أسئلة عن Workplaced، مع إجاباتها

Workplaced منصة لذكاء القرار في بيئة العمل. تجمع البيانات عن الأشخاص والبيانات عن المكان في نموذج واحد، لكي تتوصل المؤسسة إلى استراتيجية مكان العمل التي تلائم أهداف أعمالها وثقافتها. ويمكن لهذه الاستراتيجية أن تتبع ما يقول الموظفون إنهم يحتاجون إليه، أو أن تنطلق من افتراضات الشركة نفسها حيث لا تتوفر بيانات عن الموظفين بعد.

تغطي خمسة حلول المسار كله على نموذج بيانات واحد: يحلّل Dynamics وOccupancy تجربة مكان العمل واستخدام المساحة، ويهيّئ Balance وTaxonomy جداول العمل الهجين وميزانيات المساحة، ويدير Booking الحجوزات يومًا بيوم. وفي الأساس تقع نمذجة معلومات العمل (Work Information Modelling أو WIM)، وهي نموذج رقمي لكيفية سير العمل فعليًا عبر الأشخاص والأماكن. وهي تتجاوز مخطط الطابق أو الجدول الزمني: فالخصائص النفسية والثقافة والأنشطة والمساحة والوقت والموقع كلها في نموذج واحد. وهذا ما يتيح لك مقارنة السيناريوهات وتقدير أثر القرار في تكلفة العقارات قبل الالتزام به، وكذلك أثره في الإنتاجية والاحتفاظ بالموظفين والاستدامة.

خمسة حلول، في ثلاث خطوات. التحليل: يتناول Dynamics تجربة مكان العمل، ويقيس Occupancy كيفية استخدام المساحة. التهيئة: يضع Balance جداول العمل الهجين، ويخطط Taxonomy المساحة. الإدارة: يتولى Booking الحجوزات وأيام الحضور في المكتب.

أما Passport، الدليل الشخصي لمكان العمل الموجَّه إلى الموظف، فيأتي مع Dynamics. وهو ليس حلًا سادسًا ولا يُباع بمفرده.

من جانب العملاء: فرق العقارات المؤسسية ومكان العمل والمرافق والموارد البشرية والاستراتيجية والمالية وتقنية المعلومات في الشركات والجهات الحكومية والجامعات. باختصار، كل من يتحمل قرار مكان العمل.

ويستخدمها الشركاء في مشاريعهم الخاصة. خبراء المكان هم استشاريو مكان العمل والمصممون والمعماريون والمستشارون العقاريون. وخبراء الأشخاص هم مستشارو الموارد البشرية وعلماء النفس التنظيمي واستشاريو تجربة الموظف. وخبراء التكنولوجيا هم متكاملو الأنظمة ومزوّدو حلول Proptech وتقنيات الموارد البشرية.

هناك طريقتان للشراء. يمكنك ترخيص حل واحد لحاجة محددة، أو الجمع بين عدة حلول تتشارك نموذج بيانات واحدًا ويغذي بعضها بعضًا، فيجري التحليل والتهيئة والإدارة اليومية بوصفها إطار قرار واحدًا متصلًا. ويُستثنى Passport: فهو يأتي مع Dynamics ولا يُباع بمفرده.

تدفع مقابل ما يُستخدم: الموظفون الذين يكملون ملفهم الشخصي لبيئة العمل، أو العناصر التي تقيسها بـ Occupancy Observations. وتنخفض الأسعار تدريجيًا مع ازدياد الاستخدام، وتُفوتر سنويًا مقدمًا. أما عمليات نشر Occupancy عبر Wi-Fi والمستشعرات فتُسعَّر عند الطلب. وتعرض صفحة الأسعار الأسعار الحالية.

نعم. يمكن ترخيص كل حل بمفرده أو ربطه بالحلول الأخرى على المنصة نفسها ونموذج البيانات نفسه. والاستثناء الوحيد هو Passport، لأنه يأتي مع Dynamics.

نعم. تعيد الحلول المتصلة استخدام بيانات بعضها وتمرّر استنتاجاتها فيما بينها. فتجمع البيانات نفسها مرة واحدة، ويستند كل قرار إلى قدر أكبر منها.

برمجيات، ونتولى تشغيلها. توفر Workplaced المنصة وتتولى التفعيل، أي أن تكون بيئتك مهيأة وتعمل، كبند منفصل إلى جانب الاشتراك. أما جعلها مستخدمة داخل المؤسسة فهو عمل الشريك، لأن منصة تُشترى ولا تُتبنّى مشكلة للطرفين.

والعمل الاستشاري والتفسير ووثيقة المتطلبات والتجهيز وبرنامج التغيير هي أيضًا من عمل الشريك. وفي Occupancy يعتمد الأمر على نموذج التنفيذ: في النمط ذاتي الإدارة يجري فريقك أو شريك جولات الملاحظة، وفي النمط المُدار تتولاها Workplaced.

الموارد البشرية مسؤولة عن الثقافة والشمول، والاحتفاظ بالموظفين والإنتاجية على قائمتها أيضًا، لكنها كثيرًا ما لا تكون حاضرة حين تُتخذ القرارات بشأن أساليب العمل والمكتب. وهذه القرارات تشكّل تحديدًا الأمور التي تُحاسَب عليها الموارد البشرية، ولا سيما منذ جائحة كوفيد ومنذ أصبحنا نعرف أكثر عن التنوع العصبي.

