Pytania o Workplaced i nasze odpowiedzi

Workplaced to platforma analityki decyzyjnej dla miejsca pracy. Łączy dane o ludziach i dane o przestrzeni w jednym modelu, aby organizacja mogła wypracować strategię miejsca pracy dopasowaną do swoich celów biznesowych i kultury. Ta strategia może wynikać z tego, czego według pracowników potrzebują, albo wychodzić od własnych założeń firmy, jeśli danych od pracowników jeszcze nie ma.

Pięć rozwiązań obejmuje całą drogę w jednym modelu danych: Dynamics i Occupancy analizują doświadczenie pracowników i wykorzystanie przestrzeni, Balance i Taxonomy konfigurują harmonogramy hybrydowe i budżety powierzchni, a Booking codziennie obsługuje rezerwacje. U podstaw leży Work Information Modelling (WIM), cyfrowy model tego, jak praca faktycznie odbywa się wśród ludzi i miejsc. Sięga dalej niż rzut piętra czy harmonogram: psychometria, kultura, czynności, przestrzeń, czas i lokalizacja są w jednym modelu. Dzięki temu można porównywać scenariusze i oszacować, jak decyzja wpłynie na koszty nieruchomości, zanim się ją podejmie, a także na produktywność, retencję i zrównoważony rozwój.

Pięć, w trzech krokach. Analizuj: Dynamics bada doświadczenie pracowników w miejscu pracy, a Occupancy mierzy wykorzystanie przestrzeni. Konfiguruj: Balance ustala harmonogramy hybrydowe, a Taxonomy planuje przestrzeń. Zarządzaj: Booking obsługuje rezerwacje i dni w biurze.

Passport, osobisty przewodnik pracownika po miejscu pracy, jest częścią Dynamics. Nie jest szóstym rozwiązaniem i nie jest sprzedawany osobno.

Po stronie klienta: zespoły ds. nieruchomości korporacyjnych, miejsca pracy, obiektów, HR, strategii, finansów i IT w firmach, instytucjach publicznych i na uczelniach. Krótko mówiąc, ci, którzy odpowiadają za decyzję o miejscu pracy.

Partnerzy używają platformy we własnych projektach. Place experts to doradcy ds. miejsca pracy, projektanci, architekci i doradcy ds. nieruchomości. People experts to doradcy HR, psychologowie organizacji i konsultanci ds. doświadczenia pracownika. Technology experts to integratorzy systemów oraz dostawcy rozwiązań PropTech i HR tech.

Można kupić na dwa sposoby. Możesz licencjonować jedno rozwiązanie na jedną konkretną potrzebę albo połączyć kilka, aby korzystały z jednego modelu danych i zasilały się nawzajem, a analiza, konfiguracja i codzienne zarządzanie działały jako jedna spójna rama decyzyjna. Wyjątkiem jest Passport: jest częścią Dynamics i nie jest sprzedawany osobno.

Płacisz za faktyczne użycie: za pracowników, którzy ukończyli swój profil miejsca pracy, albo za elementy mierzone przez Occupancy Observations. Stawki maleją wraz ze wzrostem użycia i są fakturowane rocznie z góry. Wdrożenia Occupancy z Wi-Fi i czujnikami są wyceniane na zapytanie. Aktualne stawki są na stronie z cennikiem.

Tak. Każde rozwiązanie można licencjonować osobno albo połączyć z pozostałymi na tej samej platformie i w tym samym modelu danych. Jedynym wyjątkiem jest Passport, bo jest częścią Dynamics.

Tak. Połączone rozwiązania korzystają ze swoich danych nawzajem i przekazują sobie wnioski. Te same dane zbierasz raz, a każda decyzja korzysta z ich większej części.

Oprogramowanie, które uruchamiamy. Workplaced dostarcza platformę i przeprowadza aktywację, czyli konfigurację i uruchomienie Twojego środowiska, jako osobną pozycję obok subskrypcji. Zadbanie o to, by była używana w organizacji, to praca partnera, bo platforma kupiona i nigdy niewdrożona to problem dla obu stron.

Doradztwo, interpretacja, program funkcjonalno-użytkowy, aranżacja wnętrz i program zmian to również praca partnera. W Occupancy zależy to od modelu realizacji. W modelu samodzielnym rundy obserwacji prowadzi Twój zespół lub partner; w modelu zarządzanym robi to Workplaced.

HR odpowiada za kulturę i inkluzywność, a na jego liście są też retencja i produktywność, mimo to często nie ma go przy stole, gdy zapadają decyzje o sposobach pracy i biurze. Te decyzje kształtują właśnie to, z czego HR jest rozliczany, tym bardziej od czasu pandemii i od kiedy wiemy więcej o neuroróżnorodności.

Miejsce pracy nigdy nie było tradycyjnym tematem HR, a jednak HR coraz częściej za nie odpowiada. To zostawia luki w danych, w spójności strategicznej oraz w systemach i wiedzy w samej funkcji HR. Dynamics (Analizuj) i Balance (Konfiguruj) służą do ich zamknięcia.

Strategia miejsca pracy to uporządkowany sposób dopasowania tego, jak ludzie pracują, gdzie pracują i jak zaprojektowane jest miejsce pracy, do tego, co organizacja chce osiągnąć.

Łączy doświadczenie pracowników, kulturę, model hybrydowy i fizyczne biuro z wynikami, które firma już mierzy, takimi jak produktywność i retencja albo koszty i zrównoważony rozwój. Prowadzona właściwie traktuje miejsce pracy jako czynnik wyników biznesowych, a nie jako stały składnik majątku w bilansie.

