Vragen over Workplaced, beantwoord

Workplaced is een platform voor workplace decision intelligence. Het brengt data over mensen en data over de plek samen in één model, zodat een organisatie de werkplekstrategie kan bepalen die past bij haar bedrijfsdoelen en haar cultuur. Die strategie kan volgen wat medewerkers zeggen nodig te hebben, of beginnen bij de eigen aannames van de organisatie waar nog geen data over medewerkers zijn.

Vijf oplossingen bestrijken de hele route op één datamodel: Dynamics en Occupancy analyseren werkplekbeleving en ruimtegebruik, Balance en Taxonomy richten hybride roosters en ruimtebudgetten in, en Booking beheert de reserveringen van dag tot dag. Daaronder ligt Work Information Modelling (WIM), een digitaal model van hoe werk werkelijk verloopt over mensen en plekken heen. Het gaat verder dan een plattegrond of een rooster: psychometrie, cultuur, activiteiten, ruimte, tijd en locatie zitten in één model. Daardoor kunt u scenario's vergelijken en inschatten wat een beslissing doet met de vastgoedkosten voordat u zich eraan verbindt, en ook wat die doet met productiviteit, retentie en duurzaamheid.

Vijf, in drie stappen. Analyseren: Dynamics kijkt naar de werkplekbeleving en Occupancy meet hoe de ruimte wordt gebruikt. Inrichten: Balance stelt hybride roosters op en Taxonomy plant de ruimte. Beheren: Booking regelt reserveringen en kantoordagen.

Passport, de persoonlijke werkplekgids van de medewerker, hoort bij Dynamics. Het is geen zesde oplossing en wordt niet los verkocht.

Aan klantzijde de teams voor vastgoed, werkomgeving, facilitair, HR, strategie, finance en IT van bedrijven, overheidsorganisaties en universiteiten: wie de werkplekbeslissing draagt.

Partners gebruiken het in hun eigen opdrachten. Place experts zijn werkplekadviseurs, ontwerpers, architecten en vastgoedadviseurs. People experts zijn HR-adviseurs, organisatiepsychologen en adviseurs in medewerkersbeleving. Technology experts zijn systeemintegrators en leveranciers van proptech of HR-technologie.

Er zijn twee manieren om het af te nemen. U kunt één oplossing licentiëren voor één specifieke behoefte, of er meerdere combineren, zodat ze één datamodel delen en elkaar voeden, met analyse, inrichting en dagelijks beheer als één samenhangend beslisraamwerk. Passport is de uitzondering: het hoort bij Dynamics en wordt niet los verkocht.

U betaalt voor wat wordt gebruikt: medewerkers die hun werkplekprofiel invullen, of de elementen die u meet met Occupancy Observations. De tarieven dalen naarmate het gebruik groeit en worden jaarlijks vooraf gefactureerd. Implementaties van Occupancy met wifi of sensoren worden op aanvraag geprijsd. De actuele tarieven staan op de prijspagina.

Ja. Elke oplossing kan los worden gelicentieerd of op hetzelfde platform en datamodel aan de andere worden gekoppeld. Passport is de enige uitzondering, omdat het bij Dynamics hoort.

Ja. Gekoppelde oplossingen hergebruiken elkaars data en geven hun inzichten aan elkaar door. U verzamelt dezelfde data één keer, en elke beslissing put uit meer ervan.

Software, en wij zetten het live. Workplaced levert het platform en verzorgt de activering, dat wil zeggen uw omgeving ingericht en werkend, als aparte post naast het abonnement. Zorgen dat het binnen de organisatie wordt gebruikt is het werk van de partner, want een platform dat wordt gekocht en nooit wordt omarmd is voor beide partijen een probleem.

Advieswerk, interpretatie, het programma van eisen, de inrichting en het veranderprogramma zijn ook het werk van de partner. Bij Occupancy hangt het af van het uitvoeringsmodel. Bij self-managed voert uw eigen team of een partner de observatierondes uit; bij managed doet Workplaced dat.

HR is verantwoordelijk voor cultuur en inclusie, en ook retentie en productiviteit staan op het lijstje, maar HR zit vaak niet aan tafel wanneer er wordt besloten over manieren van werken en over het kantoor. Juist die beslissingen bepalen waarop HR wordt afgerekend, nog sterker sinds covid en sinds we meer weten over neurodiversiteit.

De werkomgeving was nooit een traditioneel HR-onderwerp, terwijl HR er steeds meer verantwoordelijk voor wordt. Dat laat gaten in data, in strategische afstemming en in de systemen en kennis binnen de HR-functie. Dynamics (Analyseren) en Balance (Inrichten) zijn er om die te dichten.

Werkplekstrategie is de gestructureerde manier om af te stemmen hoe mensen werken, waar ze werken en hoe de werkomgeving is ontworpen op wat de organisatie wil bereiken.

Het verbindt medewerkersbeleving, cultuur, het hybride model en het fysieke kantoor met uitkomsten die de organisatie al telt, zoals productiviteit en retentie, of kosten en duurzaamheid. Goed gedaan behandelt het de werkomgeving als iets dat bedrijfsprestaties aandrijft, niet als een vaste post op de balans.