لم يكن مكان العمل تقليديًا من شؤون الموارد البشرية، بينما باتت مسؤولة عنه أكثر فأكثر. وهذا يترك فجوات في البيانات، وفي المواءمة الاستراتيجية، وفي الأنظمة والمعرفة داخل وظيفة الموارد البشرية. ويوجد Dynamics (التحليل) وBalance (التهيئة) لسدّ هذه الفجوات.

استراتيجية مكان العمل هي الطريقة المنظمة لمواءمة كيفية عمل الناس، وأين يعملون، وكيف يُصمَّم مكان العمل، مع ما تسعى المؤسسة إلى تحقيقه.

وهي تربط تجربة الموظف والثقافة ونموذج العمل الهجين والمكتب المادي بنتائج تحسبها الأعمال أصلًا، مثل الإنتاجية والاحتفاظ بالموظفين، أو التكلفة والاستدامة. وحين تُطبَّق كما ينبغي، تعامل مكان العمل بوصفه محركًا لأداء الأعمال لا أصلًا ثابتًا في الميزانية العمومية.

حوّل العمل الهجين والمرن المكتب إلى منظومة معقدة. فهو يؤثر اليوم في التعاون والثقافة وسمعة جهة العمل والاستدامة والتكلفة في آن واحد.

وأي قرار بشأن المساحة أو الجداول أو السياسة ينعكس مباشرة على نتائج الأعمال. وهذا يعني أن على الموارد البشرية والعقارات والمالية أن تتفق، ويتطلب قدرًا من التنظيم وجودة البيانات لم يحتجه تخطيط مكان العمل التقليدي قط.

كان العمل يجري في مكان واحد. أما الآن فيمكن أن يجري في أي مكان، وأصبح المكتب جزءًا من مجموعة أوسع من الأماكن التي تدعم المؤسسة.

كانت المكاتب تُخطَّط حول مكاتب مخصصة وتسلسل هرمي ومساحة قياسية لكل شخص. أما اليوم فعليها أن تدعم أنشطة كثيرة مختلفة، وفرقًا موزعة بين المواقع والمنازل، وتجربة تستحق الحضور من أجلها. ويُنتظر منها أيضًا أن تسهم في الإنتاجية والاحتفاظ بالموظفين والعلامة التجارية وأمن البيانات وأهداف الحوكمة البيئية والاجتماعية.

ولذلك أصبحت قرارات مكان العمل أصعب، وباتت تتجاوز حدود الأقسام. ولا تنجح إلا حين تتوافق احتياجات الناس وتصميم المساحة والسياسة، وهو ما نادرًا ما تحققه القرارات المنعزلة أو المبنية على الحدس.

طريقة لاتخاذ قرارات مكان العمل بالاستناد إلى بيانات متصلة ونمذجة السيناريوهات. فما تعرفه عن الأشخاص، وكيفية استخدام المساحة، وخيارات السياسة المطروحة، تجتمع كلها في إطار واحد.

وبذلك يستطيع القادة وضع الخيارات جنبًا إلى جنب، ورؤية المفاضلات، وتكوين صورة عن الأثر المرجّح قبل تنفيذ أي شيء.

ينتج التخطيط والتحليلات التقليدية عادةً دراسات منفصلة أو مقارنات مرجعية أو تقارير عمّا حدث بالفعل.

أما ذكاء القرار فيربط بيانات الأشخاص والمكان والسياسة، لتتمكن من مقارنة السيناريوهات وتقدير أثرها. التحليلات تصف ما يجري، وذكاء القرار يساعدك على تحديد ما تفعله بعد ذلك، ويبيّن السبب.

تتضمن Workplaced تحليلات، لكنها وسيلة لا غاية. والغاية قرار بشأن مقدار المساحة، وأي سياسة هجينة، وأي تخطيط، وبأي تكلفة، يُتخذ من مجموعة واحدة من الأرقام تعمل بها الموارد البشرية والعقارات كلتاهما.

لأن القرار موزّع على أربعة مجالات نادرًا ما يتواصل بعضها مع بعض: إدارة مكان العمل، وتحليل تجربة مكان العمل، وتهيئة مكان العمل، وتحليل الإشغال. ولكل منها عادةً نظامه الخاص والمسؤول عنه.

وما ينقص هو الطبقة التي تربط بينها، وهذا هو دور ذكاء القرار في بيئة العمل. فلا تستطيع المؤسسة اتخاذ القرار الصحيح والاستفادة القصوى من مكان عملها إلا حين تغذي المجالات الأربعة القرار نفسه.

تحل معظم أدوات مكان العمل جزءًا واحدًا من المشكلة: نظام حجز هنا، وتدفق بيانات من المستشعرات أو استبيان للمشاركة هناك. وكثيرًا ما يؤدي تحسين جزء واحد بمعزل عن غيره إلى اختلال جزء آخر.

بُنيت Workplaced لسدّ هذه الفجوة. فهي تربط إدارة مكان العمل وتجربته وتهيئته وإشغاله في إطار قرار واحد، من التحليل الأول إلى الاستخدام اليومي. وبدلًا من النظر إلى الأشخاص والمساحة والعمليات كلٌّ على حدة، ترى ما ينبغي تغييره وما يُرجَّح أن يفعله كل خيار. وهكذا تتحول استراتيجية مكان العمل إلى نتائج أعمال يمكن قياسها.

حين تتجاذب احتياجات الموظفين وتصميم المساحة وتوقعات المؤسسة في اتجاهات مختلفة، تكون النتيجة المعتادة فقدان الإنتاجية وضعف الانخراط ومساحات تبقى غير مستخدمة.

