De verschillende manieren om bezetting op de werkplek te meten

Nu hybride werken de werkplek blijft veranderen, willen organisaties steeds beter begrijpen hoe hun kantoren daadwerkelijk worden gebruikt. Het meten van bezetting is een van de meest besproken onderwerpen in werkplekstrategie, vastgoed en facility management, maar niet alle bezettingsdata zijn gelijkwaardig.

Vaststellen of een werkplek of ruimte op een bepaald moment bezet is, is maar een deel van het verhaal. Belangrijker is vaak waarom ruimtes worden gebruikt zoals ze worden gebruikt, welk gedrag daarbij hoort, en of de werkplek de prestaties van de organisatie werkelijk ondersteunt.

Organisaties gebruiken vandaag verschillende methoden om bezetting te meten, elk met eigen sterke punten, beperkingen, kosten en diepgang.

1. Observatieonderzoek

Observatieonderzoek is een van de oudste, en nog altijd een van de meest effectieve, manieren om de werkplek te meten. Getrainde waarnemers lopen op vaste momenten door de werkomgeving en leggen handmatig vast hoe ruimtes worden gebruikt.

Dat kan gaan over:

• Bezetting van werkplekken
• Gebruik van vergaderruimtes
• Samenwerkingspatronen
• Soorten werkactiviteiten
• Interactie binnen teams
• Geschiktheid van de ruimte
• Gedragsobservaties
• Observaties van de omgeving

Anders dan puur kwantitatieve technologie levert observatieonderzoek context op. Een sensor kan aangeven dat een vergaderruimte bezet is, maar een waarnemer ziet of die ruimte wordt gebruikt voor geconcentreerd werk, samenwerking of sociaal contact, en of de ruimte overvol is of juist te ruim bemeten.

Voor veel organisaties is doorlopende realtime bezettingsmeting overigens niet nodig om strategische werkplekbeslissingen te nemen.

2. Wifi deep sensing

Wifi deep sensing gebruikt radiosignalen van de bestaande wifi-infrastructuur om aanwezigheid en beweging van mensen te detecteren. In plaats van alleen te kijken naar verbonden apparaten analyseert de techniek verstoringen en weerkaatsingen in het wifi-signaal die ontstaan doordat mensen zich door de ruimte bewegen.

Deze nieuwere vorm van meten kan mogelijk vaststellen:

• Aanwezigheid
• Beweging
• Dichtheid
• Bewegingspatronen
• Ademhalingspatronen
• In sommige geavanceerde toepassingen zelfs hartslag en microbewegingen

Omdat de techniek vaak gebruik kan maken van de bestaande bedrijfswifi, liggen de uitrolkosten inmiddels flink lager dan bij traditionele grootschalige sensorinstallaties. Naarmate de techniek volwassener wordt, komt zij vaker in beeld als schaalbaar en relatief voordelig alternatief voor speciale bezettingshardware.

De techniek is veelbelovend, maar meet vooral aanwezigheid en beweging, en niet de bedoeling achter het kantoorbezoek, de kwaliteit van samenwerking of de effectiviteit van gedrag.

3. Wifi-triangulatie

Wifi-triangulatie schat de bezetting in door verbonden apparaten zoals smartphones en laptops te volgen via de signalen van accesspoints. Door de signaalsterkte over meerdere accesspoints te meten kan een organisatie inschatten waar mensen zich in het kantoor bevinden.

Deze methode werd populair omdat veel organisaties al een bedrijfsnetwerk met wifi hebben.

Wifi-triangulatie is doorgaans nuttiger om bezettingstrends op hoofdlijnen te zien dan om gedetailleerde keuzes in werkplekstrategie te maken.

4. Bluetooth-beacons

Sommige organisaties gebruiken ook bluetooth-beacons voor plaatsbepaling binnen gebouwen en bezettingsanalyse. Mobiele apparaten communiceren daarbij met geplaatste beacons, waaruit nabijheid en bewegingspatronen worden afgeleid.

