Réduire la surface ou renouveler le bail ?
Une échéance de bail impose un chiffre, que vous en ayez un ou non
La date est fixée des années à l'avance, la décision non. Sans preuves mesurées à l'échéance de préavis, le renouvellement par défaut est l'issue la plus facile, et un engagement de cinq ou dix ans se prend pour éviter quelques mois d'analyse.
Les preuves à réunir avant l'échéance de préavis
L'usage mesuré, pas l'effectif
La première question du comité porte sur ce qui vous permet de l'affirmer. Une étude de taux d'utilisation avec une méthode nommée y répond ; un effectif multiplié par un ratio, non.
Le pic sous la règle que vous comptez garder
Réduire sur la demande moyenne expose à un problème de place le jour le plus chargé : celui dont on se souviendra.
Le coût du bâtiment que vous gardez
Regrouper implique souvent de réaménager l'espace restant. Un dossier qui compte le loyer économisé mais pas l'aménagement aura du mal lors de sa deuxième revue.
Ce que vous perdez, dit clairement
Toute réduction coûte quelque chose : un site, un trajet, une proximité entre équipes. Le nommer dans la note est ce qui rend le reste de la note crédible.
Commencer plus tôt qu'il ne paraît nécessaire
Commencer à six mois laisse peu de marge, et une courte prolongation devient alors l'issue probable.
Une mesure représentative demande plusieurs semaines sur un éventail normal de jours, plus l'analyse et le programme d'espaces qui suit. Comme règle empirique de planification, pas comme norme, cela signifie commencer neuf à douze mois avant l'échéance de préavis ; un bâtiment avec une étude d'observation peut aller plus vite, un portefeuille plus lentement.
Obtenir le calendrier de décision
Le compte à rebours de douze mois jusqu'à la date de préavis, une ligne par étape avec une colonne pour le responsable, plus les quatre éléments du dossier. Daté, pour remonter depuis votre propre échéance.
PDF, en français.
Les questions qu'on nous pose
Combien de temps cela prend-il ?
La mise en service de la plateforme est rapide : la prise en main prend généralement d'un à cinq jours. Une étude prend plus de temps, et sa durée dépend des bâtiments, de la méthode et du nombre de participants ; nous ne publions donc pas de moyenne. Le cadrage se compte en semaines plutôt qu'en mois, une tournée d'occupation se déroule sur une période de mesure convenue à l'avance, et Dynamics se clôt à la fermeture de la période de réponse.
Nous nous engageons sur des dates projet par projet dans la proposition, et préférons être tenus à celles-ci plutôt qu'à une moyenne.
Comment démarre une mission ?
Par la décision que vous cherchez à prendre, pas par un produit. Nous remontons de là vers ce qu'il faut mesurer, qui doit donner son accord, quelles données existent déjà et quel périmètre est réaliste.
Il en sort une recommandation, parfois plus modeste que la demande initiale.
Que faut-il avoir préparé ?
En général : qui porte la décision, la question en une phrase, les bâtiments ou les équipes concernés, les plans d'étage ou un inventaire des espaces, les données déjà disponibles sur le lieu de travail, un plan pour informer les collaborateurs, et un accord sur les responsabilités de chacun au titre du RGPD.
Nous confirmons la liste pour chaque projet avant tout démarrage.
Ce qui répond à cette question
- Occupancy
Analyser : la référence mesurée.
- Taxonomy
Le coût du bâtiment que vous gardez.
- Justifier le business case
Le faire passer dans le processus d'investissement.
- Rester ou déménager : le cas
13 500 m² supposés, 10 000 m² calculés ; rester évite 2 000 m² de plus, 1,2 M$ par an à 600 $ le m² supposés.