Beveiliging en compliance
De architectuur is het compliance-argument
Een belofte om niet naar individuele gegevens te kijken, is beleid. Wat het systeem opslaat, en wat het iemand laat rapporteren, kan een ondernemingsraad, een FG en een auditor controleren. Deze pagina zegt per product wat wat is.
Wat er is geregeld
- ISO 27001
- Certificaat 0202968, op naam van Workplaced Technologies Ltd, afgegeven via Intertek onder UKAS-accreditatie. Let op de entiteit: een Nederlandse klant contracteert met Workplaced Technologies Europe B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder KvK 95622462, en aanbestedingen vragen naar certificering van de contracterende partij, die scopetoelichting hoort dus in de aanbestedingsreactie, niet alleen op het certificaat.
- Een rapportagegrens van vijf
- Antwoorden in het werkplekprofiel worden per deelnemer opgeslagen, omdat Passport iedereen het eigen profiel teruggeeft. De organisatie ziet ze alleen geaggregeerd: elk rapport, elk filter en elke doorsnede moet minstens vijf medewerkers bevatten, anders houdt het platform het tegen en vraagt het om een bredere selectie. De grens wordt toegepast wanneer een rapport wordt gemaakt, en geen rol in uw organisatie kan hem verlagen.
- Verwerkersovereenkomst
- Een verwerkersovereenkomst die de architectuur beschrijft die het product ook werkelijk implementeert, en niet een ruimere toestemming die het product toevallig niet gebruikt.
- Hosting binnen de EU
- Het platform wordt gehost in een EU-regio. Welke subverwerkers gegevens verwerken, en waar, staat in de lijst met subverwerkers; wijzigingen worden gemeld.
- Toegangsbeheer
- Toegang op basis van rollen. Rollen in uw organisatie zien geaggregeerde rapporten en wie de vragenlijst heeft ingevuld; geen rol in uw organisatie kan de antwoorden of het profiel van één medewerker openen.
- Bewaartermijnen
- Bewaartermijnen worden per onderzoek vastgesteld en vóór het verzamelen benoemd. Dat is zowel de wettelijke eis als de reden dat de respons op peil blijft.
Wat elk product bewaart, en wie het ziet
Opgeslagen is niet hetzelfde als gerapporteerd. Dit is wat het platform per product bewaart en wat elke kant kan zien.
| Product | Opgeslagen | Uw organisatie ziet | De medewerker ziet |
|---|---|---|---|
| Dynamics | OpgeslagenAntwoorden per deelnemer | Uw organisatie zietAggregaten voor groepen van minstens vijf, na elk filter, en wie de vragenlijst heeft afgerond | De medewerker zietHet eigen Passport |
| Passport | OpgeslagenEen profiel per deelnemer, afgeleid uit Dynamics | Uw organisatie zietAlleen gemiddelden | De medewerker zietHet eigen profiel, alleen gedeeld via een link die de medewerker zelf deelt |
| Occupancy, observatie | OpgeslagenPer ruimte: bezet, aantal aanwezigen, activiteit; geen persoonskenmerk | Uw organisatie zietGebruik en activiteit per ruimte | De medewerker zietNiet van toepassing |
| Occupancy, vragen in de app | OpgeslagenBeoordelingen per antwoord, zonder naam | Uw organisatie zietAggregaten | De medewerker zietNiet van toepassing |
Bij sensoren, wifi en Booking hangt wat wordt opgeslagen af van het gebruikte systeem. Vraag het datamodel op voordat u beslist.
Vier documenten, na contractering
- De documenten
- Het ISO 27001-certificaat met scopetoelichting, de verwerkersovereenkomst, de actuele lijst met subverwerkers en de meest recente samenvatting van de pentest.
- Voor een DPIA
- Vraag voor een DPIA ook het datamodel op: dat laat zien wat per deelnemer wordt opgeslagen en wat alleen geaggregeerd wordt gerapporteerd.
- Beschikbaarheid
- Ze worden na contractering onder geheimhouding overhandigd en niet gepubliceerd, omdat een subverwerkerslijst en een samenvatting van een pentest een plattegrond zijn voor wie er een wil.
Voor uw ondernemingsraad en uw DPIA
Vraag in uw DPIA om het datamodel, dan is de claim te controleren voordat u tekent.
Antwoorden worden per deelnemer opgeslagen en geaggregeerd wanneer een rapport wordt gemaakt. Onder vijf medewerkers wordt een groep niet gerapporteerd, welk filter er ook wordt gebruikt, en geen rol in uw organisatie heeft zicht op de antwoorden van één persoon. Observatieonderzoek kent helemaal geen individueel record: het legt ruimten en activiteiten vast.
Op de pagina over vertrouwen staat een briefing die voor precies deze vergadering is geschreven; u kunt hem doorsturen zonder hem te herschrijven.
Vragen die we krijgen
Verzamelt u persoonsgegevens?
Dat hangt af van het product, en elk product zegt wat het opslaat en wat het toont.
Observatieonderzoek in Occupancy legt ruimtes en activiteiten vast, geen personen, dus er bestaat geen individueel record. Dynamics slaat de antwoorden van elke deelnemer op, omdat Passport die persoon het eigen profiel teruggeeft. De organisatie ziet die antwoorden alleen geaggregeerd, op het niveau van team, afdeling of locatie, en elk rapport, filter of doorsnede moet minstens vijf medewerkers bevatten, anders wordt het tegengehouden. Beheerders zien wie het profiel heeft ingevuld, niet wat er is geantwoord. Passport is alleen zichtbaar voor de medewerker, tenzij die ervoor kiest het te delen. Booking laat collega's zien waar iemand een werkplek heeft gereserveerd, want daarvoor is een reservering bedoeld.
Wat er wordt verwerkt, op welke grondslag, wie het mag zien en hoe lang het wordt bewaard, wordt per project vóór de implementatie vastgesteld en op papier gezet.
Zijn bezettingsdata via wifi anoniem?
Wij noemen ze geaggregeerd, omdat dat het juiste woord is. Het levert benutting per gebouw, verdieping en zone op en is geen instrument om een individu te observeren.
Hoe ver dat gaat, hangt af van het netwerk, de configuratie en het contract. Het antwoord voor uw gebouw is dus het antwoord in uw overeenkomst, niet dat op deze pagina.
Welke beveiligingsdocumentatie is er beschikbaar?
Voor inkoop door grote organisaties: Workplaced Technologies Ltd heeft ISO 27001-certificaat 0202968, via Intertek onder UKAS.
Het certificaat, de lijst van subverwerkers, de standaard verwerkersovereenkomst en de samenvatting van de penetratietest worden na contractering overgedragen, onder geheimhouding. Ze bestaan en zijn actueel, maar ze worden niet op het open web gepubliceerd. Vraag ernaar via het contactformulier.
Wie is eigenaar van de data?
Dat wordt geregeld in de overeenkomst tussen u, Workplaced en een eventueel betrokken partner, samen met toegang, toegestaan gebruik en bewaartermijnen. Het is een contractuele vraag, en een website is de verkeerde plek om die in algemene termen te beantwoorden.
Verder lezen
- Meten zonder mensen te volgen
De redenering achter aggregatie vooraf.
- Privacy
Wat wij op deze website verzamelen.
- Verwerkersovereenkomst
De volledige verwerkersovereenkomst.
Securityvragenlijst of DPIA?
Vragenlijsten, DPIA's en aanbestedingsbijlagen gaan direct naar degene die de documentatie beheert. Het contactformulier neemt geen bijlagen: zet in het bericht wat u heeft en wanneer het af moet, of mail het bestand naar het adres onderaan deze pagina.