Avtal om behandling av användardata

Avtal om behandling av användardata (”Avtalet”) ingås mellan informationsdeltagaren (”Deltagaren”) och WORKPLACED Technologies Ltd (”Bolaget”) – ett privat aktiebolag registrerat i Dubai International Financial Markets under licensnummer CL9112, som har utvecklat heltäckande, datadrivna SaaS-lösningar för arbetsplatsen och erbjuder professionella tjänster såsom rådgivning och projektledning.

Genom att få åtkomst till eller använda programvaran från WORKPLACED (”Programvaran”) samtycker Deltagaren till att vara bunden av detta Avtal.

För (i) Deltagare hos Kunder belägna i Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller (ii) Deltagare som oberoende av Kunder prenumererar på Programvaran och är belägna i Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet är den avtalsslutande enheten (dvs. Deltagarens motpart) WORKPLACED Technologies Europe BV – ett privat aktiebolag med begränsat ansvar bildat enligt nederländsk lag under registreringsnummer 95622462, med säte på Smienteneiland, 8, Meerstad, 9613 BG Groningen, Nederländerna – i stället för WORKPLACED Technologies Ltd.

Hänvisningar till ”Bolaget” i detta Avtal ska tolkas i enlighet med detta (dvs. som en hänvisning till WORKPLACED Technologies Europe BV i stället för WORKPLACED Technologies Ltd). All behandling av uppgifter för Deltagarens räkning ska regleras av Dataskyddslagstiftningen.

WORKPLACED Technologies Ltd är moderbolag till WORKPLACED Technologies Europe BV. Där WORKPLACED Technologies Europe BV är motpart i detta Avtal erkänns att WORKPLACED Technologies Europe BV verkar enligt ett licensarrangemang med sitt moderbolag, WORKPLACED Technologies Ltd, för tillhandahållandet av Programvaran och tillhörande tjänster.

Vissa tjänster enligt detta Avtal kan läggas ut av WORKPLACED Technologies Europe BV på WORKPLACED Technologies Ltd eller andra tredjepartsleverantörer; WORKPLACED Technologies Europe BV ska dock förbli fullt ansvarigt gentemot Deltagaren och/eller Kunden, beroende på vad som är tillämpligt, för fullgörandet av alla skyldigheter enligt detta Avtal, inklusive efterlevnad av tillämplig Dataskyddslagstiftning. Utläggning på underleverantörer ska inte befria WORKPLACED Technologies Europe BV från dess ansvar för att Avtalet fullgörs korrekt.

Bolaget samlar in och behandlar personuppgifter i informationssyfte, inklusive bedömningar, enkäter och olika andra aktiviteter för informationsinsamling. De uppgifter som samlas in kan omfattas av den Europeiska dataskyddslagstiftningen och annan tillämplig dataskyddslagstiftning.

”Dataskyddslagstiftning” avser all tillämplig lagstiftning i världen som rör dataskydd och integritet och som gäller för respektive part i dess roll vid den aktuella Behandlingen av Personuppgifter enligt Avtalet, inklusive men inte begränsat till Europeisk dataskyddslagstiftning, i varje enskilt fall i dess lydelse efter ändring, upphävande, konsolidering eller ersättning från tid till annan.

”Europeisk dataskyddslagstiftning” avser dataskyddslagstiftning som är tillämplig i Europa, inklusive: (i) Europaparlamentets och rådets förordning 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (allmän dataskyddsförordning) (”GDPR”); (ii) direktiv 2002/58/EG om behandling av personuppgifter och integritetsskydd inom sektorn för elektronisk kommunikation; och (iii) tillämpliga nationella genomföranden av (i) och (ii); eller (iii) GDPR såsom den utgör en del av Förenade kungarikets nationella lagstiftning i kraft av avsnitt 3 i European Union (Withdrawal) Act 2018 (”UK GDPR”); och (iv) den schweiziska federala dataskyddslagen och dess förordning (”Swiss DPA”); i varje enskilt fall i dess lydelse efter eventuell ändring eller ersättning.

”Personuppgifter” avser all information som rör en identifierad eller identifierbar fysisk person, där (i) sådan information ingår i Deltagarens uppgifter; och (ii) skyddas på liknande sätt som personuppgifter, personlig information eller personligt identifierbar information enligt tillämplig Dataskyddslagstiftning.

