Meten zonder privacy op te geven
De makkelijkste manier om een werkomgeving te meten is ook de snelste manier om het vertrouwen te verliezen
Meten op individueel niveau is technisch eenvoudig en in de meeste toegangs- en netwerksystemen direct beschikbaar. Het is ook de betrouwbaarste manier om ervoor te zorgen dat medewerkers niet meer meewerken aan wat het werkplekteam daarna doet. En het is de lastigste positie om aan een ondernemingsraad uit te leggen.
Waar wordt geaggregeerd, bepaalt wat er wordt bewaard
De vraag aan elke leverancier is dezelfde: wat wordt opgeslagen, en wat kan worden gerapporteerd.
Wat telt is waar de aggregatie plaatsvindt. Een systeem dat individuele registraties vastlegt en die vervolgens gegroepeerd rapporteert, bewaart nog steeds individuele registraties, en die kunnen worden opgevraagd, gevorderd, later door een andere leidinggevende hergebruikt of gelekt.
Workplaced doet allebei, en zegt waar wat. Observatieonderzoek legt ruimten en activiteiten vast, dus er bestaat geen individueel record.
Dynamics slaat de antwoorden per deelnemer op, omdat Passport die persoon het eigen profiel teruggeeft; de organisatie ziet alleen groepen van minstens vijf, na elk filter.
Wat u controleert voordat u een methode kiest
Rapportagedrempel
Resultaten worden gerapporteerd op team-, afdelings- en locatieniveau. Een rapport, filter of doorsnede met minder dan vijf medewerkers wordt helemaal niet getoond, want een groep van twee is een individu.
Geen zicht op één medewerker voor uw organisatie
Geen scherm, export of rechtenniveau in uw organisatie toont wat één medewerker heeft geantwoord. Beheerders zien wie de vragenlijst heeft ingevuld, niet wat iemand heeft gezegd. Passport is van de medewerker zelf en wordt alleen gedeeld als die daarvoor kiest.
Observatie boven identificatie
Waar een observatieonderzoek de vraag beantwoordt, verdient het de voorkeur boven techniek die identificeert. De oudste methode is vaak de meest privacyvriendelijke.
Doel vastgelegd vóór de meting
Wat er wordt gemeten, waarom, hoe lang en wie het ziet: vastgelegd voordat het onderzoek begint. Dat is zowel de wettelijke eis als de reden dat de respons op peil blijft.
ISO 27001-gecertificeerd
Certificaat 0202968, Workplaced Technologies Ltd, via Intertek onder UKAS-accreditatie.
Een verwerkersovereenkomst die aansluit
De verwerkersovereenkomst beschrijft dezelfde architectuur als het product uitvoert, in plaats van een ruimere toestemming die het product toevallig nog niet gebruikt.
Download de OR-briefing
Een briefing die u kunt doorsturen zonder te herschrijven: wat er gemeten wordt, wat wordt opgeslagen en wat alleen geaggregeerd wordt gerapporteerd, hoe elke toezegging controleerbaar is, en welke documenten u opvraagt. Geschreven voor de vergadering die u moet overleven, niet voor ons.
PDF, in het Nederlands.
Vragen die we krijgen
Verzamelt u persoonsgegevens?
Dat hangt af van het product, en elk product zegt wat het opslaat en wat het toont.
Observatieonderzoek in Occupancy legt ruimtes en activiteiten vast, geen personen, dus er bestaat geen individueel record. Dynamics slaat de antwoorden van elke deelnemer op, omdat Passport die persoon het eigen profiel teruggeeft. De organisatie ziet die antwoorden alleen geaggregeerd, op het niveau van team, afdeling of locatie, en elk rapport, filter of doorsnede moet minstens vijf medewerkers bevatten, anders wordt het tegengehouden. Beheerders zien wie het profiel heeft ingevuld, niet wat er is geantwoord. Passport is alleen zichtbaar voor de medewerker, tenzij die ervoor kiest het te delen. Booking laat collega's zien waar iemand een werkplek heeft gereserveerd, want daarvoor is een reservering bedoeld.
Wat er wordt verwerkt, op welke grondslag, wie het mag zien en hoe lang het wordt bewaard, wordt per project vóór de implementatie vastgesteld en op papier gezet.
Kan mijn werkgever mijn individuele antwoorden zien?
Niet via Passport. Dat is alleen voor u, en er bestaat geen weergave ervan voor leidinggevenden.
Waar een product wel aan de organisatie rapporteert, rapporteert het geaggregeerde patronen. Beoordeelt u dit als ondernemingsraad, vraag dan om de specifieke configuratie op schrift in plaats van te vertrouwen op een website. Daarvoor is de verwerkersovereenkomst er.
Zijn bezettingsdata via wifi anoniem?
Wij noemen ze geaggregeerd, omdat dat het juiste woord is. Het levert benutting per gebouw, verdieping en zone op en is geen instrument om een individu te observeren.
Hoe ver dat gaat, hangt af van het netwerk, de configuratie en het contract. Het antwoord voor uw gebouw is dus het antwoord in uw overeenkomst, niet dat op deze pagina.
Wie is eigenaar van de data?
Dat wordt geregeld in de overeenkomst tussen u, Workplaced en een eventueel betrokken partner, samen met toegang, toegestaan gebruik en bewaartermijnen. Het is een contractuele vraag, en een website is de verkeerde plek om die in algemene termen te beantwoorden.
Welke beveiligingsdocumentatie is er beschikbaar?
Voor inkoop door grote organisaties: Workplaced Technologies Ltd heeft ISO 27001-certificaat 0202968, via Intertek onder UKAS.
Het certificaat, de lijst van subverwerkers, de standaard verwerkersovereenkomst en de samenvatting van de penetratietest worden na contractering overgedragen, onder geheimhouding. Ze bestaan en zijn actueel, maar ze worden niet op het open web gepubliceerd. Vraag ernaar via het contactformulier.
Gerelateerd
- Beveiliging en compliance
ISO 27001, de verwerkersovereenkomst, en wat waar wordt opgeslagen.
- Passport
De uitzondering, en waarom die van de medewerker is.
- Dynamics
Analyseren: antwoorden per deelnemer opgeslagen, gerapporteerd per groep van minstens vijf.