أما حين تتوافق، فإن قرارات مكان العمل يعزز بعضها بعضًا. فتلائم كيفية سير العمل فعليًا، وتدفع المؤسسة في الوقت نفسه نحو أهدافها.

القرارات الاستراتيجية. تحديد نموذج العمل الهجين وما هو متوقع في المكتب. تخطيط محفظة مكتبية أو إعادة تحجيمها أو دمجها. مواءمة تصميم مساحة العمل مع العمل الذي يؤديه الناس فعلًا. موازنة الانتقال أو اختيار موقع جديد. الموازنة بين تجربة الموظف من جهة والتكلفة والاستدامة من جهة أخرى.

إنه مصمم للتحسين المستمر لا لمشروع يُنجز مرة واحدة. فمع البيانات المتصلة والسيناريوهات في مكان واحد، يمكنك العودة إلى قرار ما، واختبار تغيير مستقبلي قبل إجرائه، وتعديل الاستراتيجية مع تغيّر الأعمال. والقياس مجددًا بالمنهجية نفسها يبيّن ما إذا كان القرار السابق قد نجح.

على الأقل القيادة والموارد البشرية وفريق العقارات أو المرافق. فكلٌّ منها يرى جزءًا مختلفًا من المشكلة، وأي قرار بشأن المساحة أو الجداول أو السياسة يمسّها جميعًا.

ويمنحها إطار قرار مشترك البيانات والسيناريوهات والنتائج نفسها للنقاش. وهذا يخفف الاحتكاك في العملية، ويوصل الجميع أسرع إلى قرار يستطيعون الوقوف خلفه.

تلك التي تتكرر مرة بعد مرة في قرارات مكان العمل.

عن الأشخاص والمكان معًا: كيف يؤثر مكتبنا وسياسة العمل الهجين لدينا في الإنتاجية والانخراط؟ كيف نجعل الأطراف المعنية تتفق على قرارات مكان العمل؟ كيف نشرك الموظفين معنا في الحديث عن تجربتهم في مكان العمل؟ هل يمكننا تقليص المساحة المكتبية لتحقيق هدف مالي دون الإضرار بالإنتاجية؟ كيف نخطط مساحة جديدة حول أهداف ثقافية تدعم الإنتاجية والاحتفاظ بالموظفين؟ هل تلائم مساحتنا الحالية ما يحتاجه الناس؟ هل نبقى في هذا المكتب أم ننتقل؟

عن الأشخاص: ما مشكلات المكتب الأحوج إلى التحسين؟ كيف نقيس انبعاثات ثاني أكسيد الكربون المرتبطة بالتنقل ونبلغ عنها لأغراض الحوكمة البيئية والاجتماعية؟ كيف تقارن تجربة مكان العمل لدينا بمؤسسات أخرى؟

عن المكان: كيف نخطط مكاتب تساعد على تحقيق أهداف الاستدامة؟ ما التجهيزات التي يحتاجها مخطط المساحة؟ كيف نخطط محفظة مكتبية لفرق في عدة دول؟

يحتاج كل سؤال إلى تركيبة خاصة من القياس لا إلى منتج واحد، ولهذا نبدأ من السؤال.

نعم. فسياسات المكتب والعمل الهجين تحدد مقدار الاستقلالية لدى الناس، وكيف يتعاونون، ومدى سلاسة يوم عملهم، وهذه من الأسباب التي تجعل الناس يبقون أو يغادرون.

في إحدى حالات عملاء Workplaced، استخدمت شركة خدمات مهنية تضم 500 موظف ويبلغ معدل دوران موظفيها السنوي 18% حل Dynamics لتحديد مواضع عدم التوافق بين التوقعات وتصميم المساحة وأنماط العمل الهجين. ثم تتناول الحالة سيناريو: لو انخفض معدل الدوران من 18% إلى 15%، لعنى ذلك 15 مغادرًا أقل سنويًا ونحو 2 مليون دولار من تكاليف الاستبدال، قبل احتساب أي مكسب في الإنتاجية. إنه سيناريو محسوب، ولا تُظهر الحالة أن معدل الدوران انخفض فعلًا.

نعم. فحين يكون الطلب الفعلي على المساحة وأنماط العمل وتجربة الموظف جنبًا إلى جنب، يمكنك اختبار ما إذا كان الانتقال ضروريًا حقًا.

وكثيرًا ما لا يكون كذلك. فتعديل أنماط العمل الهجين وإعادة تهيئة المساحة التي لديك أصلًا قد يلبيان حاجة الأعمال بتكلفة أقل وإرباك أقل. في إحدى الحالات، لمؤسسة تضم 1,200 موظف، افترضت القيادة أنها تحتاج إلى 13,500 م²؛ وقدّر التحليل الحاجة بـ 10,000 م²، أي أقل من 11,500 م² التي كانت لدى الشركة أصلًا.

بربط قرارات مكان العمل بنتائج يمكن عدّها: التكلفة والإنتاجية والاحتفاظ بالموظفين والتمكين والاستدامة وقيمة مكان العمل.

وعمليًا يعني ذلك قرارات تُتخذ بناءً على الأدلة، وتخطيط سيناريوهات مرفقًا بأرقام الأداء، ودراسة جدوى واضحة لكل تغيير. ولأن المنهجية نفسها تُستخدم قبل التغيير وبعده، يمكنك أيضًا أن ترى ما تغيّر: هل انخفضت الحجوزات الوهمية، وهل باتت جداول العمل الهجين أكثر ملاءمة، وهل تناسب المساحات الأنشطة التي تجري فيها. لا نعد بهذه النتائج مسبقًا. والقياس هو ما يبيّن ما إذا كانت قد تحققت.