Hybride en flexibel werken hebben van het kantoor een ingewikkeld systeem gemaakt. Het raakt nu tegelijk samenwerking, cultuur, werkgeversmerk, duurzaamheid en kosten.

Een beslissing over ruimte, roosters of beleid komt direct terecht in de bedrijfsresultaten. Dat betekent dat HR, vastgoed en finance het eens moeten worden, en het vraagt om meer structuur en betere data dan traditionele huisvestingsplanning ooit nodig had.

Werk gebeurde vroeger op één plek. Nu kan het overal, en is het kantoor één onderdeel geworden van een breder geheel aan plekken die de organisatie ondersteunen.

Kantoren werden vroeger gepland rond vaste werkplekken, hiërarchie en een standaardoppervlak per persoon. Vandaag moeten ze veel verschillende activiteiten ondersteunen, teams die verspreid zitten over locaties en thuis, en een beleving die de reis waard is. Ook wordt van ze verwacht dat ze bijdragen aan productiviteit, retentie, merk, informatiebeveiliging en ESG-doelen.

Werkplekbeslissingen zijn dus lastiger geworden, en ze gaan over afdelingen heen. Ze werken alleen als de behoeften van mensen, het ontwerp van de ruimte en het beleid op elkaar aansluiten, en dat lukt zelden met beslissingen in silo's of op onderbuikgevoel.

Een manier om werkplekbeslissingen te nemen met verbonden data en scenariomodellen. Wat u weet over mensen, hoe de ruimte wordt gebruikt en de beleidskeuzes die op tafel liggen, komen samen in één raamwerk.

Leidinggevenden kunnen opties dan naast elkaar leggen, de afwegingen zien en een beeld krijgen van het waarschijnlijke effect voordat er iets wordt ingevoerd.

Traditionele planning en analyse leveren meestal losse onderzoeken, benchmarks of rapporten over wat al is gebeurd.

Decision intelligence verbindt data over mensen, plek en beleid, zodat u scenario's kunt vergelijken en hun effect kunt inschatten. Analyse beschrijft wat er gebeurt. Decision intelligence helpt u beslissen wat u nu doet, en laat zien waarom.

Workplaced bevat analyses, maar die zijn een middel. Het doel is een beslissing over hoeveel ruimte, welk hybride beleid, welke indeling en tegen welke kosten, genomen op één set cijfers waarmee HR en vastgoed allebei werken.

Omdat de beslissing verdeeld is over vier gebieden die zelden met elkaar praten: werkplekbeheer, analyse van werkplekbeleving, inrichting van de werkomgeving en bezettingsanalyse. Elk heeft meestal een eigen systeem en een eigen eigenaar.

Wat ontbreekt, is de laag die ze verbindt, en daarvoor is workplace decision intelligence er. Pas als alle vier dezelfde beslissing voeden, kan een organisatie de juiste keuze maken en het meeste uit haar werkomgeving halen.

De meeste werkplektools lossen één stuk van het probleem op: hier een reserveringssysteem, daar een sensorfeed of een betrokkenheidsonderzoek. Eén stuk los verbeteren brengt vaak een ander stuk uit balans.

Workplaced is gebouwd om dat gat te dichten. Het verbindt werkplekbeheer, beleving, inrichting en bezetting in één beslisraamwerk, van de eerste analyse tot het dagelijks gebruik. In plaats van mensen, ruimte en bedrijfsvoering los te bekijken, ziet u wat u moet veranderen en wat elke optie waarschijnlijk doet. Zo wordt een werkplekstrategie omgezet in meetbare bedrijfsresultaten.

Als wat medewerkers nodig hebben, hoe de ruimte is ontworpen en wat de organisatie verwacht verschillende kanten op trekken, zijn verloren productiviteit, afnemende betrokkenheid en ongebruikte ruimte meestal het gevolg.

Als ze op elkaar aansluiten, versterken werkplekbeslissingen elkaar. Ze passen bij hoe het werk werkelijk gebeurt en brengen de organisatie toch dichter bij haar doelen.

Strategische. Het hybride model vaststellen en wat er op kantoor wordt verwacht. Een kantorenportefeuille plannen, op maat brengen of samenvoegen. Het ontwerp van de werkplek afstemmen op het werk dat mensen werkelijk doen. Een verhuizing of de keuze voor een nieuwe locatie afwegen. Medewerkersbeleving in balans brengen met kosten en duurzaamheid.

Het is gebouwd voor continue verbetering, niet voor een eenmalig project. Met verbonden data en scenario's op één plek kunt u terugkomen op een beslissing, een toekomstige verandering toetsen voordat u die doorvoert, en de strategie bijstellen als de organisatie verandert. Opnieuw meten met dezelfde methode laat zien of de vorige beslissing werkte.

In elk geval de directie, HR en het vastgoed- of facilitaire team. Elk ziet een ander deel van het probleem, en een beslissing over ruimte, roosters of beleid raakt hen allemaal.

Een gedeeld beslisraamwerk geeft hun dezelfde data, scenario's en uitkomsten om over te praten. Dat haalt wrijving uit het proces en brengt iedereen sneller bij een beslissing waar ze achter kunnen staan.

De vragen die bij werkplekbeslissingen steeds terugkomen.