”Personuppgiftsincident” avser en säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring av, eller obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till, Personuppgifter som överförts, lagrats eller på annat sätt Behandlats av oss och/eller våra Underbiträden i samband med tillhandahållandet av Prenumerationstjänsterna. ”Personuppgiftsincident” omfattar inte misslyckade försök eller aktiviteter som inte äventyrar säkerheten för Personuppgifter, inklusive misslyckade inloggningsförsök, pingar, portskanningar, överbelastningsattacker och andra nätverksattacker mot brandväggar eller nätverkssystem.

”Behandling” avser varje åtgärd eller kombination av åtgärder som vidtas i fråga om Personuppgifter, omfattande insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning eller radering av Personuppgifter. Termerna ”Behandla”, ”Behandlar” och ”Behandlats” ska tolkas i enlighet med detta.

”Underbiträde” avser varje Biträde som anlitas av Bolaget eller dess närstående bolag för att bistå med att fullgöra Bolagets skyldigheter avseende tillhandahållandet av tjänsterna. Underbiträden kan omfatta tredje parter eller Bolagets närstående bolag men omfattar inte någon av Bolagets anställda eller konsulter.

2.1. Efterlevnad av lagar. Inom ramen för Avtalet och vid sin användning av tjänsterna ansvarar Deltagaren för att uppfylla alla krav som gäller för Deltagaren enligt tillämplig Dataskyddslagstiftning avseende dess Behandling av Personuppgifter och de instruktioner den lämnar till Bolaget. I synnerhet, men utan att det påverkar den allmänna tillämpligheten av det föregående, bekräftar och samtycker Deltagaren till att den ensam ansvarar för: (i) riktigheten, kvaliteten och lagligheten hos sina uppgifter och de medel genom vilka den har förvärvat Personuppgifter; (ii) att uppfylla alla nödvändiga krav på öppenhet och laglighet enligt tillämplig Dataskyddslagstiftning för insamling och användning av Personuppgifterna, inklusive att inhämta nödvändiga samtycken och tillstånd; (iii) att säkerställa att den har rätt att överföra Personuppgifterna till, eller ge åtkomst till dem för, Bolaget för Behandling i enlighet med villkoren i Avtalet; (iv) att säkerställa att dess instruktioner till Bolaget avseende Behandlingen av Personuppgifter är förenliga med tillämpliga lagar, inklusive Dataskyddslagstiftningen; och (v) att följa alla lagar (inklusive Dataskyddslagstiftningen) som är tillämpliga på e-postmeddelanden eller annat innehåll som skapas, skickas eller hanteras via tjänsterna, inklusive de som rör inhämtande av samtycke (där så krävs) för att skicka e-post, e-postmeddelandenas innehåll och dess rutiner för utskick av e-post. Deltagaren ska utan onödigt dröjsmål informera Bolaget om den inte kan fullgöra sitt ansvar enligt detta avsnitt ”Efterlevnad av lagar” eller tillämplig Dataskyddslagstiftning.

2.2. Deltagarens instruktioner. Parterna är överens om att Avtalet, tillsammans med Deltagarens användning av Bolagets tjänster, utgör dess fullständiga instruktioner till Bolaget i fråga om Behandlingen av Personuppgifter, förutsatt att den under Avtalets löptid kan lämna ytterligare instruktioner som är förenliga med Avtalet samt med arten av och den lagliga användningen av Bolagets tjänster.

2.3. Säkerhet. Deltagaren ansvarar för att självständigt avgöra om den datasäkerhet som tillhandahålls i Bolagets tjänster på ett tillfredsställande sätt uppfyller dess skyldigheter enligt tillämplig Dataskyddslagstiftning. Deltagaren ansvarar också för sin säkra användning av Bolagets tjänst, inklusive att skydda säkerheten för Personuppgifter under överföring till och från tjänsterna (inklusive att på ett säkert sätt säkerhetskopiera eller kryptera sådana Personuppgifter).

Bolaget Behandlar Personuppgifter som tillhandahålls av Deltagaren för att samla in information och tillhandahålla analytiska insikter. De insamlade uppgifterna kommer uteslutande att användas för detta ändamål och för utförandet av Bolagets tjänster till Deltagaren.

