Les différentes façons de mesurer l'occupation des espaces de travail

À mesure que le travail hybride redessine le lieu de travail, les organisations cherchent à comprendre comment leurs bureaux sont réellement utilisés. La mesure de l'occupation est devenue l'un des sujets les plus discutés en stratégie d'espace de travail, en immobilier et en facility management, mais toutes les données d'occupation ne se valent pas.

Savoir si un poste ou une salle est occupé à un instant donné ne donne qu'une partie du tableau. La question la plus importante est souvent de savoir pourquoi les espaces sont utilisés de cette manière, quels comportements s'y déroulent, et si le lieu de travail soutient efficacement la performance de l'organisation.

Aujourd'hui, les organisations recourent à plusieurs méthodes pour mesurer l'occupation, chacune avec ses forces, ses limites, ses coûts et son niveau de finesse.

1. Les études d'observation

Les études d'observation restent l'une des plus anciennes méthodes de mesure, et encore l'une des plus efficaces. Des observateurs formés parcourent les espaces à intervalles programmés et relèvent manuellement la façon dont ils sont utilisés.

Cela peut inclure :

• L'occupation des postes de travail
• L'usage des salles de réunion
• Les schémas de collaboration
• Les types d'activités de travail
• Les interactions entre équipes
• L'adéquation des espaces
• Les observations comportementales
• Les observations environnementales

Contrairement aux technologies purement quantitatives, les études d'observation apportent du contexte. Un capteur peut indiquer qu'une salle de réunion est occupée, mais un observateur peut dire si elle sert à du travail de concentration, à de la collaboration, à de l'échange informel, et si l'espace est surchargé ou sous-utilisé.

Cela dit, pour beaucoup d'organisations, un suivi d'occupation continu en temps réel n'est pas nécessaire pour prendre des décisions stratégiques sur les espaces.

2. Le Wi-Fi deep sensing

Le Wi-Fi deep sensing exploite les signaux radio de l'infrastructure Wi-Fi de l'entreprise pour détecter la présence et les mouvements humains. Plutôt que de se limiter aux appareils connectés, la technologie analyse les perturbations et les réflexions des signaux Wi-Fi provoquées par les corps qui se déplacent dans l'espace.

Cette catégorie plus récente de détection peut potentiellement identifier :

• La présence
• Le mouvement
• La densité
• Les schémas de déplacement
• Les rythmes respiratoires
• Dans certains usages avancés, jusqu'à la fréquence cardiaque et les micro-mouvements

Comme la technologie peut souvent s'appuyer sur l'infrastructure Wi-Fi existante, les coûts de déploiement deviennent nettement inférieurs à ceux des installations de capteurs à grande échelle. À mesure qu'elle mûrit, elle est de plus en plus envisagée comme une alternative évolutive et relativement économique au matériel dédié à l'occupation.

Prometteur, le Wi-Fi deep sensing mesure toutefois surtout la présence et le mouvement, pas l'intention, la qualité de la collaboration ni l'efficacité des comportements.

3. La triangulation Wi-Fi

La triangulation Wi-Fi estime l'occupation en suivant les appareils connectés, smartphones et ordinateurs portables, à travers les signaux des points d'accès. En mesurant la puissance du signal sur plusieurs points d'accès, on peut estimer où se trouvent les personnes dans les bureaux.

Cette méthode s'est répandue parce que beaucoup d'organisations exploitent déjà un réseau Wi-Fi d'entreprise.

La triangulation Wi-Fi sert davantage à repérer des tendances d'occupation à gros grain qu'à fonder des décisions fines de stratégie d'espace de travail.

4. Les balises Bluetooth

Certaines organisations utilisent aussi des balises Bluetooth pour le positionnement en intérieur et l'analyse d'occupation. Les appareils mobiles interagissent avec des balises installées pour estimer la proximité et les déplacements dans les espaces.