بالترتيب الذي يجري به العمل: التحليل، ثم التهيئة، ثم الإدارة.

يُظهر التحليل كيف يعمل الناس وكيف تُستخدم المساحة، بـ Dynamics للأشخاص وOccupancy للمساحة. وتحدد التهيئة ما ينبغي تغييره. ففي Balance تضع الموارد البشرية والقيادة سياسة العمل الهجين التي تريدها وتحاكيها، وتقارن أثرها في الإنتاجية والاحتفاظ بالموظفين؛ ويحوّل Taxonomy هذا الخيار إلى مساحات العمل التي يحتاجها المكتب. أما الإدارة فهي Booking، الذي ينقل القرار إلى الممارسة اليومية. وPassport، الدليل الشخصي لمكان العمل الموجَّه إلى الموظف، جزء من Dynamics.

يمكن أن يعمل Balance انطلاقًا من الملفات الشخصية لبيئة العمل أو الشخصيات النموذجية أو الافتراضات. ومع بيانات Dynamics في الأساس، تبني الخطوات بعضها على بعض، وتنتهي الموارد البشرية والعقارات إلى العمل بالأرقام نفسها.

نعم، باستثناء Passport. يمكن شراء كل من Dynamics وOccupancy وBalance وTaxonomy وBooking بمفرده، أو الجمع بينها حين يتطلب القرار ذلك. لا يحتاج Booking إلى شيء آخر، ويمكن أن يبدأ Balance وTaxonomy من الشخصيات النموذجية أو الافتراضات قبل أي قياس. ويأتي Passport مع Dynamics دون سعر إضافي ولا يُباع بمفرده.

وحين تتصل، تتراكم قيمتها. فما يتعلمه Dynamics عن كيفية عمل الناس يغذي مقارنة السياسات في Balance وبرنامج المساحات في Taxonomy، وتصل أرقام المحجوز مقابل المستخدم من Booking إلى Occupancy عبر تكامل. وتعرض صفحة الأسعار سعر كل حل.

نسمّي ذلك Place Strategy: أي Dynamics وOccupancy وBalance وTaxonomy وBooking على نموذج بيانات واحد. وهو نهج، لا خطة أو باقة منفصلة.

تمنحك معًا أداء الأشخاص والمكان في رؤية واحدة، والحضور منمذجًا مقابل الطلب والعرض. وتستند استراتيجية العمل الهجين إلى الأدلة، ويستند مخطط المساحة إلى ما تحتاجه القوى العاملة فعلًا. وتتحقق الحلول من أرقام بعضها، وتصدر التوصيات تلقائيًا، ويمكن التعبير عن العائد من أي تغيير بالأرقام.

للمؤسسات التي تريد محركًا استراتيجيًا واحدًا متصلًا بدلًا من مجموعة أدوات منفصلة. فإن كان سؤالك محدودًا، فقد يكفيك حل واحد؛ وإن كان يمسّ الأشخاص والمساحة والسياسة في آن واحد، فإن النموذج المتصل يوفّر عليك التوفيق بين ثلاث مجموعات من الأرقام.

لا، ومعظمهم لا يرى معظمه أبدًا. يطلب Dynamics منهم إكمال ملف شخصي لبيئة العمل مرة واحدة. ولا يُشركهم Occupancy على الإطلاق. أما Balance وTaxonomy فموجَّهان للفرق التي تتخذ القرار.

Booking وPassport هما الحلان اللذان يستخدمهما الموظفون فعلًا.

Dynamics هو حل تجربة مكان العمل: جانب الأشخاص من التحليل، إلى جانب Occupancy للمساحة، وهو عادةً نقطة انطلاق الموارد البشرية. يُكمل كل موظف ملفًا شخصيًا لبيئة العمل. وتُظهر الملفات مجتمعةً كيف يعمل الناس (أين ومتى ومع من وعلى ماذا)، وما الذي يساعدهم وما الذي يعيقهم، ومدى ملاءمة مكان العمل لهم.

تُعرض النتائج بحسب المجموعة، مع المقارنات المرجعية والاتجاهات والمقارنة بين مجموعات البيانات. يخبرك Dynamics لماذا الطابق فارغ، لا أنه فارغ فحسب. ويحصل الموظفون الذين يشاركون على Passport الخاص بهم في المقابل.

بين 2 و20 دقيقة. يعتمد ذلك على حالة الاستخدام ومدى تكييفه مع المؤسسة: فيمكن أن يكون الملف قصيرًا أو متوسطًا أو شاملًا.

ثمانية مجالات: كيف يمكّن مكان العمل الإنتاجية والاحتفاظ بالموظفين، والانطباع العام، وتشخيص المكتب، والمواءمة الثقافية، وأثر التنقل، ودوافع العمل عن بُعد، وأنماط الأنشطة، وشبكات التعاون.

وتُقاس عبر الأنشطة بدلًا من دمجها في درجة رضا واحدة.

بالمعنى الدقيق، لا، ونفضّل أن نقول ذلك بوضوح. يخزّن Dynamics إجابات كل مشارك، لأن Passport يعيد إلى ذلك الشخص ملفه الخاص. ولا ترى المؤسسة النتائج إلا مجمّعة، على مستوى الفريق أو القسم أو الموقع، ويُحجب أي تقرير أو مرشّح أو تقاطع يضم أقل من خمسة موظفين. ويرى المسؤولون من أكمل الملف، لا ما أجاب به أي شخص.

وأي شيء على مستوى شخص واحد يحتاج إلى موافقة ذلك الشخص. يقيس Dynamics مكان العمل، لا الأشخاص.

