Für Facility Manager
Sie betreiben das Gebäude mit Verträgen, die auf eine Kopfzahl dimensioniert sind, die nicht mehr kommt.
Reinigung wird je Quadratmeter bepreist, Catering je Gedeck, Räume je Geschossfläche — alles vereinbart für ein Gebäude, das fünf Tage die Woche voll war. Jetzt liegt der Dienstag über der Kapazität, der Freitag ist ein Geisterhaus, und jede Beschwerde über „keine Räume“ kommt ohne Zahl. Sie sollen im selben Jahr Kosten senken und die Zufriedenheit heben, und die einzige Evidenz, die Sie haben, ist eine Ausweiszählung und ein Postfach.
Woran Sie gemessen werden, und was die Daten damit zu tun haben
Drei Dinge entscheiden das Jahr eines Facility Managers, und über jedes wird derzeit mit Anekdoten auf beiden Seiten gestritten.
Kosten je Quadratmeter, je Kopf, je Gedeck
Jeder Servicevertrag trägt ein angenommenes Volumen. Liegt die gemessene Nutzung ein Drittel darunter, steckt die Einsparung in der Nachverhandlung — und die Messung ist das, was den Anbieter sie akzeptieren lässt.
Zufriedenheit mit dem Arbeitsplatz
„Es gibt nie einen Raum“ und „der sechste Stock ist tot“ sind beide wahr und beide behebbar, aber nicht mit derselben Maßnahme. Gebucht gegen genutzt und Nutzung je Stunde sagen Ihnen, welches von beidem Sie haben.
Spitzen, und was Sie damit tun
Ein Gebäude, das auf seinen Dienstag dimensioniert ist, ist zu groß; eines, das auf seinen Freitag dimensioniert ist, ein Aufstand. Die Spitze, ihre Häufigkeit und welche Teams sie verursachen sind die Zahlen, die über Etagenschließungen, Ankertage und die ausreichende Zahl von Räumen entscheiden.
Was an den anderen Tischen gesagt wird
Die Immobilienseite will eine Etage zurückgeben. HR will Ankertage ankündigen. Finanzen will den Cateringvertrag kürzen. Jedes davon landet bei Ihnen als operatives Problem, und jedes wurde aus einer anderen Zahl entschieden — oder aus keiner. Sie sind es, der am Dienstag danach erfährt, ob das Gebäude es trägt.
Die Daten, mit denen das Gebäude betrieben wird, sind dieselben, aus denen diese drei Entscheidungen hätten getroffen werden müssen. Gemessene Nutzung je Fläche und je Stunde, gebucht gegen genutzt, und der Grund dahinter je Team. Wenn Sie sie haben, schlagen Sie die Etagenschließung selbst vor, mit einer Spitzenanalyse im Anhang, statt dass sie Ihnen auferlegt und angelastet wird.
Wie es abläuft, von Ihrem Platz aus
Das Gebäude wird nach Beschwerden betrieben
Eine Etage wird zurückgegeben, Räume sind „immer voll“, oder ein Servicevertrag steht zur Verlängerung an und das Volumen darin ist geraten. Die meisten Facility Manager rufen an diesem Punkt zum ersten Mal an, meist mit einem Anbietertermin bereits im Kalender.
Prüfen, was bereits bekannt ist
Manche Gebäude wurden schon gemessen. Wo eine Ausgangslage existiert, wird der nächste Schritt daran dimensioniert statt geraten; wo keine existiert, ist ein Quick Scan der aktuellen Nutzung der günstigste Weg zu einer.
Die Methode je Gebäude wählen, nicht je Portfolio
Beobachtung, Sensorik und WLAN wägen Genauigkeit unterschiedlich gegen Kosten und Datenschutzrisiko ab. Die Methode wird für jedes Gebäude gewählt, die Datenschutzposition mit dem Betriebsrat vereinbart, bevor etwas installiert wird, und die Spezifikation gegen die Methode geschrieben — nicht umgekehrt.
