Verwerkersovereenkomst gebruikersgegevens

De Verwerkersovereenkomst Gebruikersgegevens ("Overeenkomst") wordt gesloten tussen de informatiedeelnemer (“Deelnemer”) en WORKPLACED Technologies Ltd ("Onderneming") - een besloten vennootschap op aandelen, opgericht in de Dubai International Financial Markets onder licentienummer CL9112, die uitgebreide, datagedreven SaaS-oplossingen voor de werkplek heeft ontwikkeld en professionele diensten aanbiedt, zoals advies en projectmanagement.

Door de WORKPLACED-software ("Software") te openen of te gebruiken, stemt de Deelnemer ermee in aan deze Overeenkomst gebonden te zijn.

Voor (i) Deelnemers van Klanten die zich in de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte bevinden, of (ii) Deelnemers die zich onafhankelijk van een Klant op de Software abonneren en zich in de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte bevinden, is de contracterende entiteit (d.w.z. de wederpartij van de Deelnemer) WORKPLACED Technologies Europe BV - een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, opgericht naar Nederlands recht onder registratienummer 95622462, met statutaire zetel te Smienteneiland 8, Meerstad, 9613 BG Groningen, Nederland - in plaats van WORKPLACED Technologies Ltd.

Verwijzingen naar de 'Onderneming' in deze Overeenkomst worden dienovereenkomstig uitgelegd (d.w.z. een verwijzing naar WORKPLACED Technologies Europe BV in plaats van WORKPLACED Technologies Ltd). Alle gegevensverwerkingsactiviteiten voor de Deelnemer vallen onder de Wetgeving inzake Gegevensbescherming.

WORKPLACED Technologies Ltd is de moedermaatschappij van WORKPLACED Technologies Europe BV. Waar WORKPLACED Technologies Europe BV de wederpartij bij deze Overeenkomst is, wordt erkend dat WORKPLACED Technologies Europe BV opereert onder een licentieregeling met haar moedermaatschappij, WORKPLACED Technologies Ltd, voor de levering van de Software en aanverwante diensten.

Bepaalde diensten onder deze Overeenkomst kunnen door WORKPLACED Technologies Europe BV worden uitbesteed aan WORKPLACED Technologies Ltd of andere derde dienstverleners; WORKPLACED Technologies Europe BV blijft echter jegens de Deelnemer en/of de Klant, naargelang het geval, volledig verantwoordelijk voor de nakoming van alle verplichtingen onder deze Overeenkomst, inclusief de naleving van de toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming. Uitbesteding ontslaat WORKPLACED Technologies Europe BV niet van haar aansprakelijkheid voor de juiste uitvoering van de Overeenkomst.

De Onderneming verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor informatiedoeleinden, waaronder beoordelingen, enquêtes en diverse andere activiteiten voor het verzamelen van informatie. De verzamelde gegevens kunnen onderworpen zijn aan de Europese Wetgeving inzake Gegevensbescherming en andere toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

“Wetgeving inzake Gegevensbescherming” betekent alle toepasselijke wereldwijde wetgeving met betrekking tot gegevensbescherming en privacy die van toepassing is op de betreffende partij in haar rol bij de Verwerking van de betrokken Persoonsgegevens onder de Overeenkomst, waaronder zonder beperking de Europese Wetgeving inzake Gegevensbescherming, telkens zoals van tijd tot tijd gewijzigd, ingetrokken, geconsolideerd of vervangen.

"Europese Wetgeving inzake Gegevensbescherming" betekent de in Europa toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder: (i) Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (Algemene Verordening Gegevensbescherming) ("AVG"); (ii) Richtlijn 2002/58/EG betreffende de verwerking van persoonsgegevens en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in de sector elektronische communicatie; en (iii) de toepasselijke nationale uitvoeringswetgeving van (i) en (ii); of (iii) de AVG zoals die deel uitmaakt van het nationale recht van het Verenigd Koninkrijk krachtens Section 3 van de European Union (Withdrawal) Act 2018 ("UK GDPR"); en (iv) de Zwitserse federale wet inzake gegevensbescherming en de bijbehorende verordening ("Swiss DPA"); telkens zoals gewijzigd, vervangen of opgevolgd.

“Persoonsgegevens” betekent alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, waarbij (i) die informatie is opgenomen in gegevens van de Deelnemer; en (ii) op vergelijkbare wijze wordt beschermd als persoonsgegevens, persoonlijke informatie of persoonlijk identificeerbare informatie onder de toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming.