لأنهم يحصلون على شيء في المقابل. فكل من يكمل ملفًا شخصيًا لبيئة العمل يتلقى Passport الخاص به. ويمكنهم الإجابة بالنقر أو بالصوت أو بالنص، بلغتهم، في دقيقتين فقط.

احتفظوا به. فاستبيان الانخراط يخبركم بما يشعر به الناس. أما Dynamics فيربط ذلك بمكان العمل وبالإنتاجية والاحتفاظ بالموظفين، ويبيّن ما ينبغي تغييره.

نعم. تختارون المكوّنات والطول والصيغة واللغة والبيانات الشخصية التي تُجمع.

الذكاء الاصطناعي يكتب التقارير. أما النتائج والتوصيات فتنبع من أطر منشورة (مبادئ 7Ps، وإطار القيم المتنافسة Competing Values Framework، والسمات الخمس الكبرى Big Five) ومن المقارنة المرجعية مع إجابات مؤسسات أخرى.

نعم. يوفّر Dynamics بيانات الأشخاص لـ Balance وTaxonomy، ويساعد على مواءمة Occupancy وBooking مع ما يفيد به الموظفون. وحين تعمل الحلول معًا، فهو أيضًا ما يجعل نمذجة السيناريوهات أدق.

Passport دليل شخصي لمكان العمل موجَّه إلى الموظف، ومشمول مع Dynamics دون سعر إضافي. يجمع بين كيفية عمل الشخص والسمات الخمس الكبرى وتفضيلاته الخاصة بشأن الضوضاء والإضاءة ودرجة الإحاطة التي يفضّلها، ثم يقدم نصائح شخصية عن المساحة التي تناسب كل مهمة. وهو ليس بطاقة دخول.

لا يراه إلا الفرد نفسه؛ ولا توجد واجهة للمدير. ويساعد كل شخص على أن يتبيّن بنفسه ما يناسبه، من أجل رفاهه وإنتاجيته، وهو ما يحصل عليه مقابل مشاركته. وهذا المقابل هو جوابنا عن إرهاق الاستبيانات.

لا. Passport دليل شخصي لمكان العمل ولا علاقة له بالتحكم في الدخول أو إدارة الزوار أو بطاقات فتح الأبواب.

إذا كنت بحاجة إلى نظام دخول للمبنى، فذلك نظام مختلف ولا نبيعه.

يقيس Occupancy استخدام المساحة: متى تُستخدم المكاتب وغرف الاجتماعات والمساحات الأخرى، ولأي نوع من الأنشطة. والجزء الثاني هو ما يفوته العدّ البسيط بين مشغول وشاغر. ويستخدم إحدى ثلاث طرق: دراسات الملاحظة، أو مستشعرات من أي مورّد أجهزة، أو تثليث Wi-Fi على أي نظام شبكة.

تُعرض النتائج على مخططات طوابقك أنت: خرائط حرارية ونسب استخدام وأنشطة بحسب نوع المساحة والسعة مقابل الطلب. وكل شيء يُقدَّم بمنهجية واحدة، ليمكن مقارنة هذا العام بالعام المقبل. وقد طُوِّرت المنهجية عام 1998 لصالح وزارة الشؤون الاقتصادية الهولندية، وخضعت للاختبار في مبانٍ حقيقية منذ ذلك الحين.

ذروة الاستخدام ومتوسطه، وكيفية استخدام المكاتب والغرف، وأنماط الحضور على مدار الأسبوع، والمقاعد المحجوزة التي تُترك فارغة، والمكاتب الوهمية، ومدى تناسب حجم كل مساحة مع الطلب. وتظهر النتائج خرائط حرارية على مخططات طوابقك، ويمكن جمعها على مستوى المحفظة العقارية بأكملها.

نعم، وكثير من المؤسسات تفعل ذلك. فجولة الملاحظة تؤكد ما تلتقطه المستشعرات، ويغطي Wi-Fi المباني التي لا مستشعرات فيها، ويُظهر سجل الحجوزات ما قصده الناس.

أما ما إذا كانت المصادر تتكامل بسلاسة فيعتمد على مستوى التفصيل والفترة المقيسة وكيف يعرّف كل مصدر المساحة. نتحقق من ذلك أثناء تحديد النطاق بدلًا من افتراضه.

مع Dynamics، يوضع الاستخدام المقيس مقابل ما يفيد به الموظفون عن أماكن عملهم وما يفعلونه فيها، ما يمنح مخطط المساحة وترتيبات العمل الهجين أساسًا أمتن. ومع Booking، يُظهر التحليل الطلب الحقيقي إلى جانب الحجوزات الوهمية والحجوزات غير المستخدمة.

المنهجية واحدة. ويكمن الفرق في من يدير المراقِبين الميدانيين، ويحدد تخطيطات مخططات الطوابق، ويحلّل التقارير.

ذاتي الإدارة: يتولى فريقك أو شريك المهام الثلاث في التطبيق، بعد أن تُشغّل Workplaced المنصة مقابل رسم تفعيل لمرة واحدة (يُسمّى أيضًا رسم الخدمة). مُدار من Workplaced: تتولى Workplaced المهام الثلاث وتسلّم التقرير.

فقط في النمط ذاتي الإدارة، حيث يجري فريقك أو شريك الجولات. أما في النمط المُدار فتتولى Workplaced تنفيذ جولات القياس أيضًا.

