Fragen zu Workplaced, beantwortet

Workplaced ist eine Plattform für Workplace Decision Intelligence. Sie führt Daten über Menschen und Daten über Orte in einem Modell zusammen, damit eine Organisation die Arbeitsplatzstrategie erarbeiten kann, die zu ihren Geschäftszielen und ihrer Kultur passt. Diese Strategie kann dem folgen, was Mitarbeitende als Bedarf angeben, oder dort, wo noch keine Mitarbeiterdaten vorliegen, von den eigenen Annahmen des Unternehmens ausgehen.

Fünf Lösungen decken den Weg auf einem Datenmodell ab: Dynamics und Occupancy analysieren Arbeitsplatzerleben und Flächennutzung, Balance und Taxonomy konfigurieren hybride Arbeitspläne und Flächenbudgets, und Booking verwaltet die Reservierungen im Alltag. Darunter liegt das Work Information Modelling (WIM), ein digitales Modell dessen, wie Arbeit über Menschen und Orte hinweg tatsächlich stattfindet. Es geht weiter als ein Grundriss oder ein Arbeitsplan: Psychometrie, Kultur, Tätigkeiten, Fläche, Zeit und Standort liegen in einem Modell. Deshalb können Sie Szenarien vergleichen und abschätzen, was eine Entscheidung für die Immobilienkosten bedeutet, bevor Sie sich festlegen, und ebenso, was sie für Produktivität, Mitarbeiterbindung und Nachhaltigkeit bedeutet.

Fünf, in drei Schritten. Analysieren: Dynamics betrachtet das Arbeitsplatzerleben, und Occupancy misst, wie Flächen genutzt werden. Konfigurieren: Balance legt hybride Arbeitspläne fest, und Taxonomy plant die Fläche. Verwalten: Booking organisiert Reservierungen und Bürotage.

Passport, der persönliche Arbeitsplatzleitfaden für Mitarbeitende, gehört zu Dynamics. Es ist keine sechste Lösung und wird nicht einzeln verkauft.

Auf Kundenseite die Teams für Corporate Real Estate, Arbeitsplatz, Facility Management, HR, Strategie, Finanzen und IT von Unternehmen, Behörden und Hochschulen. Kurz: wer die Entscheidung über den Arbeitsplatz trägt.

Partner setzen es in ihren eigenen Mandaten ein. Place Experts sind Arbeitsplatzberater, Gestalter, Architekten und Immobilienberater. People Experts sind HR-Berater, Organisationspsychologen und Berater für Mitarbeitererlebnis. Technology Experts sind Systemintegratoren sowie Anbieter von PropTech oder HR-Tech.

Es gibt zwei Wege. Sie können eine Lösung für einen bestimmten Bedarf lizenzieren, oder mehrere kombinieren, sodass sie ein Datenmodell teilen und sich gegenseitig speisen, mit Analyse, Konfiguration und täglicher Verwaltung als ein verbundener Entscheidungsrahmen. Passport ist die Ausnahme: Es gehört zu Dynamics und wird nicht einzeln verkauft.

Sie zahlen für das, was genutzt wird: Mitarbeitende, die ihr Arbeitsplatzprofil abschließen, oder die Elemente, die Sie mit Occupancy Observations messen. Die Tarife sinken stufenweise mit wachsender Nutzung und werden jährlich im Voraus abgerechnet. Installationen von Occupancy mit WLAN und Sensoren werden auf Anfrage bepreist. Die aktuellen Tarife stehen auf der Preisseite.

Ja. Jede Lösung kann einzeln lizenziert oder auf derselben Plattform und demselben Datenmodell mit den anderen verbunden werden. Passport ist die einzige Ausnahme, weil es zu Dynamics gehört.

Ja. Verbundene Lösungen nutzen die Daten der anderen und geben ihre Erkenntnisse weiter. Sie erheben dieselben Daten einmal, und jede Entscheidung greift auf mehr davon zurück.

Software, und wir bringen sie in Betrieb. Workplaced liefert die Plattform und übernimmt die Aktivierung, also Ihre Umgebung konfiguriert und lauffähig, als eigene Position neben dem Abonnement. Dafür zu sorgen, dass sie in der Organisation genutzt wird, ist Aufgabe des Partners, denn eine Plattform, die gekauft und nie angenommen wird, ist für beide Seiten ein Problem.

Beratung, Interpretation, das Nutzerbedarfsprogramm, der Ausbau und das Veränderungsprogramm sind ebenfalls Aufgabe des Partners. Bei Occupancy hängt es vom Liefermodell ab. Bei Self-managed führen Ihr eigenes Team oder ein Partner die Beobachtungsrunden durch; bei Managed übernimmt das Workplaced.

HR verantwortet Kultur und Inklusion, und auch Mitarbeiterbindung und Produktivität stehen auf seiner Liste, doch oft sitzt HR nicht mit am Tisch, wenn über Arbeitsweisen und das Büro entschieden wird. Diese Entscheidungen prägen genau das, woran HR gemessen wird, umso mehr seit Corona und seit wir mehr über Neurodiversität wissen.

Der Arbeitsplatz war nie ein klassisches HR-Thema, während HR zunehmend dafür verantwortlich ist. Das hinterlässt Lücken bei Daten, bei der strategischen Abstimmung und bei Systemen und Wissen in der HR-Funktion. Dynamics (Analysieren) und Balance (Konfigurieren) sind da, um sie zu schließen.

Arbeitsplatzstrategie ist der strukturierte Weg, wie Menschen arbeiten, wo sie arbeiten und wie der Arbeitsplatz gestaltet ist, mit dem in Einklang zu bringen, was die Organisation erreichen will.

Sie verbindet Mitarbeitererlebnis, Kultur, hybrides Modell und das physische Büro mit Ergebnissen, die das Unternehmen ohnehin zählt, etwa Produktivität und Mitarbeiterbindung oder Kosten und Nachhaltigkeit. Richtig gemacht, behandelt sie den Arbeitsplatz als etwas, das die Unternehmensleistung antreibt, statt als feste Position in der Bilanz.

