellen Nachfrage betreiben

    Nutzung je Stunde, Häufigkeit der Spitzen, gebucht gegen genutzt, No-Show-Quote je Raumtyp, berichtet je Etage und je Team, nie je Person. Verträge, Raumangebot, Reinigungsintervalle und Etagenöffnungen folgen der Zahl, und es ist eine Zahl, die Sie dem Dienstleister zeigen können.

  6. Gegen den Business Case berichten und erneut messen

    Zwölf Monate später wird das Gebäude mit dem Ziel verglichen, für das es gemessen wurde. Ein gut gemessenes Gebäude ist das Argument für die nächsten elf und für den Vertrag, den Sie als Nächstes nachverhandeln.

Produkte, die zum Facility Management passen

Was andere Organisationen herausfanden

  • Technologieunternehmen mit 1.200 Beschäftigten

    Occupancy

    Ca. 1,2 Mio. $ jährliche Erweiterungskosten vermieden

    Belegen, dass der bestehende Arbeitsplatz genug Kapazität hatte

    Herausforderung
    Das Unternehmen bereitete die Anmietung zusätzlicher Büroflächen für künftiges Wachstum vor.
    Was wir herausfanden
    Die Auslastungsdaten zeigten, wie viel des bestehenden Arbeitsplatzes tatsächlich genutzt wurde, und machten genügend freie Kapazität für die geplante Belegschaft sichtbar.
    Wirkung
    Die Organisation verzichtete auf die geplante Erweiterung und sparte rund 1,2 Mio. $ pro Jahr an zusätzlichen Immobilienkosten.

  • Hybride Organisation mit 600 Beschäftigten

    Booking

    No-Shows von 18 % auf 10 % gesenkt · Auslastung auf 60 % gestiegen

    Aus Reservierungen eine bessere Flächenauslastung machen

    Herausforderung
    Arbeitsplätze und Besprechungsräume wurden häufig gebucht, aber nicht genutzt. Das verringerte die Verfügbarkeit und erschwerte die Abstimmung der Bürotage.
    Was wir getan haben
    Wir haben die Buchungsaktivität mit Sensor-, IoT- und Beobachtungsdaten aus Occupancy verbunden, um Reservierungen mit der tatsächlichen Flächennutzung zu vergleichen.
    Wirkung
    Die No-Shows sanken von 18 % auf 10 %, während die Auslastung von 52 % auf 60 % stieg. Damit wurden pro Woche rund 120 zusätzliche Buchungen möglich, ohne zusätzliche Fläche.

  • Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen mit 500 Beschäftigten

    Dynamics

    Fluktuation von 18 % auf 15 % gesenkt · ca. 900.000 $ potenzieller Jahreswert

    Verstehen, was die Fluktuation antrieb

    Herausforderung
    Die Fluktuation hatte 18 % erreicht, doch die Führung konnte nicht feststellen, ob Kultur, Arbeitsplatz oder hybrides Arbeiten die Mitarbeitenden zum Gehen bewegte.
    Was wir herausfanden
    Die Analyse deckte Probleme bei Autonomie, Komfort, Privatsphäre, hybrider Abstimmung, Besprechungsräumen und dem Erleben neuerer Mitarbeitender auf.
    Wirkung
    Die Behebung der Probleme mit der größten Wirkung senkte die Fluktuation auf 15 %, reduzierte die Wiederbesetzungskosten deutlich und verbesserte zugleich das Mitarbeitererlebnis.

Tiefer einsteigen

Besprechen Sie Ihr Gebäude

Ein Gespräch von 45 Minuten. Sie erhalten innerhalb eines Werktags eine Antwort und danach eine kurze schriftliche Zusammenfassung. Beschreiben Sie in Ihrer Anfrage das Gebäude, den Zeitraum und den Vertrag oder die Entscheidung, für die Sie Daten brauchen.

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