Over mensen en plek samen: hoe beïnvloeden ons kantoor en ons hybride beleid productiviteit en betrokkenheid? Hoe krijgen we belanghebbenden op één lijn over werkplekbeslissingen? Hoe krijgen we medewerkers betrokken bij het gesprek over hun werkplekbeleving? Kunnen we kantoorruimte verkleinen om een financieel doel te halen zonder de productiviteit te schaden? Hoe plannen we een nieuwe ruimte rond cultuurdoelen die productiviteit en retentie ondersteunen? Past onze huidige ruimte bij wat mensen nodig hebben? Blijven we in dit kantoor of verhuizen we?

Over mensen: welke knelpunten op kantoor moeten het eerst worden verbeterd? Hoe meten en rapporteren we de CO2-uitstoot van woon-werkverkeer voor ESG? Hoe verhoudt onze werkplekbeleving zich tot die bij andere organisaties?

Over de plek: hoe plannen we kantoren die helpen duurzaamheidsdoelen te halen? Welke voorzieningen moet het ruimteprogramma bevatten? Hoe plannen we een kantorenportefeuille voor teams in meerdere landen?

Elke vraag vraagt om een eigen combinatie van metingen in plaats van één product, en daarom beginnen wij bij de vraag.

Ja. Kantoor- en hybride beleid bepalen hoeveel autonomie mensen hebben, hoe ze samenwerken en hoe goed hun werkdag verloopt, en dat zijn redenen waarom mensen blijven of vertrekken.

In één klantcase van Workplaced gebruikte een zakelijke dienstverlener met 500 medewerkers en 18% verloop per jaar Dynamics om te zien waar verwachtingen, ruimteontwerp en hybride patronen niet op elkaar aansloten. De case werkt vervolgens een scenario uit: als het verloop zou dalen van 18% naar 15%, zouden er per jaar 15 mensen minder vertrekken en zou dat ongeveer $2 mln aan vervangingskosten schelen, nog vóór enige productiviteitswinst. Het is een berekend scenario, en de case laat niet zien dat het verloop werkelijk daalde.

Ja. Met de werkelijke ruimtevraag, werkpatronen en medewerkersbeleving naast elkaar kunt u toetsen of een verhuizing echt nodig is.

Vaak is dat niet zo. Hybride patronen bijstellen en de bestaande ruimte herinrichten kan de bedrijfsbehoefte tegen lagere kosten en met minder verstoring invullen. In één case met 1.200 medewerkers ging de directie uit van een behoefte van 13.500 m²; de analyse kwam uit op 10.000 m², minder dan de 11.500 m² die het bedrijf al had.

Door werkplekbeslissingen te verbinden met uitkomsten die u kunt tellen: kosten, productiviteit, retentie, ondersteuning van het werk, duurzaamheid en werkplekwaarde.

In de praktijk betekent dat beslissingen op basis van bewijs, scenarioplanning met prestatiecijfers erbij en een heldere business case voor elke verandering. Omdat vooraf en achteraf dezelfde methode wordt gebruikt, ziet u ook wat er veranderde: of spookreserveringen afnamen, of hybride roosters beter pasten, of ruimtes aansluiten bij de activiteiten erin. Die resultaten beloven we niet vooraf. De meting laat zien of ze er kwamen.

In de volgorde waarin het werk gebeurt: Analyseren, Inrichten, Beheren.

Analyseren laat zien hoe mensen werken en hoe de ruimte wordt gebruikt, met Dynamics voor de mensen en Occupancy voor de ruimte. Inrichten bepaalt wat er moet veranderen. In Balance stellen HR en directie het gewenste hybride beleid op, simuleren het en vergelijken het effect op productiviteit en retentie; Taxonomy vertaalt die keuze naar de werkplekken die een kantoor nodig heeft. Beheren is Booking, dat de beslissing in de dagelijkse praktijk brengt. Passport, de persoonlijke werkplekgids van de medewerker, is onderdeel van Dynamics.

Balance kan werken op basis van werkplekprofielen, persona's of aannames. Met Dynamics-data eronder bouwen de stappen op elkaar voort, en werken HR en vastgoed uiteindelijk met dezelfde cijfers.

Ja, op Passport na. Dynamics, Occupancy, Balance, Taxonomy en Booking zijn elk los af te nemen, of te combineren wanneer de beslissing daarom vraagt. Booking heeft niets anders nodig, en Balance en Taxonomy kunnen vóór elke meting beginnen met persona's of aannames. Passport hoort zonder meerprijs bij Dynamics en wordt niet los verkocht.

Gekoppeld versterken ze elkaar. Wat Dynamics leert over hoe mensen werken, voedt de beleidsvergelijking in Balance en het ruimteprogramma in Taxonomy, en de cijfers van Booking over gereserveerd tegenover gebruikt bereiken Occupancy via een koppeling. De prijs van elke oplossing staat op de prijspagina.

Dat noemen we Place Strategy: Dynamics, Occupancy, Balance, Taxonomy en Booking op één datamodel. Het is een aanpak, geen apart plan of pakket.

Samen geven ze de prestaties van mensen en plek in één beeld, en aanwezigheid gemodelleerd tegen vraag en aanbod. De hybride strategie rust op bewijs, en het ruimteplan op wat het personeel werkelijk nodig heeft. De oplossingen controleren elkaars cijfers, aanbevelingen volgen automatisch, en het rendement van een verandering is in getallen uit te drukken.

