Boka en demo

För facility managers

Anpassa tjänster och rum efter hur byggnaden faktiskt används

Städning, catering och mötesrum avtalas ofta för beläggning fem dagar i veckan. Med användning per yta och per timme, och med bokat bredvid använt, ser ni var efterfrågan och utbud går isär och när topparna infaller.

Boka en demo

Från klagomål till tjänster som följer verklig användning

Där ni står

Ett serviceavtal eller en förändring av en våning står för dörren

  • Tjänster upphandlade för fem hela dagar
  • Toppar som ni bara hör talas om som klagomål
  • Rum som bokas men inte används

Så samverkar lösningarna

  1. OccupancyAnalyseraAnvändning per yta och per timme, med observation, sensorer eller wifi, valt per byggnad.
  2. BookingHanteraVad som bokades; kompletterat med Occupancy även bokat bredvid använt och andelen uteblivna bokningar per lokaltyp.
  3. DynamicsAnalyseraVarför en våning undviks: vad teamen behöver i fråga om ljud, ljus och avskildhet, per team.

Vad som kan hända

Tjänster och rum anpassade efter hur byggnaden används

  • Städning, catering och rum dimensionerade efter efterfrågan och toppar
  • Användningssiffror ni kan visa leverantören
  • Ett ytproblem skilt från ett serviceproblem

Tolv månader senare: jämför byggnaden med sitt mål och mät igen.

Känns det igen?

Det som står i vägen

  • Städning, catering och rum upphandlade för fem hela dagar
  • Rum som bokas men inte används, och uteblivna bokningar ni inte ser
  • Toppar som ni bara hör talas om som klagomål
  • Bokningsverktyg som ingen håller uppdaterade
  • Serviceavtal som omförhandlas utan användningssiffror

När frågan dyker upp

  • Ett serviceavtal som ska förnyas
  • Klagomål om trånga dagar eller tomma våningar
  • Införande av delade skrivbord eller ett bokningssystem
  • En ändring av kontorsdagar eller hybridpolicy
  • En våning som ska öppnas, stängas eller göras om

Tre resultat för facility management

Användning per yta och per timme

Occupancy mäter topp, genomsnitt och frekvens per våning och lokaltyp och, med observation, vilka aktiviteter som äger rum. Det ger er ett underlag för samtalet om städfrekvens, cateringvolymer och antalet mötesrum.

Bokat bredvid använt

Booking visar vad som bokades. Kompletterat med mätningar från Occupancy, via en integration, jämför ni det med vad som faktiskt användes och ser andelen uteblivna bokningar per lokaltyp.

Orsaken bakom en undviken våning

Dynamics visar per team vad de behöver av ytan, till exempel ljud, ljus och avskildhet. Då vet ni om en våning har ett ytproblem eller ett serviceproblem.

Så går det till, sett från er plats

  1. Byggnaden styrs utifrån klagomål

    En våning ska lämnas tillbaka, rummen är ”alltid fulla” eller ett serviceavtal ska förnyas och volymen i det är en gissning. De flesta facility managers hör av sig första gången i det här läget, oftast med ett leverantörsmöte redan inbokat.

  2. Kontrollera vad som redan är känt

    Vissa byggnader har mätts tidigare. Där det finns en utgångspunkt dimensioneras nästa steg mot den i stället för att gissas; där det inte finns någon är en snabb genomgång av nuvarande användning det billigaste sättet att få en.

  3. Välj metod per byggnad, inte per portfölj

    Observation, sensorer och wifi väger noggrannhet mot kostnad och integritetsexponering på olika sätt. Metoden väljs för varje byggnad, integritetsupplägget stäms av med de fackliga företrädarna innan något installeras, och specifikationen skrivs utifrån metoden, inte tvärtom.

  4. En lokalmodell i stället för fyra dataflöden

    Signaler från sensorer, wifi, bokningar och kalendrar stäms av mot en och samma definition av en yta. Det är här installationer med flera leverantörer oftast faller isär, och det är den del som er teknikpartner och plattformen gör tillsammans.

  5. Styr byggnaden efter faktisk efterfrågan

    Användning per timme, toppfrekvens, bokat mot använt, andel uteblivna bokningar per rumstyp, rapporterat per våning och per team, aldrig per person. Avtal, rumsutbud, städfrekvens och öppna våningar följer siffran, och det är en siffra ni kan visa leverantören.

  6. Följ upp mot affärsnyttan och mät igen

    Tolv månader senare jämförs byggnaden med det mål den mättes för. En väl uppmätt byggnad är argumentet för de nästa elva, och för avtalet ni omförhandlar härnäst.

Produkter som passar facility management

Vad andra organisationer kom fram till

  • Teknikföretag med 1 200 medarbetare

    Occupancy

    Cirka 1,2 miljoner USD per år i expansionskostnader undvikna

    Belägg för att den befintliga arbetsplatsen hade tillräcklig kapacitet

    Utmaning
    Företaget förberedde sig för att hyra ytterligare kontorsyta för att klara framtida tillväxt.
    Vad vi kom fram till
    Beläggningsdata visade hur stor del av den befintliga arbetsplatsen som faktiskt användes och avslöjade tillräcklig ledig kapacitet för den beräknade personalstyrkan.
    Effekt
    Organisationen avstod från den planerade expansionen och sparade cirka 1,2 miljoner USD per år i ytterligare fastighetskostnader.

  • Hybrid organisation med 600 medarbetare

    Booking

    Uteblivna bokningar minskade från 18 % till 10 % · nyttjandegraden ökade till 60 %

    Från bokningar till bättre nyttjande av ytorna

    Utmaning
    Skrivbord och mötesrum bokades ofta men användes inte, vilket minskade tillgängligheten och gjorde kontorsdagarna svårare att samordna.
    Vad vi gjorde
    Vi kombinerade bokningsaktiviteten med sensor-, IoT- och observationsdata från Occupancy för att jämföra bokningar med den faktiska användningen av ytorna.
    Effekt
    Uteblivna bokningar sjönk från 18 % till 10 %, medan nyttjandegraden ökade från 52 % till 60 %, vilket gjorde ungefär 120 fler bokningar tillgängliga varje vecka utan att ytan utökades.

  • Konsultföretag med 500 anställda

    Dynamics

    Personalomsättningen sänkt från 18 % till 15 % · cirka 900 000 USD i möjligt årligt värde

    Att förstå vad som drev personalomsättningen

    Utmaning
    Personalomsättningen hade nått 18 %, men ledningen kunde inte avgöra om det var kulturen, arbetsplatsen eller hybridarbetet som fick medarbetare att sluta.
    Vad vi kom fram till
    Analysen visade problem kring autonomi, komfort, avskildhet, samordning av hybridarbetet, mötesrum och nyare medarbetares upplevelse.
    Effekt
    Genom att åtgärda de problem som hade störst effekt sjönk personalomsättningen till 15 %, vilket avsevärt minskade ersättningskostnaderna och samtidigt förbättrade medarbetarupplevelsen.

Fördjupa er

Diskutera er byggnad

Ett samtal på 45 minuter. Ni får svar inom en arbetsdag och en kort skriftlig sammanfattning efteråt. Beskriv i er förfrågan byggnaden, perioden och det avtal eller beslut ni behöver data för.

Boka en demo