Hybrides und flexibles Arbeiten hat das Büro zu einem komplizierten System gemacht. Es beeinflusst jetzt gleichzeitig Zusammenarbeit, Kultur, Arbeitgebermarke, Nachhaltigkeit und Kosten.

Eine Entscheidung über Fläche, Arbeitspläne oder Regelungen wirkt direkt auf die Geschäftsergebnisse. Deshalb müssen sich HR, Immobilien und Finanzen einigen, und das verlangt mehr Struktur und bessere Daten, als die klassische Arbeitsplatzplanung je gebraucht hat.

Früher fand Arbeit an einem Ort statt. Heute kann sie überall stattfinden, und das Büro ist zu einem Teil eines größeren Geflechts von Orten geworden, die die Organisation tragen.

Büros wurden früher nach festen Arbeitsplätzen, Hierarchie und einer Standardfläche je Person geplant. Heute müssen sie viele unterschiedliche Tätigkeiten unterstützen, Teams, die über Standorte und das Zuhause verteilt sind, und ein Erlebnis bieten, für das sich das Kommen lohnt. Außerdem sollen sie zu Produktivität, Mitarbeiterbindung, Marke, Datensicherheit und ESG-Zielen beitragen.

Entscheidungen über den Arbeitsplatz sind also schwieriger geworden, und sie reichen über Abteilungen hinweg. Sie funktionieren nur, wenn die Bedürfnisse der Menschen, die Gestaltung der Fläche und die Regelung zusammenpassen, was isolierte Entscheidungen oder Entscheidungen aus dem Bauch heraus selten erreichen.

Ein Weg, Entscheidungen über den Arbeitsplatz mit verbundenen Daten und Szenariomodellierung zu treffen. Was Sie über Menschen wissen, wie Flächen genutzt werden und welche Regelungsoptionen zur Wahl stehen, kommt in einem Rahmen zusammen.

Führungskräfte können dann Optionen nebeneinanderstellen, die Zielkonflikte sehen und sich ein Bild von der wahrscheinlichen Wirkung machen, bevor etwas umgesetzt wird.

Klassische Planung und Analytik liefern meist getrennte Studien, Benchmarks oder Berichte über das, was bereits geschehen ist.

Decision Intelligence verbindet Daten zu Menschen, Ort und Regelung, sodass Sie Szenarien vergleichen und ihre Wirkung abschätzen können. Analytik beschreibt, was geschieht. Decision Intelligence hilft Ihnen zu entscheiden, was als Nächstes zu tun ist, und zeigt, warum.

Workplaced enthält Analytik, aber sie ist Mittel zum Zweck. Der Zweck ist eine Entscheidung darüber, wie viel Fläche, welche hybride Regelung, welches Layout und zu welchen Kosten, getroffen auf einer gemeinsamen Zahlenbasis, mit der HR und Immobilien beide arbeiten.

Weil die Entscheidung auf vier Bereiche verteilt ist, die selten miteinander sprechen: Arbeitsplatzverwaltung, Analyse des Arbeitsplatzerlebens, Konfiguration des Arbeitsplatzes und Auslastungsanalyse. Jeder hat meist sein eigenes System und seinen eigenen Verantwortlichen.

Was fehlt, ist die Ebene, die sie verbindet, und genau dafür ist Workplace Decision Intelligence da. Erst wenn alle vier in dieselbe Entscheidung einfließen, kann eine Organisation richtig entscheiden und das meiste aus ihrem Arbeitsplatz herausholen.

Die meisten Arbeitsplatz-Tools lösen ein Teilstück des Problems: hier ein Buchungssystem, dort ein Sensor-Datenstrom oder eine Engagement-Umfrage. Ein Teilstück für sich zu verbessern, bringt oft ein anderes aus dem Gleichgewicht.

Workplaced wurde gebaut, um diese Lücke zu schließen. Es verbindet Arbeitsplatzverwaltung, Erleben, Konfiguration und Auslastung in einem Entscheidungsrahmen, von der ersten Analyse bis zur täglichen Nutzung. Statt Menschen, Fläche und Betrieb getrennt zu betrachten, sehen Sie, was zu ändern ist und was jede Option voraussichtlich bewirkt. So wird aus einer Arbeitsplatzstrategie ein messbares Geschäftsergebnis.

Wenn das, was Mitarbeitende brauchen, wie die Fläche gestaltet ist und was die Organisation erwartet, in verschiedene Richtungen zieht, sind verlorene Produktivität, nachlassendes Engagement und ungenutzte Fläche die übliche Folge.

Wenn sie zusammenpassen, verstärken sich Entscheidungen über den Arbeitsplatz gegenseitig. Sie passen zu der Art, wie tatsächlich gearbeitet wird, und bringen die Organisation trotzdem ihren Zielen näher.

Strategische. Das hybride Modell festlegen und was im Büro erwartet wird. Ein Büroportfolio planen, anpassen oder konsolidieren. Die Gestaltung der Arbeitsfläche auf die Arbeit abstimmen, die Menschen tatsächlich tun. Einen Umzug oder die Wahl eines neuen Standorts abwägen. Mitarbeitererlebnis gegen Kosten und Nachhaltigkeit ausbalancieren.

Sie ist für kontinuierliche Verbesserung gebaut, nicht für ein einmaliges Projekt. Mit verbundenen Daten und Szenarien an einem Ort können Sie eine Entscheidung wieder aufgreifen, eine künftige Änderung testen, bevor Sie sie umsetzen, und die Strategie anpassen, wenn sich das Geschäft verändert. Eine erneute Messung mit derselben Methode zeigt, ob die letzte Entscheidung funktioniert hat.

Mindestens die Führung, HR und das Immobilien- oder Facility-Team. Jede dieser Gruppen sieht einen anderen Teil des Problems, und eine Entscheidung über Fläche, Arbeitspläne oder Regelungen betrifft sie alle.

Ein gemeinsamer Entscheidungsrahmen gibt ihnen dieselben Daten, Szenarien und Ergebnisse zur Diskussion. Das nimmt Reibung aus dem Prozess und führt alle schneller zu einer Entscheidung, hinter der sie stehen können.

