Aanvullende productbepalingen

1.1. Voor de toepassing van deze Aanvullende Bepalingen hebben alle met een hoofdletter geschreven termen de betekenis die daaraan in de Algemene Voorwaarden wordt gegeven, tenzij in deze Aanvullende Bepalingen uitdrukkelijk anders is bepaald of de context duidelijk anders vereist. In geval van tegenstrijdige bepalingen prevaleren de Aanvullende Bepalingen boven de Algemene Voorwaarden.

1.2. De verschillende hoofdstukken van deze Aanvullende Bepalingen zijn van toepassing afhankelijk van de omvang van de Producten/Diensten waarop de Klant een beroep doet, zoals beschreven in het Voorstel.

1.3. Afwijkingen van deze Aanvullende Bepalingen zijn uitsluitend mogelijk indien zij schriftelijk door WORKPLACED zijn overeengekomen in overeenstemming met de Algemene Voorwaarden.

1.4. Elk aspect van de Overeenkomst tussen Partijen dat niet in deze Aanvullende Bepalingen wordt behandeld, wordt beheerst door de toepasselijke bepaling in de Algemene Voorwaarden.

Algemeen

2.1. Gedurende de Initiële Termijn en de Verlengingstermijn en onder voorbehoud van tijdige betaling door de Klant van alle toepasselijke Vergoedingen, stelt WORKPLACED de Software aan de Klant ter beschikking in overeenstemming met de bepalingen van de Overeenkomst.

2.2. WORKPLACED verleent de Klant een niet-exclusieve, niet-overdraagbare, niet-sublicentieerbare licentie om de Software te gebruiken in overeenstemming met de bepalingen van de Overeenkomst.

2.3. De Klant zal commercieel redelijke inspanningen leveren om ongeoorloofde toegang tot of gebruik van de Diensten te voorkomen (inclusief maar niet beperkt tot een passende bescherming van wachtwoorden die door WORKPLACED ter beschikking worden gesteld) en zal WORKPLACED onmiddellijk, zonder onnodige vertraging en uiterlijk twaalf (12) uur na kennisname van dergelijk ongeoorloofd gebruik, daarvan in kennis stellen.

2.4. Niets in de Overeenkomst tussen Partijen mag zo worden uitgelegd dat WORKPLACED verplicht is te voorzien in, of enige verantwoordelijkheid draagt voor, telecommunicatie- of computernetwerkhardware die de Klant nodig heeft om toegang tot internet te krijgen.

Beperkingen op het gebruik van de Software

2.5. De Klant stemt ermee in dat hij niet zelf, noch via een moedermaatschappij, dochteronderneming, Gelieerde Onderneming, agent, (onder)aannemer of andere Derde:

• (i) De Diensten gebruikt voor andere doeleinden dan de interne bedrijfsdoeleinden van de Klant en uitsluitend zoals uitdrukkelijk toegestaan in de Overeenkomst tussen Partijen;
• (ii) De Software en de Diensten, geheel of gedeeltelijk, verkoopt, least, commercialiseert, verhuurt (behalve voor interne kostentoerekening), toont, in licentie geeft, overdraagt, verstrekt, openbaar maakt of anderszins ter beschikking stelt aan, of toegang daartoe verleent aan een Derde, al dan niet een Gelieerde Onderneming van de Klant, behalve zoals uitdrukkelijk toegestaan in de Overeenkomst tussen Partijen, of de Diensten anderszins gebruikt op een “office services”-basis;
• (iii) De Software en de Diensten wijzigt of afgeleide werken ontwikkelt op basis van de Software en de Diensten, zonder voorafgaande kennisgeving aan en toestemming van WORKPLACED, behalve voor interfaces of koppelingen met applicaties van de Klant;
• (iv) De Software decompileert, assembleert, aan reverse engineering onderwerpt of probeert de onderliggende gebruikersinterfacetechnieken op welke wijze dan ook te reconstrueren, of het voorgaande aan enige Derde openbaar maakt;
• (v) Een pandrecht of zekerheidsrecht op de Software vestigt of laat bestaan;
• (vi) Enige handeling verricht, of nalaat te verrichten, die zou veroorzaken of verhinderen (al naargelang van toepassing) dat de Software of bijbehorende documentatie in het publieke domein terechtkomt;
• (vii) Enige auteursrechtvermelding of andere eigendomsvermelding op de Software verwijdert, verbergt of wijzigt;
• (viii) De Software gebruikt voor illegale activiteiten; en
• (ix) Enige handeling verricht die de stabiliteit en/of prestaties van de Software kan beïnvloeden, inclusief maar niet beperkt tot PEN-testen en/of belastingtesten.