Voor organisaties die één samenhangende strategiemotor willen in plaats van een verzameling losse tools. Is uw vraag smal, dan kan één oplossing genoeg zijn; raakt hij mensen, ruimte en beleid tegelijk, dan bespaart het gekoppelde model u het op elkaar afstemmen van drie sets cijfers.

Nee, en de meesten zien het grootste deel nooit. Dynamics vraagt hen één keer een werkplekprofiel in te vullen. Bij Occupancy zijn ze helemaal niet betrokken. Balance en Taxonomy zijn voor de teams die de beslissing nemen.

Booking en Passport zijn de twee die medewerkers zelf gebruiken.

Dynamics is de oplossing voor werkplekbeleving: de mensenkant van Analyseren, naast Occupancy voor de ruimte, en meestal waar HR begint. Elke medewerker vult een werkplekprofiel in. Samen laten de profielen zien hoe mensen werken (waar, wanneer, met wie en waaraan), wat hen helpt en wat in de weg zit, en hoe goed de werkomgeving bij hen past.

Uitkomsten worden per groep gerapporteerd, met benchmarks, trends en vergelijkingen tussen datasets. Dynamics vertelt u waarom een verdieping leeg is, niet alleen dát ze leeg is. Medewerkers die meedoen, krijgen in ruil hun Passport.

Tussen 2 en 20 minuten. Het hangt af van de toepassing en van hoe ver u het op de organisatie afstemt: het profiel kan kort, middellang of uitgebreid zijn.

Acht gebieden: hoe de werkomgeving productiviteit en retentie mogelijk maakt, beleving, een diagnose van het kantoor, culturele aansluiting, de impact van woon-werkverkeer, wat thuiswerken drijft, activiteitenpatronen en samenwerkingsnetwerken.

Ze worden over activiteiten heen gemeten in plaats van samengevat in één tevredenheidsscore.

Strikt genomen niet, en dat zeggen we liever gewoon. Dynamics slaat de antwoorden van elke deelnemer op, omdat Passport die persoon het eigen profiel teruggeeft. De organisatie ziet uitkomsten alleen geaggregeerd, op het niveau van team, afdeling of locatie, en elk rapport, filter of doorsnede met minder dan vijf medewerkers wordt tegengehouden. Beheerders kunnen zien wie het profiel heeft ingevuld, niet wat iemand heeft geantwoord.

Alles op het niveau van één persoon vraagt de toestemming van die persoon. Dynamics meet de werkomgeving, niet de mensen.

Omdat ze er iets voor terugkrijgen. Iedereen die een werkplekprofiel invult, ontvangt zijn Passport. Ze kunnen antwoorden met klikken, spraak of tekst, in hun eigen taal, in slechts 2 minuten.

Houd het. Een betrokkenheidsonderzoek vertelt u hoe mensen zich voelen. Dynamics verbindt dat met de werkomgeving en met productiviteit en retentie, en laat zien wat er moet veranderen.

Ja. U kiest de onderdelen, de lengte, de vorm, de taal en welke persoonsgegevens worden verzameld.

AI schrijft de rapporten. De bevindingen en aanbevelingen komen uit gepubliceerde raamwerken (de 7P-principes, het Competing Values Framework en de Big Five) en uit de benchmark van de antwoorden bij andere organisaties.

Ja. Dynamics levert de data over mensen voor Balance en Taxonomy en helpt Occupancy en Booking af te stemmen op wat medewerkers melden. Als de oplossingen samen draaien, maakt het ook de scenariomodellen scherper.

Passport is de persoonlijke werkplekgids van de medewerker, zonder meerprijs inbegrepen bij Dynamics. Het combineert hoe iemand werkt met de Big Five en de eigen voorkeuren voor geluid, licht en beslotenheid, en geeft daarna persoonlijke tips over welke ruimte bij welke taak past. Het is geen toegangspas.

Alleen de persoon zelf ziet het; er is geen weergave voor leidinggevenden. Het helpt ieder voor zichzelf te ontdekken wat bij hem of haar past, voor welzijn en productiviteit, en het is wat mensen terugkrijgen voor hun deelname. Dat is ons antwoord op vragenlijstmoeheid.

Nee. Passport is een persoonlijke werkplekgids en heeft niets te maken met toegangscontrole, bezoekersregistratie of een deurpas.

Hebt u toegang tot het gebouw nodig, dan is dat een ander systeem, en niet een dat wij verkopen.

Occupancy meet ruimtebenutting: wanneer werkplekken, vergaderruimtes en andere ruimtes worden gebruikt, en voor welk soort activiteit. Dat tweede deel mist een simpele telling van bezet of leeg. Het gebruikt een van drie methodes: observatieonderzoek, sensoren van elke hardwareleverancier, of wifi-triangulatie op elk netwerksysteem.

Uitkomsten staan op uw eigen plattegronden als heatmaps, benuttingscijfers, activiteiten per ruimtetype en capaciteit tegenover vraag. Alles wordt volgens één methode gerapporteerd, zodat dit jaar met volgend jaar te vergelijken is. De methode is in 1998 ontwikkeld voor het Nederlandse ministerie van Economische Zaken en wordt sindsdien in echte gebouwen getoetst.

