Frågor om Workplaced, besvarade

Workplaced är en plattform för beslutsstöd om arbetsplatsen. Den samlar data om människor och data om lokaler i en och samma modell, så att en organisation kan ta fram den arbetsplatsstrategi som passar dess affärsmål och kultur. Strategin kan följa vad medarbetarna säger att de behöver, eller utgå från företagets egna antaganden där det ännu inte finns några data från medarbetarna.

Fem lösningar täcker hela vägen på en gemensam datamodell: Dynamics och Occupancy analyserar arbetsplatsupplevelse och ytanvändning, Balance och Taxonomy konfigurerar hybridscheman och ytbudgetar, och Booking hanterar bokningar i vardagen. Under dem ligger Work Information Modelling (WIM), en digital modell av hur arbetet faktiskt går till hos människor och på platser. Den går längre än en planritning eller ett schema: psykometri, kultur, aktiviteter, yta, tid och plats finns i en och samma modell. Det är det som gör att ni kan jämföra scenarier och uppskatta vad ett beslut innebär för fastighetskostnaderna innan ni binder er, och vad det innebär för produktivitet, personalbehållning och hållbarhet.

Fem, i tre steg. Analysera: Dynamics undersöker arbetsplatsupplevelsen och Occupancy mäter hur ytorna används. Konfigurera: Balance tar fram hybridscheman och Taxonomy planerar ytorna. Hantera: Booking sköter bokningar och kontorsdagar.

Passport, medarbetarens personliga arbetsplatsguide, ingår i Dynamics. Det är ingen sjätte lösning och säljs inte separat.

På kundsidan: teamen för företagsfastigheter, arbetsplats, facility management, HR, strategi, ekonomi och IT på företag, myndigheter och universitet. Kort sagt den som bär beslutet om arbetsplatsen.

Partners använder plattformen i sina egna uppdrag. Place experts är arbetsplatskonsulter, inredningsarkitekter, arkitekter och fastighetsrådgivare. People experts är HR-rådgivare, organisationspsykologer och konsulter inom medarbetarupplevelse. Technology experts är systemintegratörer och leverantörer av proptech eller HR-teknik.

Det finns två sätt att köpa. Ni kan licensiera en lösning för ett specifikt behov, eller kombinera flera så att de delar datamodell och matar varandra, med analys, konfiguration och daglig hantering som ett sammanhängande ramverk för beslut. Passport är undantaget: det ingår i Dynamics och säljs inte separat.

Ni betalar för det som används: medarbetare som fyller i sin arbetsplatsprofil, eller de element ni mäter med Occupancy Observations. Priserna trappas ned när användningen växer och faktureras årsvis i förskott. Occupancy med wifi och sensorer prissätts på förfrågan. Prissidan visar aktuella priser.

Ja. Varje lösning kan licensieras separat eller kopplas till de andra på samma plattform och datamodell. Passport är det enda undantaget, eftersom det ingår i Dynamics.

Ja. Sammankopplade lösningar återanvänder varandras data och för sina insikter vidare. Ni samlar in samma data en gång, och varje beslut bygger på mer av den.

Programvara, och vi sätter den i drift. Workplaced levererar plattformen och står för aktiveringen, det vill säga att er miljö är konfigurerad och i gång, som en separat post vid sidan av abonnemanget. Att få den använd inom organisationen är partnerns arbete, eftersom en plattform som köps men aldrig används är ett problem för båda parter.

Rådgivning, tolkning, rumsfunktionsprogram, inredning och förändringsprogram är också partnerns arbete. För Occupancy beror det på leveransmodellen. I självförvaltad form genomför ert eget team eller en partner observationsomgångarna; i förvaltad form gör Workplaced det.

HR ansvarar för kultur och inkludering, och personalbehållning och produktivitet står också på listan, men HR är ofta inte med när besluten om arbetssätt och kontor fattas. De besluten formar just det som HR hålls ansvarigt för, i ännu högre grad sedan pandemin och sedan vi lärt oss mer om neurodiversitet.

Arbetsplatsen har aldrig varit ett traditionellt HR-ämne, samtidigt som HR i allt högre grad ansvarar för den. Det lämnar luckor i data, i strategisk samordning och i system och kunskap inom HR-funktionen. Dynamics (Analysera) och Balance (Konfigurera) finns för att täppa till dem.

Arbetsplatsstrategi är det strukturerade sättet att anpassa hur människor arbetar, var de arbetar och hur arbetsplatsen är utformad till det organisationen vill uppnå.

Den kopplar medarbetarupplevelse, kultur, hybridmodell och det fysiska kontoret till resultat som verksamheten redan räknar på, som produktivitet och personalbehållning, eller kostnader och hållbarhet. Rätt gjord behandlar den arbetsplatsen som något som driver verksamhetens resultat snarare än som en fast tillgång i balansräkningen.