Diejenigen, die bei Entscheidungen über den Arbeitsplatz immer wieder aufkommen.

Zu Menschen und Ort zusammen: Wie beeinflussen unser Büro und unsere hybride Regelung Produktivität und Engagement? Wie bringen wir die Beteiligten bei Entscheidungen über den Arbeitsplatz zur Einigung? Wie gewinnen wir Mitarbeitende dafür, sich zu ihrem Arbeitsplatzerleben einzubringen? Können wir Bürofläche reduzieren, um ein finanzielles Ziel zu erreichen, ohne der Produktivität zu schaden? Wie planen wir eine neue Fläche rund um Kulturziele, die Produktivität und Bindung stützen? Passt unsere aktuelle Fläche zu dem, was Menschen brauchen? Sollen wir in diesem Büro bleiben oder umziehen?

Zu Menschen: Welche Probleme im Büro sollten wir zuerst verbessern? Wie messen und berichten wir pendelbedingte CO2-Emissionen für ESG? Wie schneidet unser Arbeitsplatzerleben im Vergleich zu anderen Organisationen ab?

Zum Ort: Wie planen wir Büros, die helfen, Nachhaltigkeitsziele zu erreichen? Welche Ausstattung braucht das Raumprogramm? Wie planen wir ein Büroportfolio für Teams in mehreren Ländern?

Jede dieser Fragen braucht ihre eigene Kombination von Messungen statt eines einzelnen Produkts, deshalb beginnen wir bei der Frage.

Ja. Büro- und Hybridregelungen prägen, wie viel Autonomie Menschen haben, wie sie zusammenarbeiten und wie gut ihr Arbeitstag läuft, und das gehört zu den Gründen, warum Menschen bleiben oder gehen.

In einem Kundenfall von Workplaced nutzte ein Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen mit 500 Beschäftigten und 18 % jährlicher Fluktuation Dynamics, um herauszufinden, wo Erwartungen, Flächengestaltung und hybride Muster nicht zusammenpassten. Der Fall rechnet dann ein Szenario durch: Sänke die Fluktuation von 18 % auf 15 %, wären das 15 Abgänge weniger pro Jahr und rund 2 Mio. $ an Wiederbesetzungskosten, noch vor jedem Produktivitätsgewinn. Es ist ein berechnetes Szenario, und der Fall zeigt nicht, dass die Fluktuation tatsächlich gesunken ist.

Ja. Mit tatsächlichem Flächenbedarf, Arbeitsmustern und Mitarbeitererlebnis nebeneinander können Sie prüfen, ob ein Umzug wirklich nötig ist.

Oft ist er es nicht. Hybride Muster anzupassen und die vorhandene Fläche umzugestalten, kann den Geschäftsbedarf zu geringeren Kosten und mit weniger Störung decken. In einem Fall mit 1.200 Beschäftigten ging die Führung von einem Bedarf von 13.500 m² aus; die Analyse ergab 10.000 m², weniger als die 11.500 m², die das Unternehmen bereits hatte.

Indem es Entscheidungen über den Arbeitsplatz mit Ergebnissen verknüpft, die sich zählen lassen: Kosten, Produktivität, Mitarbeiterbindung, Förderung der Arbeit, Nachhaltigkeit und Arbeitsplatzwert.

In der Praxis heißt das: Entscheidungen auf Belegen, Szenarioplanung mit hinterlegten Kennzahlen und ein klarer Business Case für jede Änderung. Weil vorher und nachher dieselbe Methode verwendet wird, sehen Sie auch, was sich verändert hat: ob Geisterbuchungen zurückgegangen sind, ob hybride Arbeitspläne besser passen, ob Räume zu den Tätigkeiten darin passen. Diese Ergebnisse versprechen wir nicht im Voraus. Die Messung zeigt, ob sie eingetreten sind.

In der Reihenfolge, in der die Arbeit anfällt: Analysieren, Konfigurieren, Verwalten.

Analysieren zeigt, wie Menschen arbeiten und wie Flächen genutzt werden, mit Dynamics für die Menschen und Occupancy für die Fläche. Konfigurieren entscheidet, was sich ändern soll. In Balance legen HR und Führung die gewünschte hybride Regelung fest, simulieren sie und vergleichen ihre Wirkung auf Produktivität und Bindung; Taxonomy übersetzt diese Wahl in die Arbeitsbereiche, die ein Büro braucht. Verwalten ist Booking, das die Entscheidung in den Alltag trägt. Passport, der persönliche Arbeitsplatzleitfaden für Mitarbeitende, ist Teil von Dynamics.

Balance kann mit Arbeitsplatzprofilen, Personas oder Annahmen arbeiten. Mit Dynamics-Daten als Grundlage bauen die Schritte aufeinander auf, und HR und Immobilien arbeiten am Ende mit denselben Zahlen.

Ja, mit Ausnahme von Passport. Dynamics, Occupancy, Balance, Taxonomy und Booking sind jeweils einzeln erhältlich oder lassen sich kombinieren, wenn die Entscheidung es verlangt. Booking braucht nichts weiter, und Balance und Taxonomy können vor jeder Messung mit Personas oder Annahmen beginnen. Passport gehört ohne Aufpreis zu Dynamics und wird nicht einzeln verkauft.

Verbunden ergänzen sie sich. Was Dynamics darüber lernt, wie Menschen arbeiten, fließt in den Regelungsvergleich in Balance und das Raumprogramm in Taxonomy, und die Zahlen zu gebucht gegen genutzt aus Booking gelangen über eine Integration zu Occupancy. Den Preis jeder Lösung finden Sie auf der Preisseite.

Das nennen wir Place Strategy: Dynamics, Occupancy, Balance, Taxonomy und Booking auf einem Datenmodell. Es ist ein Ansatz, kein eigener Plan und kein Paket.