Beacons worden vaak ingezet voor:

• Navigatie binnen gebouwen
• Wegwijzing voor medewerkers
• Locatiegebonden diensten op de werkplek
• Schatting van de bezetting

Voor bepaalde diensten op de werkplek zijn beacons nuttig, maar als zelfstandige methode om bezetting te meten schieten ze doorgaans tekort.

5. IoT-bezettingssensoren

IoT-bezettingssensoren behoren tot de meest gebruikte meettechnieken op de werkplek. Denk aan:

• Werkpleksensoren
• Bewegingssensoren
• Infraroodsensoren
• Thermische sensoren
• Personentellers
• Omgevingssensoren

Ze worden meestal door het hele kantoor geplaatst om bezetting en gebruik doorlopend te volgen.

Voor organisaties die vooral strategisch inzicht zoeken en geen operationele automatisering, is de verhouding tussen kosten en waarde soms lastig te verdedigen.

6. Camerabeelden en computer vision

Computer vision combineert camera's met AI-modellen om bezetting, beweging en ruimtelijk gedrag te schatten.

Deze systemen kunnen leveren:

• Analyse van bezoekersstromen
• Heatmaps van dichtheid
• Wachtrij-analyse
• Het in kaart brengen van samenwerking
• Het volgen van beweging
• Analyse van ruimtegebruik

Op de werkplek vormen privacy en de beleving van medewerkers vaak de grootste drempel voor invoering.

7. Reserveringsdata van werkplekken

Reserveringsplatforms leveren een andere belangrijke laag inzicht op. Systemen voor het boeken van werkplekken en vergaderruimtes genereren data over het beoogde gebruik van de werkomgeving.

Die data laten zien:

• Trends in de vraag
• Drukste aanwezigheidsdagen
• Afstemmingsgedrag binnen teams
• Favoriete zones en neighbourhoods
• Vraag naar vergaderruimtes

Reserveringsdata zijn echter geen bezettingsdata. Een geboekte werkplek betekent niet dat iemand ook naar kantoor is gekomen, en veel medewerkers gebruiken ruimtes zonder ze te reserveren.

Reserveringsdata komen het best tot hun recht in combinatie met andere meetmethoden.

Welke methode is dan de beste?

Welke meetmethode past, hangt uiteindelijk af van het doel.

Gaat het om:

• operationele automatisering
• actuele beschikbaarheid van ruimtes
• het optimaliseren van schoonmaak
• of realtime gebouwbeheer

dan liggen sensoren of wifi-systemen voor de hand.

Gaat het om werkplekstrategie, om begrijpen hoe mensen werken, samenwerken en met ruimtes omgaan, en of de werkplek de prestaties van de organisatie ondersteunt, dan is observatieonderzoek nog altijd een van de sterkste beschikbare methoden.

Observatieonderzoek levert iets wat veel technologie nog steeds moeilijk vangt: context bij gedrag.

Daarnaast is het:

• aanzienlijk goedkoper
• eenvoudiger uit te voeren
• minder ingrijpend
• en het vraagt geen hardware-installatie of ingewikkelde koppelingen

Het belangrijkste is dat doorlopende realtime bezettingsmeting vaak niet nodig is voor strategische werkplekbeslissingen. Werkplekpatronen stabiliseren zich in de regel na verloop van tijd, waardoor organisaties met periodiek meten zeer betrouwbare inzichten krijgen, zonder permanente monitoring.

In veel gevallen volstaat een goed opgezet observatieonderzoek van twee weken, elk half jaar herhaald, ruimschoots om:

• trends in ruimtegebruik te zien
• gedragspatronen te begrijpen
• doorgevoerde werkplekveranderingen te toetsen
• grote vastgoedbeslissingen te onderbouwen

Tegelijk is een van de grootste vraagstukken van dit moment niet het gebrek aan bezettingsdata, maar de versnippering van werkplekdata over verschillende systemen en technieken. Organisaties gebruiken soms tegelijk observatieonderzoek, wifi-analyse, IoT-sensoren, reserveringsplatforms en medewerkersonderzoek, terwijl die datasets zelden samenkomen in één afwegingskader.