Hybridarbete och flexibelt arbete har gjort kontoret till ett komplicerat system. Det påverkar nu samarbete, kultur, arbetsgivarvarumärke, hållbarhet och kostnader på samma gång.

Ett beslut om ytor, scheman eller policy slår direkt igenom på verksamhetens resultat. Det betyder att HR, fastighet och ekonomi måste vara överens, och det kräver mer struktur och bättre data än traditionell arbetsplatsplanering någonsin behövde.

Arbetet brukade utföras på ett ställe. Nu kan det utföras var som helst, och kontoret har blivit en del av en bredare uppsättning platser som stöder organisationen.

Kontor planerades förr kring tilldelade skrivbord, hierarki och en standardyta per person. I dag måste de stödja många olika aktiviteter, team som är utspridda över orter och hem, och en upplevelse som är värd att komma in för. De förväntas också bidra till produktivitet, personalbehållning, varumärke, datasäkerhet och ESG-mål.

Därför har besluten om arbetsplatsen blivit svårare, och de går tvärs över avdelningarna. De fungerar bara när människors behov, ytornas utformning och policyn stämmer överens, vilket beslut i stuprör eller på magkänsla sällan åstadkommer.

Ett sätt att fatta beslut om arbetsplatsen med sammankopplade data och scenariomodellering. Det ni vet om människor, hur ytorna används och de policyval som ligger på bordet samlas i ett och samma ramverk.

Ledningen kan då ställa alternativ bredvid varandra, se avvägningarna och få en bild av den sannolika effekten innan något genomförs.

Traditionell planering och analys ger oftast separata studier, jämförelsetal eller rapporter om det som redan har hänt.

Beslutsstöd kopplar samman data om människor, lokaler och policy, så att ni kan jämföra scenarier och uppskatta deras effekt. Analys beskriver vad som pågår. Beslutsstöd hjälper er att avgöra vad ni ska göra härnäst, och visar varför.

Workplaced innehåller analys, men den är ett medel och inte ett mål. Målet är ett beslut om hur mycket yta, vilken hybridpolicy, vilken planlösning och till vilken kostnad, fattat utifrån en uppsättning siffror som både HR och fastighet arbetar med.

För att beslutet är uppdelat på fyra områden som sällan talar med varandra: arbetsplatshantering, analys av arbetsplatsupplevelse, konfiguration av arbetsplatsen och analys av beläggning. Vart och ett har oftast sitt eget system och sin egen ägare.

Det som saknas är lagret som binder ihop dem, och det är vad beslutsstöd för arbetsplatsen är till för. Först när alla fyra matar samma beslut kan en organisation fatta rätt beslut och få ut mesta möjliga av sin arbetsplats.

De flesta arbetsplatsverktyg löser en del av problemet: ett bokningssystem här, ett sensorflöde eller en engagemangsundersökning där. Att förbättra en del för sig får ofta en annan att hamna i otakt.

Workplaced byggdes för att stänga det glappet. Plattformen kopplar samman arbetsplatshantering, upplevelse, konfiguration och beläggning i ett ramverk för beslut, från den första analysen till den dagliga användningen. I stället för att se på människor, ytor och drift var för sig ser ni vad som bör förändras och vad varje alternativ sannolikt leder till. Det är så en arbetsplatsstrategi blir till mätbara resultat för verksamheten.

När det medarbetarna behöver, hur ytorna är utformade och vad organisationen förväntar sig drar åt olika håll blir resultatet oftast förlorad produktivitet, minskat engagemang och ytor som står oanvända.

När de stämmer överens förstärker besluten om arbetsplatsen varandra. De passar hur arbetet faktiskt går till och för ändå organisationen närmare sina mål.

Strategiska beslut. Att fastställa hybridmodellen och vad som förväntas på kontoret. Att planera, ändra storlek på eller samla en kontorsportfölj. Att anpassa utformningen av arbetsplatsen till det arbete människor faktiskt gör. Att väga en flytt eller valet av en ny ort. Att väga medarbetarupplevelse mot kostnader och hållbarhet.

Det är byggt för ständig förbättring snarare än ett engångsprojekt. Med sammankopplade data och scenarier på ett ställe kan ni återvända till ett beslut, pröva en framtida förändring innan ni gör den och justera strategin när verksamheten förändras. En ny mätning med samma metod visar om det förra beslutet fungerade.

Som minst ledningen, HR och teamet för fastighet eller facility management. Var och en ser en annan del av problemet, och ett beslut om ytor, scheman eller policy påverkar dem alla.

Ett gemensamt ramverk för beslut ger dem samma data, scenarier och utfall att diskutera. Det minskar friktionen i processen och gör att alla snabbare når ett beslut som de kan stå bakom.

De frågor som återkommer gång på gång i beslut om arbetsplatsen.