يجيبان عن سؤالين مختلفين. تمنح المستشعرات قراءات مستمرة لكل مساحة تُثبَّت فيها. أما تحليلات Wi-Fi فتستخلص نسب الاستخدام من نشاط الشبكة المجمّع، وتُظهر الأنماط على مستوى المبنى والطابق والمنطقة دون تثبيت أي شيء.

تنطلق تحليلات Wi-Fi من إشارات الأجهزة، وهي تُعدّ بيانات شخصية، ولذلك تحتاج عادةً إلى تقييم لأثر حماية البيانات (DPIA) وموافقة مجلس العمال. وتبقى التقارير على مستوى المبنى أو الطابق أو المنطقة ولا تُظهر أفرادًا؛ أما كيفية تعامل نظام الشريك مع معرّفات الأجهزة فتحددها الاتفاقية الخاصة بمبناك.

يوفّر شركاء خارجيون الأجهزة وبنية Wi-Fi ويتولون التركيب دائمًا. وتدير Workplaced أو الشركاء المستشعرات.

لا. يقول الإشغال ما إذا كانت المساحة قيد الاستخدام في لحظة ما. ولا يستطيع أن يقول ما إذا كان العمل قد سار على ما يرام.

مكتب عليه حقيبة مشغول ولا يدعم شيئًا. وترصد دراسات الملاحظة الأنشطة أيضًا، ويُظهر Dynamics كيف يختبر الموظفون مكان عملهم، ولذلك يُقرأ رقم الإشغال دائمًا إلى جانب أدلة عن الأشخاص.

نقيس جانب مكان العمل مباشرةً، ونعرف الباقي بالسؤال. يصف Occupancy كيفية استخدام المبنى. ويحدد Dynamics الأنماط والتفضيلات وأين يعمل الناس حين لا يكونون في المكتب.

ومن يحكم على نموذج تشغيل ببيانات المبنى وحدها ينظر إلى نصف الصورة.

ابدأ من القرار. قرار إيجار لمبنى واحد يتطلب دراسة ملاحظة قصيرة. والقياس المستمر عبر محفظة عقارية يشير إلى المستشعرات أو Wi-Fi. أما برنامج المساحات الذي يغذي وثيقة المتطلبات فيحتاج إلى معرفة الأنشطة، ودراسات الملاحظة هي التي ترصدها.

وعادةً ما تضيّق الميزانية والبنية التحتية القائمة لديك وما سيقبله مجلس العمال الخيارات أكثر.

Balance هو المكان الذي تضع فيه سياسة العمل الهجين وتقارن الأثر المرجّح لمختلف الخيارات في الإنتاجية والاحتفاظ بالموظفين. ينطلق من الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة وثقافتها، ويبيّن كيف يمكن لمكان العمل وأساليب العمل الهجين أن تدعم تلك الثقافة، بما في ذلك مقدار وقت المكتب الذي يناسب كل فريق.

تبني الموارد البشرية والقيادة ما تحتاج إليه من سيناريوهات للسياسة وتقارن بينها. وتُظهر أنماط التنقل (مرتبط بالمكتب، وهجين، وعن بُعد) والتوصيات لكل شخص وفريق وقسم وموقع من يحتاج إلى ماذا؛ ولا يُعرض أي شيء على مستوى الشخص إلا بموافقة ذلك الشخص. والمخرج الرئيسي هو مخاطر الاحتفاظ بالموظفين: حيث لا تتوافق الثقافة مع أساليب العمل الجديدة، ومن سيتأثر أكثر من غيره. والنتائج محسوبة وليست مضمونة.

يدعم Balance القرار لكنه لا يتخذه. فالقيادة تظل المالكة للسياسة والتشاور والإعلان.

مدخلات الموظفين من الملفات الشخصية لبيئة العمل في Dynamics، حين يعمل Balance إلى جانب Dynamics. أو افتراضات المؤسسة نفسها وشخصياتها النموذجية، حين يعمل بمفرده، وفي هذه الحالة لا يحتاج الموظفون إلى إكمال ملفات بيئة العمل أولًا. ويمكنك أيضًا الجمع بين الاثنين.

مقارنات بين السيناريوهات. ويمكن أن يتضمن كلٌّ منها نمذجة أعداد الموظفين، والسياسات لكل قسم، والنسب الموصى بها لوقت المكتب والمنزل ومساحات العمل المشتركة، وجداول عمل هجين مبنية حول أهدافك.

كما يُظهر الأثر المرجّح في الأداء. ويأخذ هذا التقدير في الحسبان أن الناس يختلفون فيما يحتاجون إليه من بيئتهم. ويشير إلى المواضع التي يتعارض فيها جدول ما مع الثقافة.

نعم. يمكن للمديرين تعديل الأنماط لتلائم قواعد العمل والاحتياجات التشغيلية. فالتوصية نقطة انطلاق، لا تعليمات.

Taxonomy هو حل تخطيط المساحات. يحدد مساحات العمل التي يحتاجها مكتب جديد أو قائم ليلائم أنشطة مستخدميه وتفضيلاتهم. ويضم أكثر من تسعين نوعًا من المساحات، لكل منها مساحتها وتكلفتها ودرجة إحاطتها وتجهيزاتها، ويبني المزيج من فرقك لا من قالب جاهز.

والمخرج برنامج مساحات بتكلفة مقدَّرة: توزيع المساحات، وميزانية للمساحة، وإرشادات للتقسيم والتجهيزات، ونسبة المشاركة (عدد أماكن العمل لكل موظف بدوام كامل، حيث تعني 1 مكان عمل واحدًا لكل موظف بدوام كامل). ويمكنك مقارنة السيناريوهات بهدف محدد قبل الالتزام.