Praca hybrydowa i elastyczna zamieniła biuro w złożony system. Wpływa ono teraz jednocześnie na współpracę, kulturę, markę pracodawcy, zrównoważony rozwój i koszty.

Decyzja o przestrzeni, harmonogramach czy polityce przekłada się bezpośrednio na wyniki biznesowe. To oznacza, że HR, dział nieruchomości i finanse muszą się porozumieć, a to wymaga więcej struktury i lepszych danych, niż kiedykolwiek potrzebowało tradycyjne planowanie miejsca pracy.

Kiedyś praca odbywała się w jednym miejscu. Dziś może odbywać się wszędzie, a biuro stało się jednym z elementów szerszego zestawu miejsc wspierających organizację.

Biura planowano kiedyś wokół przypisanych biurek, hierarchii i standardowej powierzchni na osobę. Dziś muszą wspierać wiele różnych czynności, zespoły rozproszone między lokalizacjami i domami oraz doświadczenie, dla którego warto przyjść. Oczekuje się też od nich, że pomogą w produktywności, retencji, budowaniu marki, bezpieczeństwie danych i celach ESG.

Decyzje o miejscu pracy stały się więc trudniejsze i przekraczają granice działów. Działają tylko wtedy, gdy potrzeby ludzi, projekt przestrzeni i polityka są ze sobą spójne, czego decyzje podejmowane w silosach lub na wyczucie rzadko osiągają.

To sposób podejmowania decyzji o miejscu pracy z wykorzystaniem połączonych danych i modelowania scenariuszy. To, co wiesz o ludziach, o wykorzystaniu przestrzeni, i opcje polityki, które są na stole, łączą się w jednej ramie.

Kierownictwo może wtedy zestawić opcje obok siebie, zobaczyć kompromisy i ocenić prawdopodobny wpływ, zanim cokolwiek zostanie wdrożone.

Tradycyjne planowanie i analityka zwykle dają osobne badania, benchmarki lub raporty o tym, co już się wydarzyło.

Analityka decyzyjna łączy dane o ludziach, przestrzeni i polityce, dzięki czemu możesz porównywać scenariusze i szacować ich wpływ. Analityka opisuje, co się dzieje. Analityka decyzyjna pomaga zdecydować, co zrobić dalej, i pokazuje dlaczego.

Workplaced obejmuje analitykę, ale jest ona środkiem do celu. Celem jest decyzja o tym, ile przestrzeni, jaka polityka hybrydowa, jaki układ i za jaką cenę, podjęta na podstawie jednego zestawu liczb, z którego korzystają zarówno HR, jak i dział nieruchomości.

Bo decyzja jest rozdzielona między cztery obszary, które rzadko ze sobą rozmawiają: zarządzanie miejscem pracy, analizę doświadczenia pracowników, konfigurację miejsca pracy i analizę wykorzystania powierzchni. Każdy z nich ma zwykle własny system i własnego właściciela.

Brakuje warstwy, która je połączy, i do tego służy analityka decyzyjna dla miejsca pracy. Dopiero gdy wszystkie cztery zasilają tę samą decyzję, organizacja może podjąć trafną decyzję i wydobyć z miejsca pracy jak najwięcej.

Większość narzędzi dla miejsca pracy rozwiązuje jeden fragment problemu: tu system rezerwacji, tam dane z czujników albo badanie zaangażowania. Poprawa jednego fragmentu w oderwaniu od reszty często rozstraja inny.

Workplaced powstał, by zamknąć tę lukę. Łączy zarządzanie miejscem pracy, doświadczenie pracowników, konfigurację i wykorzystanie powierzchni w jednej ramie decyzyjnej, od pierwszej analizy po codzienne użytkowanie. Zamiast patrzeć osobno na ludzi, przestrzeń i operacje, widzisz, co zmienić i jaki skutek prawdopodobnie przyniesie każda opcja. Tak strategia miejsca pracy przekłada się na mierzalne wyniki biznesowe.

Gdy potrzeby pracowników, projekt przestrzeni i oczekiwania organizacji ciągną w różne strony, zwykle kończy się to utratą produktywności, spadkiem zaangażowania i niewykorzystaną przestrzenią.

Gdy są spójne, decyzje o miejscu pracy wzajemnie się wzmacniają. Pasują do tego, jak praca faktycznie przebiega, i nadal przybliżają organizację do jej celów.

Strategiczne. Ustalenie modelu hybrydowego i oczekiwań dotyczących obecności w biurze. Planowanie, zmiana wielkości lub konsolidacja portfela biur. Dopasowanie projektu przestrzeni do pracy, którą ludzie faktycznie wykonują. Ocena relokacji lub wyboru nowej lokalizacji. Równoważenie doświadczenia pracowników z kosztami i zrównoważonym rozwojem.

Jest zbudowana z myślą o ciągłym doskonaleniu, a nie jednorazowym projekcie. Mając połączone dane i scenariusze w jednym miejscu, możesz wrócić do decyzji, przetestować przyszłą zmianę, zanim ją wprowadzisz, i dostosować strategię, gdy zmienia się biznes. Ponowny pomiar tą samą metodą pokazuje, czy ostatnia decyzja zadziałała.

Co najmniej kierownictwo, HR oraz zespół ds. nieruchomości lub obiektów. Każdy widzi inną część problemu, a decyzja o przestrzeni, harmonogramach czy polityce dotyczy ich wszystkich.

Wspólna rama decyzyjna daje im te same dane, scenariusze i wyniki do dyskusji. To zmniejsza tarcia w procesie i szybciej prowadzi wszystkich do decyzji, za którą mogą się opowiedzieć.

Na te, które w decyzjach o miejscu pracy powracają raz po raz.

