Plan een demo

Voor facility managers

Stem diensten en ruimtes af op hoe het gebouw werkelijk wordt gebruikt

Schoonmaak, catering en vergaderruimtes worden vaak afgesproken op een bezetting van vijf dagen per week. Met het gebruik per ruimte en per uur, en gereserveerd naast gebruikt, ziet u waar vraag en aanbod uiteenlopen en wanneer de pieken vallen.

Plan een demo

Van klachten naar diensten die het werkelijke gebruik volgen

Waar u staat

Een dienstverleningscontract of een verandering op een verdieping komt eraan

  • Diensten gecontracteerd voor vijf volle dagen
  • Pieken waarvan u alleen hoort via klachten
  • Ruimtes gereserveerd en niet gebruikt

Hoe de oplossingen samenwerken

  1. OccupancyAnalyserenGebruik per ruimte en per uur, met observatie, sensoren of wifi, per gebouw gekozen.
  2. BookingBeherenWat er werd gereserveerd; aangevuld met Occupancy: gereserveerd naast gebruikt en het no-showpercentage per ruimtetype.
  3. DynamicsAnalyserenWaarom een verdieping wordt gemeden: wat teams nodig hebben aan geluid, licht en beslotenheid, per team.

Wat er kan gebeuren

Diensten en ruimtes afgestemd op hoe het gebouw wordt gebruikt

  • Schoonmaak, catering en ruimtes gedimensioneerd op vraag en pieken
  • Gebruikscijfers die u de leverancier kunt laten zien
  • Een ruimteprobleem onderscheiden van een dienstverleningsprobleem

Twaalf maanden later het gebouw vergelijken met de doelstelling en opnieuw meten.

Klinkt dit bekend?

Wat u in de weg zit

  • Schoonmaak, catering en ruimtes gecontracteerd voor vijf volle dagen
  • Ruimtes gereserveerd en niet gebruikt, en no-shows die u niet ziet
  • Pieken waarvan u alleen hoort via klachten
  • Reserveringstools die niemand bijhoudt
  • Dienstverleningscontracten heronderhandeld zonder gebruikscijfers

Wanneer het speelt

  • Een dienstverleningscontract dat moet worden verlengd
  • Klachten over drukke dagen of lege verdiepingen
  • De invoering van flexplekken of een reserveringssysteem
  • Een wijziging in kantoordagen of hybride beleid
  • Een verdieping openen, sluiten of herinrichten

Drie uitkomsten voor facilitair

Gebruik per ruimte en per uur

Occupancy meet piek, gemiddelde en frequentie per verdieping en ruimtetype en, met observatie, welke activiteiten er plaatsvinden. Dat geeft u een basis voor het gesprek over schoonmaakfrequentie, cateringvolumes en het aantal vergaderruimtes.

Gereserveerd naast gebruikt

Booking laat zien wat er werd gereserveerd. Aangevuld met metingen van Occupancy, via een koppeling, vergelijkt u dat met wat werkelijk werd gebruikt en ziet u het no-showpercentage per ruimtetype.

De reden achter een gemeden verdieping

Dynamics laat per team zien wat het van de ruimte nodig heeft, zoals geluid, licht en beslotenheid. Daarmee weet u of een verdieping een ruimteprobleem of een dienstverleningsprobleem heeft.

Hoe het verloopt, vanaf uw stoel

  1. Het gebouw wordt op klachten gestuurd

    Een verdieping wordt teruggegeven, ruimtes zijn 'altijd vol', of een dienstverleningscontract moet worden verlengd en het volume erin is een gok. De meeste facility managers bellen ons voor het eerst op dit punt, meestal met een leveranciersoverleg al in de agenda.

  2. Nagaan wat al bekend is

    Sommige gebouwen zijn al eerder gemeten. Waar een nulmeting bestaat, wordt de volgende stap daartegen gedimensioneerd in plaats van geschat; waar die ontbreekt, is een snelle scan van het huidige gebruik de goedkoopste manier om er een te krijgen.