استنتاجات Dynamics (أساليب العمل، والشخصيات النموذجية، وأنماط العمل الهجين)، وقياسات Occupancy، والجداول من Balance، حيثما توفرت لديك. ومن دونها يعمل على افتراضات المؤسسة نفسها وشخصياتها النموذجية، فلا يحتاج أحد إلى إكمال ملف شخصي لبيئة العمل قبل أن تبدأ.

مقارنات بين السيناريوهات. ويغطي كلٌّ منها التخطيط المستند إلى العمل الهجين ونمذجة أعداد الموظفين، وبيئات المكتب وعدد المكاتب لكل قسم، وتوصيات ميزانية المساحة المبنية على أهدافك.

كما يحدد نسب المساحات وتوزيعها، وتهيئة مناطق الفرق، والإرشادات والأحجام لكل بيئة، ويُظهر المواضع التي يتعارض فيها مخطط المساحة مع الثقافة.

لا. بل يمنح فرق التصميم استراتيجية قائمة على الأدلة ومجموعة من المتطلبات للتصميم بناءً عليها. وهو نقطة انطلاق للتصميم وإعداد الميزانية ومدخل لوثيقة المتطلبات، وليس مخطط طابق نهائيًا بصيغة CAD.

Booking هو نظام Workplaced لحجز مساحات العمل: المكاتب وغرف الاجتماعات ومساحات التعاون ومناطق المشاريع والمناطق المشتركة ومواقف السيارات. يختار الموظفون من مخطط الطابق أو يتركون باحث الغرف يقترح مساحة تلبي معاييرهم. ويمكنهم أيضًا تنسيق أيام المكتب مع زملائهم، والإجابة عن سؤال يومي قصير لقياس الانطباع، وتقديم طلبات المرافق. ويعمل كتطبيق ويب ويتكامل مع تقويمَي Microsoft وGoogle.

Booking أداة حجز لا دليل حضور، وليس فيه تقرير عن كل شخص للمديرين. وكل حجز هو أيضًا إشارة، فتبقى صورة الطلب التي تقوم عليها الاستراتيجية محدّثة بدلًا من أن تتقادم يوم تسليم الدراسة.

الحجوزات مقابل الاستخدام الفعلي، والحجوزات الوهمية، والحجوزات غير المستخدمة. وأنماط الطلب على المكاتب والغرف، وكيف تحجز الفرق. والعرض مقابل الطلب المتوقع، ومدى اتباع الحجوزات لجدول العمل الهجين.

نعم، يعمل Booking بمفرده بالكامل. وحين يُجمع مع الحلول الأخرى، يمكنه أيضًا أن يوصي بالمساحات تلقائيًا، بناءً على الملفات الشخصية لبيئة العمل التي يكملها الموظفون في Dynamics.

لا. يُظهر Booking ما ينوي الناس فعله، ويُظهر Occupancy ما يحدث فعلًا. ومن المقارنة بين الاثنين تظهر الحجوزات الوهمية.

تستغرق التهيئة الأولية عادةً من يوم واحد إلى خمسة أيام، بحسب الحلول التي تبدأ بها وحجم القوى العاملة. ثم تسير الدراسة وفق جدولها الزمني الخاص المتفق عليه في العرض.

بالقرار الذي تحاول اتخاذه، لا بمنتج. نعمل رجوعًا من هناك إلى ما يجب قياسه، ومن يجب أن يوافق، وأي البيانات موجودة بالفعل، وما النطاق الواقعي.

وما يخرج من ذلك توصية، تكون أحيانًا أصغر من الاستفسار.

تشغيل المنصة سريع: تستغرق التهيئة الأولية عادةً من يوم واحد إلى خمسة أيام. أما الدراسة فتستغرق وقتًا أطول، وتعتمد مدتها على المباني والمنهجية وعدد المشاركين، ولذلك لا ننشر متوسطًا. فتحديد النطاق يستغرق أسابيع لا أشهرًا، وتجري جولة الإشغال على مدى فترة قياس يُتفق عليها مسبقًا، ويُغلق Dynamics عند إغلاق نافذة الاستجابة.

نلتزم بالتواريخ لكل مشروع في العرض، ونفضّل أن نُحاسَب عليها لا على متوسط.

عادةً: من يملك القرار، والسؤال في جملة واحدة، والمباني أو الفرق المشمولة بالنطاق، ومخططات الطوابق أو جرد المساحات، وأي بيانات مكان عمل موجودة بالفعل، وخطة لإبلاغ الموظفين بما يجري، واتفاق على من يتحمل أي مسؤولية بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات.

نؤكد القائمة لكل مشروع قبل أن يبدأ أي شيء.

يعتمد ذلك على المنتج. يطلب Dynamics منهم إكمال ملف شخصي لبيئة العمل مرة واحدة. أما Occupancy فلا يُشركهم، وإن كان ينبغي إبلاغهم بأنه يجري. ويمنحهم Passport دليلًا شخصيًا لمكان العمل في المقابل.

ينبغي أن تكون المشاركة جديرة بوقتهم، وأن يعرفوا ما يُجمع، وفيمَ يُستخدم، وما يعود إليهم.

نعم. فهي مصممة للمؤسسات العاملة في عدة أسواق، ويمكن مقارنة النتائج بحسب الطابق أو المبنى أو الموقع أو على مستوى المحفظة بأكملها.

نعم، وقابلية المقارنة هي المقصد. اثنا عشر مبنى تُقاس باثنتي عشرة طريقة تمنحك اثنتي عشرة قصة؛ ومنهجية واحدة تمنحك ترتيبًا يمكنك التصرف بناءً عليه.