O ludziach i przestrzeni razem: jak nasze biuro i polityka hybrydowa wpływają na produktywność i zaangażowanie? Jak doprowadzić do porozumienia interesariuszy w sprawie decyzji o miejscu pracy? Jak zachęcić pracowników, by rozmawiali z nami o swoim doświadczeniu w miejscu pracy? Czy możemy zmniejszyć powierzchnię biurową, by osiągnąć cel finansowy, nie szkodząc produktywności? Jak zaplanować nową przestrzeń wokół celów kulturowych, które wspierają produktywność i retencję? Czy obecna przestrzeń odpowiada potrzebom ludzi? Zostać w tym biurze czy się przenieść?

O ludziach: które problemy w biurze najbardziej wymagają poprawy? Jak mierzyć i raportować emisje CO2 związane z dojazdami na potrzeby ESG? Jak nasze doświadczenie w miejscu pracy wypada na tle innych organizacji?

O przestrzeni: jak planować biura, które pomagają osiągać cele zrównoważonego rozwoju? Jakiego wyposażenia wymaga plan przestrzeni? Jak zaplanować portfel biur dla zespołów w kilku krajach?

Każde z tych pytań wymaga własnego zestawu pomiarów, a nie jednego produktu, dlatego zaczynamy od pytania.

Tak. Polityka biurowa i hybrydowa kształtuje to, ile ludzie mają autonomii, jak współpracują i jak przebiega ich dzień pracy, a to jedne z powodów, dla których ludzie zostają lub odchodzą.

W jednym z przypadków klientów Workplaced firma świadcząca usługi profesjonalne, zatrudniająca 500 osób, z roczną rotacją na poziomie 18%, użyła Dynamics, aby znaleźć miejsca, w których oczekiwania, projekt przestrzeni i wzorce pracy hybrydowej się rozmijały. Przypadek przechodzi następnie przez scenariusz: gdyby rotacja spadła z 18% do 15%, oznaczałoby to 15 odejść mniej rocznie i około 2 mln USD kosztów zastąpienia pracowników, jeszcze przed jakimkolwiek wzrostem produktywności. To wyliczony scenariusz, a przypadek nie pokazuje, że rotacja faktycznie spadła.

Tak. Mając obok siebie rzeczywiste zapotrzebowanie na przestrzeń, wzorce pracy i doświadczenie pracowników, możesz sprawdzić, czy relokacja jest naprawdę potrzebna.

Często nie jest. Dostosowanie wzorców pracy hybrydowej i przekonfigurowanie przestrzeni, którą już masz, może zaspokoić potrzebę biznesową niższym kosztem i przy mniejszych zakłóceniach. W jednym przypadku organizacji liczącej 1200 osób kierownictwo zakładało, że potrzebuje 13 500 m²; analiza wykazała zapotrzebowanie na 10 000 m², czyli mniej niż 11 500 m², które firma już miała.

Łącząc decyzje o miejscu pracy z wynikami, które można policzyć: kosztami, produktywnością, retencją, wpływem miejsca pracy na możliwość wykonywania pracy, zrównoważonym rozwojem i wartością miejsca pracy.

W praktyce oznacza to decyzje oparte na dowodach, planowanie scenariuszy z przypisanymi wskaźnikami i jasny business case dla każdej zmiany. Ponieważ przed zmianą i po niej stosowana jest ta sama metoda, widać też, co się zmieniło: czy spadła liczba martwych rezerwacji, czy harmonogramy hybrydowe lepiej pasują, czy przestrzenie odpowiadają czynnościom, które się w nich odbywają. Nie obiecujemy tych wyników z góry. Pomiar pokazuje, czy nastąpiły.

W kolejności, w jakiej przebiega praca: Analizuj, Konfiguruj, Zarządzaj.

Analizuj pokazuje, jak pracują ludzie i jak wykorzystywana jest przestrzeń: Dynamics dla ludzi i Occupancy dla przestrzeni. Konfiguruj decyduje, co zmienić. W Balance HR i kierownictwo ustalają i symulują pożądaną politykę hybrydową oraz porównują jej wpływ na produktywność i retencję; Taxonomy przekłada ten wybór na przestrzenie, których potrzebuje biuro. Zarządzaj to Booking, który przenosi decyzję do codziennej praktyki. Passport, osobisty przewodnik pracownika po miejscu pracy, jest częścią Dynamics.

Balance może pracować na profilach miejsca pracy, personach lub założeniach. Gdy pod spodem są dane z Dynamics, kroki budują jeden na drugim, a HR i dział nieruchomości pracują na tych samych liczbach.

Tak, z wyjątkiem Passport. Dynamics, Occupancy, Balance, Taxonomy i Booking można kupić osobno albo połączyć, gdy decyzja tego wymaga. Booking nie potrzebuje niczego więcej, a Balance i Taxonomy mogą zacząć od person lub założeń, przed jakimkolwiek pomiarem. Passport jest częścią Dynamics bez dodatkowej opłaty i nie jest sprzedawany osobno.

Połączone wzmacniają się nawzajem. To, czego Dynamics dowiaduje się o sposobie pracy ludzi, zasila porównanie polityk w Balance i program przestrzeni w Taxonomy, a dane Booking o rezerwacjach zestawionych z faktycznym użyciem trafiają do Occupancy przez integrację. Cenę każdego rozwiązania znajdziesz na stronie z cennikiem.

Nazywamy to Place Strategy: Dynamics, Occupancy, Balance, Taxonomy i Booking w jednym modelu danych. To podejście, a nie osobny plan ani pakiet.