“Inbreuk in verband met Persoonsgegevens” betekent een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, het verlies, de wijziging, de ongeoorloofde openbaarmaking van, of de ongeoorloofde toegang tot Persoonsgegevens die door ons en/of onze Subverwerkers in verband met de levering van de Abonnementsdiensten worden verzonden, opgeslagen of anderszins Verwerkt. Onder "Inbreuk in verband met Persoonsgegevens" vallen geen mislukte pogingen of activiteiten die de beveiliging van Persoonsgegevens niet in gevaar brengen, waaronder mislukte inlogpogingen, pings, poortscans, denial-of-service-aanvallen en andere netwerkaanvallen op firewalls of netwerksystemen.

“Verwerking” betekent elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens, waaronder het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen of wissen van Persoonsgegevens. De termen “Verwerken”, “Verwerkt” en “Verwerkte” worden dienovereenkomstig uitgelegd.

“Subverwerker” betekent elke Verwerker die door de Onderneming of haar gelieerde ondernemingen wordt ingeschakeld om te helpen bij het nakomen van de verplichtingen van de Onderneming met betrekking tot de levering van de diensten. Subverwerkers kunnen derden of gelieerde ondernemingen van de Onderneming zijn, maar omvatten geen werknemer of consultant van de Onderneming.

2.1. Naleving van wetgeving. Binnen de reikwijdte van de Overeenkomst en bij het gebruik van de diensten is de Deelnemer verantwoordelijk voor de naleving van alle vereisten die op grond van de toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming op hem van toepassing zijn met betrekking tot zijn Verwerking van Persoonsgegevens en de instructies die hij aan de Onderneming geeft. In het bijzonder, maar zonder afbreuk te doen aan het algemene karakter van het voorgaande, erkent en aanvaardt de Deelnemer dat hij als enige verantwoordelijk is voor: (i) de juistheid, kwaliteit en rechtmatigheid van zijn gegevens en de wijze waarop hij de Persoonsgegevens heeft verkregen; (ii) de naleving van alle noodzakelijke transparantie- en rechtmatigheidsvereisten onder de toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming voor het verzamelen en gebruiken van de Persoonsgegevens, inclusief het verkrijgen van alle noodzakelijke toestemmingen en machtigingen; (iii) het waarborgen dat hij het recht heeft de Persoonsgegevens aan de Onderneming door te geven, of toegang daartoe te verlenen, voor Verwerking in overeenstemming met de voorwaarden van de Overeenkomst; (iv) het waarborgen dat zijn instructies aan de Onderneming met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens in overeenstemming zijn met de toepasselijke wetgeving, inclusief de Wetgeving inzake Gegevensbescherming; en (v) de naleving van alle wetgeving (inclusief de Wetgeving inzake Gegevensbescherming) die van toepassing is op e-mails of andere inhoud die via de diensten wordt gecreëerd, verzonden of beheerd, inclusief de wetgeving met betrekking tot het verkrijgen van toestemming (waar vereist) voor het verzenden van e-mails, de inhoud van de e-mails en zijn praktijken voor e-mailverzending. De Deelnemer informeert de Onderneming zonder onnodige vertraging indien hij niet in staat is zijn verantwoordelijkheden onder dit onderdeel 'Naleving van wetgeving' of de toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming na te komen.

2.2. Instructies van de Deelnemer. Partijen komen overeen dat de Overeenkomst, samen met het gebruik door de Deelnemer van de diensten van de Onderneming, zijn volledige instructies aan de Onderneming vormt met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens, met dien verstande dat hij gedurende de looptijd van de Overeenkomst aanvullende instructies kan geven die in overeenstemming zijn met de Overeenkomst en met de aard en het rechtmatige gebruik van de diensten van de Onderneming.

2.3. Beveiliging. De Deelnemer is verantwoordelijk voor het zelfstandig beoordelen of de gegevensbeveiliging die in de diensten van de Onderneming is voorzien, afdoende voldoet aan zijn verplichtingen onder de toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming. De Deelnemer is ook verantwoordelijk voor zijn veilige gebruik van de dienst van de Onderneming, inclusief het beschermen van de beveiliging van Persoonsgegevens tijdens de overdracht van en naar de diensten (inclusief het veilig back-uppen of versleutelen van dergelijke Persoonsgegevens).

De Onderneming Verwerkt door de Deelnemer verstrekte Persoonsgegevens voor het verzamelen van informatie en het leveren van analytische inzichten. De verzamelde gegevens worden uitsluitend voor dit doel en voor de uitvoering van de diensten van de Onderneming aan de Deelnemer gebruikt.