Piek- en gemiddelde benutting, hoe werkplekken en ruimtes worden gebruikt, aanwezigheidspatronen door de week, plekken die worden geclaimd maar leeg blijven, spookwerkplekken, en of de omvang van elke ruimte aansluit op de vraag. Uitkomsten verschijnen als heatmaps op uw plattegronden en kunnen over een hele portefeuille worden opgeteld.

Ja, en veel organisaties doen dat. Een observatieronde bevestigt wat de sensoren oppikken, wifi dekt gebouwen zonder sensoren, en de reserveringen laten zien wat mensen van plan waren.

Of bronnen goed te combineren zijn, hangt af van de granulariteit, de gemeten periode en hoe elke bron een ruimte definieert. Dat controleren we bij het afbakenen in plaats van het aan te nemen.

Met Dynamics wordt gemeten gebruik afgezet tegen wat medewerkers melden over waar ze werken en wat ze daar doen. Dat geeft een stevigere basis voor het ruimteplan en de hybride regeling. Met Booking toont de analyse de werkelijke vraag naast spookreserveringen en weglek.

De methode is dezelfde. Het verschil is wie de observanten aanstuurt, de indelingen van de plattegronden vastlegt en de rapporten analyseert.

Self-managed: uw team of een partner doet alle drie in de app, nadat Workplaced het platform live heeft gezet tegen een eenmalige activeringsvergoeding (ook wel servicefee genoemd). Managed door Workplaced: Workplaced doet alle drie en levert het rapport op.

Alleen bij self-managed, waar uw eigen team of een partner de rondes loopt. Bij managed voert Workplaced ook de meetrondes uit.

Ze beantwoorden verschillende vragen. Sensoren geven doorlopende metingen voor elke ruimte waar ze zijn geïnstalleerd. Wifi-analyse leidt de benutting af uit geaggregeerde netwerkactiviteit en toont patronen per gebouw, verdieping en zone, zonder dat er iets hoeft te worden geïnstalleerd.

Wifi-analyse begint bij signalen van apparaten, en die gelden als persoonsgegevens. Daarom zijn normaal gesproken een DPIA en de instemming van de ondernemingsraad nodig. Rapporten blijven op het niveau van gebouw, verdieping of zone en tonen geen individuen; hoe het systeem van de partner met apparaat-ID's omgaat, wordt vastgelegd in de overeenkomst voor uw gebouw.

Externe partners leveren de hardware en de wifi-infrastructuur en verzorgen altijd de installatie. Workplaced of de partners beheren de sensoren.

Nee. Bezetting zegt of een ruimte op een bepaald moment in gebruik was. Ze kan niet zeggen of het werk goed ging.

Een werkplek met een tas erop is bezet en ondersteunt niets. Observatieonderzoek brengt ook activiteiten in kaart, en Dynamics laat zien hoe medewerkers hun werkomgeving ervaren, dus een bezettingscijfer wordt altijd gelezen naast bewijs over de mensen.

De kant van de werkomgeving meten we rechtstreeks; de rest achterhalen we door te vragen. Occupancy beschrijft hoe het gebouw wordt gebruikt. Dynamics brengt patronen, voorkeuren en de plekken waar mensen werken als ze niet op kantoor zijn in beeld.

Wie een werkmodel alleen op gebouwdata beoordeelt, ziet de helft van het beeld.

Begin bij de beslissing. Een huurbeslissing over één gebouw vraagt om een kort observatieonderzoek. Doorlopend meten over een portefeuille wijst op sensoren of wifi. Een ruimteprogramma dat het programma van eisen voedt, moet de activiteiten kennen, en die legt observatieonderzoek vast.

Budget, de infrastructuur die u al hebt en wat uw ondernemingsraad accepteert, beperken de keuze meestal verder.

In Balance stelt u het hybride werkbeleid vast en vergelijkt u hoe verschillende opties waarschijnlijk uitpakken voor productiviteit en retentie. Het begint bij de strategische doelen en de cultuur van de organisatie, en laat zien hoe de werkomgeving en hybride manieren van werken die cultuur kunnen ondersteunen, inclusief hoeveel tijd op kantoor bij elk team past.

HR en directie bouwen en vergelijken zoveel beleidsscenario's als ze nodig hebben. Mobiliteitsprofielen (vast, hybride, op afstand) en aanbevelingen per persoon, team, afdeling en locatie laten zien wie wat nodig heeft; alles per persoon wordt alleen getoond met toestemming van die persoon. De belangrijkste uitkomst is het retentierisico: waar cultuur en nieuwe manieren van werken niet op elkaar aansluiten, en wie daar het meest door wordt geraakt. De uitkomsten zijn berekend, niet gegarandeerd.

Balance ondersteunt de beslissing, maar neemt haar niet. De directie blijft eigenaar van het beleid, de consultatie en de aankondiging.

Input van medewerkers uit de werkplekprofielen van Dynamics, als Balance naast Dynamics draait. Of de eigen aannames en persona's van de organisatie, als het zelfstandig draait; medewerkers hoeven dan niet eerst een werkplekprofiel in te vullen. U kunt de twee ook combineren.