Zusammen zeigen sie die Leistung von Menschen und Ort in einer Ansicht, und die Präsenz wird gegen Nachfrage und Angebot modelliert. Die hybride Strategie beruht auf Belegen und der Flächenplan auf dem, was die Belegschaft tatsächlich braucht. Die Lösungen prüfen gegenseitig ihre Zahlen, Empfehlungen entstehen automatisch, und der Ertrag einer Änderung lässt sich beziffern.

Für Organisationen, die einen verbundenen Strategiemotor wollen statt einer Reihe getrennter Tools. Ist Ihre Frage eng gefasst, reicht vielleicht eine Lösung; berührt sie Menschen, Fläche und Regelung zugleich, erspart Ihnen das verbundene Modell den Abgleich dreier Zahlenwerke.

Nein, und die meisten sehen das meiste nie. Dynamics bittet sie, einmal ein Arbeitsplatzprofil auszufüllen. Occupancy bezieht sie überhaupt nicht ein. Balance und Taxonomy sind für die Teams, die die Entscheidung treffen.

Booking und Passport sind die beiden, die Mitarbeitende tatsächlich nutzen.

Dynamics ist die Lösung für das Arbeitsplatzerleben: die Personenseite von Analysieren, neben Occupancy für die Fläche, und meist der Einstieg für HR. Jede beschäftigte Person füllt ein Arbeitsplatzprofil aus. Zusammen zeigen die Profile, wie Menschen arbeiten (wo, wann, mit wem und woran), was ihnen hilft und was im Weg steht, und wie gut der Arbeitsplatz zu ihnen passt.

Ergebnisse werden je Gruppe berichtet, mit Benchmarks, Trends und Vergleichen zwischen Datensätzen. Dynamics sagt Ihnen, warum eine Etage leer ist, nicht nur, dass sie es ist. Mitarbeitende, die teilnehmen, erhalten im Gegenzug ihren Passport.

Zwischen 2 und 20 Minuten. Das hängt vom Anwendungsfall ab und davon, wie stark Sie es auf die Organisation zuschneiden: Das Profil kann kurz, mittel oder umfassend sein.

Acht Bereiche: wie der Arbeitsplatz Produktivität und Bindung ermöglicht, Stimmung, eine Bürodiagnose, kulturelle Passung, Auswirkungen des Pendelns, was Remote-Arbeit antreibt, Tätigkeitsmuster und Netzwerke der Zusammenarbeit.

Sie werden über Tätigkeiten hinweg gemessen, statt in einem einzigen Zufriedenheitswert zusammengefasst zu werden.

Streng genommen nicht, und das sagen wir lieber offen. Dynamics speichert die Antworten jeder teilnehmenden Person, weil Passport dieser Person ihr eigenes Profil zurückgibt. Die Organisation sieht Ergebnisse nur aggregiert, auf Ebene von Team, Abteilung oder Standort, und jeder Bericht, jeder Filter und jede Kreuzauswertung mit weniger als fünf Beschäftigten wird zurückgehalten. Administratoren sehen, wer das Profil ausgefüllt hat, nicht, was jemand geantwortet hat.

Alles auf der Ebene einer einzelnen Person braucht die Einwilligung dieser Person. Dynamics misst den Arbeitsplatz, nicht die Menschen.

Weil sie etwas zurückbekommen. Jede Person, die ein Arbeitsplatzprofil ausfüllt, erhält ihren Passport. Sie kann per Klick, Sprache oder Text antworten, in ihrer eigenen Sprache, in nur 2 Minuten.

Behalten Sie sie. Eine Engagement-Umfrage sagt Ihnen, wie sich Menschen fühlen. Dynamics verbindet das mit dem Arbeitsplatz und mit Produktivität und Bindung und zeigt, was zu ändern ist.

Ja. Sie wählen die Bausteine, die Länge, das Format, die Sprache und welche persönlichen Angaben erhoben werden.

KI schreibt die Berichte. Die Befunde und Empfehlungen stammen aus veröffentlichten Modellen (den 7Ps-Prinzipien, dem Competing Values Framework und den Big Five) und aus dem Benchmark der Antworten anderer Organisationen.

Ja. Dynamics liefert die Personendaten für Balance und Taxonomy und hilft, Occupancy und Booking mit dem abzugleichen, was Mitarbeitende angeben. Wenn die Lösungen zusammenlaufen, macht es auch die Szenariomodellierung präziser.

Passport ist der persönliche Arbeitsplatzleitfaden für Mitarbeitende, ohne Aufpreis in Dynamics enthalten. Er verbindet, wie jemand arbeitet, mit den Big Five und den eigenen Präferenzen zu Lärm, Licht und Abgeschlossenheit und gibt daraus persönliche Tipps, welcher Raum zu welcher Aufgabe passt. Er ist kein Zutrittsausweis.

Nur die Person selbst sieht ihn; eine Ansicht für Führungskräfte gibt es nicht. Er hilft jeder Person, für sich selbst herauszufinden, was ihr guttut, für ihr Wohlbefinden und ihre Produktivität, und er ist das, was sie für ihre Teilnahme zurückbekommt. Diese Gegenleistung ist unsere Antwort auf Befragungsmüdigkeit.

Nein. Passport ist ein persönlicher Arbeitsplatzleitfaden und hat mit Zutrittskontrolle, Besuchermanagement oder einem Türausweis nichts zu tun.

Gebäudezutritt ist ein anderes System, und keines, das wir verkaufen.

Occupancy misst die Flächenauslastung: wann Arbeitsplätze, Besprechungsräume und andere Flächen genutzt werden, und für welche Art von Tätigkeit. Der zweite Teil ist genau das, was eine einfache Zählung von belegt oder leer übersieht. Es nutzt eine von drei Methoden: Beobachtungsstudien, Sensoren beliebiger Hardwarehersteller oder WLAN-Triangulation auf beliebigen Netzwerksystemen.

Die Ergebnisse erscheinen auf Ihren eigenen Grundrissen als Heatmaps, Auslastungszahlen, Tätigkeiten je Raumtyp und Kapazität im Vergleich zur Nachfrage. Alles wird mit einer Methode berichtet, sodass sich dieses Jahr mit dem nächsten vergleichen lässt. Die Methode wurde 1998 für das niederländische Wirtschaftsministerium entwickelt und seitdem in echten Gebäuden erprobt.

