المكتب المفتوح أم العمل القائم على الأنشطة: أيهما الأنسب لمكان العمل اليوم؟

منذ فترة غير قصيرة، يُعتمد المكتب المفتوح في تصميم أماكن العمل. فقد وعد بالتعاون والشفافية وكفاءة التكلفة. لكن مع نضج المؤسسات في استراتيجيات العمل الهجين، ومطالبة الموظفين ببيئات تدعم طريقة عملهم حقًا، تغيّر النقاش. فالقادة يطرحون اليوم سؤالًا أدق: هل لا يزال المكتب المفتوح مناسبًا للغرض، أم أن العمل القائم على الأنشطة (ABW) هو الطريق الأذكى إلى الأمام؟

يرى خبراء استراتيجية مكان العمل النمط نفسه في مختلف القطاعات: فأنجح البيئات لا يحددها الشكل الجمالي، بل الفهم السلوكي، والوضوح التشغيلي، واستراتيجية تصميم تتوافق مع أنماط العمل الفعلية وأهداف الأعمال. فلنحلل النموذجين ونستكشف ما ينجح فعلًا:

ما المكتب المفتوح حقًا؟

كثيرًا ما يُساء فهم المكتب المفتوح على أنه «غرفة كبيرة واحدة فيها مكاتب». أما في الواقع، فينبغي أن يكون بيئة أحادية النمط مبنية حول الرؤية المشتركة والقرب. وتكمن نقاط قوته في:

• كثافة عالية في المكاتب
• تكلفة تجهيز منخفضة
• سهولة إعادة التهيئة
• إحساس بالطاقة والحيوية

لكنه يأتي أيضًا بتحديات موثقة جيدًا:

• الضوضاء والتشتت
• خصوصية محدودة
• دعم ضعيف للعمل الذي يتطلب تركيزًا
• تجربة «موحدة لا تناسب أحدًا»

ينجح المكتب المفتوح أكثر حين يكون العمل نفسه تعاونيًا وسريع الإيقاع ومترابطًا: كصالات المبيعات، والاستوديوهات الإبداعية، والشركات في مراحلها الأولى.

ما العمل القائم على الأنشطة؟

العمل القائم على الأنشطة ليس صيحة في الأثاث. إنه نموذج تشغيلي يقوده السلوك، يمنح الناس خيارًا من البيئات بحسب المهمة التي بين أيديهم. وتتضمن بيئة العمل القائم على الأنشطة المصممة جيدًا عادةً:

• غرف التركيز
• مناطق التعاون
• مساحات المشاريع
• مراكز اجتماعية
• مكتبات هادئة
• نقاط عمل قصيرة
• غرف اجتماعات مهيأة للعمل الهجين

والهدف بسيط: مطابقة البيئة مع النشاط.

وحين يُطبَّق العمل القائم على الأنشطة كما ينبغي، فإنه يحقق:

• إنتاجية أعلى
• استقلالية أفضل للموظفين
• تواصلًا أقوى بين الفرق
• استخدامًا أكفأ للمساحة
• مكان عمل يتكيف مع تطور المؤسسة

لكن العمل القائم على الأنشطة لا ينجح إلا إذا دعمته:

• بروتوكولات سلوكية واضحة
• إدارة التغيير
• قدوة من القيادة
• أدوات رقمية تمكّن التنقل

ومن دون ذلك، قد يتحول العمل القائم على الأنشطة سريعًا إلى فوضى وارتباك ومساحات قليلة الاستخدام.

أي النموذجين يحقق أداءً أفضل؟

الحقيقة أن أيًّا من النموذجين ليس «أفضل» في كل الأحوال. فالاختيار الصحيح يعتمد على ثقافة مؤسستك وأنماط العمل فيها وأهدافها الاستراتيجية.

تجد معظم المؤسسات المتوسطة والكبيرة اليوم أن العمل القائم على الأنشطة أكثر توافقًا مع أنماط العمل الحديثة، ولا سيما مع تحوّل العمل الهجين إلى القاعدة، لكنه ينجح أكثر حين تتوفر الثقة ويقتنع به الجميع.

ما نراه في المؤسسات الفعلية

عبر مشاريعنا في استراتيجية مكان العمل، تبرز بعض المحاور باستمرار:

1. لا يزال العمل الذي يتطلب تركيزًا الحاجة الأقل تلبية.

   حتى في الثقافات التعاونية، يحتاج الناس إلى بيئات هادئة ومضبوطة لإنجاز العمل والتواصل افتراضيًا، ولا سيما في عالم العمل الهجين هذا.

2. جعل العمل الهجين «المكاتب المخصصة للجميع» أمرًا عفا عليه الزمن.

   نادرًا ما تبرر بيانات الاستخدام تخطيط المكتب المفتوح التقليدي الذي يملك فيه كل شخص مكتبه. ولا بد أن تحرّكك مقاييس أخرى غير التكلفة لتبرير ذلك.

3. يقدّر الناس حرية الاختيار، لكن فقط حين تكون بديهية.

   يفشل العمل القائم على الأنشطة حين تكون المساحات سيئة التسمية أو سيئة الموقع أو سيئة الإدارة. كما يحتاج الناس إلى التذكير بالبروتوكولات لمنع عودة السلوكيات القديمة.

4. الثقافة تحدد النجاح أكثر من الأثاث.

   أفضل استراتيجيات مكان العمل تُصمَّم بالمشاركة مع الفرق، وتستند إلى بيانات حقيقية ذات معنى، لا تُفرض عليها.

إذن… ماذا تختار؟

إذا كنت تصمم مكان عمل للحاضر وما بعده، فهذه هي العدسة الاستراتيجية التي نوصي بها:

1. ابدأ بالسلوكيات، لا بالتخطيطات.

   تبيّن كيف يعمل موظفوك فعلًا، وما يحتاجون إليه ليكونوا منتجين ومرتاحين، لا كيف تفترض أنهم يعملون.

2. صمّم للمرونة، لا للصيحات.

   ينبغي أن يتطور مكان عملك مع تطور مؤسستك. فلماذا تنتظر حتى نهاية عقد الإيجار التالي لإجراء التعديلات؟ واكب التغيرات قبل أن يصبح مكان العمل عائقًا بدل أن يكون داعمًا.

3. أعطِ الأولوية للسلامة المريحة والأمان النفسي.

   يقدم الناس أفضل ما لديهم حين يشعرون بالسيطرة على بيئتهم وبالراحة فيها.

4. ادعم العمل الهجين بوصفه القاعدة، لا الاستثناء.

   يجب أن تُصمَّم المساحات لتعاون سلس بين العالمين الرقمي والمادي. فحتى لو طلبت من الناس الحضور خمسة أيام في الأسبوع، فإن معظم عملنا يجري عبر الإنترنت.

5. قِس، وكرّر، وحسّن.

   استراتيجية مكان العمل منظومة حية، لا مشروع يُنجز مرة واحدة. حافظ على ملاءمتها، وواصل متابعة البيانات.