Umowa powierzenia przetwarzania danych użytkownika

Umowa powierzenia przetwarzania danych użytkownika („Umowa”) zostaje zawarta między uczestnikiem udzielającym informacji („Uczestnik”) a WORKPLACED Technologies Ltd („Spółka”) – spółką prywatną z ograniczoną odpowiedzialnością z kapitałem w udziałach, zarejestrowaną w Dubai International Financial Markets pod numerem licencji CL9112, która opracowała kompleksowe rozwiązania SaaS dla miejsca pracy oparte na danych i oferuje usługi profesjonalne, takie jak doradztwo i zarządzanie projektami.

Uzyskując dostęp do oprogramowania WORKPLACED („Oprogramowanie”) lub korzystając z niego, Uczestnik zgadza się być związany niniejszą Umową.

W przypadku (i) Uczestników będących uczestnikami Klientów mających siedzibę w Unii Europejskiej lub Europejskim Obszarze Gospodarczym lub (ii) Uczestników, którzy niezależnie od jakichkolwiek Klientów subskrybują Oprogramowanie i znajdują się w Unii Europejskiej lub Europejskim Obszarze Gospodarczym, podmiotem zawierającym umowę (tj. kontrahentem Uczestnika) jest WORKPLACED Technologies Europe BV – spółka prywatna z ograniczoną odpowiedzialnością utworzona zgodnie z prawem Holandii pod numerem rejestrowym 95622462, z siedzibą statutową pod adresem Smienteneiland, 8, Meerstad, 9613 BG Groningen, Holandia – zamiast WORKPLACED Technologies Ltd.

Odniesienia do „Spółki” w niniejszej Umowie należy interpretować odpowiednio (tj. jako odniesienie do WORKPLACED Technologies Europe BV zamiast WORKPLACED Technologies Ltd). Wszelkie czynności przetwarzania danych dotyczące Uczestnika podlegają Przepisom o ochronie danych.

WORKPLACED Technologies Ltd jest spółką dominującą wobec WORKPLACED Technologies Europe BV. W przypadku gdy WORKPLACED Technologies Europe BV jest stroną niniejszej Umowy, przyjmuje się do wiadomości, że WORKPLACED Technologies Europe BV działa na podstawie porozumienia licencyjnego ze swoją spółką dominującą, WORKPLACED Technologies Ltd, w zakresie dostarczania Oprogramowania i powiązanych usług.

Niektóre usługi na podstawie niniejszej Umowy mogą zostać zlecone przez WORKPLACED Technologies Europe BV podwykonawcy, którym jest WORKPLACED Technologies Ltd lub inni zewnętrzni dostawcy; jednak WORKPLACED Technologies Europe BV pozostaje w pełni odpowiedzialna wobec Uczestnika lub Klienta, w zależności od przypadku, za wykonanie wszystkich zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy, w tym za zgodność z obowiązującymi Przepisami o ochronie danych. Zlecenie podwykonawstwa nie zwalnia WORKPLACED Technologies Europe BV z odpowiedzialności za należyte wykonanie Umowy.

Spółka zbiera i przetwarza dane osobowe w celach informacyjnych, w tym w ramach ocen, ankiet i różnych innych działań polegających na gromadzeniu informacji. Zebrane dane mogą podlegać Europejskim przepisom o ochronie danych i innym obowiązującym przepisom o ochronie danych.

„Przepisy o ochronie danych” oznaczają wszelkie obowiązujące na świecie przepisy prawa dotyczące ochrony danych i prywatności, które mają zastosowanie do danej strony w roli, w jakiej Przetwarza ona Dane osobowe na podstawie Umowy, w tym między innymi Europejskie przepisy o ochronie danych, w każdym przypadku w brzmieniu zmienionym, uchylonym, skonsolidowanym lub zastąpionym w danym czasie.

„Europejskie przepisy o ochronie danych” oznaczają przepisy o ochronie danych obowiązujące w Europie, w tym: (i) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”); (ii) Dyrektywę 2002/58/WE dotyczącą przetwarzania danych osobowych i ochrony prywatności w sektorze łączności elektronicznej; oraz (iii) obowiązujące krajowe przepisy wdrażające (i) i (ii); lub (iii) RODO w zakresie, w jakim stanowi część prawa krajowego Zjednoczonego Królestwa na mocy sekcji 3 European Union (Withdrawal) Act 2018 („UK GDPR”); oraz (iv) szwajcarską federalną ustawę o ochronie danych i jej rozporządzenie wykonawcze („Swiss DPA”); w każdym przypadku w brzmieniu, które może zostać zmienione, uchylone przez nowszy akt lub zastąpione.

„Dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, jeżeli (i) informacje te są zawarte w danych Uczestnika; oraz (ii) podlegają ochronie podobnej do ochrony danych osobowych, informacji osobowych lub informacji umożliwiających identyfikację osoby na mocy obowiązujących Przepisów o ochronie danych.

„Naruszenie ochrony danych osobowych” oznacza naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, zmiany, nieuprawnionego ujawnienia Danych osobowych lub nieuprawnionego dostępu do Danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób Przetwarzanych przez nas lub naszych Podprocesorów w związku ze świadczeniem Usług subskrypcyjnych. „Naruszenie ochrony danych osobowych” nie obejmuje nieudanych prób ani działań, które nie naruszają bezpieczeństwa Danych osobowych, w tym nieudanych prób logowania, pingów, skanowania portów, ataków typu odmowa usługi oraz innych ataków sieciowych na zapory sieciowe lub systemy sieciowe.

„Przetwarzanie” oznacza każdą operację lub zestaw operacji wykonywanych na Danych osobowych, obejmujących zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie lub usuwanie Danych osobowych. Terminy „Przetwarzać”, „Przetwarza” i „Przetwarzane” należy interpretować odpowiednio.

„Podprocesor” oznacza każdy podmiot przetwarzający zaangażowany przez Spółkę lub jej podmioty powiązane w celu wsparcia wykonania zobowiązań Spółki w zakresie świadczenia usług. Podprocesorami mogą być podmioty trzecie lub podmioty powiązane ze Spółką, jednak nie obejmuje to żadnego pracownika ani konsultanta Spółki.

2.1. Zgodność z przepisami. W zakresie Umowy i korzystania z usług Uczestnik odpowiada za spełnienie wszystkich wymogów, które mają do niego zastosowanie na mocy obowiązujących Przepisów o ochronie danych w odniesieniu do Przetwarzania przez niego Danych osobowych oraz poleceń, które wydaje Spółce. W szczególności, lecz bez uszczerbku dla ogólnego charakteru powyższego, Uczestnik przyjmuje do wiadomości i zgadza się, że ponosi wyłączną odpowiedzialność za: (i) prawidłowość, jakość i legalność swoich danych oraz sposobów, w jakie pozyskał Dane osobowe; (ii) spełnienie wszystkich niezbędnych wymogów przejrzystości i zgodności z prawem na mocy obowiązujących Przepisów o ochronie danych w zakresie zbierania i wykorzystywania Danych osobowych, w tym uzyskanie wszelkich niezbędnych zgód i upoważnień; (iii) zapewnienie, że ma prawo przekazać Spółce Dane osobowe lub zapewnić jej do nich dostęp w celu Przetwarzania zgodnie z postanowieniami Umowy; (iv) zapewnienie, że jego polecenia dla Spółki dotyczące Przetwarzania Danych osobowych są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z Przepisami o ochronie danych; oraz (v) przestrzeganie wszystkich przepisów prawa (w tym Przepisów o ochronie danych) mających zastosowanie do wszelkich wiadomości e-mail lub innych treści tworzonych, wysyłanych lub zarządzanych za pośrednictwem usług, w tym przepisów dotyczących uzyskiwania zgód (jeżeli są wymagane) na wysyłanie wiadomości e-mail, treści wiadomości e-mail oraz praktyk ich wysyłania. Uczestnik niezwłocznie poinformuje Spółkę, jeżeli nie jest w stanie wywiązać się ze swoich obowiązków wynikających z niniejszej sekcji „Zgodność z przepisami” lub z obowiązujących Przepisów o ochronie danych.

2.2. Polecenia Uczestnika. Strony uzgadniają, że Umowa wraz z korzystaniem przez Uczestnika z usług Spółki stanowi jego kompletne polecenia dla Spółki w zakresie Przetwarzania Danych osobowych, o ile może on wydawać dodatkowe polecenia w okresie obowiązywania Umowy, które są zgodne z Umową, charakterem i zgodnym z prawem korzystaniem z usług Spółki.

2.3. Bezpieczeństwo. Uczestnik odpowiada za samodzielne ustalenie, czy bezpieczeństwo danych zapewnione w ramach usług Spółki w odpowiedni sposób spełnia jego obowiązki wynikające z obowiązujących Przepisów o ochronie danych. Uczestnik odpowiada również za bezpieczne korzystanie z usług Spółki, w tym za ochronę bezpieczeństwa Danych osobowych przesyłanych do usług i z usług (w tym za bezpieczne tworzenie kopii zapasowych lub szyfrowanie takich Danych osobowych).

Spółka Przetwarza Dane osobowe dostarczone przez Uczestnika w celu gromadzenia informacji i dostarczania wniosków analitycznych. Zebrane dane będą wykorzystywane wyłącznie w tym celu oraz w celu świadczenia usług Spółki na rzecz Uczestnika.

