Bezpieczeństwo i zgodność
Architektura jest argumentem za zgodnością
Obietnica, że nie będzie się zaglądać w dane indywidualne, to polityka. To, co system przechowuje i co pozwala komukolwiek raportować, rada pracowników, inspektor ochrony danych i audytor mogą sprawdzić. Ta strona mówi, co jest czym, produkt po produkcie.

Co jest wdrożone
- ISO 27001
- Certyfikat 0202968, którego posiadaczem jest Workplaced Technologies Ltd, wydany przez Intertek w ramach akredytacji UKAS. Zwróć uwagę na podmiot: klient europejski zawiera umowę z Workplaced Technologies Europe B.V., wpisaną do niderlandzkiej Izby Handlowej pod numerem KvK 95622462. Przetargi wymagają certyfikacji strony umowy, dlatego zakres certyfikacji i opis powiązań między tymi dwoma podmiotami należą do odpowiedzi przetargowej. Wystarczy zapytać, a otrzymasz oba.
- Próg raportowania: pięć osób
- Odpowiedzi w profilu miejsca pracy są przechowywane dla każdego uczestnika, ponieważ Passport zwraca każdej osobie jej własny profil. Organizacja widzi je wyłącznie zbiorczo: każdy raport, filtr i przekrój musi obejmować co najmniej pięciu pracowników, w przeciwnym razie platforma go nie pokazuje i prosi o szerszy wybór. Próg jest stosowany w chwili generowania raportu i żadna rola w Twojej organizacji nie może go obniżyć.
- Umowa powierzenia przetwarzania danych
- Umowa powierzenia opisująca architekturę, którą produkt faktycznie realizuje, a nie szersze uprawnienie, z którego produkt akurat nie korzysta.
- Hosting w UE
- Platforma jest hostowana w regionie UE. Którzy podprzetwarzający przetwarzają dane i gdzie, wynika z listy podprzetwarzających; o zmianach informujemy.
- Kontrola dostępu
- Dostęp oparty na rolach. Role w Twojej organizacji widzą raporty zbiorcze oraz to, kto wypełnił kwestionariusz; żadna rola w Twojej organizacji nie może otworzyć odpowiedzi ani profilu pojedynczego pracownika.
- Okres przechowywania
- Okresy przechowywania ustalane dla każdego badania i podawane przed zbieraniem danych, co jest zarówno wymogiem prawnym, jak i czynnikiem utrzymującym wysoki poziom udziału.
Co przechowuje każdy produkt i kto to widzi
Przechowywanie to nie to samo co raportowanie. Oto, co platforma zachowuje w każdym produkcie i co widzi każda ze stron.
| Produkt | Przechowywane | Twoja organizacja widzi | Pracownik widzi |
|---|---|---|---|
| Dynamics | PrzechowywaneOdpowiedzi każdego uczestnika | Twoja organizacja widziDane zbiorcze dla grup co najmniej pięciu osób, po każdym filtrze, oraz to, kto wypełnił kwestionariusz | Pracownik widziWłasny Passport |
| Passport | PrzechowywaneProfil każdego uczestnika, wyprowadzony z Dynamics | Twoja organizacja widziWyłącznie średnie | Pracownik widziWłasny profil, udostępniany tylko przez link, który sam zdecyduje się udostępnić |
| Occupancy, obserwacja | PrzechowywaneDla każdej przestrzeni: zajęta, liczba obecnych osób, aktywność; bez identyfikatora osoby | Twoja organizacja widziWykorzystanie i aktywność dla każdej przestrzeni | Pracownik widziNie dotyczy |
| Occupancy, pytania w aplikacji | PrzechowywaneOceny dla każdej odpowiedzi, bez nazwiska | Twoja organizacja widziDane zbiorcze | Pracownik widziNie dotyczy |
W przypadku czujników, Wi-Fi i Booking to, co jest przechowywane, zależy od używanego systemu. Poproś o model danych, zanim podejmiesz decyzję.
Cztery dokumenty po zawarciu umowy
- Dokumenty
- Certyfikat ISO 27001 wraz z zakresem certyfikacji, umowa powierzenia przetwarzania danych, aktualna lista podprzetwarzających i podsumowanie najnowszego testu penetracyjnego.