Razem dają obraz efektywności ludzi i przestrzeni w jednym widoku oraz obecność w biurze zamodelowaną względem popytu i podaży. Strategia hybrydowa opiera się na dowodach, a plan przestrzeni na tym, czego pracownicy faktycznie potrzebują. Rozwiązania nawzajem sprawdzają swoje liczby, rekomendacje powstają automatycznie, a zwrot ze zmiany można wyrazić liczbowo.

Dla organizacji, które chcą jednego spójnego silnika strategii zamiast zestawu osobnych narzędzi. Jeśli Twoje pytanie jest wąskie, jedno rozwiązanie może wystarczyć; jeśli dotyczy jednocześnie ludzi, przestrzeni i polityki, połączony model oszczędza Ci uzgadniania trzech zestawów liczb.

Nie, a większość nigdy nie widzi większości z tego. Dynamics prosi ich o jednorazowe wypełnienie profilu miejsca pracy. Occupancy w ogóle ich nie angażuje. Balance i Taxonomy są dla zespołów podejmujących decyzję.

Booking i Passport to dwa rozwiązania, z których pracownicy faktycznie korzystają.

Dynamics to rozwiązanie do badania doświadczenia pracowników w miejscu pracy: ludzka strona kroku Analizuj, obok Occupancy dla przestrzeni, i zwykle punkt startu dla HR. Każdy pracownik wypełnia profil miejsca pracy. Razem profile pokazują, jak ludzie pracują (gdzie, kiedy, z kim i nad czym), co im pomaga, a co przeszkadza, i na ile miejsce pracy do nich pasuje.

Wyniki są raportowane dla grup, z benchmarkami, trendami i porównaniami między zbiorami danych. Dynamics mówi, dlaczego piętro jest puste, a nie tylko, że jest. Pracownicy, którzy biorą udział, otrzymują w zamian swój Passport.

Od 2 do 20 minut. Zależy to od zastosowania i od tego, jak bardzo dostosujesz go do organizacji: profil może być krótki, średni lub rozbudowany.

Osiem obszarów: jak miejsce pracy wspiera produktywność i retencję, nastroje, diagnozę biura, dopasowanie kulturowe, wpływ dojazdów, czynniki skłaniające do pracy zdalnej, wzorce czynności i sieci współpracy.

Są mierzone w odniesieniu do czynności, a nie zbierane w jeden wskaźnik zadowolenia.

Ściśle rzecz biorąc, nie, i wolimy powiedzieć to wprost. Dynamics przechowuje odpowiedzi każdego uczestnika, ponieważ Passport zwraca tej osobie jej własny profil. Organizacja widzi wyniki wyłącznie zbiorczo, na poziomie zespołu, działu lub lokalizacji, a każdy raport, filtr lub przekrój obejmujący mniej niż pięciu pracowników jest ukrywany. Administratorzy widzą, kto wypełnił profil, a nie co ktokolwiek odpowiedział.

Wszystko na poziomie jednej osoby wymaga zgody tej osoby. Dynamics mierzy miejsce pracy, a nie ludzi.

Bo dostają coś w zamian. Każdy, kto wypełni profil miejsca pracy, otrzymuje swój Passport. Można odpowiadać kliknięciami, głosem lub tekstem, we własnym języku, w zaledwie 2 minuty.

Zachowajcie je. Badanie zaangażowania mówi, jak ludzie się czują. Dynamics łączy to z miejscem pracy oraz z produktywnością i retencją i pokazuje, co zmienić.

Tak. Wybierasz komponenty, długość, format, język i to, jakie dane osobowe są zbierane.

AI pisze raporty. Wnioski i rekomendacje pochodzą z opublikowanych modeli (zasady 7Ps, Model Wartości Konkurujących i Wielka Piątka) oraz z benchmarku odpowiedzi innych organizacji.

Tak. Dynamics dostarcza dane o ludziach dla Balance i Taxonomy oraz pomaga zestawić Occupancy i Booking z tym, co zgłaszają pracownicy. Gdy rozwiązania działają razem, to również on sprawia, że modelowanie scenariuszy jest precyzyjniejsze.

Passport to osobisty przewodnik pracownika po miejscu pracy, zawarty w Dynamics bez dodatkowej opłaty. Łączy to, jak ktoś pracuje, z Wielką Piątką i jego własnymi preferencjami dotyczącymi hałasu, światła i tego, jak bardzo zamkniętą przestrzeń lubi, a następnie daje osobiste wskazówki, która przestrzeń pasuje do którego zadania. To nie jest przepustka.

Widzi go tylko dana osoba; nie ma widoku dla przełożonego. Pomaga każdemu samodzielnie ustalić, co mu służy, dla dobrostanu i produktywności, i jest tym, co otrzymuje w zamian za udział. Ten zwrot to nasza odpowiedź na zmęczenie ankietami.

Nie. Passport to osobisty przewodnik po miejscu pracy i nie ma nic wspólnego z kontrolą dostępu, obsługą gości ani identyfikatorem do drzwi.

Jeśli potrzebujesz kontroli dostępu do budynku, to inny system i nie my go sprzedajemy.

Occupancy mierzy wykorzystanie przestrzeni: kiedy używane są biurka, sale spotkań i inne przestrzenie oraz do jakiego rodzaju czynności. Ta druga część to coś, czego zwykłe liczenie „zajęte lub puste” nie wychwytuje. Korzysta z jednej z trzech metod: badań obserwacyjnych, czujników dowolnego producenta albo triangulacji Wi-Fi w dowolnym systemie sieciowym.

Wyniki są nanoszone na Twoje rzuty pięter jako mapy cieplne, wskaźniki wykorzystania, czynności według typu przestrzeni oraz pojemność względem zapotrzebowania. Wszystko jest raportowane według jednej metody, więc ten rok można porównać z następnym. Metoda została opracowana w 1998 roku dla holenderskiego Ministerstwa Gospodarki i od tego czasu jest sprawdzana w prawdziwych budynkach.