Dobrowolnie przekazując Dane osobowe i akceptując niniejszą Umowę, Uczestnik wyraża zgodę na zbieranie i przetwarzanie swoich Danych osobowych w określonym celu. Uczestnik ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę, kontaktując się ze Spółką.

5.1. Przestrzeganie poleceń. Spółka będzie Przetwarzać Dane osobowe wyłącznie w celach opisanych w niniejszej Umowie, w celu świadczenia swoich usług na rzecz Uczestnika lub w inny sposób uzgodniony w zakresie Twoich zgodnych z prawem Poleceń, z wyjątkiem przypadków i zakresu, w jakim obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej. Spółka nie odpowiada za przestrzeganie jakichkolwiek Przepisów o ochronie danych mających zastosowanie do Uczestnika lub jego branży, które nie mają ogólnego zastosowania do Spółki.

5.2. Kolizja przepisów. Jeżeli Spółka dowie się, że nie może Przetwarzać Danych osobowych zgodnie z poleceniami Uczestnika ze względu na wymóg prawny wynikający z jakichkolwiek obowiązujących przepisów prawa, Spółka (i) niezwłocznie powiadomi Uczestnika o tym wymogu prawnym w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa; oraz (ii) w razie potrzeby wstrzyma wszelkie Przetwarzanie (z wyjątkiem samego przechowywania i utrzymywania bezpieczeństwa Danych osobowych, których to dotyczy) do czasu, gdy Uczestnik wyda nowe polecenia, które my, Spółka, jesteśmy w stanie wykonać. W przypadku powołania się na to postanowienie nie ponosimy wobec Ciebie odpowiedzialności na podstawie Umowy za jakiekolwiek niewykonanie odpowiednich Usług subskrypcyjnych do czasu wydania przez Ciebie nowych zgodnych z prawem Poleceń dotyczących Przetwarzania.

5.3. Bezpieczeństwo. Spółka wdroży i będzie utrzymywać odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony Danych osobowych przed Naruszeniami ochrony danych osobowych („Środki bezpieczeństwa”). Niezależnie od jakichkolwiek postanowień przeciwnych Spółka może według własnego uznania modyfikować lub aktualizować Środki bezpieczeństwa, pod warunkiem że taka modyfikacja lub aktualizacja nie spowoduje istotnego obniżenia poziomu ochrony zapewnianej przez Środki bezpieczeństwa.

5.4. Poufność. Spółka zapewni, że każda osoba z jej personelu upoważniona do Przetwarzania Danych osobowych w jej imieniu podlega odpowiednim obowiązkom zachowania poufności (umownym lub ustawowym) w odniesieniu do tych Danych osobowych.

5.5. Naruszenia ochrony danych osobowych. Spółka powiadomi Uczestnika bez zbędnej zwłoki po uzyskaniu wiedzy o jakimkolwiek Naruszeniu ochrony danych osobowych i będzie terminowo przekazywać informacje dotyczące Naruszenia ochrony danych osobowych w miarę ich pozyskiwania lub w zakresie, w jakim Spółka może ich zasadnie żądać. Na wniosek Uczestnika Spółka niezwłocznie zapewni Uczestnikowi uzasadnioną pomoc niezbędną do umożliwienia mu zgłoszenia odpowiednich Naruszeń ochrony danych osobowych właściwym organom lub osobom, których dane dotyczą (osobie fizycznej, do której odnoszą się Dane osobowe), jeżeli jest do tego zobowiązany na mocy Przepisów o ochronie danych.

5.6. Usunięcie lub zwrot Danych osobowych. Spółka usunie lub zwróci wszystkie dane, w tym Dane osobowe (wraz z ich kopiami) Przetwarzane na podstawie niniejszej Umowy, po rozwiązaniu lub wygaśnięciu świadczenia usług przez Spółkę, zgodnie z procedurami określonymi w mających zastosowanie warunkach. Postanowienie to ma zastosowanie z wyjątkiem przypadków, w których obowiązujące przepisy prawa wymagają od Spółki zachowania części lub całości danych, lub gdy Spółka zarchiwizowała dane w systemach kopii zapasowych; dane te zostaną przez nas bezpiecznie odizolowane i zabezpieczone przed dalszym Przetwarzaniem oraz usunięte zgodnie z naszymi praktykami usuwania danych.

5.7. Zbieranie danych. Spółka będzie zbierać i przetwarzać wyłącznie te Dane osobowe, które są istotne i niezbędne do działań polegających na gromadzeniu informacji oraz do analityki. Dane mogą obejmować między innymi imię i nazwisko, adres e-mail, informacje demograficzne oraz wszelkie inne przekazane informacje.