Vergelijkingen van scenario's. Elk scenario kan modellering van personeelsaantallen bevatten, beleid per afdeling, aanbevolen verhoudingen tussen tijd op kantoor, thuis en op een flexplek elders, en hybride roosters rond uw doelen.

Het laat ook het waarschijnlijke effect op prestaties zien. Die inschatting houdt er rekening mee dat mensen verschillen in wat ze van hun omgeving nodig hebben. En het wijst aan waar een rooster botst met de cultuur.

Ja. Leidinggevenden kunnen de patronen aanpassen aan bedrijfsregels en operationele behoeften. De aanbeveling is een vertrekpunt, geen opdracht.

Taxonomy is de oplossing voor ruimteplanning. Het bepaalt welke werkplekken een nieuw of bestaand kantoor nodig heeft om aan te sluiten op de activiteiten en voorkeuren van de mensen die het gebruiken. Het bevat meer dan negentig ruimtetypen, elk met eigen oppervlakte en kosten en eigen mate van afscherming en voorzieningen, en stelt de mix samen vanuit uw teams in plaats van vanuit een sjabloon.

De uitkomst is een ruimteprogramma met een geraamde prijs: oppervlakteverdeling, een ruimtebudget, richtlijnen voor zonering en voorzieningen, en een deelfactor (werkplekken per fte, waarbij 1 betekent één werkplek per fte). U kunt scenario's tegen een doelstelling vergelijken voordat u zich vastlegt.

Inzichten uit Dynamics (werkstijlen, persona's, hybride patronen), metingen uit Occupancy en roosters uit Balance, waar u die hebt. Zonder die data werkt het op de eigen aannames en persona's van de organisatie, zodat niemand een werkplekprofiel hoeft in te vullen voordat u begint.

Vergelijkingen van scenario's. Elk scenario omvat planning die rekening houdt met hybride werken en modellering van personeelsaantallen, de werkplekomgevingen en het aantal werkplekken per afdeling, en aanbevelingen voor het ruimtebudget vanuit uw doelen.

Het legt ook ruimteverhoudingen en toewijzingen vast, de indeling van teamgebieden, richtlijnen en afmetingen per werkplekomgeving, en laat zien waar het ruimteplan tegen de cultuur in werkt.

Nee. Het geeft ontwerpteams een onderbouwde strategie en een set eisen om vanuit te ontwerpen. Het is een vertrekpunt voor ontwerp en begroting en input voor het programma van eisen, geen definitieve CAD-plattegrond.

Booking is het reserveringssysteem van Workplaced voor werkplekken, vergaderruimtes, samenwerkingsruimtes, projectruimtes, gedeelde zones en parkeerplaatsen. Medewerkers kiezen op de plattegrond of laten de ruimtezoeker een ruimte voorstellen die aan hun criteria voldoet. Ze kunnen ook kantoordagen met collega's afstemmen, een korte dagelijkse pulsvraag beantwoorden en facilitaire verzoeken indienen. Het draait als webapp en integreert met de agenda's van Microsoft en Google.

Booking is een reserveringstool, geen bewijs van aanwezigheid, en het heeft geen rapport per persoon voor leidinggevenden. Elke reservering is ook een signaal, zodat het beeld van de vraag onder de strategie actueel blijft in plaats van te verouderen op de dag dat een onderzoek wordt opgeleverd.

Reserveringen tegenover werkelijk gebruik, spookreserveringen en weglek. Vraagpatronen voor werkplekken en ruimtes, en hoe teams reserveren. Aanbod tegenover verwachte vraag, en hoe goed reserveringen het hybride rooster volgen.

Ja, Booking werkt volledig zelfstandig. Gecombineerd met de andere oplossingen kan het ook automatisch ruimtes aanbevelen, op basis van de werkplekprofielen die medewerkers in Dynamics invullen.

Nee. Booking laat zien wat mensen van plan zijn; Occupancy laat zien wat er werkelijk gebeurt. In de vergelijking tussen die twee komen spookreserveringen boven.

De onboarding duurt meestal één tot vijf dagen, afhankelijk van de oplossingen waarmee u begint en de omvang van het personeelsbestand. Een onderzoek volgt daarna een eigen planning, die in het voorstel wordt afgesproken.

Met de beslissing die u wilt nemen, niet met een product. Van daaruit werken we terug naar wat er gemeten moet worden, wie moet instemmen, welke data er al zijn en welke omvang realistisch is.

Wat eruit komt, is een advies, en soms is dat kleiner dan de aanvraag.

Het platform live zetten gaat snel: de onboarding duurt meestal één tot vijf dagen. Een onderzoek duurt langer, en hoe lang hangt af van de gebouwen, de methode en hoeveel mensen meedoen, dus publiceren we geen gemiddelde. Het afbakenen kost weken, geen maanden, een bezettingsronde loopt over een vooraf afgesproken meetperiode, en Dynamics sluit wanneer de responsperiode sluit.

We leggen data per project vast in het voorstel, en worden daar liever aan gehouden dan aan een gemiddelde.

Meestal: wie eigenaar is van de beslissing, de vraag in één zin, de gebouwen of teams die erbinnen vallen, plattegronden of een ruimte-inventarisatie, de werkplekdata die er al zijn, een plan om medewerkers te vertellen wat er gebeurt, en afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is onder de AVG.