- Do oceny skutków (DPIA)
- Do oceny skutków dla ochrony danych poproś również o model danych: pokazuje, co jest przechowywane dla każdego uczestnika, a co jest raportowane wyłącznie zbiorczo.
- Dostępność
- Przekazujemy je po zawarciu umowy i z zastrzeżeniem poufności, a nie publikujemy, bo lista podprzetwarzających i podsumowanie testu penetracyjnego to mapa dla każdego, kto jej szuka.
Dla rady pracowników i oceny skutków dla ochrony danych
Poproś o model danych w ramach oceny skutków, a twierdzenie da się sprawdzić, zanim cokolwiek podpiszesz.
Odpowiedzi są przechowywane dla każdego uczestnika i agregowane w chwili generowania raportu. Grupa poniżej pięciu pracowników nie jest raportowana, niezależnie od zastosowanego filtra, a żadna rola w Twojej organizacji nie ma wglądu w odpowiedzi jednej osoby. Badania obserwacyjne w ogóle nie zawierają danych o osobach: rejestrują przestrzenie i aktywności.
Na stronie o zaufaniu znajduje się notatka informacyjna napisana dokładnie na to spotkanie i możesz ją przekazać dalej bez przeredagowywania.
Pytania, które często słyszymy
Czy zbieracie dane osobowe?
To zależy od produktu, a każdy z nich mówi, co przechowuje i co pokazuje.
Badania obserwacyjne Occupancy rejestrują przestrzenie i czynności, a nie ludzi, więc dane pojedynczych osób w ogóle nie powstają. Dynamics przechowuje odpowiedzi każdego uczestnika, ponieważ Passport zwraca tej osobie jej własny profil. Organizacja widzi te odpowiedzi wyłącznie zbiorczo, na poziomie zespołu, działu lub lokalizacji, a każdy raport, filtr lub przekrój musi obejmować co najmniej pięciu pracowników, inaczej jest ukrywany. Administratorzy widzą, kto wypełnił profil, a nie co odpowiedział. Passport widzi wyłącznie pracownik, chyba że sam zdecyduje się go udostępnić. Booking pokazuje współpracownikom, gdzie ktoś zarezerwował biurko, bo do tego służy rezerwacja.
Co jest przetwarzane, na jakiej podstawie, kto może to widzieć i jak długo jest przechowywane, ustala się dla każdego projektu przed wdrożeniem i zapisuje.
Czy dane o wykorzystaniu z Wi-Fi są anonimowe?
Nazywamy je zagregowanymi, bo to precyzyjne słowo. Dają wykorzystanie dla budynku, piętra i strefy i nie są narzędziem do obserwowania pojedynczej osoby.
Jak daleko to sięga, zależy od sieci, konfiguracji i umowy, więc odpowiedź dla Twojego budynku to ta zapisana w Twojej umowie, a nie ta na tej stronie.
Jaka dokumentacja bezpieczeństwa jest dostępna?
Na potrzeby zakupów korporacyjnych: Workplaced Technologies Ltd posiada certyfikat ISO 27001 o numerze 0202968, wydany przez Intertek z akredytacją UKAS.
Certyfikat, lista podmiotów przetwarzających dalej, standardowa umowa powierzenia przetwarzania i podsumowanie testu penetracyjnego są przekazywane po zawarciu umowy, z zachowaniem poufności. Istnieją i są aktualne, ale nie są publikowane w otwartej sieci. Poproś o nie przez formularz kontaktowy.
Do kogo należą dane?
Ustala to umowa między Tobą, Workplaced i ewentualnym partnerem, razem z dostępem, dozwolonym wykorzystaniem i okresem przechowywania. To kwestia umowna, a strona internetowa to złe miejsce, by odpowiadać na nią ogólnikowo.
Powiązane
- Mierzyć bez śledzenia ludzi
Uzasadnienie podejścia, w którym agregacja jest na pierwszym miejscu.
- Prywatność
Jakie dane zbieramy na tej stronie internetowej.
- Umowa powierzenia przetwarzania danych
Pełna treść umowy powierzenia.
Kwestionariusz bezpieczeństwa lub ocena skutków?
Kwestionariusze, oceny skutków i załączniki przetargowe trafiają bezpośrednio do osoby odpowiedzialnej za dokumentację. Formularz kontaktowy nie przyjmuje załączników: napisz w wiadomości, co masz i na kiedy, albo wyślij plik e-mailem na adres podany w stopce tej strony.