Consolideren of het huurcontract verlengen?
Een huurmoment dwingt een getal af, of u er nu een heeft of niet
De datum ligt jaren vooraf vast, het besluit niet. Zonder gemeten onderbouwing op de opzegdatum is stilzwijgend verlengen de makkelijkste uitkomst, en wordt een verplichting van vijf of tien jaar aangegaan om een analyse van een paar maanden te vermijden.
Het bewijs dat u op de opzegdatum moet hebben
Gemeten gebruik, geen headcount
De eerste vraag van de directie is hoe u het weet. Een bezettingsgraadmeting met een benoemde methode beantwoordt die vraag; een headcount vermenigvuldigd met een deelfactor niet.
De piekbezetting onder het beleid dat u wilt aanhouden
Consolideren op de gemiddelde vraag riskeert een ruimteprobleem op de drukste dag, en dat is de dag waarop de beslissing wordt onthouden.
De kosten van het gebouw dat u overhoudt
Consolideren betekent vaak dat de resterende ruimte opnieuw moet worden ingericht. Een businesscase die de bespaarde huur telt maar de inrichtingskosten niet, heeft het lastig bij de tweede beoordeling.
Wat u opgeeft, onomwonden benoemd
Elke consolidatie kost iets: een locatie, een reistijd, de nabijheid van een team. Dat in het stuk benoemen is wat de rest van het stuk geloofwaardig maakt.
Begin eerder dan nodig lijkt
Wie op zes maanden begint, heeft weinig ruimte, en een korte verlenging wordt dan de waarschijnlijke uitweg.
Een representatieve meting vraagt enkele weken over een normale spreiding van dagen, plus analyse en het ruimteprogramma dat volgt. Als vuistregel voor de planning, niet als norm, betekent dat starten negen tot twaalf maanden voor de opzegdatum; één gebouw met observatieonderzoek kan sneller, een portefeuille trager.
Download de lease-tijdlijn
De aftelling van twaalf maanden vóór de opzegdatum, één regel per stap met een kolom voor de eigenaar, plus de vier dingen die de business case moet bevatten. Gedateerd, zodat u terugrekent vanaf uw eigen opzegdatum.
PDF, in het Nederlands.
Vragen die we krijgen
Hoe lang duurt het?
Het platform live zetten gaat snel: de onboarding duurt meestal één tot vijf dagen. Een onderzoek duurt langer, en hoe lang hangt af van de gebouwen, de methode en hoeveel mensen meedoen, dus publiceren we geen gemiddelde. Het afbakenen kost weken, geen maanden, een bezettingsronde loopt over een vooraf afgesproken meetperiode, en Dynamics sluit wanneer de responsperiode sluit.
We leggen data per project vast in het voorstel, en worden daar liever aan gehouden dan aan een gemiddelde.
Hoe begint een traject?
Met de beslissing die u wilt nemen, niet met een product. Van daaruit werken we terug naar wat er gemeten moet worden, wie moet instemmen, welke data er al zijn en welke omvang realistisch is.
Wat eruit komt, is een advies, en soms is dat kleiner dan de aanvraag.
Wat moeten we klaar hebben?
Meestal: wie eigenaar is van de beslissing, de vraag in één zin, de gebouwen of teams die erbinnen vallen, plattegronden of een ruimte-inventarisatie, de werkplekdata die er al zijn, een plan om medewerkers te vertellen wat er gebeurt, en afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is onder de AVG.
We bevestigen de lijst per project voordat er iets begint.
Wat hier antwoord op geeft
- Occupancy
Analyseren: de gemeten nulmeting.
- Taxonomy
De kosten van het gebouw dat u overhoudt.
- De business case onderbouwen
Het voorstel door het investeringsproces krijgen.
- Blijven of verhuizen: de case
13.500 m² aangenomen, 10.000 m² berekend; blijven voorkomt 2.000 m² extra, $1,2 mln per jaar bij aangenomen $600 per m².