Door vrijwillig Persoonsgegevens te verstrekken en met deze Overeenkomst in te stemmen, geeft de Deelnemer toestemming voor het verzamelen en verwerken van zijn Persoonsgegevens voor het gespecificeerde doel. De Deelnemer heeft het recht zijn toestemming op elk moment in te trekken door contact op te nemen met de Onderneming.

5.1. Naleving van instructies. De Onderneming Verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend voor de in deze Overeenkomst beschreven doeleinden, voor de levering van haar diensten aan de Deelnemer of zoals anderszins overeengekomen binnen de reikwijdte van uw rechtmatige Instructies, behalve waar en voor zover anderszins vereist door de toepasselijke wetgeving. De Onderneming is niet verantwoordelijk voor de naleving van Wetgeving inzake Gegevensbescherming die van toepassing is op de Deelnemer of zijn sector en die niet algemeen van toepassing is op de Onderneming.

5.2. Wetsconflict. Indien de Onderneming er kennis van krijgt dat zij Persoonsgegevens niet kan Verwerken in overeenstemming met de instructies van de Deelnemer wegens een wettelijke vereiste onder de toepasselijke wetgeving, zal de Onderneming (i) de Deelnemer onverwijld van die wettelijke vereiste in kennis stellen voor zover de toepasselijke wetgeving dit toestaat; en (ii) waar nodig alle Verwerking staken (anders dan het louter opslaan en beveiligd houden van de betrokken Persoonsgegevens) totdat de Deelnemer nieuwe instructies geeft waaraan wij, de Onderneming, kunnen voldoen. Indien op deze bepaling een beroep wordt gedaan, zijn wij jegens u onder de Overeenkomst niet aansprakelijk voor het niet uitvoeren van de betreffende Abonnementsdiensten totdat u nieuwe rechtmatige Instructies met betrekking tot de Verwerking geeft.

5.3. Beveiliging. De Onderneming implementeert en onderhoudt passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beschermen tegen Inbreuken in verband met Persoonsgegevens ("Beveiligingsmaatregelen"). Niettegenstaande enige andersluidende bepaling kan de Onderneming de Beveiligingsmaatregelen naar eigen inzicht wijzigen of bijwerken, mits een dergelijke wijziging of bijwerking niet leidt tot een wezenlijke verslechtering van de door de Beveiligingsmaatregelen geboden bescherming.

5.4. Vertrouwelijkheid. De Onderneming zorgt ervoor dat al het personeel dat zij machtigt om namens haar Persoonsgegevens te Verwerken, onderworpen is aan passende geheimhoudingsverplichtingen (hetzij een contractuele, hetzij een wettelijke plicht) met betrekking tot die Persoonsgegevens.

5.5. Inbreuken in verband met Persoonsgegevens. De Onderneming stelt de Deelnemer zonder onnodige vertraging in kennis nadat zij kennis heeft gekregen van een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens en verstrekt tijdig informatie over de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens zodra deze bekend wordt of redelijkerwijs door de Onderneming wordt gevraagd. Op verzoek van de Deelnemer verleent de Onderneming de Deelnemer onverwijld de redelijke bijstand die nodig is om hem in staat te stellen relevante Inbreuken in verband met Persoonsgegevens te melden aan de bevoegde autoriteiten en/of de betrokkenen (de natuurlijke persoon op wie de Persoonsgegevens betrekking hebben), indien hij daartoe verplicht is onder de Wetgeving inzake Gegevensbescherming.

5.6. Verwijdering of teruggave van Persoonsgegevens. De Onderneming verwijdert of retourneert alle gegevens, inclusief Persoonsgegevens (inclusief kopieën daarvan) die krachtens deze Overeenkomst zijn Verwerkt, bij beëindiging of afloop van haar diensten met de Onderneming in overeenstemming met de procedures die in de toepasselijke voorwaarden daarvan zijn vastgelegd. Deze bepaling geldt behalve wanneer de Onderneming op grond van de toepasselijke wetgeving verplicht is sommige of alle gegevens te bewaren, of wanneer de Onderneming de gegevens op back-upsystemen heeft gearchiveerd; deze gegevens zullen wij veilig isoleren en beschermen tegen verdere Verwerking en verwijderen in overeenstemming met onze verwijderingspraktijken.

5.7. Gegevensverzameling. De Onderneming verzamelt en verwerkt uitsluitend de Persoonsgegevens die relevant en noodzakelijk zijn voor de activiteiten voor het verzamelen van informatie en de analyses. De gegevens kunnen onder meer naam, e-mailadres, demografische informatie en alle andere verstrekte informatie omvatten.