Om människor och lokaler tillsammans: hur påverkar vårt kontor och vår hybridpolicy produktivitet och engagemang? Hur får vi intressenterna att enas om beslut om arbetsplatsen? Hur får vi medarbetarna att engagera sig i dialogen om sin arbetsplatsupplevelse? Kan vi minska kontorsytan för att nå ett ekonomiskt mål utan att skada produktiviteten? Hur planerar vi en ny lokal utifrån kulturmål som stöder produktivitet och personalbehållning? Passar våra nuvarande lokaler det människor behöver? Ska vi stanna på det här kontoret eller flytta?

Om människor: vilka problem på kontoret behöver mest förbättras? Hur mäter och rapporterar vi pendlingens koldioxidutsläpp för ESG? Hur står sig vår arbetsplatsupplevelse jämfört med andra organisationers?

Om lokaler: hur planerar vi kontor som bidrar till hållbarhetsmålen? Vilken utrustning behöver lokalplanen? Hur planerar vi en kontorsportfölj för team i flera länder?

Var och en kräver sin egen kombination av mätningar snarare än en enskild produkt, och därför börjar vi i frågan.

Ja. Kontors- och hybridpolicyer formar hur mycket självbestämmande människor har, hur de samarbetar och hur väl deras arbetsdag fungerar, och det hör till skälen till att människor stannar eller slutar.

I ett kundcase hos Workplaced använde en konsultfirma med 500 medarbetare och 18 % årlig personalomsättning Dynamics för att hitta var förväntningar, ytornas utformning och hybridmönster inte stämde överens. Caset räknar sedan igenom ett scenario: om personalomsättningen sjönk från 18 % till 15 % skulle det innebära 15 färre avgångar per år och cirka 2 miljoner USD i ersättningskostnader, före eventuella produktivitetsvinster. Det är ett beräknat scenario, och caset visar inte att personalomsättningen faktiskt sjönk.

Ja. Med det verkliga ytbehovet, arbetsmönstren och medarbetarupplevelsen sida vid sida kan ni pröva om en flytt verkligen behövs.

Ofta gör den inte det. Att justera hybridmönstren och möblera om de ytor ni redan har kan möta verksamhetens behov till lägre kostnad och med mindre störning. I ett case med 1 200 medarbetare utgick ledningen från att den behövde 13 500 m²; analysen landade i ett behov på 10 000 m², under de 11 500 m² som företaget redan hade.

Genom att koppla beslut om arbetsplatsen till utfall som går att räkna på: kostnad, produktivitet, personalbehållning, stödgrad, hållbarhet och arbetsplatsvärde.

I praktiken innebär det beslut som fattas på underlag, scenarioplanering med prestandasiffror kopplade till sig och ett tydligt beslutsunderlag för varje förändring. Eftersom samma metod används före och efter kan ni också se vad som förändrades: om spökbokningarna minskade, om hybridschemana passar bättre, om ytorna passar aktiviteterna som pågår där. Vi lovar inte de resultaten i förväg. Mätningen visar om de inträffade.

I den ordning arbetet sker: Analysera, Konfigurera, Hantera.

Analysera visar hur människor arbetar och hur ytorna används, med Dynamics för människorna och Occupancy för ytorna. Konfigurera avgör vad som ska förändras. I Balance fastställer och simulerar HR och ledningen den hybridpolicy de vill ha och jämför effekten på produktivitet och personalbehållning; Taxonomy omsätter valet i de arbetsplatser som ett kontor behöver. Hantera är Booking, som för ut beslutet i det dagliga arbetet. Passport, medarbetarens personliga arbetsplatsguide, är en del av Dynamics.

Balance kan utgå från arbetsplatsprofiler, personas eller antaganden. Med data från Dynamics i botten bygger stegen på varandra, och HR och fastighet arbetar till slut med samma siffror.

Ja, utom Passport. Dynamics, Occupancy, Balance, Taxonomy och Booking kan var och en köpas separat, eller kombineras när beslutet kräver det. Booking behöver inget annat, och Balance och Taxonomy kan börja med personas eller antaganden före någon mätning. Passport ingår i Dynamics utan extra kostnad och säljs inte separat.

Sammankopplade förstärker de varandra. Det Dynamics lär sig om hur människor arbetar matar policyjämförelsen i Balance och lokalprogrammet i Taxonomy, och Bookings siffror för bokat mot använt når Occupancy via en integration. Prissidan visar priset för varje lösning.

Det kallar vi Place Strategy: Dynamics, Occupancy, Balance, Taxonomy och Booking på en gemensam datamodell. Det är ett arbetssätt, inte en separat plan eller ett paket.

Tillsammans ger de er prestation för människor och lokaler i en och samma vy, och närvaro modellerad mot efterfrågan och utbud. Hybridstrategin vilar på underlag, och lokalplanen på det medarbetarna faktiskt behöver. Lösningarna kontrollerar varandras siffror, rekommendationer tas fram automatiskt och avkastningen på en förändring kan uttryckas i siffror.