Genom att frivilligt lämna Personuppgifter och godkänna detta Avtal samtycker Deltagaren till insamling och behandling av sina Personuppgifter för det angivna ändamålet. Deltagaren har rätt att när som helst återkalla sitt samtycke genom att kontakta Bolaget.

5.1. Efterlevnad av instruktioner. Bolaget kommer endast att Behandla Personuppgifter för de ändamål som beskrivs i detta Avtal, för tillhandahållandet av sina tjänster till Deltagaren eller enligt vad som i övrigt avtalats inom ramen för dina lagliga Instruktioner, utom där och i den mån tillämplig lag kräver annat. Bolaget ansvarar inte för efterlevnad av Dataskyddslagstiftning som är tillämplig på Deltagaren eller dess bransch och som inte är allmänt tillämplig på Bolaget.

5.2. Lagkonflikt. Om Bolaget blir medvetet om att det inte kan Behandla Personuppgifter i enlighet med Deltagarens instruktioner på grund av ett rättsligt krav enligt tillämplig lag, ska Bolaget (i) omgående underrätta Deltagaren om detta rättsliga krav i den mån tillämplig lag tillåter det; och (ii) vid behov upphöra med all Behandling (annat än att enbart lagra och upprätthålla säkerheten för de berörda Personuppgifterna) till dess att Deltagaren lämnar nya instruktioner som vi, Bolaget, kan följa. Om denna bestämmelse åberopas ansvarar vi inte gentemot dig enligt Avtalet för underlåtenhet att utföra de tillämpliga Prenumerationstjänsterna till dess att du lämnar nya lagliga Instruktioner avseende Behandlingen.

5.3. Säkerhet. Bolaget ska genomföra och upprätthålla lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda Personuppgifter mot Personuppgiftsincidenter (”Säkerhetsåtgärder”). Oaktat varje bestämmelse om motsatsen får Bolaget efter eget gottfinnande ändra eller uppdatera Säkerhetsåtgärderna, förutsatt att sådan ändring eller uppdatering inte leder till en väsentlig försämring av det skydd som Säkerhetsåtgärderna ger.

5.4. Konfidentialitet. Bolaget ska säkerställa att all personal som det ger behörighet att Behandla Personuppgifter för dess räkning omfattas av lämpliga sekretesskyldigheter (oavsett om det är en avtalsenlig eller lagstadgad skyldighet) avseende dessa Personuppgifter.

5.5. Personuppgiftsincidenter. Bolaget ska underrätta Deltagaren utan onödigt dröjsmål efter att ha fått kännedom om en Personuppgiftsincident och ska i rätt tid lämna information om Personuppgiftsincidenten i takt med att den blir känd eller rimligen begärs av Bolaget. På Deltagarens begäran ska Bolaget omgående ge Deltagaren det rimliga bistånd som krävs för att Deltagaren ska kunna anmäla relevanta Personuppgiftsincidenter till behöriga myndigheter och/eller berörda registrerade (den fysiska person som Personuppgifterna avser), om Deltagaren är skyldig att göra det enligt Dataskyddslagstiftningen.

5.6. Radering eller återlämnande av Personuppgifter. Bolaget ska radera eller återlämna alla uppgifter, inklusive Personuppgifter (inklusive kopior av dessa), som Behandlats enligt detta Avtal, när dess tjänster hos Bolaget upphör eller löper ut, i enlighet med de förfaranden som anges i de tillämpliga villkoren för dessa. Denna bestämmelse gäller utom där Bolaget enligt tillämplig lag är skyldigt att behålla vissa eller alla uppgifter, eller där Bolaget har arkiverat uppgifterna i system för säkerhetskopiering, vilka uppgifter vi på ett säkert sätt kommer att isolera och skydda från ytterligare Behandling och radera i enlighet med våra rutiner för radering.

5.7. Insamling av uppgifter. Bolaget kommer endast att samla in och behandla de Personuppgifter som är relevanta och nödvändiga för informationsinsamlingen och analysen. Uppgifterna kan omfatta, men är inte begränsade till, namn, e-postadress, demografisk information och annan information som lämnas.

