Voor facility managers
U draait het gebouw op contracten die zijn gedimensioneerd op een bezetting die niet meer komt.
Schoonmaak wordt geprijsd per vierkante meter, catering per couvert, vergaderruimten per verdieping — allemaal afgesproken op een gebouw dat vijf dagen per week vol zat. Nu zit dinsdag boven zijn capaciteit, is vrijdag een spookverdieping, en komt elke klacht over ‘geen ruimtes’ binnen zonder getal erbij. U moet in hetzelfde jaar kosten verlagen en tevredenheid verhogen, en het enige bewijs dat u heeft is een pasjestelling en een mailbox.
Waarop u wordt afgerekend, en wat de data ermee te maken heeft
Drie dingen bepalen het jaar van een facility manager, en over elk ervan wordt nu gediscussieerd met anekdotes aan beide kanten.
Kosten per vierkante meter, per medewerker, per couvert
Elk servicecontract draagt een aangenomen volume. Ligt het gemeten gebruik een derde lager, dan zit de besparing in de heronderhandeling — en de meting is wat de leverancier die laat accepteren.
Tevredenheid over de werkplek
‘Er is nooit een ruimte vrij’ en ‘de zesde verdieping is uitgestorven’ zijn allebei waar en allebei op te lossen, maar niet met dezelfde ingreep. Geboekt tegenover gebruikt en gebruik per uur vertellen u welk van de twee u heeft.
Pieken, en wat u ermee doet
Een gebouw dat op zijn dinsdag is gedimensioneerd is te groot; een dat op zijn vrijdag is gedimensioneerd loopt vast. De piek, de frequentie ervan en welke teams hem veroorzaken zijn de getallen die bepalen welke verdiepingen dichtgaan, welke ankerdagen er komen en hoeveel vergaderruimten genoeg is.
Wat er aan de andere tafels wordt gezegd
Vastgoed wil een verdieping teruggeven. HR wil ankerdagen aankondigen. Finance wil het cateringcontract terugschroeven. Elk daarvan landt bij u als operationeel probleem, en elk is besloten op een ander getal — of op geen enkel. U bent degene die de dinsdag erna ontdekt of het gebouw het aankan.
De data waarop het gebouw draait is dezelfde data waarop die drie besluiten genomen hadden moeten worden. Gemeten gebruik per ruimte en per uur, geboekt tegenover gebruikt, en de reden erachter per team. Heeft u die in handen, dan stelt u de sluiting van een verdieping zelf voor, met een piekanalyse erbij, in plaats van dat ze u wordt opgelegd en aangerekend.
Hoe het loopt, gezien vanuit uw stoel
Het gebouw wordt op klachten gedraaid
Een verdieping wordt teruggegeven, de ruimtes zijn ‘altijd vol’, of een servicecontract loopt af en het volume erin is een schatting. De meeste facility managers bellen op dit punt voor het eerst, meestal met een leveranciersgesprek al in de agenda.
Ga na wat al bekend is
Sommige gebouwen zijn al eens gemeten. Bestaat er een nulmeting, dan wordt de volgende stap daarop gedimensioneerd in plaats van geschat; bestaat die niet, dan is een quick scan van het huidige gebruik de goedkoopste manier om er een te krijgen.
Kies de methode per gebouw, niet per portefeuille
Observatie, sensoren en wifi wegen nauwkeurigheid anders af tegen kosten en privacyblootstelling. De methode wordt per gebouw gekozen, de privacypositie wordt met de ondernemingsraad afgesproken voordat er iets wordt opgehangen, en de specificatie wordt op de methode geschreven — niet andersom.
Eén ruimtemodel in plaats van vier bronnen
Sensor-, wifi-, boekings- en agendasignalen worden herleid tot één definitie van een ruimte. Hier lopen implementaties met meerdere leveranciers doorgaans vast, en het is het deel dat uw technologiepartner en het platform samen doen.
Draai het gebouw op actuele vraag
Gebruik per uur, piekfrequentie, geboekt tegenover gebruikt, no-showpercentage per type ruimte — gerapporteerd per verdieping en per team, nooit per persoon. Contracten, aantal vergaderruimten, schoonmaakfrequentie en het openstellen van verdiepingen volgen het getal, en dat getal kunt u de leverancier laten zien.
Rapporteer tegen de businesscase, en meet opnieuw
Twaalf maanden later wordt het gebouw vergeleken met de doelstelling waarvoor het is gemeten. Eén goed gemeten gebouw is het argument voor de volgende elf — en voor het contract dat u hierna heronderhandelt.
Waar de producten uw werk raken
Dezelfde zes producten die elke rol ziet. Voor facilitair draaien er twee het gebouw van dag tot dag, dimensioneren er twee het, en verklaren er twee het.
Booking
Bureaus, ruimten en het gat tussen geboekt en gebruikt. Het no-showpercentage per type ruimte is het antwoord op ‘we hebben meer ruimtes nodig’, en de dagelijkse pulse van één vraag is hoe u van de koude verdieping hoort voordat de klacht binnenkomt. Draait op Microsoft of Google.
Lees verderMetenOccupancy
Gebruik per ruimte, per uur en per activiteit, volgens een methodiek die sinds 2001 wordt toegepast. Piek, gemiddelde en frequentie per verdieping — de cijfers waarop schoonmaak, catering en het sluiten van verdiepingen gedimensioneerd horen te worden, en waar een leverancier niet tegenin kan.