WORKPLACED is in geen geval verplicht de resultaten van door de Klant uitgevoerde PEN-testen te behandelen.

2.6. Op verzoek van WORKPLACED verstrekt de Klant WORKPLACED alle redelijke informatie om de naleving door de Klant van de hierin vermelde verplichtingen aan te tonen. Weigering om WORKPLACED deze informatie te verstrekken, geeft WORKPLACED het recht om haar verplichtingen en/of de onder de Overeenkomst aan de Klant verleende gebruiksrechten door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de Klant op te schorten tot ontvangst van de gevraagde informatie.

3.1. De Klant stemt ermee in de Vergoedingen te betalen in overeenstemming met de prijsschema's in het Voorstel. De Vergoedingen omvatten Correctief Onderhoud zoals gedekt door de serviceniveaus in hoofdstuk 4 van deze Aanvullende Bepalingen. Algemene Ondersteuning wordt aan de Klant in rekening gebracht op basis van tijd en materiaal tegen de kosten zoals vermeld in het Voorstel of de Overeenkomst.

Eventuele aanvullende vergoedingen voor professionele diensten (bijv. implementatiediensten, advies, projectmanagement en andere) worden afzonderlijk maandelijks gefactureerd en op basis van de bepalingen in het Voorstel en/of de Overeenkomst, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

3.2. De Klant kan op elk moment gedurende de Initiële Termijn of Verlengingstermijn aanvullende licenties voor een aanvullend aantal gebruikers bestellen tegen de op het moment van die aanvullende bestelling geldende tarieven.

3.3. In geval van een toename van het aantal gebruikers en/of de levering van aanvullende diensten wordt aan het einde van de maand een regularisatiefactuur uitgereikt, of onmiddellijk indien gegenereerd via de website, waarbij rekening wordt gehouden met de nieuwe omvang. Deze regularisatie wordt pro rata temporis berekend. De schaalvergroting wordt vervolgens geïntegreerd binnen de betalingsperiode die in de referentiefactuur is voorzien.

4.1. De Klant erkent dat WORKPLACED gerechtigd is een audit uit te voeren om het feitelijke gebruik van de Software te controleren, alsook om de naleving door de Klant van de bepalingen in de Algemene Voorwaarden en de Aanvullende Bepalingen te beoordelen. De Klant is onder geen enkele omstandigheid gerechtigd WORKPLACED de uitvoering van die audit te weigeren.

4.2. Indien de Klant WORKPLACED weigert de audit uit te voeren, of zich zodanig gedraagt dat de uitvoering van die audit wordt bemoeilijkt of onmogelijk gemaakt, behoudt WORKPLACED zich het recht voor de Overeenkomst te beëindigen in overeenstemming met de Algemene Voorwaarden, onverminderd elk recht dat WORKPLACED krachtens de wet of de Overeenkomst tussen Partijen kan uitoefenen of toekomt.

4.3. Indien uit deze audit blijkt dat de Klant een van zijn verplichtingen onder de Algemene Voorwaarden en/of de Aanvullende Bepalingen wezenlijk heeft geschonden, stemt de Klant ermee in:

• (i) Alle kosten en uitgaven te betalen die WORKPLACED in verband met die audit heeft gemaakt; en
• (ii) Met terugwerkende kracht alle gederfde licentiekosten en administratieve kosten en andere door de toepasselijke wetgeving voorziene maatregelen te betalen.

Deze rechtsmiddelen doen geen afbreuk aan het recht van WORKPLACED om de Overeenkomst met de Klant te beëindigen, noch aan het recht om een daaruit voortvloeiende schadevergoeding te vorderen.

5.1. In aanvulling op de definities in de Overeenkomst gelden deze definities met betrekking tot de serviceniveaus tussen WORKPLACED en de Klant.

6.1. Gedurende de looptijd van de Overeenkomst tussen Partijen zorgt WORKPLACED ervoor dat de Software 95% van de tijd beschikbaar is voor de Klant, berekend op maandbasis en met uitsluiting van Geplande Downtime en Ongeplande Downtime.

7.1. WORKPLACED voert Onderhoud uit.

7.2. Updates van huidige versies en releases van nieuwe versies kunnen door WORKPLACED naar eigen inzicht worden geleverd. De beschikbaarheid en kosten van dergelijke upgrades, updates en releases worden overeengekomen en in detail vastgelegd in het Voorstel en/of de Overeenkomst tussen Partijen.