De Deelnemer heeft het recht op inzage, rectificatie of wissing van zijn Persoonsgegevens die de Onderneming bewaart. Om deze rechten uit te oefenen of meer informatie te vragen, kunt u contact opnemen met de Onderneming via support@workplaced.com.

De Deelnemer stemt ermee in dat de Onderneming Subverwerkers kan inschakelen om namens de Deelnemer Persoonsgegevens te Verwerken, en de Onderneming doet dit op drie manieren. Ten eerste kan zij Subverwerkers inschakelen om de Onderneming te ondersteunen bij hosting en infrastructuur. Ten tweede kan zij Subverwerkers inschakelen ter ondersteuning van product- en dienstfuncties en integraties. Ten derde kan zij haar gelieerde ondernemingen als Subverwerkers inschakelen voor service en ondersteuning.

Wanneer de Onderneming Subverwerkers inschakelt, legt zij de Subverwerkers gegevensbeschermingsvoorwaarden op die ten minste hetzelfde beschermingsniveau voor Persoonsgegevens bieden als die in deze Overeenkomst, voor zover van toepassing op de aard van de door dergelijke Subverwerkers geleverde diensten. Zij blijft verantwoordelijk voor de naleving door elke Subverwerker van de verplichtingen van deze Overeenkomst en voor elk handelen of nalaten van een dergelijke Subverwerker waardoor de Onderneming een van haar verplichtingen onder deze Overeenkomst schendt.

De Deelnemer erkent en aanvaardt dat de Onderneming wereldwijd toegang kan hebben tot Persoonsgegevens en deze kan Verwerken voor zover nodig om haar diensten te leveren, en in het bijzonder dat Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan en Verwerkt door de Onderneming in de Verenigde Arabische Emiraten en in andere rechtsgebieden waar haar gelieerde ondernemingen en Subverwerkers activiteiten hebben. Wanneer Persoonsgegevens buiten het land van herkomst worden doorgegeven, zorgt elke partij ervoor dat dergelijke doorgiften plaatsvinden in overeenstemming met de vereisten van de Wetgeving inzake Gegevensbescherming.

De Onderneming voldoet aan alle toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming in verband met haar Verwerking van Persoonsgegevens onder deze Overeenkomst, waaronder de AVG en de DIFC Data Protection Law (DIFC Law No. 5 of 2020). Partijen erkennen dat doorgiften van EER-persoonsgegevens van de gelieerde onderneming van de Onderneming in Nederland aan de Onderneming Beperkte Doorgiften vormen in de zin van hoofdstuk V van de AVG, en komen overeen de toepasselijke module van de Standaardcontractbepalingen zoals vastgelegd in Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 van de Commissie ("EU SCC's") te ondertekenen en daaraan gebonden te zijn; deze zijn hierin door verwijzing opgenomen en prevaleren boven elke strijdige bepaling van deze Overeenkomst met betrekking tot dergelijke doorgiften. Voorafgaand aan een dergelijke doorgifte voert de Onderneming een beoordeling van de gevolgen van de doorgifte uit en implementeert zij de aanvullende technische en organisatorische maatregelen die nodig kunnen zijn om een passend beschermingsniveau voor Betrokkenen te waarborgen. De Onderneming Verwerkt EER-persoonsgegevens die zij van haar gelieerde onderneming in Nederland ontvangt uitsluitend voor de in deze Overeenkomst beoogde doeleinden, handhaaft passende beveiligingsmaatregelen in overeenstemming met artikel 32 AVG, stelt die gelieerde onderneming binnen achtenveertig (48) uur in kennis van elke inbreuk in verband met Persoonsgegevens die dergelijke gegevens treft, en geeft dergelijke gegevens niet verder door zonder gelijkwaardige contractuele waarborgen. De gelieerde onderneming van de Onderneming in Nederland werkt haar EULA en haar transparantiedocumentatie inzake gegevensverwerking bij om de doorgifte aan de Onderneming, het toepasselijke doorgiftemechanisme en de identiteit van elke partij in haar relevante hoedanigheid bij de gegevensverwerking bekend te maken, voordat een doorgifte plaatsvindt.

De Deelnemer erkent deze Overeenkomst te hebben gelezen en begrepen en geeft toestemming voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor de gespecificeerde doeleinden van informatieverzameling.

De Onderneming kan deze Overeenkomst naar behoefte bijwerken om in overeenstemming met de AVG te blijven.

Door persoonsgegevens te verstrekken en met deze Overeenkomst in te stemmen, erkent de Deelnemer dat hij de verwerking van zijn persoonsgegevens door WORKPLACED in overeenstemming met de AVG en andere toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming begrijpt en daarmee instemt.