Säkerhet och efterlevnad
Arkitekturen är argumentet för efterlevnad
Ett löfte om att inte titta på individdata är en policy. Vad systemet lagrar, och vad det låter någon rapportera, är något som fackliga företrädare, ett dataskyddsombud och en revisor kan kontrollera. Den här sidan visar vad som är vad, produkt för produkt.
Vad som finns på plats
- ISO 27001
- Certifikat 0202968, innehas av Workplaced Technologies Ltd, utfärdat via Intertek under UKAS-ackreditering. Observera vilken juridisk person: en europeisk kund tecknar avtal med Workplaced Technologies Europe B.V., registrerat hos den nederländska handelskammaren under KvK 95622462. Upphandlingar efterfrågar certifiering av avtalsparten, så omfattningsbeskrivningen och förhållandet mellan de två bolagen hör hemma i anbudssvaret. Fråga så får ni båda.
- En rapporteringsgräns på fem
- Svaren i arbetsplatsprofilen lagras per deltagare, eftersom Passport ger varje person sin egen profil tillbaka. Organisationen ser dem endast aggregerat: varje rapport, filter och korssnitt måste omfatta minst fem medarbetare, annars håller plattformen inne den och ber om ett bredare urval. Gränsen tillämpas när en rapport tas fram, och ingen roll i er organisation kan sänka den.
- Personuppgiftsbiträdesavtal
- Ett personuppgiftsbiträdesavtal som beskriver den arkitektur produkten faktiskt implementerar, snarare än ett bredare tillstånd som produkten råkar inte använda.
- Drift inom EU
- Plattformen driftas i en EU-region. Vilka underbiträden som hanterar data, och var, framgår av förteckningen över underbiträden; ändringar meddelas.
- Behörighetsstyrning
- Rollbaserad åtkomst. Roller i er organisation ser aggregerade rapporter och vem som har fyllt i enkäten; ingen roll i er organisation kan öppna en enskild medarbetares svar eller profil.
- Lagringstid
- Lagringstider bestäms per studie och anges före insamlingen, vilket både är det rättsliga kravet och det som håller uppe deltagandet.
Vad varje produkt lagrar, och vem som ser det
Lagrat är inte detsamma som rapporterat. Så här mycket sparar plattformen per produkt, och detta kan varje sida se.
| Produkt | Lagras | Er organisation ser | Medarbetaren ser |
|---|---|---|---|
| Dynamics | LagrasSvar per deltagare | Er organisation serAggregat för grupper om minst fem, efter varje filter, och vem som har fyllt i | Medarbetaren serSitt eget Passport |
| Passport | LagrasEn profil per deltagare, härledd ur Dynamics | Er organisation serEndast genomsnitt | Medarbetaren serSin egen profil, delad endast via en länk som hen själv väljer att dela |
| Occupancy, observation | LagrasPer yta: belagd, närvarande personer, aktivitet; ingen personidentifierare | Er organisation serAnvändning och aktivitet per yta | Medarbetaren serEj tillämpligt |
| Occupancy, frågor i appen | LagrasBetyg per svar, utan namn | Er organisation serAggregat | Medarbetaren serEj tillämpligt |
För sensorer, wifi och Booking beror vad som lagras på vilket system som används. Be om datamodellen innan ni bestämmer er.
Fyra dokument, efter avtal
- Dokumenten
- ISO 27001-certifikatet och omfattningsbeskrivningen, personuppgiftsbiträdesavtalet, den aktuella förteckningen över underbiträden och sammanfattningen av det senaste penetrationstestet.
- För en konsekvensbedömning
- Be för en konsekvensbedömning (DPIA) även om datamodellen: den visar vad som lagras per deltagare och vad som bara någonsin rapporteras aggregerat.
- Tillgänglighet
- De lämnas över efter avtal och under sekretess i stället för att publiceras, eftersom en förteckning över underbiträden och en sammanfattning av ett penetrationstest är en karta för den som vill ha en.
För era fackliga företrädare och er konsekvensbedömning
Be om datamodellen i er konsekvensbedömning, så går påståendet att kontrollera innan ni skriver under.
Svaren lagras per deltagare och aggregeras när en rapport tas fram. En grupp under fem medarbetare rapporteras inte, oavsett vilket filter som används, och ingen roll i er organisation har insyn i en enskild persons svar. Observationsstudier innehåller över huvud taget inga individuppgifter: de registrerar ytor och aktiviteter.
På förtroendesidan finns ett informationsunderlag skrivet för just det här mötet, och ni får vidarebefordra det utan att skriva om det.
Frågor vi brukar få
Samlar ni in personuppgifter?
Det beror på produkten, och var och en anger vad den lagrar och vad den visar.
Observationsstudier i Occupancy registrerar ytor och aktiviteter, inte människor, så ingen individuell post finns. Dynamics lagrar varje deltagares svar, eftersom Passport ger personen sin egen profil tillbaka. Organisationen ser bara de svaren aggregerat, på nivån team, avdelning eller plats, och varje rapport, filter eller korsning måste omfatta minst fem medarbetare, annars visas den inte. Administratörer ser vem som har fyllt i profilen, inte vad de svarade. Passport syns bara för medarbetaren själv, om hen inte väljer att dela det. Booking visar kollegor var någon har bokat ett skrivbord, eftersom det är vad en bokning är till för.
Vad som behandlas, på vilken grund, vem som får se det och hur länge det sparas fastställs per projekt före införandet, och dokumenteras.
Är beläggningsdata från wifi anonyma?
Vi kallar dem aggregerade, eftersom det är det korrekta ordet. Metoden ger nyttjandegrad per byggnad, våningsplan och zon och är inget verktyg för att observera en enskild person.
Hur långt det sträcker sig beror på nätverket, konfigurationen och avtalet, så svaret för er byggnad är det som står i ert avtal, inte det som står på den här sidan.
Vilken säkerhetsdokumentation finns?
För upphandling i större organisationer: Workplaced Technologies Ltd innehar ISO 27001-certifikat 0202968, via Intertek under UKAS.
Certifikatet, förteckningen över underbiträden, standardavtalet för personuppgiftsbiträden och sammanfattningen av penetrationstestet lämnas över efter avtalstecknandet, under sekretess. De finns och är aktuella, men publiceras inte på den öppna webben. Fråga via kontaktformuläret.
Vem äger data?
Det regleras i avtalet mellan er, Workplaced och eventuell partner, tillsammans med åtkomst, tillåten användning och lagringstid. Det är en avtalsfråga, och en webbplats är fel ställe att besvara den i allmänna termer.
Relaterat
- Mäta utan att övervaka människor
Resonemanget bakom aggregering först.
- Integritet
Vad vi samlar in på den här webbplatsen.
- Personuppgiftsbiträdesavtal
Avtalet i sin helhet.
Säkerhetsenkät eller konsekvensbedömning?
Enkäter, konsekvensbedömningar och bilagor till anbud går direkt till den person som ansvarar för dokumentationen. Kontaktformuläret tar inte emot bilagor: skriv i meddelandet vad ni har och när det ska vara klart, eller mejla filen till adressen längst ner på sidan.