7.3. Geplande Downtime als gevolg van Onderhoud wordt door WORKPLACED ten minste vijf (5) Werkdagen vóór aanvang van die Geplande Downtime aan de Klant meegedeeld.

8.1. Mits de Klant alle Vergoedingen tijdig heeft betaald, verleent WORKPLACED gedurende de looptijd van de Overeenkomst Correctief Onderhoud.

8.2. WORKPLACED zal redelijke inspanningen leveren om Correctief Onderhoud te onderzoeken en uit te voeren, met dien verstande dat (i) Onderhoud uitsluitend wordt verleend zolang de Klant de Software gebruikt in overeenstemming met de Aanvullende Bepalingen, (ii) WORKPLACED niet verplicht is een Fout te herstellen die niet door de Software is veroorzaakt, en (iii) de Fout reproduceerbaar is.

Voordat de Klant een Incident bij WORKPLACED meldt, zal de Klant

• (i) alle redelijke inspanningen leveren om vast te stellen of het Incident geheel of gedeeltelijk te wijten is aan het gebruik van de Software op een wijze waarvoor deze niet is ontworpen;
• (ii) WORKPLACED bij het melden van een Incident alle relevante informatie verstrekken, inclusief, zonder beperking, de naam van de persoon die het Incident meldt, de datum van het Incident en een beschrijving van het Incident, alsmede de overige diagnostische informatie zoals tussen Partijen overeengekomen;
• (iii) WORKPLACED alle redelijke bijstand verlenen die nodig is om het Incident te reproduceren en aan te tonen;
• (iv) WORKPLACED voorzien van alle documentatie, testgevallen, voorbeeldgegevens en al het overige dat WORKPLACED redelijkerwijs nodig heeft om het gemelde Incident te onderzoeken en te herstellen; en
• (v) WORKPLACED zo spoedig mogelijk na het optreden van een Incident dat Correctief Onderhoud vereist, in kennis stellen.

9.1. Elke dienst die onder dit hoofdstuk door WORKPLACED wordt uitgevoerd maar niet is inbegrepen in het genoemde Correctief Onderhoud, wordt beschouwd als ‘dienst buiten de reikwijdte’ en wordt aan de Klant in rekening gebracht op basis van tijd en materiaal tegen de dan geldende Vergoedingen van WORKPLACED.

Algemene Ondersteuning omvat onder meer (niet-limitatieve lijst):

• (i) Advies over het gebruik, de configuratie of het beheer van de Software;
• (ii) Advies over het verhelpen van problemen op andere gebieden dan de Software (zoals maar niet beperkt tot de wijzigingen en/of verbeteringen aan de Software) die ertoe hebben geleid dat de Software niet kan worden gebruikt;
• (iii) Gewijzigde specificaties, wijzigingsverzoeken en impactanalyses;
• (iv) Het op verzoek van de Klant verstrekken van documentatie over de door WORKPLACED in het kader van Algemene Ondersteuning uitgevoerde werkzaamheden;
• (v) Advies over het verhelpen van Fouten die te wijten zijn aan (i) ongevallen, misbruik, nalatigheid of het niet opvolgen door de Klant van de instructies voor correct gebruik van de Software, (ii) het niet voldoen van de Software aan omgevingsspecificaties, (iii) onjuiste configuratie van de Software anders dan een onjuiste configuratie uitgevoerd in overeenstemming met de specificaties van WORKPLACED;
• (vi) Alle handelingen voor het bijwerken van informatie, zoals maar niet beperkt tot het importeren en converteren van gegevens;
• (vii) Alle werkzaamheden met betrekking tot de volledigheid en betrouwbaarheid van de gegevensbestanden van de Klant;
• (viii) Ondersteuning van klantspecifieke aanpassingen van de Software die niet vooraf zijn onderzocht en gerapporteerd;
• (ix) Beheer van gebruikersaccounts en toegangsbeheer;

9.2. Bij beëindiging van de Overeenkomst, om welke reden dan ook, is WORKPLACED gerechtigd de levering van al het Correctief Onderhoud aan de Klant onmiddellijk te staken.