We bevestigen de lijst per project voordat er iets begint.

Dat hangt af van het product. Dynamics vraagt hen één keer een werkplekprofiel in te vullen. Bij Occupancy zijn ze niet betrokken, al moeten ze wel horen dat het plaatsvindt. Passport geeft hun in ruil een persoonlijke werkplekgids.

Meedoen moet hun tijd waard zijn, en ze moeten weten wat er wordt verzameld, waarvoor het wordt gebruikt en wat ze ervoor terugkrijgen.

Ja. Het is ontworpen voor organisaties die in meerdere markten werken, en uitkomsten kunnen worden vergeleken per verdieping, gebouw, locatie of over de hele portefeuille.

Ja, en vergelijkbaarheid is juist het punt. Twaalf gebouwen op twaalf manieren gemeten geven u twaalf verhalen; één methode geeft u een rangorde waarop u kunt handelen.

Taal, lokale werkplekpraktijk, procedures met de ondernemingsraad en privacyregels verschillen per markt, en de uitvoering past zich daaraan aan.

De analyse is niet het product; de beslissing is dat. Afhankelijk van de omvang volgen scenario's, een hybride beleid, een ruimteprogramma, ondersteuning bij ontwerp en inrichting, hulp voor medewerkers in de nieuwe werkomgeving, en daarna opnieuw meten met dezelfde methode.

Die laatste stap maakt van twee momentopnamen een trend, en van een trend de volgende business case.

Workplaced Technologies Ltd heeft ISO 27001-certificaat 0202968, en het platform voldoet aan de AVG. Inzichten over medewerkers worden geaggregeerd, zodat de organisatie groepen ziet en geen individuen. Het platform werkt met elke sensorhardware en elk wifi-systeem.

Elke gebruiker van het platform, of het nu een organisatie of een individuele medewerker is, accepteert de licentieovereenkomst voor eindgebruikers voordat hij Workplaced gebruikt. Die verwijst naar het privacybeleid, het gegevensbeschermingsbeleid en de verwerkersovereenkomst. Organisaties gaan daarnaast akkoord met onze algemene voorwaarden.

Dat hangt af van het product, en elk product zegt wat het opslaat en wat het toont.

Observatieonderzoek in Occupancy legt ruimtes en activiteiten vast, geen personen, dus er bestaat geen individueel record. Dynamics slaat de antwoorden van elke deelnemer op, omdat Passport die persoon het eigen profiel teruggeeft. De organisatie ziet die antwoorden alleen geaggregeerd, op het niveau van team, afdeling of locatie, en elk rapport, filter of doorsnede moet minstens vijf medewerkers bevatten, anders wordt het tegengehouden. Beheerders zien wie het profiel heeft ingevuld, niet wat er is geantwoord. Passport is alleen zichtbaar voor de medewerker, tenzij die ervoor kiest het te delen. Booking laat collega's zien waar iemand een werkplek heeft gereserveerd, want daarvoor is een reservering bedoeld.

Wat er wordt verwerkt, op welke grondslag, wie het mag zien en hoe lang het wordt bewaard, wordt per project vóór de implementatie vastgesteld en op papier gezet.

Niet via Passport. Dat is alleen voor u, en er bestaat geen weergave ervan voor leidinggevenden.

Waar een product wel aan de organisatie rapporteert, rapporteert het geaggregeerde patronen. Beoordeelt u dit als ondernemingsraad, vraag dan om de specifieke configuratie op schrift in plaats van te vertrouwen op een website. Daarvoor is de verwerkersovereenkomst er.

Wij noemen ze geaggregeerd, omdat dat het juiste woord is. Het levert benutting per gebouw, verdieping en zone op en is geen instrument om een individu te observeren.

Hoe ver dat gaat, hangt af van het netwerk, de configuratie en het contract. Het antwoord voor uw gebouw is dus het antwoord in uw overeenkomst, niet dat op deze pagina.

Reserveringssystemen, sensorplatforms, wifi-infrastructuur, HR-systemen (HRIS), BIM, IWMS- of CAFM-platforms, en de systemen die onze ontwerp- en adviespartners gebruiken. Booking zelf koppelt met Microsoft-omgevingen (Outlook, Exchange en Microsoft Places), met Google Workspace, en met medewerkersdirectory's en single sign-on.

Wat in uw geval mogelijk is, hangt af van het systeem, de koppelvlakken, de rechten en de datakwaliteit. Dat beoordelen we bij het afbakenen.

Dat wordt geregeld in de overeenkomst tussen u, Workplaced en een eventueel betrokken partner, samen met toegang, toegestaan gebruik en bewaartermijnen. Het is een contractuele vraag, en een website is de verkeerde plek om die in algemene termen te beantwoorden.

Voor inkoop door grote organisaties: Workplaced Technologies Ltd heeft ISO 27001-certificaat 0202968, via Intertek onder UKAS.

Het certificaat, de lijst van subverwerkers, de standaard verwerkersovereenkomst en de samenvatting van de penetratietest worden na contractering overgedragen, onder geheimhouding. Ze bestaan en zijn actueel, maar ze worden niet op het open web gepubliceerd. Vraag ernaar via het contactformulier.