Spitzen- und Durchschnittsauslastung, wie Arbeitsplätze und Räume genutzt werden, Präsenzmuster über die Woche, belegte, aber leer gelassene Plätze, Geisterarbeitsplätze und ob die Größe jedes Raums zur Nachfrage passt. Die Ergebnisse erscheinen als Heatmaps auf Ihren Grundrissen und lassen sich über ein ganzes Portfolio zusammenfassen.

Ja, und viele Organisationen tun das. Eine Beobachtungsrunde bestätigt, was die Sensoren erfassen, WLAN deckt Gebäude ohne Sensoren ab, und die Buchungsdaten zeigen, was Menschen vorhatten.

Ob sich Quellen sauber verbinden lassen, hängt von Granularität, Messzeitraum und davon ab, wie jede Quelle einen Raum definiert. Das prüfen wir bei der Abgrenzung des Projekts, statt es vorauszusetzen.

Mit Dynamics wird die gemessene Nutzung dem gegenübergestellt, was Mitarbeitende darüber angeben, wo sie arbeiten und was sie dort tun. Das gibt dem Flächenplan und der hybriden Regelung eine festere Grundlage. Mit Booking zeigt die Analyse die tatsächliche Nachfrage neben Geisterbuchungen und Buchungsverlusten.

Die Methode ist dieselbe. Unterschiedlich ist, wer die Beobachtenden steuert, die Grundrisslayouts festlegt und die Berichte auswertet.

Self-managed: Ihr Team oder ein Partner übernimmt alle drei Aufgaben in der App, nachdem Workplaced die Plattform gegen eine einmalige Aktivierungsgebühr (auch Servicegebühr genannt) in Betrieb genommen hat. Managed by Workplaced: Workplaced übernimmt alle drei Aufgaben und liefert den Bericht.

Nur bei Self-managed, wo Ihr eigenes Team oder ein Partner die Runden geht. Bei Managed führt Workplaced auch die Messrunden durch.

Sie beantworten unterschiedliche Fragen. Sensoren liefern fortlaufende Messwerte für jeden Raum, in dem sie installiert sind. WLAN-Analysen ermitteln die Auslastung aus aggregierter Netzwerkaktivität und zeigen Muster je Gebäude, Etage und Zone, ohne dass etwas installiert werden muss.

WLAN-Analysen gehen von Gerätesignalen aus, die als personenbezogene Daten gelten. Sie erfordern deshalb in der Regel eine Datenschutz-Folgenabschätzung und die Zustimmung des Betriebsrats. Berichte bleiben auf Ebene von Gebäude, Etage oder Zone und zeigen keine Einzelpersonen; wie das System des Partners mit Gerätekennungen umgeht, wird in der Vereinbarung für Ihr Gebäude festgelegt.

Externe Partner liefern die Hardware und die WLAN-Infrastruktur und übernehmen stets die Installation. Die Sensoren verwalten Workplaced oder die Partner.

Nein. Die Auslastung sagt, ob ein Raum zu einem bestimmten Zeitpunkt genutzt wurde. Sie kann nicht sagen, ob die Arbeit gut lief.

Ein Schreibtisch mit einer Tasche darauf ist belegt und unterstützt nichts. Beobachtungsstudien erfassen auch Tätigkeiten, und Dynamics zeigt, wie Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz erleben, sodass eine Auslastungszahl immer neben Belegen über die Menschen gelesen wird.

Die Seite des Arbeitsplatzes messen wir direkt; den Rest erfahren wir durch Fragen. Occupancy beschreibt, wie das Gebäude genutzt wird. Dynamics ermittelt Muster, Präferenzen und wo Menschen arbeiten, wenn sie nicht im Büro sind.

Wer ein Arbeitsmodell allein nach Gebäudedaten beurteilt, sieht nur die Hälfte des Bildes.

Beginnen Sie bei der Entscheidung. Eine Mietvertragsentscheidung für ein Gebäude verlangt eine kurze Beobachtungsstudie. Fortlaufende Messung über ein Portfolio spricht für Sensoren oder WLAN. Ein Raumprogramm, das in das Nutzerbedarfsprogramm einfließt, muss die Tätigkeiten kennen, und die erfassen Beobachtungsstudien.

Budget, die bereits vorhandene Infrastruktur und das, was Ihr Betriebsrat akzeptiert, grenzen die Wahl meist weiter ein.

In Balance legen Sie die Regelung für hybrides Arbeiten fest und vergleichen, wie sich verschiedene Optionen voraussichtlich auf Produktivität und Bindung auswirken. Es geht von den strategischen Zielen und der Kultur der Organisation aus und zeigt, wie Arbeitsplatz und hybride Arbeitsweisen diese Kultur unterstützen können, einschließlich der Frage, wie viel Bürozeit zu jedem Team passt.

HR und Führung erstellen und vergleichen so viele Regelungsszenarien, wie sie brauchen. Mobilitätsprofile (ortsgebunden, hybrid, remote) und Empfehlungen je Person, Team, Abteilung und Standort zeigen, wer was braucht; alles je Person wird nur mit Einwilligung dieser Person angezeigt. Das wichtigste Ergebnis ist das Fluktuationsrisiko: wo Kultur und neue Arbeitsweisen nicht zusammenpassen und wer am stärksten betroffen wäre. Die Ergebnisse sind berechnet, nicht garantiert.

Balance unterstützt die Entscheidung, trifft sie aber nicht. Die Regelung, die Beteiligung und die Bekanntgabe bleiben Sache der Führung.

Angaben der Mitarbeitenden aus den Arbeitsplatzprofilen in Dynamics, wenn Balance zusammen mit Dynamics läuft. Oder die eigenen Annahmen und Personas der Organisation, wenn es für sich allein läuft; dann müssen Mitarbeitende nicht zuerst Arbeitsplatzprofile ausfüllen. Sie können beides auch kombinieren.