10.1. De Klant wijst een of meer vertegenwoordigers aan die bevoegd zijn Correctief Onderhoud aan te vragen. De Klant kan zijn bevoegde vertegenwoordiger van tijd tot tijd vervangen door voorafgaande Kennisgeving aan WORKPLACED (inclusief per e-mail aan het aangewezen e-mailadres). Wanneer de Klant WORKPLACED verzoekt Correctief Onderhoud uit te voeren krachtens de bepalingen van deze SLA, dient de Klant een verzoek in via zijn bevoegde vertegenwoordiger.

10.2. De Software bevat een online servicedesk voor het melden van Incidenten (d.w.z. het WORKPLACED-ondersteuningsplatform). Indien de Klant geen toegang zou hebben tot de online servicedesk, kan de Klant per e-mail contact opnemen met WORKPLACED. WORKPLACED stelt de Klant in kennis van eventuele wijzigingen in de contactgegevens van de servicedesk.

10.3. De Klant gebruikt het WORKPLACED-ondersteuningsplatform bij het communiceren van berichten aan WORKPLACED en het melden van Incidenten aan de servicedesk, en verstrekt daarbij de noodzakelijke diagnostische informatie overeenkomstig de voorwaarden van deze SLA. WORKPLACED antwoordt via het ondersteuningsplatform binnen de in dit voorwaardendocument gedefinieerde responstijden. Indien de tool voor het melden van Incidenten van WORKPLACED niet beschikbaar is, verstrekt de Klant WORKPLACED per e-mail een elektronisch Incidentrapport, dat, mits het de vereiste diagnostische informatie bevat, door WORKPLACED wordt behandeld alsof het via de Incidentmeldingstool was verstrekt. In dat geval antwoordt WORKPLACED de indiener van het Incidentrapport binnen de in dit voorwaardendocument gedefinieerde responstijden.

10.4. De contactgegevens van de servicedesk zijn als volgt (zoals van tijd tot tijd door WORKPLACED kunnen worden bijgewerkt): E-mail: support@workplaced.com

11.1. Dit hoofdstuk bevat en beheerst de richtlijnen, voorwaarden en modaliteiten met betrekking tot de Diensten die de Klant via het Voorstel en/of een andere (vervangende) overeenkomst tussen Partijen heeft besteld.

12.1. De Klant doet schriftelijk een beroep op WORKPLACED om de levering van Diensten door WORKPLACED aan te vragen.

12.2. WORKPLACED levert de Diensten zoals beschreven in het Voorstel of in de Overeenkomst. Elk Voorstel en/of elke Overeenkomst tussen Partijen moet een gedetailleerde beschrijving bevatten van de overeengekomen, door de Klant bestelde Diensten, samen met een geschatte tijdsplanning, werkblad en alle andere relevante informatie.

12.3. Na volledige levering en uitvoering van de Diensten stelt de Klant, indien hij van mening is dat de Diensten niet in overeenstemming met het Voorstel zijn uitgevoerd, WORKPLACED binnen vijf (5) Werkdagen na de e-mailkennisgeving van WORKPLACED in kennis van eventuele suggesties, bezwaren en voorbehouden. WORKPLACED neemt vervolgens alle stappen die zij passend acht om aan die bezwaren en voorbehouden tegemoet te komen.

12.4. Indien de Klant WORKPLACED niet binnen de bovengenoemde termijn in kennis stelt van bezwaren en/of voorbehouden, worden de Diensten geacht te zijn uitgevoerd en geleverd tot tevredenheid van de Klant, die daarmee zijn recht om een vordering wegens gebrekkige uitvoering van de Dienst in te stellen heeft verwerkt.

13.1. De Klant mobiliseert de vereiste domeinexperts om te helpen bij de besluitvorming en goedkeuringen voor de aangeboden diensten. Deze experts bereiden workshops voor om tijdens de workshop input te leveren over de context van de Klant en de specifieke vereisten.

13.2. Alle beslissingen, validaties en goedkeuringen door de Klant worden binnen twee (2) Werkdagen genomen, om de geplande timing van het project zoals beschreven in het Voorstel niet in gevaar te brengen.

13.3. De Klant is verantwoordelijk voor de uitvoering en het beheer van de gebruikerscommunicatie en andere verandermanagementactiviteiten.

13.4. Indien vereist, maakt de Klant procesdocumentatie van de procesblauwdruk.

Werkplekadvies

13.5. Voor professionele diensten zoals werkplekadvies wordt, indien van toepassing en overeengekomen, een wekelijkse statusvergadering gehouden. Voorts komt de projectstuurgroep, indien van toepassing en overeengekomen, maandelijks bijeen.