Deltagaren har rätt att få tillgång till, rätta eller radera sina Personuppgifter som Bolaget innehar. För att utöva dessa rättigheter eller begära mer information, kontakta Bolaget på support@workplaced.com.

Deltagaren samtycker till att Bolaget får anlita Underbiträden för att Behandla Personuppgifter för Deltagarens räkning, och Bolaget gör det på tre sätt. För det första kan det anlita Underbiträden som bistår Bolaget med drift och infrastruktur. För det andra kan det anlita Underbiträden för att stödja funktioner och integrationer i produkter och tjänster. För det tredje kan det anlita sina närstående bolag som Underbiträden för service och support.

Där Bolaget anlitar Underbiträden ska det ålägga Underbiträdena dataskyddsvillkor som ger minst samma skyddsnivå för Personuppgifter som villkoren i detta Avtal, i den mån det är tillämpligt med hänsyn till arten av de tjänster som tillhandahålls av sådana Underbiträden. Bolaget förblir ansvarigt för varje Underbiträdes efterlevnad av skyldigheterna i detta Avtal och för varje handling eller underlåtenhet av sådant Underbiträde som leder till att Bolaget bryter mot någon av sina skyldigheter enligt detta Avtal.

Deltagaren bekräftar och samtycker till att Bolaget får få åtkomst till och Behandla Personuppgifter globalt i den utsträckning som krävs för att tillhandahålla dess tjänster, och i synnerhet att Personuppgifter kan överföras till och Behandlas av Bolaget i Förenade Arabemiraten och till andra jurisdiktioner där dess närstående bolag och Underbiträden har verksamhet. Varhelst Personuppgifter överförs utanför sitt ursprungsland ska varje part säkerställa att sådana överföringar sker i enlighet med kraven i Dataskyddslagstiftningen.

Bolaget ska följa all tillämplig Dataskyddslagstiftning i samband med sin Behandling av Personuppgifter enligt detta Avtal, inklusive GDPR och DIFC:s dataskyddslag (DIFC Law No. 5 of 2020). Parterna bekräftar att överföringar av Personuppgifter från EES från Bolagets närstående bolag i Nederländerna till Bolaget utgör Begränsade överföringar enligt kapitel V i GDPR, och samtycker till att ingå och vara bundna av den tillämpliga modulen av de standardavtalsklausuler som anges i kommissionens genomförandebeslut (EU) 2021/914 (”EU:s standardavtalsklausuler”), vilka införlivas häri genom hänvisning och ska ha företräde framför varje motstridig bestämmelse i detta Avtal avseende sådana överföringar. Före varje sådan överföring ska Bolaget genomföra en konsekvensbedömning av överföringen och vidta de kompletterande tekniska och organisatoriska åtgärder som kan krävas för att säkerställa en adekvat skyddsnivå för de Registrerade. Bolaget ska Behandla Personuppgifter från EES som tagits emot från dess närstående bolag i Nederländerna enbart för de ändamål som avses i detta Avtal, upprätthålla lämpliga säkerhetsåtgärder i enlighet med artikel 32 i GDPR, underrätta sådant närstående bolag inom fyrtioåtta (48) timmar om varje Personuppgiftsincident som påverkar sådana uppgifter, och ska inte vidareöverföra sådana uppgifter utan att motsvarande avtalsenliga skyddsåtgärder finns på plats. Bolagets närstående bolag i Nederländerna ska uppdatera sitt slutanvändaravtal (EULA) och sin dokumentation om öppenhet vid behandling av uppgifter för att upplysa om överföringen till Bolaget, den tillämpliga överföringsmekanismen och identiteten hos varje part i dess relevanta roll vid behandlingen av uppgifter, innan någon överföring äger rum.

Deltagaren bekräftar att hen har läst och förstått detta Avtal och samtycker till behandlingen av sina personuppgifter för de angivna ändamålen avseende informationsinsamling.

Bolaget kan vid behov uppdatera detta Avtal för att fortsatt uppfylla GDPR.

Genom att lämna personuppgifter och godkänna detta Avtal bekräftar Deltagaren sin förståelse av och sitt samtycke till att WORKPLACED behandlar hens personuppgifter i enlighet med GDPR och annan tillämplig dataskyddslagstiftning.