Ein Flächenmodell statt vier Datenströme
Sensor-, WLAN-, Buchungs- und Kalendersignale werden gegen eine Definition einer Fläche abgeglichen. Genau hier zerfallen Multi-Vendor-Installationen üblicherweise, und genau das erledigen Ihr Technologiepartner und die Plattform gemeinsam.
Das Gebäude nach laufendem Bedarf betreiben
Nutzung je Stunde, Spitzenhäufigkeit, gebucht gegen genutzt, No-Show-Rate je Raumtyp — berichtet je Etage und je Team, nie je Person. Verträge, Raumangebot, Reinigungsfrequenz und Etagenöffnungen folgen der Zahl, und die Zahl können Sie dem Anbieter zeigen.
Gegen den Business Case berichten, und erneut messen
Zwölf Monate später wird das Gebäude mit dem Ziel verglichen, für das es gemessen wurde. Ein gut gemessenes Gebäude ist das Argument für die nächsten elf — und für den Vertrag, den Sie als Nächstes nachverhandeln.
Wo die Produkte Ihre Arbeit berühren
Dieselben sechs Produkte, die jede Rolle sieht. Für das Facility Management betreiben zwei das Gebäude im Alltag, zwei dimensionieren es, und zwei erklären es.
Booking
Arbeitsplätze, Räume und die Lücke zwischen gebucht und genutzt. Die No-Show-Rate je Raumtyp ist die Antwort auf „wir brauchen mehr Räume“, und der tägliche Ein-Fragen-Pulse ist, wie Sie von der kalten Etage erfahren, bevor die Beschwerde es tut. Läuft auf Microsoft oder Google.
WeiterlesenMessenOccupancy
Nutzung je Fläche, je Stunde und je Aktivität, nach einer seit 2001 angewendeten Methodik. Spitze, Durchschnitt und Häufigkeit je Etage — die Zahlen, auf die Reinigung, Catering und Etagenschließungen dimensioniert werden sollten, und die, gegen die ein Anbieter nicht argumentieren kann.
WeiterlesenEntscheidenTaxonomy
Über neunzig Raumtypen, jeder mit Fläche, Abschließbarkeit und Ausstattung. Wenn der gemessene Mix zu viele Sechserräume und zu wenige Zweierräume zeigt, wird hier aus der Korrektur eine kalkulierte Änderung statt einer Anfrage.
WeiterlesenMessenDynamics
Warum eine Etage gemieden wird. Lärm, Licht, die Art der Arbeit eines Teams und was es vom Ort braucht — je Team, nie je Person. Es trennt ein Flächenproblem von einem Serviceproblem, bevor Sie Geld für das falsche ausgeben.
WeiterlesenEntscheidenBalance
Die Regelung von HR, mit ihrer Spitzenfolge im Anhang. Ankertage sind ebenso eine Facility-Entscheidung wie eine HR-Entscheidung; hier werden sie am Gebäude bepreist, bevor sie angekündigt werden.
WeiterlesenAktuell haltenEntry Pass
Was jede mitarbeitende Person zurückbekommt: welche Fläche zu welcher Aufgabe passt. Für Sie heißt das weniger Menschen auf der falschen Etage, die fragen, warum sie nicht funktioniert.
WeiterlesenWarum Anbieter, Betriebsrat und Geschäftsführung alle damit arbeiten können
Gemessen, nicht ausweisgezählt
Ein Ausweisscan sagt, dass jemand das Gebäude betreten hat. Er sagt nicht, welche Etage, welchen Raum oder wie lange. Nutzung je Fläche und je Stunde ist eine andere Messung, und auf sie sollte ein Servicevolumen dimensioniert werden.
Aggregation zuerst, von der Anlage her
Nutzung wird je Fläche, Etage und Team berichtet — nie je Person. Die Datenschutzposition ist Teil der Methodenwahl, vereinbart vor der Installation, und sie ist die Antwort auf die erste Frage, die ein Betriebsrat zu Sensoren stellt.