Szczytowe i średnie wykorzystanie, sposób korzystania z biurek i sal, wzorce obecności w ciągu tygodnia, miejsca zajęte, ale puste, biurka-widma oraz to, czy wielkość każdej przestrzeni odpowiada zapotrzebowaniu. Wyniki pojawiają się jako mapy cieplne na Twoich rzutach pięter i można je sumować dla całego portfela.

Tak, i wiele organizacji to robi. Runda obserwacji potwierdza to, co wychwytują czujniki, Wi-Fi obejmuje budynki bez czujników, a dane z rezerwacji pokazują, co ludzie zamierzali.

To, czy źródła dają się czysto połączyć, zależy od szczegółowości, mierzonego okresu i tego, jak każde źródło definiuje przestrzeń. Sprawdzamy to podczas ustalania zakresu, zamiast to zakładać.

Z Dynamics zmierzone wykorzystanie jest zestawiane z tym, co pracownicy mówią o tym, gdzie pracują i co tam robią, co daje solidniejszą podstawę dla planu przestrzeni i modelu hybrydowego. Z Booking analiza pokazuje rzeczywiste zapotrzebowanie obok martwych rezerwacji i niewykorzystanych rezerwacji.

Metoda jest ta sama. Różnica polega na tym, kto zarządza obserwatorami, definiuje układy rzutów pięter i analizuje raporty.

Model samodzielny: Twój zespół lub partner robi wszystkie trzy rzeczy w aplikacji, po tym jak Workplaced uruchomi platformę za jednorazową opłatą aktywacyjną (zwaną też opłatą serwisową). Model zarządzany przez Workplaced: Workplaced robi wszystkie trzy rzeczy i dostarcza raport.

Tylko w modelu samodzielnym, w którym rundy prowadzi Twój zespół lub partner. W modelu zarządzanym rundy pomiarowe przeprowadza również Workplaced.

Odpowiadają na różne pytania. Czujniki dają ciągłe odczyty dla każdej przestrzeni, w której są zainstalowane. Analityka Wi-Fi wylicza wykorzystanie z zagregowanej aktywności sieciowej i pokazuje wzorce dla budynku, piętra i strefy bez instalowania czegokolwiek.

Analityka Wi-Fi wychodzi od sygnałów urządzeń, które są danymi osobowymi, więc zwykle wymaga oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) i zgody rady pracowników. Raporty pozostają na poziomie budynku, piętra lub strefy i nie pokazują pojedynczych osób; sposób, w jaki system partnera obsługuje identyfikatory urządzeń, jest określony w umowie dla Twojego budynku.

Sprzęt i infrastrukturę Wi-Fi dostarczają zewnętrzni partnerzy i to oni zawsze wykonują instalację. Czujnikami zarządza Workplaced lub partnerzy.

Nie. Wykorzystanie mówi, czy przestrzeń była w użyciu w danym momencie. Nie mówi, czy praca szła dobrze.

Biurko z torbą jest zajęte i niczemu nie służy. Badania obserwacyjne mapują też czynności, a Dynamics pokazuje, jak pracownicy postrzegają swoje miejsce pracy, więc wskaźnik wykorzystania zawsze odczytuje się obok dowodów dotyczących ludzi.

Stronę miejsca pracy mierzymy bezpośrednio; resztę ustalamy, pytając. Occupancy opisuje, jak używany jest budynek. Dynamics ustala wzorce, preferencje i to, gdzie ludzie pracują, gdy nie ma ich w biurze.

Oceniając model pracy wyłącznie na podstawie danych z budynku, widzisz połowę obrazu.

Zacznij od decyzji. Decyzja o najmie jednego budynku wymaga krótkiego badania obserwacyjnego. Ciągły pomiar w całym portfelu wskazuje na czujniki lub Wi-Fi. Program przestrzeni, który zasila program funkcjonalno-użytkowy, musi znać czynności, a te rejestrują badania obserwacyjne.

Budżet, infrastruktura, którą już macie, i to, co zaakceptuje rada pracowników, zwykle dodatkowo zawężają wybór.

Balance to miejsce, w którym ustalasz politykę pracy hybrydowej i porównujesz, jak różne opcje prawdopodobnie wpłyną na produktywność i retencję. Wychodzi od celów strategicznych organizacji i jej kultury i pokazuje, jak miejsce pracy i hybrydowe sposoby pracy mogą tę kulturę wspierać, w tym ile czasu w biurze pasuje każdemu zespołowi.

HR i kierownictwo budują i porównują tyle scenariuszy polityki, ile potrzebują. Profile mobilności (stacjonarny, hybrydowy, zdalny) oraz rekomendacje dla osoby, zespołu, działu i lokalizacji pokazują, kto czego potrzebuje; wszystko na poziomie osoby jest pokazywane wyłącznie za zgodą tej osoby. Głównym wynikiem jest ryzyko dla retencji: gdzie kultura i nowe sposoby pracy do siebie nie pasują i kogo dotknęłoby to najbardziej. Wyniki są wyliczone, nie zagwarantowane.

Balance wspiera decyzję, ale jej nie podejmuje. Polityka, konsultacje i ogłoszenie pozostają w rękach kierownictwa.

Z odpowiedzi pracowników w profilach miejsca pracy Dynamics, gdy Balance działa obok Dynamics. Albo z własnych założeń i person organizacji, gdy działa samodzielnie; wtedy pracownicy nie muszą najpierw wypełniać profili miejsca pracy. Można też połączyć oba źródła.