Les systèmes de balises servent souvent à :

• La navigation en intérieur
• L'orientation des collaborateurs
• Des services géolocalisés sur le lieu de travail
• L'estimation de l'occupation

Utiles pour certains services aux collaborateurs, les balises sont en général moins efficaces comme solution autonome de mesure de l'occupation.

5. Les capteurs d'occupation IoT

Les capteurs d'occupation IoT figurent parmi les technologies de mesure les plus répandues aujourd'hui. On y trouve :

• Des capteurs de poste de travail
• Des détecteurs de mouvement
• Des capteurs infrarouges
• Des capteurs thermiques
• Des compteurs de personnes
• Des capteurs environnementaux

Ils sont généralement installés dans l'ensemble des espaces pour suivre en continu l'occupation et l'utilisation.

Pour les organisations qui visent surtout des enseignements stratégiques plutôt que l'automatisation opérationnelle, le rapport coût/valeur est parfois difficile à justifier.

6. La vidéosurveillance et la vision par ordinateur

Les systèmes de vision par ordinateur associent caméras et modèles d'IA pour estimer l'occupation, les déplacements et les comportements dans l'espace.

Ces systèmes peuvent fournir :

• Des analyses de fréquentation
• Des cartes de densité
• Des analyses de files d'attente
• Une cartographie de la collaboration
• Un suivi des déplacements
• Des analyses d'utilisation des espaces

Sur le lieu de travail, la vie privée et la perception des collaborateurs deviennent souvent des freins majeurs à l'adoption.

7. Les données de réservation

Les plateformes de réservation d'espaces apportent une autre couche d'information. Les systèmes de réservation de postes et de salles produisent des données sur les usages prévus.

Ces données peuvent révéler :

• Les tendances de la demande
• Les jours de forte affluence
• Les comportements de coordination entre équipes
• Les zones et quartiers préférés
• La demande en salles de réunion

Elles ne doivent cependant pas être confondues avec des données d'occupation réelle. Un poste réservé ne signifie pas que la personne est venue, et beaucoup de collaborateurs utilisent des espaces sans les réserver.

Les données de réservation donnent le meilleur d'elles-mêmes combinées à d'autres méthodes de mesure.

Alors, quelle méthode choisir ?

La bonne méthode dépend avant tout de l'objectif poursuivi.

Si l'objectif est :

• l'automatisation opérationnelle
• la disponibilité des espaces en direct
• l'optimisation du nettoyage
• ou la gestion technique du bâtiment en temps réel

alors des capteurs ou des systèmes Wi-Fi peuvent convenir.

Mais si l'objectif est la stratégie d'espace de travail, comprendre comment les personnes travaillent, collaborent, utilisent les espaces, et savoir si le lieu de travail soutient efficacement la performance de l'organisation, alors les études d'observation restent l'une des approches les plus efficaces disponibles.

Les études d'observation apportent ce que beaucoup de technologies peinent encore à saisir : le contexte comportemental.

Elles sont aussi :

• nettement moins coûteuses
• plus faciles à déployer
• moins intrusives
• et sans installation matérielle ni intégrations complexes

Surtout, un suivi d'occupation continu en temps réel est souvent inutile pour des décisions stratégiques. Les rythmes d'usage se stabilisent généralement avec le temps : une mesure périodique suffit donc à produire des enseignements très fiables, sans surveillance permanente.

Dans bien des cas, une étude d'observation bien conçue de deux semaines tous les six mois suffit largement à :

• repérer les tendances d'utilisation
• comprendre les schémas de comportement
• valider les changements apportés aux espaces
• étayer des décisions immobilières importantes

Dans le même temps, l'un des plus grands défis actuels n'est pas le manque de données d'occupation, mais leur éparpillement entre de multiples systèmes et technologies. Une même organisation peut utiliser en parallèle études d'observation, analytique Wi-Fi, capteurs IoT, plateformes de réservation et enquêtes d'expérience collaborateur, sans que ces jeux de données soient reliés dans un cadre de décision unique.