Hoeveel kantoorruimte hebben wij nodig?
Bezet is niet hetzelfde als gebruikt
Vrijwel elke organisatie weet hoeveel mensen er gisteren door het toegangspoortje kwamen. Bijna niemand weet hoeveel van hen de ruimte waarin zij zaten ook werkelijk nodig hadden. In het gat tussen die twee getallen zitten de vierkante meters.
Waarom de gebruikelijke cijfers misleiden
- Toegangsdata
- Toegangsdata telt entrees tot een gebouw, geen gebruik van een ruimte. Het onderscheidt een volle verdieping niet van een lege, en telt iemand die twee uur voor één overleg binnenliep even zwaar als iemand die er de hele dag werkte.
- Reserveringsdata
- Reserveringsdata meten voornemens, geen gedrag. Geboekte werkplekken worden niet altijd gebruikt, en juist de boekingen die het zwaarst wegen, op de drukste dag, worden het vaakst voor de zekerheid gedaan. Meet uw eigen no-show voordat u boekingen als vraag behandelt.
- Sensortellingen
- Sensortellingen zonder indeling naar activiteit vertellen dat een werkplek bezet was, niet waarvoor. Afhankelijk van het sensortype kan een tas of jas op een stoel als bezet tellen, wat de behoefte kan overschatten aan precies het ruimtetype dat het makkelijkst te delen is.
Het bewijs dat een ruimtegetal nodig heeft
Gemeten gebruik, geclassificeerd naar activiteit
Niet óf een plek bezet was, maar wat er gebeurde. Dit is de ene meting die het antwoord het sterkst verandert, omdat zij ruimte die nodig is scheidt van ruimte die alleen bezet is.
De piekbezetting, niet het gemiddelde
Werkplekken worden gedimensioneerd op de drukste realistische dag. Wie plant op de gemiddelde bezettingsgraad komt één dag per week ruimte tekort, en hoort dat ook.
De populatie die u werkelijk heeft
Vaste, hybride en volledig thuiswerkende patronen verdelen zich per team anders. Eén deelfactor over een laboratorium, een klantcontactcentrum en een juridische afdeling is in alle drie de gevallen onjuist.
Een vastgesteld beleid, doorgerekend
De behoefte volgt uit het beleid. Reken eerst het hybride werkbeleid door, anders dimensioneert u op een regel die nog niet is vastgesteld.
Download de sizing-checklist
Vier dingen waaruit een verdedigbaar vierkantemeteraantal is opgebouwd, wat elke bron wel en niet kan zeggen, en de vijf vragen die u beantwoordt vóór iemand een huurcontract tekent. Twee pagina's, geen e-mailcampagne.
PDF, in het Nederlands.
Vragen die we krijgen
Hoe kiezen we een methode?
Begin bij de beslissing. Een huurbeslissing over één gebouw vraagt om een kort observatieonderzoek. Doorlopend meten over een portefeuille wijst op sensoren of wifi. Een ruimteprogramma dat het programma van eisen voedt, moet de activiteiten kennen, en die legt observatieonderzoek vast.
Budget, de infrastructuur die u al hebt en wat uw ondernemingsraad accepteert, beperken de keuze meestal verder.
Wat is het verschil tussen self-managed en managed?
De methode is dezelfde. Het verschil is wie de observanten aanstuurt, de indelingen van de plattegronden vastlegt en de rapporten analyseert.
Self-managed: uw team of een partner doet alle drie in de app, nadat Workplaced het platform live heeft gezet tegen een eenmalige activeringsvergoeding (ook wel servicefee genoemd). Managed door Workplaced: Workplaced doet alle drie en levert het rapport op.
Hoe lang duurt het?
Het platform live zetten gaat snel: de onboarding duurt meestal één tot vijf dagen. Een onderzoek duurt langer, en hoe lang hangt af van de gebouwen, de methode en hoeveel mensen meedoen, dus publiceren we geen gemiddelde. Het afbakenen kost weken, geen maanden, een bezettingsronde loopt over een vooraf afgesproken meetperiode, en Dynamics sluit wanneer de responsperiode sluit.
We leggen data per project vast in het voorstel, en worden daar liever aan gehouden dan aan een gemiddelde.
Hoe wordt het geprijsd?
Naar gebruik. U betaalt per medewerker die een werkplekprofiel invult, per maand, tegen een staffeltarief dat daalt naarmate de aantallen groeien, jaarlijks vooraf gefactureerd. Occupancy Observations wordt op dezelfde manier geprijsd per gemeten element ($0,09 per element bij 1.000 elementen en een looptijd van twee jaar). Implementaties van Occupancy met wifi of sensoren worden op aanvraag geprijsd, en voor meten op locatie krijgt u binnen 24 uur een voorlopige offerte waarin staat of het self-managed of managed is.
De prijspagina bevat de actuele tarieven, het minimumbedrag en de korting voor twee jaar, en is de gezaghebbende bron. Passport is de uitzondering: het wordt niet los verkocht en hoort zonder meerprijs bij Dynamics. Begin bij de beslissing die u moet nemen en neem de oplossingen die daarop antwoord geven.
Wat hier antwoord op geeft
- Occupancy
Analyseren: gemeten gebruik, geclassificeerd naar activiteit.
- Balance
Inrichten: reken het beleid door dat de behoefte bepaalt.
- Taxonomy
Van ruimtebehoefte naar programma van eisen.
- Bezettingsgraad meten
Wat een observatieonderzoek precies doet, stap voor stap.
- De verborgen kosten van flexibiliteit
Wat dimensioneren op de verkeerde dag kost over een huurtermijn.