Porównania scenariuszy. Każdy może obejmować modelowanie liczby pracowników, polityki dla poszczególnych działów, zalecane proporcje czasu w biurze, w domu i w coworkingu oraz harmonogramy hybrydowe zbudowane wokół Twoich celów.

Pokazuje też prawdopodobny wpływ na efektywność. Ten szacunek uwzględnia, że ludzie różnią się tym, czego potrzebują od swojego otoczenia. Wskazuje również, gdzie harmonogram koliduje z kulturą.

Tak. Menedżerowie mogą dostosować wzorce do zasad biznesowych i potrzeb operacyjnych. Rekomendacja to punkt wyjścia, nie polecenie.

Taxonomy to rozwiązanie do planowania przestrzeni. Ustala, jakich miejsc pracy potrzebuje nowe lub istniejące biuro, aby odpowiadało czynnościom i preferencjom osób, które z niego korzystają. Zawiera ponad dziewięćdziesiąt typów przestrzeni, każdy z własną powierzchnią i kosztem, stopniem zamknięcia i wyposażeniem, i buduje zestaw na podstawie Twoich zespołów, a nie szablonu.

Wynikiem jest program przestrzeni z szacunkowym kosztem: podział powierzchni, budżet powierzchni, wskazówki dotyczące strefowania i wyposażenia oraz wskaźnik współdzielenia (stanowiska na etat, gdzie 1 oznacza jedno stanowisko na etat). Scenariusze można porównać z celem, zanim podejmie się zobowiązanie.

Z wniosków z Dynamics (style pracy, persony, wzorce hybrydowe), pomiarów Occupancy i harmonogramów z Balance, jeśli je masz. Bez nich działa na własnych założeniach i personach organizacji, więc nikt nie musi wypełniać profilu miejsca pracy przed rozpoczęciem.

Porównania scenariuszy. Każdy obejmuje planowanie uwzględniające pracę hybrydową i modelowanie liczby pracowników, typy przestrzeni biurowych i liczbę biurek dla poszczególnych działów oraz rekomendacje budżetu powierzchni wynikające z Twoich celów.

Określa też wskaźniki i przydziały powierzchni, konfiguracje stref zespołów, wytyczne i wielkości dla każdego typu przestrzeni oraz pokazuje, gdzie plan przestrzeni działa wbrew kulturze.

Nie. Daje zespołom projektowym opartą na dowodach strategię i zestaw wymagań, na których mogą oprzeć projekt. To punkt wyjścia do projektowania i budżetowania oraz dane wejściowe do programu funkcjonalno-użytkowego, a nie ostateczny rzut piętra w CAD.

Booking to system rezerwacji przestrzeni Workplaced dla biurek, sal spotkań, przestrzeni do współpracy, stref projektowych, stref wspólnych i miejsc parkingowych. Pracownicy wybierają z rzutu piętra albo pozwalają wyszukiwarce sal zaproponować przestrzeń spełniającą ich kryteria. Mogą też uzgadniać dni w biurze ze współpracownikami, odpowiadać na krótkie codzienne pytanie o samopoczucie i zgłaszać sprawy techniczne. Działa jako aplikacja webowa i integruje się z kalendarzami Microsoft i Google.

Booking to narzędzie do rezerwacji, a nie dowód obecności, i nie ma raportu dla przełożonego na poziomie osoby. Każda rezerwacja jest jednocześnie sygnałem, więc obraz zapotrzebowania pod strategią pozostaje aktualny, zamiast dezaktualizować się w dniu dostarczenia badania.

Rezerwacje względem faktycznego użycia, martwe rezerwacje i niewykorzystane rezerwacje. Wzorce zapotrzebowania na biurka i sale oraz to, jak rezerwują zespoły. Podaż względem prognozowanego zapotrzebowania i to, na ile rezerwacje są zgodne z harmonogramem hybrydowym.

Tak, Booking działa w pełni samodzielnie. W połączeniu z innymi rozwiązaniami może też automatycznie polecać przestrzenie na podstawie profili miejsca pracy, które pracownicy wypełniają w Dynamics.

Nie. Booking pokazuje, co ludzie zamierzają; Occupancy pokazuje, co faktycznie się dzieje. W porównaniu obu widać martwe rezerwacje.

Uruchomienie trwa zwykle od jednego do pięciu dni, w zależności od rozwiązań, od których zaczynacie, i liczby pracowników. Badanie przebiega potem według własnego harmonogramu, uzgodnionego w ofercie.

Od decyzji, którą chcecie podjąć, a nie od produktu. Od niej cofamy się do tego, co trzeba zmierzyć, kto musi się zgodzić, jakie dane już istnieją i jaki zakres jest realistyczny.

Wynikiem jest rekomendacja, a czasem jest ona mniejsza niż zapytanie.

Uruchomienie platformy jest szybkie: zwykle zajmuje od jednego do pięciu dni. Badanie trwa dłużej, a jak długo, zależy od budynków, metody i liczby uczestników, dlatego nie publikujemy średniej. Ustalenie zakresu zajmuje tygodnie, nie miesiące, runda pomiaru wykorzystania trwa przez okres pomiarowy uzgodniony z góry, a Dynamics zamyka się wraz z zamknięciem okna na odpowiedzi.

Terminy dla każdego projektu podajemy w ofercie i wolimy być rozliczani z nich niż ze średniej.

Zwykle: kto jest właścicielem decyzji, pytanie w jednym zdaniu, budynki lub zespoły objęte zakresem, rzuty pięter lub inwentaryzację przestrzeni, wszelkie istniejące dane o miejscu pracy, plan poinformowania pracowników o tym, co się dzieje, oraz uzgodnienie, kto za co odpowiada na gruncie RODO.

Listę potwierdzamy dla każdego projektu, zanim cokolwiek się zacznie.