För organisationer som vill ha en sammanhängande strategimotor i stället för en uppsättning separata verktyg. Om er fråga är snäv kan en lösning räcka; om den berör människor, ytor och policy på en gång slipper ni med den sammankopplade modellen stämma av tre uppsättningar siffror mot varandra.

Nej, och de flesta ser aldrig det mesta av det. Dynamics ber dem fylla i en arbetsplatsprofil en gång. Occupancy berör dem inte alls. Balance och Taxonomy är till för de team som fattar beslutet.

Booking och Passport är de två som medarbetarna faktiskt använder.

Dynamics är lösningen för arbetsplatsupplevelse: människosidan av Analysera, bredvid Occupancy för ytorna, och oftast där HR börjar. Varje medarbetare fyller i en arbetsplatsprofil. Tillsammans visar profilerna hur människor arbetar (var, när, med vem och med vad), vad som hjälper dem och vad som står i vägen, och hur väl arbetsplatsen passar dem.

Resultaten redovisas per grupp, med jämförelsetal, trender och jämförelser mellan dataset. Dynamics säger varför ett våningsplan är tomt, inte bara att det är det. Medarbetare som deltar får sitt Passport tillbaka.

Mellan 2 och 20 minuter. Det beror på användningsfallet och hur mycket ni anpassar den till organisationen: profilen kan vara kort, mellanlång eller omfattande.

Åtta områden: hur arbetsplatsen möjliggör produktivitet och personalbehållning, upplevelse, en diagnos av kontoret, kulturell samstämmighet, pendlingens påverkan, vad som driver distansarbete, aktivitetsmönster och samarbetsnätverk.

De mäts per aktivitet i stället för att slås ihop till en enda nöjdhetssiffra.

Strängt taget nej, och det säger vi hellre rakt ut. Dynamics lagrar varje deltagares svar, eftersom Passport ger personen sin egen profil tillbaka. Organisationen ser resultaten bara aggregerat, på nivån team, avdelning eller plats, och varje rapport, filter eller korsning med färre än fem medarbetare visas inte. Administratörer kan se vem som har fyllt i profilen, inte vad någon svarade.

Allt på nivån en enskild person kräver den personens samtycke. Dynamics mäter arbetsplatsen, inte människorna.

För att de får något tillbaka. Alla som fyller i en arbetsplatsprofil får sitt Passport. De kan svara med klick, röst eller text, på sitt eget språk, på så lite som 2 minuter.

Behåll den. En engagemangsundersökning säger hur människor känner sig. Dynamics kopplar det till arbetsplatsen och till produktivitet och personalbehållning, och visar vad som bör förändras.

Ja. Ni väljer komponenter, längd, format, språk och vilka personuppgifter som samlas in.

AI skriver rapporterna. Resultaten och rekommendationerna bygger på publicerade ramverk (7P-principerna, Competing Values Framework och femfaktormodellen) och på jämförelsetal från andra organisationers svar.

Ja. Dynamics levererar data om människorna till Balance och Taxonomy och hjälper till att stämma av Occupancy och Booking mot det medarbetarna rapporterar. När lösningarna körs tillsammans är det också det som gör scenariomodelleringen skarpare.

Passport är medarbetarens personliga arbetsplatsguide, som ingår i Dynamics utan extra kostnad. Den kombinerar hur någon arbetar med femfaktormodellen och personens egna preferenser för ljud, ljus och avskildhet, och ger sedan personliga tips om vilken yta som passar vilken uppgift. Den är inget passerkort.

Bara personen själv ser den; det finns ingen chefsvy. Den hjälper var och en att själv komma fram till vad som passar dem, för välmående och produktivitet, och den är vad de får tillbaka för att de deltar. Det är vårt svar på enkättröttheten.

Nej. Passport är en personlig arbetsplatsguide och har ingenting med passersystem, besökshantering eller dörrbehörighet att göra.

Om ni behöver ett passersystem för byggnaden är det ett annat system, och inget vi säljer.

Occupancy mäter lokalutnyttjandet: när skrivbord, mötesrum och andra ytor används, och för vilken typ av aktivitet. Den andra delen är det som en enkel räkning av upptaget eller tomt missar. Den använder en av tre metoder: observationsstudier, sensorer från valfri hårdvaruleverantör eller wifi-triangulering i valfritt nätverkssystem.

Resultaten visas på era egna planritningar som värmekartor, nyttjandegrader, aktiviteter per ytslag och kapacitet mot efterfrågan. Allt redovisas med en och samma metod, så att i år kan jämföras med nästa år. Metoden utvecklades 1998 för det nederländska näringsdepartementet och har prövats i verkliga byggnader sedan dess.

