Open space czy praca oparta na aktywnościach: co najlepiej sprawdza się w dzisiejszym miejscu pracy?

Od dłuższego czasu open space jest stałym elementem projektowania biur. Obiecywał współpracę, przejrzystość i oszczędność kosztów. Jednak w miarę jak organizacje dojrzewają w swoich strategiach pracy hybrydowej, a pracownicy oczekują środowisk, które naprawdę wspierają ich sposób pracy, rozmowa się zmieniła. Liderzy zadają dziś bardziej zniuansowane pytanie: czy open space wciąż spełnia swoje zadanie, czy rozsądniejszą drogą jest praca oparta na aktywnościach (Activity‑Based Working, ABW)?

Stratedzy miejsca pracy widzą ten sam wzorzec we wszystkich sektorach: najlepiej działających środowisk nie wyróżnia estetyka, lecz wiedza o zachowaniach, jasność operacyjna i strategia projektowa zgodna z rzeczywistymi wzorcami pracy i celami biznesowymi. Przyjrzyjmy się więc obu modelom i sprawdźmy, co naprawdę działa:

Czym właściwie jest open space?

Open space bywa mylnie rozumiany jako „jedna duża sala z biurkami”. W rzeczywistości powinien to być jednotrybowy układ zbudowany wokół wzajemnej widoczności i bliskości. Jego mocne strony to:

• Duża gęstość biurek
• Niski koszt aranżacji
• Łatwa zmiana układu
• Poczucie energii i gwaru

Wiąże się jednak także z dobrze udokumentowanymi problemami:

• Hałas i rozproszenia
• Ograniczona prywatność
• Słabe wsparcie pracy wymagającej skupienia
• Rozwiązanie „dla wszystkich”, które nie pasuje nikomu

Open space sprawdza się najlepiej, gdy sama praca opiera się na współpracy, szybkim tempie i wzajemnych zależnościach: w działach sprzedaży, studiach kreatywnych czy młodych firmach na wczesnym etapie rozwoju.

Czym jest praca oparta na aktywnościach?

Praca oparta na aktywnościach to nie moda meblowa. To model działania wynikający z zachowań, który daje ludziom wybór miejsca w zależności od wykonywanego zadania. Dobrze zaprojektowane środowisko ABW zazwyczaj obejmuje:

• Pokoje do pracy w skupieniu
• Strefy współpracy
• Przestrzenie projektowe
• Strefy spotkań towarzyskich
• Ciche biblioteki
• Miejsca do krótkiej pracy
• Sale spotkań przygotowane do pracy hybrydowej

Cel jest prosty: dopasować środowisko do czynności.

Właściwie wdrożona praca ABW przynosi:

• Wyższą produktywność
• Większą autonomię pracowników
• Silniejsze więzi między zespołami
• Efektywniejsze wykorzystanie przestrzeni
• Miejsce pracy, które dostosowuje się do rozwoju organizacji

ABW sprawdza się jednak tylko wtedy, gdy wspierają ją:

• Jasne zasady korzystania z przestrzeni
• Zarządzanie zmianą
• Przykład dawany przez kierownictwo
• Narzędzia cyfrowe, które umożliwiają mobilność

Bez nich ABW szybko staje się chaotyczna, myląca i niedostatecznie wykorzystana.

Który model sprawdza się lepiej?

Prawda jest taka, że żaden model nie jest „lepszy” w każdej sytuacji. Właściwy wybór zależy od kultury organizacji, wzorców pracy i celów strategicznych.

Większość średnich i dużych organizacji uważa dziś, że ABW lepiej odpowiada współczesnym wzorcom pracy, zwłaszcza gdy praca hybrydowa staje się normą, ale model ten działa najlepiej tam, gdzie jest zaufanie i gdzie wszyscy go akceptują.

Co widzimy w prawdziwych organizacjach

W naszych projektach strategii miejsca pracy stale powtarza się kilka wątków:

1. Praca wymagająca skupienia wciąż jest najsłabiej zaspokojoną potrzebą.

   Nawet w kulturach nastawionych na współpracę ludzie potrzebują cichych, kontrolowanych warunków, by wykonać swoją pracę i łączyć się zdalnie, zwłaszcza w świecie pracy hybrydowej.

2. Praca hybrydowa sprawiła, że „przypisane biurko dla każdego” to przeszłość.

   Dane o wykorzystaniu rzadko uzasadniają tradycyjny układ open space, w którym każdy ma swoje miejsce. Aby to uzasadnić, trzeba kierować się innymi miarami niż koszt.

3. Ludzie cenią wybór, ale tylko wtedy, gdy jest intuicyjny.

   ABW zawodzi, gdy przestrzenie są źle oznaczone, źle rozmieszczone lub źle zarządzane. Ludziom trzeba też przypominać o zasadach, by nie wracali do starych nawyków.

4. O sukcesie decyduje bardziej kultura niż meble.

   Najlepsze strategie miejsca pracy powstają wspólnie z zespołami, w oparciu o rzetelne, znaczące dane, a nie są im narzucane.

Co więc wybrać?

Jeśli projektujesz miejsce pracy na dziś i na przyszłość, polecamy następujące strategiczne spojrzenie:

1. Zacznij od zachowań, nie od układu.

   Ustal, jak Twoi ludzie naprawdę pracują i czego potrzebują, by być produktywnymi i czuć się komfortowo, a nie jak według Twoich założeń pracują.

2. Projektuj z myślą o elastyczności, nie o modzie.

   Miejsce pracy powinno zmieniać się razem z organizacją. Po co czekać do końca najmu, by coś poprawić? Reaguj na zmiany, zanim miejsce pracy przestanie wspierać ludzi.

3. Postaw na ergonomię i bezpieczeństwo psychologiczne.

   Ludzie pracują najlepiej, gdy mają poczucie wpływu na swoje otoczenie i czują się w nim komfortowo.

4. Traktuj pracę hybrydową jako standard, nie wyjątek.

   Przestrzenie muszą być zaprojektowane z myślą o płynnej współpracy cyfrowej i stacjonarnej. Nawet jeśli oczekujesz obecności przez 5 dni w tygodniu, większość naszej pracy odbywa się online.

5. Mierz, sprawdzaj i poprawiaj.

   Strategia miejsca pracy to żywy system, a nie jednorazowy projekt. Dbaj o jej aktualność i stale zbieraj dane.