Metody pomiaru wykorzystania powierzchni biurowej

W miarę jak praca hybrydowa zmienia miejsce pracy, organizacje coraz częściej próbują zrozumieć, jak naprawdę wykorzystywane są ich biura. Pomiar wykorzystania powierzchni stał się jednym z najczęściej omawianych tematów w strategii miejsca pracy, nieruchomościach i zarządzaniu obiektami, ale nie wszystkie dane o wykorzystaniu są sobie równe.

Ustalenie, czy biurko lub sala są zajęte w danym momencie, to tylko część obrazu. Ważniejsze jest często pytanie, dlaczego przestrzenie są używane w taki sposób, jakie czynności się w nich odbywają i czy miejsce pracy skutecznie wspiera wyniki organizacji.

Organizacje stosują dziś kilka różnych metod pomiaru wykorzystania powierzchni, a każda ma swoje mocne strony, ograniczenia, koszty i poziom wglądu.

Badania obserwacyjne

Badania obserwacyjne to jedna z najstarszych (i wciąż jedna z najskuteczniejszych) metod pomiaru w miejscu pracy. Przeszkoleni obserwatorzy obchodzą biuro w ustalonych odstępach czasu i ręcznie zapisują, jak wykorzystywane są przestrzenie.

Mogą rejestrować między innymi:

• Zajętość biurek
• Wykorzystanie sal spotkań
• Wzorce współpracy
• Rodzaje wykonywanych czynności
• Interakcje w zespołach
• Przydatność przestrzeni
• Obserwacje zachowań
• Obserwacje warunków środowiskowych

W przeciwieństwie do technologii czysto ilościowych badania obserwacyjne dają kontekst. Czujnik może na przykład pokazać, że sala spotkań jest zajęta, ale obserwator potrafi ustalić, czy sala służy do pracy w skupieniu, współpracy czy rozmów towarzyskich oraz czy jest przepełniona, czy niedostatecznie wykorzystana.

Dla wielu organizacji ciągły pomiar zajętości w czasie rzeczywistym nie jest jednak w ogóle potrzebny do podejmowania strategicznych decyzji o miejscu pracy.

Głębokie wykrywanie Wi-Fi (Wi-Fi deep sensing)

Głębokie wykrywanie Wi-Fi wykorzystuje sygnały radiowe z firmowej infrastruktury Wi-Fi do wykrywania obecności i ruchu ludzi. Zamiast polegać wyłącznie na podłączonych urządzeniach, technologia analizuje zakłócenia i odbicia sygnałów Wi-Fi powodowane przez poruszających się w przestrzeni ludzi.

Ta nowsza kategoria wykrywania może potencjalnie rozpoznawać:

• Obecność
• Ruch
• Zagęszczenie
• Wzorce przemieszczania się
• Wzorce oddechu
• W niektórych zaawansowanych zastosowaniach nawet tętno i mikroruchy

Ponieważ technologia często może korzystać z istniejącej firmowej infrastruktury Wi-Fi, koszty wdrożenia są wyraźnie niższe niż przy tradycyjnych, wielkoskalowych instalacjach czujników. W miarę dojrzewania technologii coraz częściej rozważa się ją jako skalowalną i stosunkowo opłacalną alternatywę dla dedykowanego sprzętu do pomiaru zajętości.

Choć głębokie wykrywanie Wi-Fi jest obiecujące, nadal mierzy głównie obecność i ruch, a nie cel korzystania z miejsca pracy, jakość współpracy czy skuteczność zachowań.

Triangulacja Wi-Fi

Triangulacja Wi-Fi szacuje zajętość, lokalizując podłączone urządzenia, takie jak smartfony i laptopy, na podstawie sygnałów z punktów dostępowych. Mierząc siłę sygnału w wielu punktach dostępowych, organizacje mogą oszacować, gdzie w biurze znajdują się ludzie.

Metoda ta stała się popularna, ponieważ wiele organizacji ma już firmowe sieci Wi-Fi.

Triangulacja Wi-Fi jest na ogół bardziej przydatna do wychwytywania ogólnych trendów zajętości niż do podejmowania szczegółowych decyzji w strategii miejsca pracy.

Technologie beaconów Bluetooth

Niektóre organizacje korzystają też z beaconów Bluetooth do lokalizacji wewnątrz budynków i analizy zajętości. W takich rozwiązaniach urządzenia mobilne komunikują się z zainstalowanymi beaconami, co pozwala szacować odległość i wzorce przemieszczania się w miejscu pracy.

