De uitdaging

Een tech-scale-up met 1.200 medewerkers, groeiend naar 1.300, dacht dat het kantoor tegen zijn grenzen aanliep: vergaderruimtes voelden vol en piekdagen leken druk. De directie ging ervan uit dat verhuizen of uitbreiden nodig was.

Om dat te toetsen zetten ze Taxonomy in met 700 respondenten uit Dynamics, opgeschaald naar de volledige organisatie met de functies Create Persona en Growth Multiplier. Ze zagen in dat blijven of verhuizen om meer draait dan kosten alleen. Het besluit raakt aan:

  • Ruimte-efficiëntie
  • Effect op woon-werkverkeer
  • Afstemming op productiviteit
  • Verlooprisico

Wat we hebben onderzocht

  • Solo- versus groepsactiviteiten. Het meeste werk gebeurde individueel of in overleg met één tot vier personen, niet in grote ruimtes.
  • Persoonlijkheids- en zintuiglijke profielen. Big Five-kenmerken plus behoeften rond akoestisch en visueel comfort bepaalden de aanbevolen mix van werkplektypen.
  • Roostergedrag. Er was een lichte mismatch, maar de directie wilde de hybride roosters niet wijzigen, dus zijn de roosters in de modellering ongewijzigd gelaten.

Simulatie met Taxonomy

Werkelijke ruimtebehoefte

  • Huidig kantoor: 11.500 m²
  • Aangenomen behoefte: 13.500 m²
  • Werkelijke behoefte: 10.000 m²

Werkplekken en deelratio

  • Aanbevolen ratio: 1:1,4 (0,7 werkplek per medewerker)
  • Piekbezetting onder 72%
  • 150 werkplekken overbodig, goed voor 750 m²

Vergaderruimtes

  • 80% van de vergaderingen heeft één tot vier deelnemers
  • Te grote ruimtes op maat brengen levert 405 m² op

Verkeersruimte en ondersteunende zones

  • Secundaire verkeersruimte terug van 20% naar 18%, goed voor 345 m²

Culturele afstemming

Met de beweging richting een meer resultaatgerichte cultuur adviseerde Taxonomy meer zones voor spontaan contact, minder overmaatse formele ruimtes en een betere zonering. Dat leverde op:

  • 7% betere afstemming op productiviteit
  • 5% hogere retentiescore, door een betere culturele en gedragsmatige fit

Deze inzichten kwamen tot stand zonder bezettingsanalyse; die toevoegen scherpt het beeld van werkelijk versus gerapporteerd gebruik en de aanbevolen configuratie verder aan.

Aanbevelingen

  • Blijven in het bestaande kantoor.
  • Herinrichten: kleine ruimtes en focuspods toevoegen, vergaderruimtes op maat brengen, verkeersruimte terugbrengen, 350 werkplekken herbestemmen.
  • Het huidige rooster handhaven, conform de wens van de directie.

Resultaten

  • Het bedrijf kan met vertrouwen blijven zitten.
  • De productiviteitsscore steeg met 7%, door een betere afstemming van de ruimte.
  • De retentiescore steeg met 5%, door een betere culturele afstemming.
  • Het effect op woon-werkverkeer bleef gelijk, omdat locatie en roosters niet veranderden.

Financiële impact

Door te blijven hoefde het bedrijf geen extra 2.000 m² af te nemen. Dat bespaart $1,2 mln per jaar bij $600 per m², en maakt intern nog eens 1.500 m² vrij.

De resultaten zijn exclusief de winst op productiviteit en retentie; zelfs 1% minder verloop staat gelijk aan 13 behouden medewerkers, oftewel $780.000 besparing.