Szenariovergleiche. Jeder kann Modellierung der Personalstärke, Regelungen je Abteilung, empfohlene Anteile von Büro-, Home- und Coworking-Zeit und hybride Arbeitspläne rund um Ihre Ziele umfassen.

Es zeigt auch die voraussichtliche Wirkung auf die Leistung. Diese Schätzung berücksichtigt, dass Menschen unterschiedlich viel von ihrer Umgebung brauchen. Und es zeigt, wo ein Arbeitsplan mit der Kultur kollidiert.

Ja. Führungskräfte können die Muster an Geschäftsregeln und betriebliche Anforderungen anpassen. Die Empfehlung ist ein Ausgangspunkt, keine Anweisung.

Taxonomy ist die Lösung für die Flächenplanung. Sie ermittelt, welche Arbeitsbereiche ein neues oder bestehendes Büro braucht, um zu den Tätigkeiten und Präferenzen der Menschen zu passen, die es nutzen. Sie umfasst mehr als neunzig Raumtypen, jeder mit eigener Fläche und eigenen Kosten, eigener Abgeschlossenheit und Ausstattung, und bildet den Mix aus Ihren Teams statt aus einer Vorlage.

Das Ergebnis ist ein Raumprogramm mit geschätzten Kosten: Flächenzuordnung, Flächenbudget, Hinweise zu Zonierung und Ausstattung und eine Sharing-Ratio (Arbeitsplätze je VZÄ, wobei 1 einen Arbeitsplatz je VZÄ bedeutet). Sie können Szenarien gegen ein Ziel vergleichen, bevor Sie sich festlegen.

Erkenntnisse aus Dynamics (Arbeitsstile, Personas, hybride Muster), Occupancy-Messungen und Arbeitspläne aus Balance, sofern vorhanden. Ohne sie läuft es auf den eigenen Annahmen und Personas der Organisation, sodass niemand ein Arbeitsplatzprofil ausfüllen muss, bevor Sie beginnen.

Szenariovergleiche. Jeder umfasst eine Planung, die hybride Arbeit berücksichtigt, die Modellierung der Personalstärke, die Arbeitsumgebungen und Arbeitsplatzzahlen je Abteilung und Empfehlungen zum Flächenbudget, ausgerichtet an Ihren Zielen.

Außerdem legt es Flächenkennzahlen und -zuordnungen, Konfigurationen der Teambereiche sowie Richtlinien und Größen je Arbeitsumgebung fest und zeigt, wo der Flächenplan der Kultur entgegenwirkt.

Nein. Es gibt Planungsteams eine belegbasierte Strategie und Anforderungen, nach denen sie planen. Es ist ein Ausgangspunkt für Planung und Budgetierung und Grundlage für das Nutzerbedarfsprogramm, kein fertiger CAD-Grundriss.

Booking ist das Reservierungssystem von Workplaced für Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Kollaborationsflächen, Projektbereiche, gemeinsame Zonen und Parkplätze. Mitarbeitende wählen im Grundriss oder lassen sich von der Raumsuche einen Raum vorschlagen, der ihren Kriterien entspricht. Sie können außerdem Bürotage mit Kolleginnen und Kollegen abstimmen, eine kurze tägliche Pulsfrage beantworten und Facility-Anfragen stellen. Es läuft als Web-App und ist mit Microsoft- und Google-Kalendern integriert.

Booking ist ein Reservierungswerkzeug, kein Anwesenheitsnachweis, und es gibt keinen Bericht je Person für Führungskräfte. Jede Reservierung ist zugleich ein Signal, sodass das Nachfragebild unter der Strategie aktuell bleibt, statt an dem Tag zu veralten, an dem eine Studie geliefert wird.

Buchungen gegen tatsächliche Nutzung, Geisterbuchungen und Buchungsverluste. Nachfragemuster für Arbeitsplätze und Räume und wie Teams buchen. Angebot gegen prognostizierte Nachfrage und wie gut Buchungen dem hybriden Arbeitsplan folgen.

Ja, Booking läuft vollständig für sich. In Kombination mit den anderen Lösungen kann es außerdem automatisch Räume empfehlen, auf Basis der Arbeitsplatzprofile, die Mitarbeitende in Dynamics ausfüllen.

Nein. Booking zeigt, was Menschen vorhaben; Occupancy zeigt, was tatsächlich geschieht. Im Vergleich der beiden werden Geisterbuchungen sichtbar.

Das Onboarding dauert in der Regel ein bis fünf Tage, je nachdem, mit welchen Lösungen Sie beginnen und wie groß die Belegschaft ist. Eine Studie folgt danach ihrem eigenen Zeitplan, der im Angebot vereinbart wird.

Mit der Entscheidung, die Sie treffen wollen, nicht mit einem Produkt. Davon ausgehend arbeiten wir zurück: was gemessen werden muss, wer zustimmen muss, welche Daten schon vorliegen und welcher Umfang realistisch ist.

Heraus kommt eine Empfehlung, und manchmal fällt sie kleiner aus als die Anfrage.

Die Plattform in Betrieb zu nehmen geht schnell: Das Onboarding dauert in der Regel ein bis fünf Tage. Eine Studie dauert länger, und wie lange, hängt von den Gebäuden, der Methode und der Zahl der Teilnehmenden ab; deshalb veröffentlichen wir keinen Durchschnitt. Die Abgrenzung dauert eher Wochen als Monate, eine Auslastungsrunde läuft über einen vorab vereinbarten Messzeitraum, und Dynamics schließt, wenn das Antwortfenster schließt.

Wir legen uns im Angebot je Projekt auf Termine fest und lassen uns lieber daran messen als an einem Durchschnitt.

In der Regel: wer die Entscheidung verantwortet, die Frage in einem Satz, die Gebäude oder Teams im Umfang, Grundrisse oder ein Flächenverzeichnis, die bereits vorhandenen Arbeitsplatzdaten, einen Plan, wie Mitarbeitende informiert werden, und eine Einigung, wer nach der DSGVO wofür verantwortlich ist.

Die Liste bestätigen wir für jedes Projekt, bevor etwas beginnt.