Eine Definition einer Fläche
Welcher Datenstrom auch immer — Sensor, WLAN, Kalender, Buchung — er wird gegen ein Flächenmodell abgeglichen. Ihre Berichte, die Rechnung Ihres Anbieters und der Plan der Immobilienseite beschreiben denselben Raum.
Vor der Sitzung lesen
Warum wirkt das Büro leer?
Die Auslastung kann gesund aussehen, während das Gebäude tot wirkt. Zwei verschiedene Messgrößen, zwei verschiedene Abhilfen.
Messen, ohne Menschen zu überwachen
Der einfachste Weg, einen Arbeitsplatz zu messen, ist der schnellste, ihn zu verlieren. Was Aggregation zuerst in der Praxis heißt.
No-Show-Rate
Was sie ist, wie sie gemessen wird, und warum sie meist die Antwort auf „wir brauchen mehr Räume“ ist.
Spitzenbelegung
Die Zahl, auf die ein Gebäude dimensioniert wird, und warum ihre Häufigkeit mehr zählt als ihre Höhe.
Was Facility Manager zuerst fragen
Was ist Booking?
Booking ist Arbeitsplatzbuchung für Schreibtische, Besprechungsräume und Parkplätze, mit Anbindung an die Kalender von Microsoft und Google und Apps für iOS und Android.
Es hat eine zweite Aufgabe: Jede Buchung ist ein Signal, also bleibt das Bedarfsbild unter der Strategie aktuell, statt an dem Tag zu altern, an dem eine Studie übergeben wird.
Lassen sich verschiedene Quellen kombinieren?
Oft ja, und meist ist das die stärkere Antwort: Eine Beobachtungsrunde stellt fest, was die Sensoren sehen, und die Buchungsdaten zeigen, was die Leute vorhatten.
Ob sie sauber zusammengehen, hängt von Granularität, Zeitraum und der Abgrenzung eines Raums je Quelle ab. Das prüfen wir im Scoping, statt es anzunehmen.
Lässt es sich an unsere Systeme anbinden?
Booking bindet an die Kalender von Microsoft und Google an. Darüber hinaus hängt es vom System, seinen Schnittstellen, Berechtigungen und der Datenqualität ab, und das bewerten wir im Scoping.
Wir veröffentlichen keine Integrationsliste, für die wir nicht einstehen können.
Begleitete oder eigene Belegungsstudie?
Bei einer begleiteten Studie gestalten und koordinieren wir sie durchgängig: Grundrisse vorbereiten, die Messrunden, Qualitätssicherung, Analyse und Bericht.
Bei einer eigenen Studie führt Ihr Team die Runden mit unserer Methode und unseren Werkzeugen. Das kostet weniger und skaliert: zwölf Gebäude zu messen kostet nicht das Zwölffache eines Gebäudes. Was passt, hängt von interner Kapazität ab und davon, wie oft Sie wiederholen wollen.
Bei einer begleiteten Studie stellt Workplaced die Menschen für die Messrunden selbst; bei einer eigenen Studie führt ein Partner oder Ihr eigenes Team sie mit eigenen Leuten durch.
Sagt Belegung etwas über Produktivität?
Nein. Belegung sagt, ob eine Fläche in einem Moment genutzt wurde. Sie kann nicht sagen, ob die Arbeit gelungen ist.
Ein Schreibtisch mit einer Tasche darauf ist belegt und trägt nichts. Genau dafür gibt es die Tätigkeitsklassifikation, und deshalb reist die Belegungszahl gemeinsam mit Belegen über die Menschen statt allein.
Bringen Sie den Vertrag mit, der zur Verlängerung ansteht
Zwanzig Minuten. Wir sagen Ihnen, welche Methode zum Gebäude passt, ob bereits eine Ausgangslage existiert, wie lange es dauert, vor dem Anbietertermin ein gemessenes Volumen zu haben, und was die Studie im Verhältnis zum Vertrag kostet, den sie informiert.