Naar gebruik. U betaalt per medewerker die een werkplekprofiel invult, per maand, tegen een staffeltarief dat daalt naarmate de aantallen groeien, jaarlijks vooraf gefactureerd. Occupancy Observations wordt op dezelfde manier geprijsd per gemeten element ($0,09 per element bij 1.000 elementen en een looptijd van twee jaar). Implementaties van Occupancy met wifi of sensoren worden op aanvraag geprijsd, en voor meten op locatie krijgt u binnen 24 uur een voorlopige offerte waarin staat of het self-managed of managed is.

De prijspagina bevat de actuele tarieven, het minimumbedrag en de korting voor twee jaar, en is de gezaghebbende bron. Passport is de uitzondering: het wordt niet los verkocht en hoort zonder meerprijs bij Dynamics. Begin bij de beslissing die u moet nemen en neem de oplossingen die daarop antwoord geven.

Omvang en prijs worden per geval afgesproken. We bieden geen gratis pilot aan: een onbetaald onderzoek wordt zelden goed bemand, en de data komen te mager terug om er een beslissing op te baseren. Een betaald onderzoek van één gebouw is het kleinste dat de moeite waard is.

Twee posten: het abonnement, en een eenmalige activeringsvergoeding om uw omgeving live te zetten.

Occupancy wordt apart geprijsd. Occupancy Observations is een platformabonnement tegen een staffeltarief per gemeten element per maand ($0,09 per element bij 1.000 elementen en een looptijd van twee jaar), en wifi en sensoren worden op aanvraag geprijsd. Voor meten op locatie krijgt u binnen 24 uur een voorlopige offerte. Daarin staat of het onderzoek self-managed is (Workplaced zet het platform live en u betaalt de activeringsvergoeding, ook wel servicefee genoemd) of managed (Workplaced levert het volledige onderzoek).

Alles wat een partner daarnaast levert, zoals de invoering, advieswerk of het ruimteprogramma, staat in het voorstel van de partner, niet in het onze.

Ja, waar de combinatie de beslissing dient. Liever twee producten die de vraag beantwoorden dan vier die een pagina vullen.

Omdat geen enkele organisatie de hele levenscyclus van de werkomgeving afdekt, en doen alsof dat wel zo is, kost de klant geld. Partners brengen het advieswerk en de lokale uitvoering, het ontwerp en de bouw, de technologie en de klantrelatie.

Workplaced brengt de meting, de methode en het platform die de rest verdedigbaar maken.

Drie naar expertise: place experts, people experts en technology experts. Twee naar commercieel model: adviespartners en oplossingspartners.

Elk heeft een eigen pagina die beschrijft welke fasen van de levenscyclus het leidt, waar wij de data en het platform leveren, en waar het meestal instapt.

Nee. Een partnerprogramma dat met zijn eigen kanaal concurreert, houdt geen stand. Het idee is dat u inschrijft op basis van bewijs in plaats van relatie, en dat een evaluatie na ingebruikname iets wordt wat u kunt verkopen in plaats van een gunst die u voor eigen rekening neemt.

Met een gesprek over passendheid: uw expertise en markt, de klanten die u al bedient, waar onze capaciteit iets toevoegt, wie wat leidt, en een eerste kans die concreet genoeg is om het model op te toetsen.

Daar zijn het solution- en het consultingmodel voor. Welke producten, wiens merk, wie de klantrelatie houdt en wie welke verantwoordelijkheid draagt, spreken we af vóór een gezamenlijke opdracht begint, niet tijdens.

We publiceren de dekking van partners niet per land of segment, omdat het noemen van partners per markt kanaalconflicten oplevert. In plaats daarvan leiden we de aanvraag door: vertel ons waar u zit en wat u nodig hebt, en we brengen u in contact met de juiste partner.

Workplaced heeft IFMEC Academy overgenomen. IFMEC is opgericht in 1994, op werk dat Leo Laanen in 1986 begon, en het vakgebied is Building, People en Services: daar wordt werkplekstrategie operationeel.

Leo Laanen blijft CEO. Bram Aarntzen treedt aan als Course Director, Hans van Wuijckhuijse als Director Strategy & Research, en Asaël Akkerman treedt toe tot de directie van IFMEC. Professor Nick Nunnington treedt toe tot de Advisory Board van IFMEC.

Nee. Workplaced blijft bij workplace intelligence, strategie, producten en data. IFMEC voegt de beroepsopleiding toe, en dat is een ander bedrijf met een eigen geschiedenis.

IFMEC verzorgt het onderwijs: kwalificaties, masterclasses, Post-BSc, MSc en MBA, uitgegeven door IFMEC op ifmecacademy.com. Workplaced brengt het platform, de technologie en het bereik voor de volgende fase daarvan.

Workplaced reikt niets uit en accrediteert niets.

Nee, en zo zullen we het ook niet presenteren. Workplaced heeft IFMEC Academy overgenomen. Bram Aarntzen en Asaël Akkerman staan op de loonlijst van Workplaced en zitten in het managementteam van IFMEC; dat is openbaar.

De academische autoriteit achter de methode rust op Nick Nunnington persoonlijk en op een externe examencommissie, niet op IFMEC als instelling.

Op de Academy-pagina hier, en op ifmecacademy.com voor de kwalificaties zelf. Het kennisdomein staat op thefmatlas.com.