Systemy beaconów służą często do:

• Nawigacji wewnątrz budynku
• Pomocy pracownikom w odnajdywaniu drogi
• Usług w miejscu pracy opartych na lokalizacji
• Szacowania zajętości

Choć beacony są przydatne w niektórych usługach dla użytkowników biura, jako samodzielne rozwiązanie do pomiaru zajętości sprawdzają się na ogół słabiej.

Czujniki zajętości IoT

Czujniki zajętości IoT należą dziś do najczęściej stosowanych technologii pomiaru w miejscu pracy. Mogą to być:

• Czujniki biurkowe
• Czujniki ruchu
• Czujniki podczerwieni
• Czujniki termiczne
• Liczniki osób
• Czujniki warunków środowiskowych

Zwykle instaluje się je w całym biurze, aby w sposób ciągły mierzyć zajętość i wykorzystanie.

Dla organizacji skupionych przede wszystkim na strategicznym wglądzie w miejsce pracy, a nie na automatyzacji operacyjnej, stosunek kosztów do korzyści bywa trudny do uzasadnienia.

Monitoring wizyjny i wizja komputerowa

Systemy wizji komputerowej łączą kamery z modelami AI, aby szacować zajętość, ruch i zachowania w przestrzeni.

Takie systemy mogą dostarczać:

• Analizy natężenia ruchu
• Map cieplnych zagęszczenia
• Analizy kolejek
• Mapowania współpracy
• Śledzenia przemieszczania się
• Analizy wykorzystania przestrzeni

W biurach prywatność i odbiór przez pracowników często stają się głównymi barierami we wdrożeniu.

Dane z rezerwacji przestrzeni

Platformy rezerwacji przestrzeni to kolejna ważna warstwa wiedzy o miejscu pracy. Systemy rezerwacji biurek i sal spotkań generują dane o zamierzonych wzorcach korzystania z biura.

Dane te mogą pokazać:

• Trendy zapotrzebowania
• Dni największej obecności
• Sposób koordynacji w zespołach
• Preferowane strefy i sąsiedztwa zespołów
• Zapotrzebowanie na sale spotkań

Danych z rezerwacji nie należy jednak traktować jak danych o rzeczywistej zajętości. Zarezerwowane biurko nie musi oznaczać, że ktoś przyszedł do biura, a wielu pracowników korzysta z przestrzeni bez formalnej rezerwacji.

Dane z rezerwacji sprawdzają się najlepiej w połączeniu z innymi metodami pomiaru zajętości.

Która metoda jest więc najlepsza?

Właściwa metoda pomiaru zajętości zależy ostatecznie od celu.

Jeśli celem jest:

• automatyzacja operacyjna
• bieżąca dostępność przestrzeni
• optymalizacja sprzątania
• lub zarządzanie budynkiem w czasie rzeczywistym

odpowiednie mogą być czujniki lub systemy oparte na Wi-Fi.

Jeśli jednak celem jest strategia miejsca pracy, czyli zrozumienie, jak ludzie pracują, współpracują i korzystają z przestrzeni oraz czy miejsce pracy skutecznie wspiera wyniki organizacji, badania obserwacyjne pozostają jednym z najskuteczniejszych dostępnych podejść.

Badania obserwacyjne dają coś, czego wiele technologii wciąż nie potrafi uchwycić: kontekst zachowań.

Są też:

• znacznie tańsze
• łatwiejsze do wdrożenia
• mniej inwazyjne
• i nie wymagają instalacji sprzętu ani złożonych integracji

Co najważniejsze, ciągły pomiar zajętości w czasie rzeczywistym często nie jest potrzebny do strategicznych decyzji o miejscu pracy. Wzorce korzystania z biura z czasem na ogół się stabilizują, więc organizacje mogą uzyskać bardzo wiarygodny obraz dzięki okresowym pomiarom, a nie stałej obserwacji.

W wielu przypadkach dobrze zaprojektowane dwutygodniowe badanie obserwacyjne co sześć miesięcy w zupełności wystarcza, aby:

• wskazać trendy wykorzystania
• zrozumieć wzorce zachowań
• zweryfikować zmiany w miejscu pracy
• wesprzeć ważne decyzje dotyczące nieruchomości

Jednocześnie jednym z największych wyzwań organizacji nie jest dziś brak danych o zajętości, lecz rozproszenie danych o miejscu pracy w wielu systemach i technologiach. Organizacje mogą jednocześnie korzystać z badań obserwacyjnych, analityki Wi-Fi, czujników IoT, platform rezerwacyjnych i ankiet doświadczenia pracowników, a mimo to te zbiory danych rzadko są połączone w jedne ramy podejmowania decyzji.