Toppnivå och genomsnittligt nyttjande, hur skrivbord och rum används, närvaromönster över veckan, platser som tas i anspråk men lämnas tomma, spökskrivbord och om storleken på varje yta motsvarar efterfrågan. Resultaten visas som värmekartor på era planritningar och kan summeras för en hel portfölj.

Ja, och många organisationer gör det. En observationsomgång bekräftar vad sensorerna registrerar, wifi täcker byggnader utan sensorer och bokningsregistret visar vad människor hade för avsikt.

Om källorna går att kombinera utan problem beror på detaljnivå, mätperiod och hur varje källa definierar en yta. Det kontrollerar vi när omfattningen avgränsas i stället för att anta det.

Med Dynamics ställs den uppmätta användningen mot vad medarbetarna rapporterar om var de arbetar och vad de gör där, vilket ger en fastare grund för lokalplanen och hybridupplägget. Med Booking visar analysen den verkliga efterfrågan tillsammans med spökbokningar och bokningsspill.

Metoden är densamma. Det som skiljer är vem som leder observatörerna, definierar planritningarnas indelning och analyserar rapporterna.

Självförvaltat: ert team eller en partner gör alla tre i appen, efter att Workplaced har satt plattformen i drift mot en engångsavgift för aktivering (även kallad serviceavgift). Förvaltat av Workplaced: Workplaced gör alla tre och levererar rapporten.

Bara i självförvaltad form, där ert eget team eller en partner går omgångarna. I förvaltad form genomför Workplaced även mätomgångarna.

De besvarar olika frågor. Sensorer ger kontinuerliga avläsningar för varje yta där de är installerade. Wifi-analys räknar fram nyttjandet ur aggregerad nätverksaktivitet och visar mönster per byggnad, våningsplan och zon utan att något behöver installeras.

Wifi-analys utgår från enheters signaler, som räknas som personuppgifter, och kräver därför normalt en konsekvensbedömning avseende dataskydd (DPIA) och de fackliga företrädarnas medgivande. Rapporterna stannar på nivån byggnad, våningsplan eller zon och visar inga individer; hur partnerns system hanterar enhetsidentifierare fastställs i avtalet för er byggnad.

Externa partners levererar hårdvaran och wifi-infrastrukturen och sköter alltid installationen. Workplaced eller partnerna förvaltar sensorerna.

Nej. Beläggningen säger om en yta användes vid ett visst ögonblick. Den kan inte säga om arbetet gick bra.

Ett skrivbord med en väska på är upptaget och stöder ingenting. Observationsstudier kartlägger också aktiviteter, och Dynamics visar hur medarbetarna upplever sin arbetsplats, så en beläggningssiffra läses alltid tillsammans med underlag om människorna.

Arbetsplatssidan mäter vi direkt; resten tar vi reda på genom att fråga. Occupancy beskriver hur byggnaden används. Dynamics fastställer mönster, preferenser och var människor arbetar när de inte är på kontoret.

Bedömer ni en verksamhetsmodell enbart utifrån byggnadsdata ser ni halva bilden.

Börja i beslutet. Ett hyresbeslut om en byggnad kräver en kort observationsstudie. Kontinuerlig mätning i en hel portfölj pekar mot sensorer eller wifi. Ett lokalprogram som ska mata rumsfunktionsprogrammet behöver känna till aktiviteterna, och dem registrerar observationsstudier.

Budget, den infrastruktur ni redan har och vad de fackliga företrädarna accepterar brukar avgränsa valet ytterligare.

Balance är där ni fastställer hybridpolicyn och jämför hur olika alternativ sannolikt påverkar produktivitet och personalbehållning. Den utgår från organisationens strategiska mål och dess kultur, och visar hur arbetsplatsen och hybrida arbetssätt kan stödja den kulturen, inklusive hur mycket kontorstid som passar varje team.

HR och ledningen bygger och jämför så många policyscenarier som de behöver. Mobilitetsprofiler (kontorsbunden, hybrid, distans) och rekommendationer per person, team, avdelning och plats visar vem som behöver vad; allt per person visas bara med den personens samtycke. Det viktigaste resultatet är risken för personalomsättning: var kulturen och nya arbetssätt inte stämmer överens, och vilka som skulle påverkas mest. Resultaten är beräknade, inte garanterade.

Balance stöder beslutet men fattar det inte. Ledningen äger fortfarande policyn, samrådet och tillkännagivandet.

Medarbetarnas svar från arbetsplatsprofilerna i Dynamics, när Balance körs tillsammans med Dynamics. Eller organisationens egna antaganden och personas, när den körs för sig, och då behöver medarbetarna inte först fylla i några arbetsplatsprofiler. Ni kan också kombinera de två.