Uczestnik ma prawo dostępu do swoich Danych osobowych przechowywanych przez Spółkę, ich sprostowania lub usunięcia. Aby skorzystać z tych praw lub uzyskać więcej informacji, prosimy o kontakt ze Spółką pod adresem support@workplaced.com.

Uczestnik zgadza się, że Spółka może angażować Podprocesorów do Przetwarzania Danych osobowych w imieniu Uczestnika, a Spółka robi to na trzy sposoby. Po pierwsze, może angażować Podprocesorów do wspierania Spółki w zakresie hostingu i infrastruktury. Po drugie, może angażować Podprocesorów do obsługi funkcji i integracji produktów i usług. Po trzecie, może angażować swoje podmioty powiązane jako Podprocesorów w zakresie świadczenia usług i wsparcia.

W przypadku gdy Spółka angażuje Podprocesorów, nałoży na nich warunki ochrony danych zapewniające co najmniej taki sam poziom ochrony Danych osobowych jak warunki zawarte w niniejszej Umowie, w zakresie, w jakim mają one zastosowanie do charakteru usług świadczonych przez takich Podprocesorów. Spółka pozostaje odpowiedzialna za przestrzeganie przez każdego Podprocesora zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy oraz za wszelkie działania lub zaniechania takiego Podprocesora, które powodują naruszenie przez Spółkę któregokolwiek z jej zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy.

Uczestnik przyjmuje do wiadomości i zgadza się, że Spółka może uzyskiwać dostęp do Danych osobowych i Przetwarzać je w skali globalnej w zakresie niezbędnym do świadczenia swoich usług, a w szczególności, że Dane osobowe mogą być przekazywane do Spółki i Przetwarzane przez nią w Zjednoczonych Emiratach Arabskich oraz w innych jurysdykcjach, w których działają jej podmioty powiązane i Podprocesorzy. Za każdym razem, gdy Dane osobowe są przekazywane poza kraj ich pochodzenia, każda ze stron zapewni, że takie przekazanie odbywa się zgodnie z wymogami Przepisów o ochronie danych.

Spółka będzie przestrzegać wszystkich obowiązujących Przepisów o ochronie danych w związku z Przetwarzaniem przez nią Danych osobowych na podstawie niniejszej Umowy, w tym RODO oraz DIFC Data Protection Law (DIFC Law No. 5 of 2020). Strony przyjmują do wiadomości, że przekazywanie Danych osobowych z EOG od podmiotu powiązanego Spółki w Holandii do Spółki stanowi Przekazanie objęte ograniczeniami w rozumieniu rozdziału V RODO, i zgadzają się zawrzeć mający zastosowanie moduł Standardowych klauzul umownych określonych w decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2021/914 („SKU UE”) i być nim związane; klauzule te są włączone do niniejszej Umowy przez odesłanie i mają pierwszeństwo przed wszelkimi sprzecznymi postanowieniami niniejszej Umowy w odniesieniu do takiego przekazywania. Przed każdym takim przekazaniem Spółka przeprowadzi ocenę skutków przekazania i wdroży takie dodatkowe środki techniczne i organizacyjne, jakie mogą być wymagane do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony Osób, których dane dotyczą. Spółka będzie Przetwarzać Dane osobowe z EOG otrzymane od swojego podmiotu powiązanego w Holandii wyłącznie w celach przewidzianych w niniejszej Umowie, utrzymywać odpowiednie środki bezpieczeństwa zgodnie z art. 32 RODO, powiadamiać ten podmiot powiązany w ciągu czterdziestu ośmiu (48) godzin o każdym naruszeniu ochrony Danych osobowych dotyczącym takich danych i nie będzie przekazywać takich danych dalej bez wprowadzenia równoważnych zabezpieczeń umownych. Podmiot powiązany Spółki w Holandii zaktualizuje swoją umowę EULA i dokumentację dotyczącą przejrzystości przetwarzania danych, aby ujawnić przekazywanie danych do Spółki, mający zastosowanie mechanizm przekazywania oraz tożsamość każdej ze stron w jej odpowiedniej roli w zakresie przetwarzania danych, zanim nastąpi jakiekolwiek przekazanie.

Uczestnik potwierdza, że przeczytał i zrozumiał niniejszą Umowę, oraz wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w określonych celach związanych z gromadzeniem informacji.

Spółka może w razie potrzeby aktualizować niniejszą Umowę, aby zachować zgodność z RODO.

Przekazując dane osobowe i akceptując niniejszą Umowę, Uczestnik potwierdza, że rozumie i wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez WORKPLACED zgodnie z RODO i innymi obowiązującymi przepisami o ochronie danych.