Lees verderBeslissenTaxonomy
Ruim negentig ruimtetypen, elk met oppervlakte, beslotenheid en uitrusting. Laat de gemeten mix te veel zespersoonsruimten en te weinig tweepersoonsruimten zien, dan wordt de correctie hier een doorgerekende wijziging in plaats van een verzoek.
Lees verderMetenDynamics
Waarom een verdieping wordt gemeden. Geluid, licht, het soort werk dat een team doet en wat het van de plek nodig heeft — per team, nooit per persoon. Het scheidt een ruimteprobleem van een serviceprobleem voordat u aan het verkeerde uitgeeft.
Lees verderBeslissenBalance
Het beleid van HR, met het piekgevolg erbij. Ankerdagen zijn evenzeer een facilitair besluit als een HR-besluit; hier worden ze op het gebouw geprijsd voordat ze worden aangekondigd.
Lees verderActueel houdenEntry Pass
Wat elke medewerker terugkrijgt: welke ruimte bij welke taak past. Voor u betekent het minder mensen op de verkeerde verdieping die vragen waarom die niet werkt.
Lees verderWaarom een leverancier, een ondernemingsraad en een directie er allemaal mee kunnen werken
Gemeten, niet geteld aan de poort
Een pasjesregistratie zegt dat iemand het gebouw is binnengekomen. Ze zegt niet welke verdieping, welke ruimte, of hoe lang. Gebruik per ruimte en per uur is een andere meting, en het is degene waarop een servicevolume gedimensioneerd hoort te worden.
Aggregatie eerst, vanuit het ontwerp
Gebruik wordt gerapporteerd per ruimte, verdieping en team — nooit per individu. De privacypositie is onderdeel van de methodekeuze, afgesproken vóór installatie, en het is het antwoord op de eerste vraag die een ondernemingsraad over sensoren stelt.
Eén definitie van een ruimte
Welke bron ook — sensor, wifi, agenda, boeking — ze wordt herleid tot één ruimtemodel. Uw rapportages, de factuur van uw leverancier en het plan van vastgoed beschrijven dezelfde ruimte.
Lezen vóór het overleg
Waarom voelt het kantoor leeg?
De benuttingsgraad kan gezond ogen terwijl het gebouw doods aanvoelt. Twee verschillende metingen, twee verschillende oplossingen.
Meten zonder de privacy van medewerkers op te geven
De makkelijkste manier om een werkplek te meten is de snelste manier om haar kwijt te raken. Wat aggregatie-eerst in de praktijk betekent.
No-showpercentage
Wat het is, hoe het wordt gemeten, en waarom het meestal het antwoord is op ‘we hebben meer ruimtes nodig’.
Piekbezetting
Het getal waarop een gebouw wordt gedimensioneerd, en waarom de frequentie ervan meer telt dan de hoogte.
Wat facility managers als eerste vragen
Wat is Booking?
Booking is werkplekreservering voor bureaus, vergaderruimten en parkeerplaatsen, met koppeling aan de agenda's van Microsoft en Google en apps voor iOS en Android.
Het heeft een tweede taak: elke reservering is een signaal, dus het vraagbeeld onder de strategie blijft actueel in plaats van te verouderen op de dag dat een onderzoek wordt opgeleverd.
Kunnen verschillende bronnen worden gecombineerd?
Vaak wel, en dat is meestal het sterkere antwoord: een observatieronde stelt vast wát de sensoren zien, en de reserveringsadministratie laat zien wat mensen van plan waren.
Of ze schoon combineren hangt af van granulariteit, periode en hoe elke bron een ruimte afbakent. Dat toetsen we tijdens de scoping in plaats van het aan te nemen.
Koppelt het met onze systemen?
Booking koppelt met de agenda's van Microsoft en Google. Daarbuiten hangt het af van het systeem, de beschikbare koppelvlakken, rechten en datakwaliteit, en dat beoordelen we tijdens de scoping.
We publiceren geen koppelingenlijst waar we niet voor kunnen instaan.
Begeleid of zelf uitgevoerd bezettingsonderzoek?
Bij een begeleid onderzoek ontwerpen en coördineren wij het van begin tot eind: plattegronden gereedmaken, de meetrondes, kwaliteitscontrole, analyse en rapportage.
Bij zelf uitgevoerd onderzoek loopt uw eigen team de rondes met onze methode en tooling. Dat kost minder en het schaalt: twaalf gebouwen meten kost geen twaalf keer zoveel als één. Wat past hangt af van interne capaciteit en hoe vaak u het wilt herhalen.
Bij een begeleid onderzoek zet Workplaced zelf de mensen in voor de meetrondes; bij zelf uitgevoerd onderzoek loopt een partner of uw eigen team ze met eigen mensen.
Zegt bezetting iets over productiviteit?
Nee. Bezetting zegt of een ruimte op een moment in gebruik was. Het kan niet zeggen of het werk goed ging.
Een bureau met een tas erop is bezet en levert niets op. Precies daarvoor bestaat activiteitenclassificatie, en daarom reist het bezettingscijfer samen met bewijs over de mensen in plaats van alleen.
Breng het contract dat afloopt
Twintig minuten. Wij zeggen welke methode bij het gebouw past, of er al een nulmeting bestaat, hoe lang het duurt om vóór het leveranciersgesprek een gemeten volume te hebben, en wat het onderzoek kost afgezet tegen het contract dat het onderbouwt.