Ken uzelf! Het belang van zelfkennis in de context van de werkplek

Voor deze blog verwelkomen we graag Jan Gerard Hoendervanger PhD, wiens inspirerende rapport voor de Europese Commissie , The Role of Individual Differences in Flexible Ways of Working, de achtergrond vormt van deze bijdrage. Jan Gerard is zelfstandig werkplekadviseur en werkte met Nick Nunnington en Asaël Ackerman van Workplaced aan academische projecten over activity-based working in een gesimuleerd verhuistraject van een organisatie.

Volgens de oude Grieken begint werkelijke kennis van het leven bij zelfkennis. In mijn ervaring geldt dat ook voor inzicht in wat je nodig hebt qua manier van werken en werkomgeving. Dat inzicht legt een basis onder het ontwikkelen en invoeren van goede werkplekstrategieën, en het kan gedragsverandering van onderaf op gang brengen: werkstijlen die passen bij persoonlijke behoeften en die optimaal gebruikmaken van wat de werkomgeving te bieden heeft. Het is sterk dat werkplekmanagers en adviseurs betere plannen kunnen maken dankzij de grote hoeveelheid data die geavanceerde instrumenten als Workplaced opleveren. Maar hoe mooi zou het zijn als diezelfde data de gebruikers van de werkomgeving, individueel en gezamenlijk, tegelijk zouden aanzetten om hun eigen werkpatronen te verbeteren? Daar valt naar mijn idee nog een wereld te winnen.

U zou kunnen denken dat het bevorderen van zelfkennis neerkomt op navelstaren, passend bij de maatschappelijke trend van soms doorgeschoten individualisme. Zelf denk ik van niet. In kenniswerk staat de individuele werker centraal, simpelweg omdat die de belangrijkste productiefactor is. Zijn of haar "gebruiksaanwijzing" begrijpen is daarom bepalend voor productieve betrokkenheid, het liefst op een manier die op korte termijn tot prestaties leidt en op lange termijn tot werkplezier, duurzame inzetbaarheid en positieve maatschappelijke impact. Zelfkennis is relevant voor de betrokkene zelf, en vormt tegelijk de basis voor goede samenwerking, leiderschap en ondersteuning, en dus voor het functioneren van een team of organisatie.

Onderzoek legt steeds meer verschillen bloot tussen individuele "gebruiksaanwijzingen". Daar heb ik zelf bescheiden aan bijgedragen met mijn proefschrift over activity-based working en een op onderzoek gebaseerd rapport voor de Europese Commissie . Door dat werk ben ik me bewust geworden van het grote aantal relevante dimensies waarop mensen verschillen (let wel: veel meer dan gangbare stereotypen als "functieprofielen", "generaties" of simpele persona's erkennen), van kenmerken van functie en taak tot psychologische behoeften, neurodiversiteit, fysieke behoeften, demografische kenmerken en persoonlijke omstandigheden. Het belang van al die individuele verschillen groeit, nu kenniswerkers steeds meer de mogelijkheid en de ruimte krijgen om zelf te kiezen hoe, waar en wanneer ze werken.

Zelfkennis ontstaat niet alleen uit data; het is net zo belangrijk om nieuwe dingen te proberen en daarop te reflecteren. Werken tijdens de coronalockdowns is vaak omschreven als het grootste experiment tot nu toe met nieuwe manieren van werken. De opbrengst in de vorm van meer zelfkennis is naar mijn idee echter onderbelicht gebleven. Veel kenniswerkers ondervonden op een unieke manier wat voor hen wel en niet werkt. Sommigen bloeiden op door een betere balans tussen werk en privé of werden productiever door meer focus, terwijl anderen zich geïsoleerd voelden of worstelden met uitstelgedrag. In al die uiteenlopende situaties droeg de ervaring bij aan het antwoord op de kernvraag:

Wat heb ik nodig, als persoon en gegeven mijn functie en persoonlijke omstandigheden, om mijn werk goed te doen?

Mijn indruk is dat deze toegenomen zelfkennis, geholpen door een sterkere positie op een krappere arbeidsmarkt, een flinke aanjager is geweest van job crafting, inclusief keuzes over tijd en plaats. In lijn met het model uit dit artikel van Christina Wessels e.a. zien we dat mensen meer moeite doen om hun manier van werken zo goed mogelijk te laten aansluiten op hun veelzijdige persoonlijke behoeften.

Als mensen goed begrijpen wat ze nodig hebben, wordt het veel eenvoudiger om samen met hen een passende nieuwe werkomgeving te ontwikkelen, in een gesprek dat dieper gaat. Hoe prettig is het als je als werkplekadviseur of ontwerper werkt met mensen die helder kunnen benoemen wat ze in hun werk nodig hebben? Dan ontstaat een constructieve dialoog over het vertalen van behoeften naar ontwerpoplossingen, in plaats van een discussie die blijft steken in willekeurige meningen, beelden en voorkeuren. Nog beter is het als de gebruikers ook gemotiveerd zijn om de nieuwe omgeving te gebruiken zoals bedoeld, omdat ze begrijpen dat het hen helpt beter te werken.

Noem me een idealist, maar ik geloof oprecht dat zelfkennis flink kan bijdragen aan geslaagde werkplekveranderingen. Wel op één voorwaarde: dat de betrokken adviseurs en ontwerpers de zelfkennis van gebruikers serieus nemen en er ook naar handelen, als basis voor een inclusief werkplekontwerp.

Ik sluit mijn pleidooi voor zelfkennis af door het te verbinden met iets dat voor een organisatie even belangrijk is als een ondersteunende en gastvrije werkomgeving: een sterke, inclusieve werkcultuur. Naarmate mensen meer inzicht krijgen in hun eigen behoeften en dat inzicht met elkaar delen, worden ze zich bewuster van individuele verschillen. Zelfs collega's die hetzelfde werk doen, merken vaak dat ze heel verschillend moeten werken om het beste uit zichzelf te halen. Het herkennen en erkennen van die verschillen legt wat mij betreft de basis voor een inclusieve werkcultuur, met ruimte voor uiteenlopende werkstijlen. Teamafspraken zijn belangrijk, maar ze zouden zo veel mogelijk rekening moeten houden met individuele verschillen en zich moeten beperken tot een minimale structuur die samenwerking, communicatie en sociale samenhang borgt. Alleen dan kan een team of organisatie volop profiteren van de mooie en groeiende mogelijkheden die deze tijd kenniswerkers biedt om effectief samen te werken en verbondenheid te voelen, zonder dezelfde werkpatronen aan te houden.

Jan Gerard Hoendervanger PhD

Zelfstandig werkplekadviseur, docent, auteur en onderzoeker

jangerard@jghadvies.nl | linkedin.com/in/jangerardhoendervanger

Dit blogartikel sluit sterk aan bij de recentste whitepaper van Workplaced: Een hiërarchie van de werkomgeving, gelezen door de bril van Maslow.