  3. Kies de methode per gebouw, niet per portefeuille

    Observatie, sensoren en wifi wegen nauwkeurigheid anders af tegen kosten en privacyrisico. De methode wordt per gebouw gekozen, de privacypositie wordt met de ondernemingsraad afgestemd voordat er iets wordt geplaatst, en het bestek wordt op de methode geschreven, niet andersom.

  4. Eén ruimtemodel in plaats van vier datastromen

    Signalen van sensoren, wifi, reserveringen en agenda's worden afgestemd op één definitie van een ruimte. Hier lopen implementaties met meerdere leveranciers meestal vast, en dit is het deel dat uw technologiepartner en het platform samen doen.

  5. Stuur het gebouw op de actuele vraag

    Gebruik per uur, piekfrequentie, gereserveerd tegenover gebruikt, no-showpercentage per type ruimte, gerapporteerd per verdieping en per team, nooit per persoon. Contracten, het ruimteaanbod, de schoonmaakfrequentie en het openstellen van verdiepingen volgen het getal, en het is een getal dat u de leverancier kunt laten zien.

  6. Rapporteer tegen de business case, en meet opnieuw

    Twaalf maanden later wordt het gebouw vergeleken met de doelstelling waarvoor het werd gemeten. Eén goed gemeten gebouw is het argument voor de volgende elf, en voor het contract dat u hierna heronderhandelt.

Producten die bij facilitair passen

Wat andere organisaties ontdekten

  • Technologiebedrijf met 1.200 medewerkers

    Occupancy

    Ca. $1,2 mln aan jaarlijkse uitbreidingskosten voorkomen

    Aantonen dat de bestaande werkomgeving genoeg capaciteit had

    Uitdaging
    Het bedrijf bereidde zich voor op het huren van extra kantoorruimte om toekomstige groei op te vangen.
    Wat we vonden
    De bezettingsdata lieten zien hoeveel van de bestaande werkomgeving werkelijk werd gebruikt, en brachten voldoende vrije capaciteit aan het licht voor het verwachte personeelsbestand.
    Effect
    De organisatie zag af van de geplande uitbreiding en bespaarde zo ongeveer $1,2 mln per jaar aan extra vastgoedkosten.

  • Hybride organisatie met 600 medewerkers

    Booking

    No-shows van 18% naar 10% · benutting gestegen naar 60%

    Reserveringen omzetten in een betere benutting van de ruimte

    Uitdaging
    Werkplekken en vergaderruimtes werden vaak gereserveerd maar niet gebruikt. Dat verminderde de beschikbaarheid en maakte kantoordagen lastiger af te stemmen.
    Wat we deden
    We combineerden de reserveringsactiviteit met data uit sensoren, IoT en observatie van Occupancy om reserveringen te vergelijken met het werkelijke ruimtegebruik.
    Effect
    Het aantal no-shows daalde van 18% naar 10% en de benutting steeg van 52% naar 60%. Daarmee kwamen elke week ongeveer 120 extra reserveringen beschikbaar, zonder extra ruimte.

  • Zakelijke dienstverlener met 500 medewerkers

    Dynamics

    Verloop van 18% naar 15% · ca. $900K mogelijke waarde per jaar

    Begrijpen wat het personeelsverloop dreef

    Uitdaging
    Het verloop was opgelopen tot 18%, maar de directie kon niet vaststellen of cultuur, de werkomgeving of hybride werken medewerkers deed vertrekken.
    Wat we vonden
    De analyse bracht knelpunten aan het licht rond autonomie, comfort, privacy, de afstemming van hybride werken, vergaderruimtes en de ervaring van nieuwere medewerkers.
    Effect
    Door de knelpunten met de grootste impact aan te pakken daalde het verloop naar 15%. Dat verlaagde de vervangingskosten aanzienlijk en verbeterde tegelijk de medewerkersbeleving.

Verder verdiepen

Bespreek uw gebouw

Een gesprek van 45 minuten. U krijgt binnen één werkdag antwoord en achteraf een korte schriftelijke samenvatting. Beschrijf in uw aanvraag het gebouw, de periode en het contract of de beslissing waarvoor u data nodig hebt.

Plan een demo