Jämförelser av scenarier. Var och en kan innehålla modellering av personalstyrkan, policyer per avdelning, rekommenderad fördelning av tid på kontoret, hemma och i coworking, och hybridscheman byggda kring era mål.

Den visar också den sannolika effekten på prestationen. Den uppskattningen tar hänsyn till att människor behöver olika saker av sin miljö. Och den pekar ut var ett schema krockar med kulturen.

Ja. Chefer kan justera mönstren efter verksamhetens regler och operativa behov. Rekommendationen är en utgångspunkt, inte en instruktion.

Taxonomy är lösningen för lokalplanering. Den räknar fram vilka arbetsplatser ett nytt eller befintligt kontor behöver för att passa de aktiviteter och preferenser som finns hos dem som använder det. Den innehåller mer än nittio ytslag, vart och ett med egen area och kostnad och egen avskildhet och utrustning, och bygger fördelningen utifrån era team i stället för en mall.

Resultatet är ett lokalprogram med en uppskattad kostnad: fördelning av area, en ytbudget, vägledning om zonindelning och utrustning, och en delningsgrad (arbetsplatser per heltidstjänst, där 1 betyder en arbetsplats per heltidstjänst). Ni kan jämföra scenarier mot ett mål innan ni binder er.

Insikter från Dynamics (arbetsstilar, personas, hybridmönster), mätningar från Occupancy och scheman från Balance, där ni har dem. Utan dem körs den på organisationens egna antaganden och personas, så ingen behöver fylla i en arbetsplatsprofil innan ni börjar.

Jämförelser av scenarier. Var och en omfattar planering utifrån hybridarbetet och modellering av personalstyrkan, kontorsmiljöerna och antalet skrivbord per avdelning, samt rekommendationer för ytbudgeten utifrån era mål.

Den redovisar också ytkvoter och fördelning, utformning av teamytor, riktlinjer och storlekar för varje miljö, och visar var lokalplanen motverkar kulturen.

Nej. Den ger gestaltningsteamen en underbyggd strategi och en uppsättning krav att utforma utifrån. Den är en utgångspunkt för gestaltning och budgetering och ett underlag till rumsfunktionsprogrammet, inte en färdig planritning i CAD.

Booking är Workplaceds system för platsbokning av skrivbord, mötesrum, samarbetsytor, projektytor, gemensamma zoner och parkering. Medarbetarna väljer i planritningen eller låter rumssökaren föreslå en yta som uppfyller deras kriterier. De kan också samordna kontorsdagar med kollegor, svara på en kort daglig pulsfråga och göra felanmälningar. Den körs som webbapp och integreras med kalendrar i Microsoft och Google.

Booking är ett bokningsverktyg, inget bevis på närvaro, och har ingen rapport per person till chefer. Varje bokning är också en signal, så att bilden av efterfrågan under strategin hålls aktuell i stället för att bli inaktuell samma dag som en studie levereras.

Bokningar mot faktisk användning, spökbokningar och bokningsspill. Efterfrågemönster för skrivbord och rum, och hur teamen bokar. Utbud mot prognostiserad efterfrågan, och hur väl bokningarna följer hybridschemat.

Ja, Booking fungerar fullt ut på egen hand. Kombinerad med de andra lösningarna kan den också rekommendera ytor automatiskt, utifrån de arbetsplatsprofiler som medarbetarna fyller i i Dynamics.

Nej. Booking visar vad människor har för avsikt; Occupancy visar vad som faktiskt händer. Det är när de två jämförs som spökbokningarna syns.

Uppstarten tar oftast en till fem dagar, beroende på vilka lösningar ni börjar med och hur många medarbetare det gäller. En studie följer sedan sin egen tidsplan, som avtalas i offerten.

Med det beslut ni försöker fatta, inte med en produkt. Utifrån det arbetar vi oss bakåt till vad som behöver mätas, vilka som behöver vara överens, vilka data som redan finns och vilken omfattning som är realistisk.

Det som kommer ut är en rekommendation, och ibland är den mindre än förfrågan.

Att sätta plattformen i drift går snabbt: uppstarten tar oftast en till fem dagar. En studie tar längre tid, och hur lång tid beror på byggnaderna, metoden och hur många som deltar, så vi publicerar inget genomsnitt. Avgränsningen tar veckor snarare än månader, en beläggningsomgång pågår under en mätperiod som avtalas i förväg, och Dynamics avslutas när svarsperioden stänger.

Vi åtar oss datum per projekt i offerten, och blir hellre hållna till dem än till ett genomsnitt.

Oftast: vem som äger beslutet, frågan i en mening, de byggnader eller team som ingår, planritningar eller en lokalförteckning, de arbetsplatsdata som redan finns, en plan för hur medarbetarna informeras om vad som händer, och en överenskommelse om vem som ansvarar för vad enligt GDPR.

Vi bekräftar listan för varje projekt innan något sätter i gång.