To zależy od produktu. Dynamics prosi ich o jednorazowe wypełnienie profilu miejsca pracy. Occupancy ich nie angażuje, choć powinni wiedzieć, że pomiar się odbywa. Passport daje im w zamian osobisty przewodnik po miejscu pracy.

Udział powinien być wart ich czasu, a oni powinni wiedzieć, co jest zbierane, do czego służy i co do nich wraca.

Tak. Jest zaprojektowany dla organizacji działających na kilku rynkach, a wyniki można porównywać według piętra, budynku, lokalizacji lub dla całego portfela.

Tak, a porównywalność jest właśnie celem. Dwanaście budynków zmierzonych na dwanaście sposobów daje dwanaście historii; jedna metoda daje ranking, na podstawie którego można działać.

Język, lokalna praktyka miejsca pracy, procedury z udziałem rady pracowników i przepisy o prywatności różnią się w zależności od rynku, a realizacja się do nich dostosowuje.

Rezultatem nie jest analiza, tylko decyzja. W zależności od zakresu dalej są scenariusze, polityka hybrydowa, program przestrzeni, wsparcie przy projektowaniu i aranżacji wnętrz, pomoc dla pracowników w nowym miejscu pracy, a potem ponowny pomiar tą samą metodą.

Ten ostatni krok zamienia dwie migawki w trend, a trend w kolejny business case.

Workplaced Technologies Ltd posiada certyfikat ISO 27001 o numerze 0202968, a platforma jest zgodna z RODO. Wnioski dotyczące pracowników są agregowane, więc organizacja widzi grupy, a nie pojedyncze osoby. Platforma działa z dowolnym sprzętem czujnikowym i dowolnym systemem Wi-Fi.

Każdy użytkownik platformy, czy to firma, czy pojedynczy pracownik, akceptuje umowę licencyjną użytkownika końcowego przed rozpoczęciem korzystania z Workplaced. Odwołuje się ona do polityki prywatności, polityki ochrony danych i umowy powierzenia przetwarzania. Firmy zatwierdzają również nasze warunki ogólne.

To zależy od produktu, a każdy z nich mówi, co przechowuje i co pokazuje.

Badania obserwacyjne Occupancy rejestrują przestrzenie i czynności, a nie ludzi, więc dane pojedynczych osób w ogóle nie powstają. Dynamics przechowuje odpowiedzi każdego uczestnika, ponieważ Passport zwraca tej osobie jej własny profil. Organizacja widzi te odpowiedzi wyłącznie zbiorczo, na poziomie zespołu, działu lub lokalizacji, a każdy raport, filtr lub przekrój musi obejmować co najmniej pięciu pracowników, inaczej jest ukrywany. Administratorzy widzą, kto wypełnił profil, a nie co odpowiedział. Passport widzi wyłącznie pracownik, chyba że sam zdecyduje się go udostępnić. Booking pokazuje współpracownikom, gdzie ktoś zarezerwował biurko, bo do tego służy rezerwacja.

Co jest przetwarzane, na jakiej podstawie, kto może to widzieć i jak długo jest przechowywane, ustala się dla każdego projektu przed wdrożeniem i zapisuje.

Nie przez Passport. Jest wyłącznie dla Ciebie i nie ma do niego widoku dla przełożonego.

Tam, gdzie produkt raportuje do organizacji, raportuje zagregowane wzorce. Jeśli oceniasz to jako rada pracowników, poproś o konkretną konfigurację na piśmie, zamiast polegać na stronie internetowej. Do tego służy umowa powierzenia przetwarzania.

Nazywamy je zagregowanymi, bo to precyzyjne słowo. Dają wykorzystanie dla budynku, piętra i strefy i nie są narzędziem do obserwowania pojedynczej osoby.

Jak daleko to sięga, zależy od sieci, konfiguracji i umowy, więc odpowiedź dla Twojego budynku to ta zapisana w Twojej umowie, a nie ta na tej stronie.

Z systemami rezerwacji, platformami czujników, infrastrukturą Wi-Fi, systemami kadrowymi (HRIS), BIM, platformami IWMS lub CAFM oraz systemami, z których korzystają nasi partnerzy projektowi i doradczy. Sam Booking łączy się ze środowiskami Microsoft (Outlook, Exchange i Microsoft Places), z Google Workspace oraz z katalogami pracowników i logowaniem jednokrotnym (SSO).

To, co jest możliwe w Twoim przypadku, zależy od systemu, jego interfejsów, uprawnień i jakości danych. Oceniamy to podczas ustalania zakresu.

Ustala to umowa między Tobą, Workplaced i ewentualnym partnerem, razem z dostępem, dozwolonym wykorzystaniem i okresem przechowywania. To kwestia umowna, a strona internetowa to złe miejsce, by odpowiadać na nią ogólnikowo.

Na potrzeby zakupów korporacyjnych: Workplaced Technologies Ltd posiada certyfikat ISO 27001 o numerze 0202968, wydany przez Intertek z akredytacją UKAS.

Certyfikat, lista podmiotów przetwarzających dalej, standardowa umowa powierzenia przetwarzania i podsumowanie testu penetracyjnego są przekazywane po zawarciu umowy, z zachowaniem poufności. Istnieją i są aktualne, ale nie są publikowane w otwartej sieci. Poproś o nie przez formularz kontaktowy.

Według użycia. Płacisz za każdego pracownika, który wypełni profil miejsca pracy, miesięcznie, według stawki progresywnej malejącej wraz ze wzrostem liczby, fakturowanej rocznie z góry. Occupancy Observations jest wyceniane w ten sam sposób za mierzony element (0,09 USD za element przy 1000 elementów w umowie na dwa lata). Wdrożenia Occupancy z Wi-Fi i czujnikami są wyceniane na zapytanie, a pomiar na miejscu otrzymuje wstępną wycenę w ciągu 24 godzin, z informacją, czy jest realizowany w modelu samodzielnym, czy zarządzanym.

