In het kort

Een klantcase, met context: een tech-scale-up met 1.200 medewerkers, met Taxonomy en Dynamics-data. Probleem: een uitbreiding gepland op groeiprognoses, zonder zekerheid dat die nodig was. Uitkomst in de berekening: het bedrijf kan blijven, met een berekende behoefte van 10.000 m² tegenover een aangenomen 13.500 m². Financiële impact: ongeveer $1,2 mln per jaar aan vermeden huur, berekend op een aangenomen prijs per m². Een berekend resultaat, geen belofte.

Status van de cijfers

Deze case beschrijft een modellering met Taxonomy. De ruimtebehoefte, de effecten op productiviteit en retentie en de financiële impact zijn berekend. Welke aanbevelingen zijn uitgevoerd en wat daarna is gemeten, staat niet in deze casebeschrijving; er zijn dus geen achteraf gemeten resultaten opgenomen.

De uitdaging

Een tech-scale-up met 1.200 medewerkers, groeiend naar 1.300, dacht dat het kantoor tegen zijn grenzen aanliep: vergaderruimtes voelden vol en piekdagen leken druk. De directie ging ervan uit dat verhuizen of uitbreiden nodig was.

Om dat te toetsen zetten ze Taxonomy in met 700 respondenten uit Dynamics, opgeschaald naar de volledige organisatie met de functies Create Persona en Growth Multiplier. Ze zagen in dat blijven of verhuizen om meer draait dan kosten alleen. Het besluit raakt aan:

  • Ruimte-efficiëntie
  • Effect op woon-werkverkeer
  • Afstemming op productiviteit
  • Verlooprisico

Wat we hebben onderzocht

  • Solo- versus groepsactiviteiten. Het meeste werk gebeurde individueel of in overleg met één tot vier personen, niet in grote ruimtes.
  • Persoonlijkheids- en zintuiglijke profielen. Big Five-kenmerken plus behoeften rond akoestisch en visueel comfort bepaalden de aanbevolen mix van werkplektypen.
  • Roostergedrag. Er was een lichte mismatch, maar de directie wilde de hybride roosters niet wijzigen, dus zijn de roosters in de modellering ongewijzigd gelaten.

Simulatie met Taxonomy

Berekende ruimtebehoefte

  • Huidig kantoor: 11.500 m²
  • Aangenomen behoefte: 13.500 m²
  • Berekende behoefte: 10.000 m²

Werkplekken en deelratio

  • Aanbevolen ratio: 1:1,4 (0,7 werkplek per fte)
  • Piekbezetting in het model onder 72%
  • 150 werkplekken overbodig, goed voor 750 m²

Vergaderruimtes

  • 80% van de vergaderingen heeft één tot vier deelnemers
  • Te grote ruimtes op maat brengen levert 405 m² op

Verkeersruimte en ondersteunende zones

  • Secundaire verkeersruimte terug van 20% naar 18%, goed voor 345 m²

Culturele afstemming

Met de beweging richting een meer resultaatgerichte cultuur adviseerde Taxonomy meer zones voor spontaan contact, minder overmaatse formele ruimtes en een betere zonering. Het model rekent daarmee op:

  • een berekende verbetering van 7% in de afstemming op productiviteit
  • een berekende stijging van 5% in de retentiescore, door een betere culturele en gedragsmatige fit

Deze inzichten kwamen tot stand zonder bezettingsanalyse; die toevoegen scherpt het beeld van werkelijk versus gerapporteerd gebruik en de aanbevolen configuratie verder aan.

Aanbevelingen

  • Blijven in het bestaande kantoor.
  • Herinrichten: kleine ruimtes en focuspods toevoegen, vergaderruimtes op maat brengen, verkeersruimte terugbrengen, 350 werkplekken herbestemmen.
  • Het huidige rooster handhaven, conform de wens van de directie.

Berekende uitkomsten

  • Op basis van de berekening kan het bedrijf blijven zitten.
  • De modelscore voor afstemming op productiviteit komt 7% hoger uit bij de aanbevolen inrichting. Dat is een modeluitkomst en geen gemeten productiviteit.
  • De berekende retentiescore komt 5% hoger uit door een betere culturele afstemming. Ook dit is een modeluitkomst.
  • Het effect op woon-werkverkeer blijft gelijk, omdat locatie en roosters niet veranderen.

Financiële impact

Door te blijven is volgens de berekening geen extra 2.000 m² nodig. Bij $600 per m² is dat een vermeden kostenpost van $1,2 mln per jaar, en komt intern nog eens 1.500 m² vrij. Dit is een rekenvoorbeeld op basis van aangenomen kosten per m², geen gerealiseerde besparing.

De berekening laat mogelijke winst op productiviteit en retentie buiten beschouwing. Ter illustratie: 1% minder verloop is 13 medewerkers minder die vervangen moeten worden, wat bij het genoemde scenariobedrag van $780.000 hoort (afgeleid van $60.000 vervangingskosten per medewerker).