Det beror på produkten. Dynamics ber dem fylla i en arbetsplatsprofil en gång. Occupancy berör dem inte, men de bör informeras om att mätningen pågår. Passport ger dem en personlig arbetsplatsguide i gengäld.

Att delta ska vara värt deras tid, och de ska veta vad som samlas in, vad det används till och vad de får tillbaka.

Ja. Plattformen är utformad för organisationer som verkar på flera marknader, och resultaten kan jämföras per våningsplan, byggnad, plats eller för hela portföljen.

Ja, och jämförbarheten är själva poängen. Tolv byggnader som mätts på tolv sätt ger tolv berättelser; en metod ger en rangordning som ni kan agera på.

Språk, lokal arbetsplatspraxis, förfaranden med fackliga företrädare och integritetsregler skiljer sig mellan marknader, och leveransen anpassas efter dem.

Analysen är inte leveransen; beslutet är det. Beroende på omfattning följer scenarier, en hybridpolicy, ett lokalprogram, stöd genom gestaltning och inredning, hjälp för medarbetarna på den nya arbetsplatsen, och sedan en ny mätning med samma metod.

Det sista steget gör två ögonblicksbilder till en trend, och en trend till nästa beslutsunderlag.

Workplaced Technologies Ltd innehar ISO 27001-certifikat 0202968, och plattformen uppfyller GDPR. Insikter om medarbetare aggregeras, så att organisationen ser grupper snarare än individer. Plattformen fungerar med all sensorhårdvara och alla wifi-system.

Varje användare av plattformen, oavsett om det är ett företag eller en enskild medarbetare, godkänner slutanvändaravtalet innan Workplaced används. Det hänvisar till integritetspolicyn, dataskyddspolicyn och personuppgiftsbiträdesavtalet. Företag godkänner dessutom våra allmänna villkor.

Det beror på produkten, och var och en anger vad den lagrar och vad den visar.

Observationsstudier i Occupancy registrerar ytor och aktiviteter, inte människor, så ingen individuell post finns. Dynamics lagrar varje deltagares svar, eftersom Passport ger personen sin egen profil tillbaka. Organisationen ser bara de svaren aggregerat, på nivån team, avdelning eller plats, och varje rapport, filter eller korsning måste omfatta minst fem medarbetare, annars visas den inte. Administratörer ser vem som har fyllt i profilen, inte vad de svarade. Passport syns bara för medarbetaren själv, om hen inte väljer att dela det. Booking visar kollegor var någon har bokat ett skrivbord, eftersom det är vad en bokning är till för.

Vad som behandlas, på vilken grund, vem som får se det och hur länge det sparas fastställs per projekt före införandet, och dokumenteras.

Inte via Passport. Det är bara för dig, och det finns ingen chefsvy av det.

Där en produkt rapporterar till organisationen rapporterar den aggregerade mönster. Om du bedömer detta som facklig företrädare, be om den specifika konfigurationen skriftligt i stället för att förlita dig på en webbplats. Det är vad personuppgiftsbiträdesavtalet är till för.

Vi kallar dem aggregerade, eftersom det är det korrekta ordet. Metoden ger nyttjandegrad per byggnad, våningsplan och zon och är inget verktyg för att observera en enskild person.

Hur långt det sträcker sig beror på nätverket, konfigurationen och avtalet, så svaret för er byggnad är det som står i ert avtal, inte det som står på den här sidan.

Bokningssystem, sensorplattformar, wifi-infrastruktur, HR-system (HRIS), BIM, IWMS- eller CAFM-plattformar och de system som våra partners inom gestaltning och rådgivning använder. Booking ansluter i sig till Microsoft-miljöer (Outlook, Exchange och Microsoft Places), till Google Workspace och till medarbetarkataloger och enkel inloggning (SSO).

Vad som är möjligt i ert fall beror på systemet, dess gränssnitt, behörigheter och datakvalitet. Det bedömer vi när omfattningen avgränsas.

Det regleras i avtalet mellan er, Workplaced och eventuell partner, tillsammans med åtkomst, tillåten användning och lagringstid. Det är en avtalsfråga, och en webbplats är fel ställe att besvara den i allmänna termer.

För upphandling i större organisationer: Workplaced Technologies Ltd innehar ISO 27001-certifikat 0202968, via Intertek under UKAS.

Certifikatet, förteckningen över underbiträden, standardavtalet för personuppgiftsbiträden och sammanfattningen av penetrationstestet lämnas över efter avtalstecknandet, under sekretess. De finns och är aktuella, men publiceras inte på den öppna webben. Fråga via kontaktformuläret.

