Vilken hybridpolicy passar oss?
En hybridpolicy är först och främst en fråga om kultur
Hur många dagar på kontoret är ett strategiskt val om vilken kultur ni vill ha och hur arbetet utförs i den. Yta, kostnad och pendling följer av det valet. En regel som tillkännages utan att man vet var den krockar med ett teams kultur är den sortens regel som dras tillbaka.
Varför policyer dras tillbaka
En policy som dras tillbaka blir dyr två gånger: en gång i förändringsarbetet och en gång i det förtroende den förbrukar.
Ett vanligt mönster bakom tillbakadragna policyer: policyn sattes utifrån en enda faktor, ofta kontorskostnaden eller ledningens preferens, och de andra faktorerna dök upp senare som klagomål.
Det andra mönstret är att tillämpa en enda regel på en hel organisation. Ett laboratorium, ett kundtjänstcenter och en juridisk avdelning har verkligt olika fördelning av arbetet. En enda siffra blir för strikt för en, för lös för en annan och ungefär rätt för ingen.
Underlaget ni behöver på sex faktorer innan ni tillkännager
- Kulturell passform
- Om ett teams vardagskultur stämmer med den kultur organisationen vill ha och med det nya arbetssättet. Bygger på Competing Values Framework och mäts med Dynamics. En avvikelse är en indikation på risk för personalomsättning på gruppnivå, inte en stämning och inte en prognos för någon enskild person.
- Kontorsyta
- Hur många skrivbord och rum policyn faktiskt kräver vid toppen, inte i genomsnitt.
- Nöjdhet
- Mätt utifrån hur väl arbetsplatsen stöder arbetet, snarare än som ett allmänt stämningsvärde.
- Pendling och utsläpp
- Restid och avstånd, som fördelar sig mycket ojämnt i en personalstyrka och styr närvaron mer än policyn gör. Pendlingens CO₂ per medarbetare, som följer direkt av dem, kan rapporteras och krävs allt oftare.
- Attraktionskraft vid rekrytering
- Vad policyn signalerar till den arbetsmarknad ni rekryterar från.
- Arbetsplatsens påverkan på produktiviteten
- Hur mycket arbetsplatsen hjälper eller hindrar arbetet: mätbart, till skillnad från produktiviteten i sig.
Hämta poängbladet med sex faktorer
Tre policyalternativ poängsatta på alla sex faktorer som rör sig tillsammans, med två vanliga mönster bakom tillbakadragna policyer och fem kontroller innan ni tillkännager. Tomt, så att ni kan fylla i era egna siffror.
PDF, på engelska.
Frågor vi brukar få
Kan ni mäta hybridarbete och distansarbete?
Arbetsplatssidan mäter vi direkt; resten tar vi reda på genom att fråga. Occupancy beskriver hur byggnaden används. Dynamics fastställer mönster, preferenser och var människor arbetar när de inte är på kontoret.
Bedömer ni en verksamhetsmodell enbart utifrån byggnadsdata ser ni halva bilden.
Vad behöver medarbetarna göra?
Det beror på produkten. Dynamics ber dem fylla i en arbetsplatsprofil en gång. Occupancy berör dem inte, men de bör informeras om att mätningen pågår. Passport ger dem en personlig arbetsplatsguide i gengäld.
Att delta ska vara värt deras tid, och de ska veta vad som samlas in, vad det används till och vad de får tillbaka.
Samlar ni in personuppgifter?
Det beror på produkten, och var och en anger vad den lagrar och vad den visar.
Observationsstudier i Occupancy registrerar ytor och aktiviteter, inte människor, så ingen individuell post finns. Dynamics lagrar varje deltagares svar, eftersom Passport ger personen sin egen profil tillbaka. Organisationen ser bara de svaren aggregerat, på nivån team, avdelning eller plats, och varje rapport, filter eller korsning måste omfatta minst fem medarbetare, annars visas den inte. Administratörer ser vem som har fyllt i profilen, inte vad de svarade. Passport syns bara för medarbetaren själv, om hen inte väljer att dela det. Booking visar kollegor var någon har bokat ett skrivbord, eftersom det är vad en bokning är till för.
Vad som behandlas, på vilken grund, vem som får se det och hur länge det sparas fastställs per projekt före införandet, och dokumenteras.
Vad händer efter analysen?
Analysen är inte leveransen; beslutet är det. Beroende på omfattning följer scenarier, en hybridpolicy, ett lokalprogram, stöd genom gestaltning och inredning, hjälp för medarbetarna på den nya arbetsplatsen, och sedan en ny mätning med samma metod.
Det sista steget gör två ögonblicksbilder till en trend, och en trend till nästa beslutsunderlag.
Det här besvarar frågan
- Balance
Konfigurera: kulturen först, sedan scenarier med yta och kostnad som konsekvens.
- Dynamics
Analysera: arbetsmönstren, kulturen och behoven som modellen bygger på.
- Hybridpolicygenerator
En första, vägledande fördelning av tiden utifrån era egna antaganden. Balance är den fullständiga modellen, byggd på arbetsplatsprofiler, personas eller antaganden.
- Människor är olika, och det är hybridarbete också
Varför en och samma regel landar olika i ett labb och på en juridisk avdelning.
- Hybridarbete kräver samordning
Varför samordning kan fungera bättre än tvång, och hur ni prövar det.