Das hängt vom Produkt ab. Dynamics bittet sie, einmal ein Arbeitsplatzprofil auszufüllen. Occupancy bezieht sie nicht ein, sie sollten aber informiert werden, dass es stattfindet. Passport gibt ihnen im Gegenzug einen persönlichen Arbeitsplatzleitfaden.

Die Teilnahme sollte ihre Zeit wert sein, und sie sollten wissen, was erhoben wird, wofür es verwendet wird und was zu ihnen zurückkommt.

Ja. Es ist für Organisationen gebaut, die in mehreren Märkten tätig sind, und Ergebnisse lassen sich je Etage, Gebäude, Standort oder über das gesamte Portfolio vergleichen.

Ja, und gerade die Vergleichbarkeit ist der Punkt. Zwölf Gebäude, auf zwölf Arten gemessen, liefern zwölf Geschichten; eine Methode liefert eine Rangfolge, nach der Sie handeln können.

Sprache, lokale Arbeitsplatzpraxis, Verfahren mit dem Betriebsrat und Datenschutzregeln unterscheiden sich je Markt, und die Umsetzung passt sich daran an.

Das Ergebnis ist nicht die Analyse, sondern die Entscheidung. Je nach Umfang folgen Szenarien, eine hybride Regelung, ein Raumprogramm, Begleitung durch Planung und Ausbau, Unterstützung für Mitarbeitende am neuen Arbeitsplatz und dann eine erneute Messung mit derselben Methode.

Dieser letzte Schritt macht aus zwei Momentaufnahmen einen Trend und aus einem Trend den nächsten Business Case.

Die Workplaced Technologies Ltd hält das ISO-27001-Zertifikat 0202968, und die Plattform ist DSGVO-konform. Erkenntnisse über Mitarbeitende werden aggregiert, sodass die Organisation Gruppen sieht statt Einzelpersonen. Die Plattform funktioniert mit jeder Sensorhardware und jedem WLAN-System.

Jeder Nutzer der Plattform, ob Unternehmen oder einzelne beschäftigte Person, akzeptiert vor der Nutzung von Workplaced die Endbenutzer-Lizenzvereinbarung. Sie verweist auf die Datenschutzerklärung, die Datenschutzrichtlinie und den Auftragsverarbeitungsvertrag. Unternehmen stimmen zudem unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu.

Das hängt vom Produkt ab, und jedes sagt, was es speichert und was es zeigt.

Beobachtungsstudien von Occupancy erfassen Räume und Tätigkeiten, keine Personen, sodass kein individueller Datensatz existiert. Dynamics speichert die Antworten jeder teilnehmenden Person, weil Passport dieser Person ihr eigenes Profil zurückgibt. Die Organisation sieht diese Antworten nur aggregiert, auf Ebene von Team, Abteilung oder Standort, und jeder Bericht, jeder Filter und jede Kreuzauswertung muss mindestens fünf Beschäftigte umfassen, sonst wird er zurückgehalten. Administratoren sehen, wer das Profil ausgefüllt hat, nicht, was geantwortet wurde. Passport ist nur für die beschäftigte Person selbst sichtbar, es sei denn, sie entscheidet sich, ihn zu teilen. Booking zeigt Kolleginnen und Kollegen, wo jemand einen Arbeitsplatz gebucht hat, denn dafür ist eine Reservierung da.

Was verarbeitet wird, auf welcher Grundlage, wer es sehen darf und wie lange es aufbewahrt wird, wird je Projekt vor der Einführung festgelegt und schriftlich festgehalten.

Nicht über Passport. Er ist nur für Sie, und es gibt keine Ansicht für Führungskräfte.

Wo ein Produkt an die Organisation berichtet, berichtet es aggregierte Muster. Wenn Sie das als Betriebsrat prüfen, verlangen Sie die konkrete Konfiguration schriftlich, statt sich auf eine Website zu verlassen. Dafür ist der Auftragsverarbeitungsvertrag da.

Wir nennen sie aggregiert, weil das das zutreffende Wort ist. Sie liefern die Auslastung je Gebäude, Etage und Zone und sind kein Werkzeug, um eine einzelne Person zu beobachten.

Wie weit das reicht, hängt von Netzwerk, Konfiguration und Vertrag ab. Die Antwort für Ihr Gebäude ist daher die in Ihrer Vereinbarung, nicht die auf dieser Seite.

Buchungssysteme, Sensorplattformen, WLAN-Infrastruktur, HR-Systeme (HRIS), BIM, IWMS- oder CAFM-Plattformen und die Systeme, die unsere Planungs- und Beratungspartner nutzen. Booking selbst verbindet sich mit Microsoft-Umgebungen (Outlook, Exchange und Microsoft Places), mit Google Workspace sowie mit Mitarbeiterverzeichnissen und Single Sign-on.

Was in Ihrem Fall möglich ist, hängt vom System, seinen Schnittstellen, Berechtigungen und der Datenqualität ab. Das prüfen wir bei der Abgrenzung des Projekts.

Das wird in der Vereinbarung zwischen Ihnen, Workplaced und gegebenenfalls beteiligten Partnern geregelt, zusammen mit Zugriff, zulässiger Nutzung und Aufbewahrung. Es ist eine vertragliche Frage, und eine Website ist der falsche Ort, sie allgemein zu beantworten.

Für die Beschaffung in Großunternehmen: Die Workplaced Technologies Ltd hält das ISO-27001-Zertifikat 0202968, über Intertek unter UKAS.

Das Zertifikat, die Liste der Unterauftragsverarbeiter, der Standard-Auftragsverarbeitungsvertrag und die Zusammenfassung des Penetrationstests werden nach Vertragsschluss unter Vertraulichkeit übergeben. Sie existieren und sind aktuell, werden aber nicht im offenen Web veröffentlicht. Fragen Sie über das Kontaktformular danach.