Projectmanagement

13.6. De verstrekte planning voor professionele projectmanagementdiensten is een schatting en dient bij de start van het project te worden beoordeeld.

13.7. De verstrekte planning houdt geen rekening met ongeplande ziekte, verlof of andere onvoorziene omstandigheden.

Wijziging van de reikwijdte

13.8. Indien een van beide Partijen op enig moment de deadlines in het overeengekomen projectschema (het “Projectschema”) dat aan de Overeenkomst of het Voorstel is gehecht niet haalt, komen de Klant en WORKPLACED overeen en erkennen zij dat het volgende kan gebeuren:

• (i) Het Projectschema wordt herzien om eventuele vertragingen op te vangen, en een nieuw Projectschema wordt opgesteld door de projectmanager van WORKPLACED en goedgekeurd door de bevoegde vertegenwoordigers van de Klant en WORKPLACED;
• (ii) Indien de vertragingen omvangrijk zijn, worden projectmiddelen aan andere opdrachten toegewezen; en
• (iii) Er kunnen vergoedingen voor extra werk of uitbreiding van middelen ontstaan.

Indien WORKPLACED tijdens het project vaststelt of redelijkerwijs zou kunnen vaststellen dat handelingen of aanwijzingen van de Klant een vereiste tot het uitvoeren van extra werk inhouden dat niet anderszins in de Overeenkomst en/of het Voorstel is gespecificeerd, stelt WORKPLACED de Klant binnen dertig (30) dagen ervan in kennis dat de Klant WORKPLACED heeft verzocht extra werk uit te voeren.

14.1. De tarieven voor de Diensten zijn opgenomen in het Voorstel.

14.2. WORKPLACED geeft kennis van elke gevraagde reis die op een niet-Werkdag (weekend of feestdag) plaatsvindt. Indien de Klant een gevraagde reis annuleert of verzet met een opzegtermijn van minder dan dertig (30) Werkdagen vóór de geplande reisdatum, is de Klant verantwoordelijk voor maximaal vijftig procent (50%) van eventuele extra kosten die verband houden met het omboeken of annuleren van de reisarrangementen.

Indien de Klant een reis annuleert of verzet met een opzegtermijn van minder dan zeven (7) Werkdagen vóór de geplande reisdatum, is de Klant verantwoordelijk voor maximaal honderd procent (100%) van eventuele extra kosten die verband houden met het omboeken of annuleren van de reisarrangementen. Indien van toepassing wordt de reistijd berekend als de tijd tussen vertrek vanaf de bedrijfslocatie van WORKPLACED, de lokale luchthaven of het thuiskantoor en aankomst op het bestemmingsadres, zoals door beide Partijen vóór vertrek bepaald, en de bestemmingsluchthaven.

14.4. In geval van overwerk buiten de Werkuren wordt het toepasselijke tarief vermenigvuldigd met 1,5 (resulterend in 150%) tijdens avonden en zaterdagen, en vermenigvuldigd met 2 (resulterend in 200%) op zondagen.

15.1. De Klant kan de Diensten toetsen aan de acceptatiecriteria (indien overeengekomen) en de Diensten afwijzen die niet wezenlijk voldoen aan de acceptatiecriteria in het Voorstel of de Overeenkomst tussen Partijen en/of de schriftelijke testgevallen.

15.2. Elke Kennisgeving van afwijzing moet binnen vijf (5) Werkdagen (de “Kennisgevingsperiode”) na de datum van uitvoering van de betreffende Dienst aan WORKPLACED worden bezorgd, waarin de Klant duidelijk de reden voor de afwijzing van die Dienst vermeldt. Indien de Klant tijdens de Kennisgevingsperiode geen kennisgeving van wezenlijke non-conformiteit of wijzigingsverzoek doet, worden alle geleverde Diensten geacht te zijn aanvaard en worden geen aanvullende werkzaamheden uitgevoerd. Indien de Klant na afloop van de Kennisgevingsperiode een kennisgeving van wezenlijke non-conformiteit of een wijzigingsverzoek doet, worden dergelijke werkzaamheden uitsluitend uitgevoerd onder een nieuwe contractuele regeling. Indien binnen de Kennisgevingsperiode een wezenlijke non-conformiteit wordt vastgesteld, herstelt WORKPLACED die non-conformiteit, die te wijten was aan schuld of nalatigheid van WORKPLACED, onverwijld en zonder extra kosten voor de Klant.