Welk hybride werkbeleid past bij ons?
Een hybride werkbeleid is eerst een vraag over cultuur
Hoeveel dagen op kantoor is een strategische keuze over de cultuur die u wilt zijn en hoe het werk daarin gebeurt. Ruimte, kosten en woon-werkverkeer volgen uit die keuze. Een regel die wordt aangekondigd zonder te weten waar hij botst met de cultuur van een team, is het soort regel dat wordt teruggedraaid.
Waarom beleid wordt teruggedraaid
Een teruggedraaid beleid is twee keer duur: één keer in de verandering, en één keer in het vertrouwen dat het kost.
Een veelvoorkomend patroon achter terugdraaiingen: het beleid werd op één factor gebaseerd, vaak kantoorkosten of een voorkeur van de directie, en de andere factoren kwamen later als klachten binnen.
Het tweede patroon is één regel voor de hele organisatie. Een laboratorium, een klantcontactcentrum en een juridisch team hebben werkelijk verschillende verdelingen van het werk. Eén getal is voor de één te streng, voor de ander te ruim, en voor vrijwel niemand precies goed.
Het bewijs op zes factoren voordat u iets aankondigt
- Kantoorruimte
- Hoeveel werkplekken en ruimten het beleid feitelijk vraagt op de piekbezetting, niet op het gemiddelde.
- Tevredenheid
- Gemeten naar de mate waarin de werkomgeving het werk ondersteunt, niet als algemeen stemmingscijfer.
- CO₂-uitstoot
- Woon-werkverkeer per medewerker: rapporteerbaar, en voor grotere werkgevers inmiddels ook rapportageplichtig.
- Reislast
- Reistijd en afstand verdelen zich zeer ongelijk over een personeelsbestand en sturen de opkomst sterker dan het beleid dat doet.
- Aantrekkelijkheid op de arbeidsmarkt
- Wat het beleid uitstraalt naar de markt waarin u werft.
- Invloed van de werkomgeving op productiviteit
- In hoeverre de werkomgeving het werk helpt of hindert: meetbaar, anders dan productiviteit zelf.
Download het scoreblad met zes factoren
Drie beleidsopties gescoord op alle zes factoren die samen bewegen, met twee veelvoorkomende patronen achter terugdraaiingen en de vijf checks vóór u iets aankondigt. Blanco, zodat u uw eigen cijfers invult.
PDF, in het Nederlands.
Vragen die we krijgen
Kunt u hybride werken en werken op afstand meten?
De kant van de werkomgeving meten we rechtstreeks; de rest achterhalen we door te vragen. Occupancy beschrijft hoe het gebouw wordt gebruikt. Dynamics brengt patronen, voorkeuren en de plekken waar mensen werken als ze niet op kantoor zijn in beeld.
Wie een werkmodel alleen op gebouwdata beoordeelt, ziet de helft van het beeld.
Wat moeten medewerkers doen?
Dat hangt af van het product. Dynamics vraagt hen één keer een werkplekprofiel in te vullen. Bij Occupancy zijn ze niet betrokken, al moeten ze wel horen dat het plaatsvindt. Passport geeft hun in ruil een persoonlijke werkplekgids.
Meedoen moet hun tijd waard zijn, en ze moeten weten wat er wordt verzameld, waarvoor het wordt gebruikt en wat ze ervoor terugkrijgen.
Verzamelt u persoonsgegevens?
Dat hangt af van het product, en elk product zegt wat het opslaat en wat het toont.
Observatieonderzoek in Occupancy legt ruimtes en activiteiten vast, geen personen, dus er bestaat geen individueel record. Dynamics slaat de antwoorden van elke deelnemer op, omdat Passport die persoon het eigen profiel teruggeeft. De organisatie ziet die antwoorden alleen geaggregeerd, op het niveau van team, afdeling of locatie, en elk rapport, filter of doorsnede moet minstens vijf medewerkers bevatten, anders wordt het tegengehouden. Beheerders zien wie het profiel heeft ingevuld, niet wat er is geantwoord. Passport is alleen zichtbaar voor de medewerker, tenzij die ervoor kiest het te delen. Booking laat collega's zien waar iemand een werkplek heeft gereserveerd, want daarvoor is een reservering bedoeld.
Wat er wordt verwerkt, op welke grondslag, wie het mag zien en hoe lang het wordt bewaard, wordt per project vóór de implementatie vastgesteld en op papier gezet.
Wat gebeurt er na de analyse?
De analyse is niet het product; de beslissing is dat. Afhankelijk van de omvang volgen scenario's, een hybride beleid, een ruimteprogramma, ondersteuning bij ontwerp en inrichting, hulp voor medewerkers in de nieuwe werkomgeving, en daarna opnieuw meten met dezelfde methode.
Die laatste stap maakt van twee momentopnamen een trend, en van een trend de volgende business case.
Wat hier antwoord op geeft
- Balance
Inrichten: eerst cultuur, daarna scenario's met ruimte en kosten als gevolg.
- Dynamics
Analyseren: de werkpatronen, cultuur en behoeften waarop het model draait.
- Beleidsmaker hybride werken
Een eerste, indicatieve verdeling van tijd op basis van uw eigen aannames. Balance is het volledige model, op werkplekprofielen, persona's of aannames.
- Mensen verschillen, hybride werken ook
Waarom één regel anders uitpakt voor een lab en een juridische afdeling.
- Hybride vraagt om afstemming
Waarom afstemming beter kan werken dan verplichting, en hoe u dat toetst.