Nach Nutzung. Sie zahlen je Mitarbeitendem, der ein Arbeitsplatzprofil abschließt, pro Monat, mit einem Staffeltarif, der mit wachsender Zahl sinkt, jährlich im Voraus abgerechnet. Occupancy Observations wird ebenso je gemessenem Element bepreist (0,09 $ je Element bei 1.000 Elementen und zwei Jahren Laufzeit). Installationen von Occupancy mit WLAN und Sensoren werden auf Anfrage bepreist, und für Messungen vor Ort gibt es innerhalb von 24 Stunden ein vorläufiges Angebot, aus dem hervorgeht, ob sie self-managed oder managed erfolgen.

Die Preisseite enthält die aktuellen Tarife, das Minimum und den Zweijahresrabatt und ist die maßgebliche Quelle. Passport ist die Ausnahme: Es wird nicht einzeln verkauft und gehört ohne Aufpreis zu Dynamics. Beginnen Sie bei der Entscheidung, die Sie treffen müssen, und nehmen Sie die Lösungen, die sie beantworten.

Umfang und Preis werden je Fall vereinbart. Ein kostenloses Pilotprojekt bieten wir nicht an: Eine unbezahlte Studie ist selten angemessen besetzt, und die Daten fallen dann zu dünn aus, um darauf eine Entscheidung zu stützen. Eine bezahlte Studie für ein einzelnes Gebäude ist das Kleinste, was sich lohnt.

Zwei Positionen: das Abonnement und eine einmalige Aktivierungsgebühr dafür, Ihre Umgebung in Betrieb zu nehmen.

Occupancy wird separat bepreist. Occupancy Observations ist ein Plattformabonnement mit Staffeltarif je gemessenem Element pro Monat (0,09 $ je Element bei 1.000 Elementen und zwei Jahren Laufzeit), und WLAN und Sensoren werden auf Anfrage bepreist. Für Messungen vor Ort gibt es innerhalb von 24 Stunden ein vorläufiges Angebot. Es gibt an, ob die Studie self-managed erfolgt (Workplaced nimmt die Plattform in Betrieb, und Sie zahlen die Aktivierungsgebühr, auch Servicegebühr genannt) oder managed (Workplaced liefert die gesamte Studie).

Alles, was ein Partner zusätzlich liefert, etwa Einführung, Beratung oder das Raumprogramm, steht im Angebot des Partners, nicht in unserem.

Ja, wo die Kombination der Entscheidung dient. Lieber zwei Produkte, die die Frage beantworten, als vier, die eine Seite füllen.

Weil keine einzelne Organisation den gesamten Lebenszyklus des Arbeitsplatzes abdeckt, und so zu tun, als ob, kostet den Kunden. Partner bringen die Beratung und die Umsetzung vor Ort, Planung und Bau, die Technologie und die Kundenbeziehung ein.

Workplaced bringt die Messung, die Methode und die Plattform ein, die den Rest belastbar machen.

Drei nach Fachgebiet: Place Experts, People Experts und Technology Experts. Zwei nach Geschäftsmodell: Beratungspartner und Lösungspartner.

Jede Art hat eine eigene Seite, die zeigt, welche Phasen des Umsetzungszyklus sie führt, wo wir Daten und Plattform liefern und wo sie üblicherweise einsteigt.

Nein. Ein Partnerprogramm, das mit seinem eigenen Vertriebskanal konkurriert, hält nicht. Die Idee ist, dass Sie auf Basis von Belegen anbieten statt auf Basis guter Beziehungen und dass die Post-Occupancy-Evaluation zu etwas wird, das Sie verkaufen können, statt einer Gefälligkeit, die Sie selbst tragen.

Mit einem Gespräch über Passung: Ihre Expertise und Ihr Markt, die Kunden, die Sie schon betreuen, wo unsere Fähigkeit etwas hinzufügt, wer was führt, und eine erste Gelegenheit, die konkret genug ist, um das Modell daran zu prüfen.

Dafür sind das Solution- und das Consulting-Modell da. Welche Produkte, wessen Marke, wer die Kundenbeziehung hält und wer welche Verantwortung trägt, wird vor einem gemeinsamen Projekt vereinbart, nicht währenddessen.

Wir veröffentlichen die Partnerabdeckung nicht nach Land oder Segment, weil die Nennung von Partnern je Markt Kanalkonflikte erzeugt. Stattdessen leiten wir die Anfrage weiter: Sagen Sie uns, wo Sie sind und was Sie brauchen, und wir stellen Ihnen den passenden Partner vor.

Workplaced hat die IFMEC Academy übernommen. IFMEC wurde 1994 gegründet, auf der Arbeit, die Leo Laanen 1986 begann, und sein Fachgebiet ist Building, People and Services, also der Bereich, in dem Arbeitsplatzstrategie operativ wird.

Leo Laanen bleibt CEO. Bram Aarntzen kommt als Course Director hinzu, Hans van Wuijckhuijse als Director Strategy & Research, und Asaël Akkerman tritt in das Management von IFMEC ein. Professor Nick Nunnington tritt dem Advisory Board von IFMEC bei.

Nein. Workplaced bleibt bei Workplace Intelligence, Strategie, Produkten und Daten. IFMEC bringt die berufliche Bildung ein, und das ist ein anderes Geschäft mit eigener Geschichte.

IFMEC führt die Bildung: Qualifikationen, Masterclasses, Post-BSc, MSc und MBA, ausgestellt von IFMEC auf ifmecacademy.com. Workplaced bringt Plattform, Technologie und Reichweite für die nächste Stufe davon.

Workplaced verleiht nichts und akkreditiert nichts.

Nein, und wir stellen es auch nicht so dar. Workplaced hat die IFMEC Academy übernommen. Bram Aarntzen und Asaël Akkerman stehen auf der Gehaltsliste von Workplaced und gehören zum Managementteam von IFMEC; das ist öffentlich bekannt.

Die akademische Autorität hinter der Methode beruht auf Nick Nunnington persönlich und auf einer externen Prüfungsinstanz, nicht auf IFMEC als Institution.

Auf der Academy-Seite hier und auf ifmecacademy.com für die Qualifikationen selbst. Das Wissensgebiet liegt auf thefmatlas.com.