Strona z cennikiem zawiera aktualne stawki, minimum i rabat za dwa lata i jest źródłem rozstrzygającym. Wyjątkiem jest Passport: nie jest sprzedawany osobno i jest częścią Dynamics bez dodatkowej opłaty. Zacznij od decyzji, którą musisz podjąć, i wybierz rozwiązania, które na nią odpowiadają.

Zakres i cenę uzgadniamy indywidualnie. Nie oferujemy bezpłatnego pilotażu: nieodpłatne badanie rzadko ma odpowiednią obsadę, a dane wracają zbyt skąpe, by oprzeć na nich decyzję. Płatne badanie jednego budynku to najmniejsza rzecz, którą warto zrobić.

Dwie pozycje: subskrypcję i jednorazową opłatę aktywacyjną za uruchomienie Twojego środowiska.

Occupancy jest wyceniane osobno. Occupancy Observations to subskrypcja platformy według stawki progresywnej za mierzony element miesięcznie (0,09 USD za element przy 1000 elementów w umowie na dwa lata), a Wi-Fi i czujniki są wyceniane na zapytanie. Pomiar na miejscu otrzymuje wstępną wycenę w ciągu 24 godzin. Określa ona, czy badanie jest realizowane w modelu samodzielnym (Workplaced uruchamia platformę, a Ty płacisz opłatę aktywacyjną, zwaną też opłatą serwisową), czy zarządzanym (Workplaced realizuje całe badanie).

Wszystko, co partner dostarcza równolegle, na przykład wdrożenie w organizacji, doradztwo czy program przestrzeni, znajduje się w ofercie partnera, a nie w naszej.

Tak, gdy połączenie służy decyzji. Wolimy polecić dwa produkty, które odpowiadają na pytanie, niż cztery, które zapełniają stronę.

Bo żadna pojedyncza organizacja nie obejmuje całego cyklu życia miejsca pracy, a udawanie, że jest inaczej, kosztuje klienta. Partnerzy wnoszą doradztwo i lokalną realizację, projekt i wykonanie, technologię oraz relację z klientem.

Workplaced wnosi pomiar, metodę i platformę, dzięki którym reszta daje się obronić.

Trzy według ekspertyzy: place experts, people experts i technology experts. Dwa według modelu współpracy: partnerzy doradczy i partnerzy rozwiązań.

Każdy ma własną stronę, która opisuje, które fazy cyklu realizacji prowadzi, gdzie my dostarczamy dane i platformę oraz gdzie zwykle dołącza.

Nie. Program partnerski, który konkuruje z własnym kanałem, nie przetrwa. Chodzi o to, byś startował w przetargach na podstawie dowodów, a nie znajomości, i by ocena po zasiedleniu stała się czymś, co możesz sprzedać, a nie uprzejmością, której koszt bierzesz na siebie.

Od rozmowy o dopasowaniu: Twoja ekspertyza i rynek, klienci, których już obsługujesz, gdzie nasze możliwości coś wnoszą, kto prowadzi co oraz pierwsza szansa sprzedażowa na tyle konkretna, by przetestować na niej model.

Do tego służą modele partnera rozwiązań i partnera doradczego. Które produkty, czyj branding, kto utrzymuje relację z klientem i kto ponosi jaką odpowiedzialność, uzgadnia się przed rozpoczęciem wspólnego projektu, a nie w jego trakcie.

Nie publikujemy zasięgu partnerów według krajów ani segmentów, bo wskazywanie partnerów dla rynków tworzy konflikty w kanale. Zamiast tego kierujemy zapytanie: powiedz nam, gdzie jesteś i czego potrzebujesz, a przedstawimy Ci właściwego partnera.

Workplaced przejął IFMEC Academy. IFMEC została założona w 1994 roku na bazie pracy, którą Leo Laanen rozpoczął w 1986 roku, a jej przedmiotem są Building, People and Services (budynek, ludzie i usługi), czyli obszar, w którym strategia miejsca pracy staje się operacyjna.

Leo Laanen pozostaje CEO. Bram Aarntzen dołącza jako Course Director, Hans van Wuijckhuijse jako Director Strategy & Research, a Asaël Akkerman dołącza do kierownictwa IFMEC. Profesor Nick Nunnington dołącza do Rady Doradczej IFMEC.

Nie. Workplaced pozostaje przy analityce miejsca pracy, strategii, produktach i danych. IFMEC dodaje kształcenie zawodowe, które jest innym biznesem z inną historią.

IFMEC prowadzi kształcenie: kwalifikacje, masterclassy, Post-BSc, MSc i MBA, wydawane przez IFMEC na ifmecacademy.com. Workplaced wnosi platformę, technologię i zasięg na kolejnym etapie jej rozwoju.

Workplaced niczego nie przyznaje i niczego nie akredytuje.

Nie i nie będziemy jej tak przedstawiać. Workplaced przejął IFMEC Academy. Bram Aarntzen i Asaël Akkerman są zatrudnieni w Workplaced i zasiadają w zespole zarządzającym IFMEC, co jest informacją publiczną.

Autorytet naukowy stojący za metodą opiera się osobiście na Nicku Nunningtonie i na zewnętrznym organie egzaminacyjnym, a nie na IFMEC jako instytucji.

Na stronie Academy w tej witrynie, a same kwalifikacje na ifmecacademy.com. Domena wiedzy znajduje się na thefmatlas.com.