Efter användning. Ni betalar per medarbetare som fyller i en arbetsplatsprofil, per månad, enligt en trappstegstaxa som sjunker när antalet växer, fakturerat årsvis i förskott. Occupancy Observations prissätts på samma sätt per mätt element (0,09 USD per element vid 1 000 element och två års avtalstid). Occupancy med wifi och sensorer prissätts på förfrågan, och mätning på plats kommer med en preliminär offert inom 24 timmar som visar om den är självförvaltad eller förvaltad.

Prissidan visar aktuella priser, minimibeloppet och rabatten vid två års avtal, och den är den gällande källan. Passport är undantaget: det säljs inte separat och ingår i Dynamics utan extra kostnad. Utgå från det beslut ni måste fatta och välj de lösningar som besvarar det.

Omfattning och pris avtalas från fall till fall. Vi erbjuder ingen kostnadsfri pilot: en obetald studie bemannas sällan ordentligt, och data blir för tunna att grunda ett beslut på. En betald studie av en enda byggnad är det minsta som är värt att göra.

Två poster: abonnemanget och en engångsavgift för att sätta er miljö i drift.

Occupancy prissätts separat. Occupancy Observations är ett plattformsabonnemang enligt en trappstegstaxa per mätt element och månad (0,09 USD per element vid 1 000 element och två års avtalstid), och wifi och sensorer prissätts på förfrågan. Mätning på plats kommer med en preliminär offert inom 24 timmar. Den anger om studien är självförvaltad (Workplaced sätter plattformen i drift och ni betalar aktiveringsavgiften, även kallad serviceavgift) eller förvaltad (Workplaced levererar hela studien).

Allt som en partner levererar vid sidan av, som införande, rådgivning eller lokalprogrammet, finns i partnerns offert, inte i vår.

Ja, där kombinationen tjänar beslutet. Vi rekommenderar hellre två produkter som besvarar frågan än fyra som fyller en sida.

För att ingen enskild organisation täcker arbetsplatsens hela livscykel, och att låtsas något annat kostar kunden. Partners står för rådgivningen och den lokala leveransen, gestaltning och byggande, tekniken och kundrelationen.

Workplaced står för mätningen, metoden och plattformen som gör att resten går att försvara.

Tre efter expertis: place experts, people experts och technology experts. Två efter affärsmodell: konsultpartners och lösningspartners.

Var och en har en egen sida som beskriver vilka faser i leveransens livscykel den leder, var vi står för data och plattform, och var den oftast kliver in.

Nej. Ett partnerprogram som konkurrerar med sin egen kanal håller inte. Tanken är att ni lämnar anbud på underlag snarare än relationer, och att utvärdering efter inflyttning blir något ni kan sälja i stället för en artighet ni bjuder på.

Med ett samtal om hur väl det passar: er expertis och marknad, de kunder ni redan har, var vår förmåga tillför något, vem som leder vad, och en första affärsmöjlighet som är konkret nog att pröva modellen på.

Det är vad lösnings- och konsultmodellerna är till för. Vilka produkter, vems varumärke, vem som äger kundrelationen och vem som bär vilket ansvar avtalas innan ett gemensamt uppdrag börjar, inte under tiden.

Vi publicerar inte partnernas täckning per land eller segment, eftersom det skapar kanalkonflikter att namnge partners per marknad. I stället slussar vi förfrågan: berätta var ni finns och vad ni behöver, så introducerar vi rätt partner.

Workplaced har förvärvat IFMEC Academy. IFMEC grundades 1994, på ett arbete som Leo Laanen påbörjade 1986, och dess ämne är byggnader, människor och tjänster (Building, People and Services), vilket är där arbetsplatsstrategin blir operativ.

Leo Laanen fortsätter som vd. Bram Aarntzen tillträder som kursansvarig (Course Director), Hans van Wuijckhuijse som chef för strategi och forskning (Director Strategy & Research), och Asaël Akkerman ingår i IFMEC:s ledning. Professor Nick Nunnington ingår i IFMEC:s rådgivande styrelse.

Nej. Workplaced stannar vid insikter om arbetsplatsen, strategi, produkter och data. IFMEC bidrar med yrkesutbildningen, vilket är en annan verksamhet med en annan historia.

IFMEC driver utbildningen: kvalifikationer, mästarklasser, Post-BSc, MSc och MBA, utfärdade av IFMEC på ifmecacademy.com. Workplaced står för plattformen, tekniken och räckvidden bakom nästa steg.

Workplaced utfärdar ingenting och ackrediterar ingenting.

Nej, och vi kommer inte att presentera det så. Workplaced har förvärvat IFMEC Academy. Bram Aarntzen och Asaël Akkerman är anställda av Workplaced och ingår i IFMEC:s ledning, vilket är offentligt känt.

Den akademiska auktoriteten bakom metoden vilar på Nick Nunnington personligen och på ett externt examinerande organ, inte på IFMEC som institution.

På sidan Academy här, och på ifmecacademy.com för själva kvalifikationerna. Kunskapsdomänen finns på thefmatlas.com.