تختلف اللغة، وممارسات مكان العمل المحلية، وإجراءات مجلس العمال، وقواعد الخصوصية من سوق إلى آخر، ويتكيف التنفيذ معها.

التحليل ليس المخرج النهائي، بل القرار. وبحسب النطاق، يلي ذلك سيناريوهات، وسياسة عمل هجين، وبرنامج مساحات، ودعم خلال التصميم والتجهيز، ومساعدة الموظفين في مكان العمل الجديد، ثم القياس مجددًا بالمنهجية نفسها.

تلك الخطوة الأخيرة تحوّل لقطتين إلى اتجاه، والاتجاه إلى دراسة الجدوى التالية.

تحمل Workplaced Technologies Ltd شهادة ISO 27001 رقم 0202968، والمنصة متوافقة مع اللائحة العامة لحماية البيانات. والاستنتاجات المتعلقة بالموظفين مجمّعة، فترى المؤسسة مجموعات لا أفرادًا. وتعمل المنصة مع أي أجهزة استشعار وأي نظام Wi-Fi.

يقبل كل مستخدم للمنصة، سواء كان شركة أو موظفًا فردًا، اتفاقية ترخيص المستخدم النهائي قبل استخدام Workplaced. وتحيل الاتفاقية إلى سياسة الخصوصية وسياسة حماية البيانات واتفاقية معالجة البيانات. وتوافق الشركات أيضًا على شروطنا العامة.

يعتمد ذلك على المنتج، وكل منتج يوضح ما يخزّنه وما يعرضه.

تسجّل دراسات الملاحظة في Occupancy المساحات والأنشطة لا الأشخاص، فلا يوجد سجل فردي. أما Dynamics فيخزّن إجابات كل مشارك، لأن Passport يعيد إلى ذلك الشخص ملفه الخاص. ولا ترى المؤسسة تلك الإجابات إلا مجمّعة، على مستوى الفريق أو القسم أو الموقع، ويجب أن يضم كل تقرير أو مرشّح أو تقاطع خمسة موظفين على الأقل وإلا حُجب. ويرى المسؤولون من أكمل الملف، لا ما أجاب به. ولا يظهر Passport إلا للموظف نفسه ما لم يختر مشاركته. ويُظهر Booking للزملاء أين حجز شخص ما مكتبًا، لأن هذا هو الغرض من الحجز.

أما ما يُعالج، وعلى أي أساس، ومن يجوز له الاطلاع عليه، وكم يُحتفظ به، فيُحسم لكل مشروع قبل التنفيذ ويُدوَّن كتابةً.

ليس عبر Passport. فهو لك وحدك، ولا توجد له واجهة للمدير.

وحيثما يقدم منتج ما تقارير إلى المؤسسة، فإنه يقدم أنماطًا مجمّعة. وإذا كنت تقيّم هذا بصفتك مجلس عمال، فاطلب الإعدادات المحددة كتابةً بدلًا من الاعتماد على موقع إلكتروني. هذا هو الغرض من اتفاقية معالجة البيانات.

نصفها بأنها مجمّعة، لأنها الكلمة الدقيقة. فهي تنتج نسب الاستخدام لكل مبنى وطابق ومنطقة، وليست أداة لرصد فرد بعينه.

أما إلى أي مدى يمتد ذلك فيعتمد على الشبكة والإعدادات والعقد، ولذلك فالإجابة الخاصة بمبناك هي تلك الواردة في اتفاقيتك، لا الواردة في هذه الصفحة.

أنظمة الحجز، ومنصات المستشعرات، وبنية Wi-Fi التحتية، وأنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS)، ونمذجة معلومات البناء (BIM)، ومنصات IWMS أو CAFM، والأنظمة التي يستخدمها شركاؤنا في التصميم والاستشارات. ويتصل Booking نفسه ببيئات Microsoft (Outlook وExchange وMicrosoft Places)، وبـ Google Workspace، وبأدلة الموظفين وتسجيل الدخول الموحد.

أما ما هو ممكن في حالتك فيعتمد على النظام وواجهاته وصلاحياته وجودة بياناته. ونقيّم ذلك أثناء تحديد النطاق.

يُحسم ذلك في الاتفاقية بينك وبين Workplaced وأي شريك معني، إلى جانب الوصول والاستخدام المسموح به والاحتفاظ. إنها مسألة تعاقدية، والموقع الإلكتروني مكان غير مناسب للإجابة عنها بعبارات عامة.

لمشتريات المؤسسات الكبيرة: تحمل Workplaced Technologies Ltd شهادة ISO 27001 رقم 0202968، عبر Intertek بموجب اعتماد UKAS.

تُسلَّم الشهادة، وقائمة المعالجين الفرعيين، واتفاقية معالجة البيانات القياسية، وملخص اختبار الاختراق بعد التعاقد، في إطار السرية. هذه الوثائق موجودة ومحدّثة، لكنها غير منشورة على الويب المفتوح. اطلبها عبر نموذج التواصل.

بحسب الاستخدام. تدفع لكل موظف يكمل ملفًا شخصيًا لبيئة العمل، شهريًا، بتسعيرة متدرجة تنخفض مع ازدياد الأعداد، وتُفوتر سنويًا مقدمًا. ويُسعَّر Occupancy Observations بالطريقة نفسها لكل عنصر مقيس (0.09 دولار لكل عنصر عند 1,000 عنصر بعقد مدته سنتان). أما عمليات نشر Occupancy عبر Wi-Fi والمستشعرات فتُسعَّر عند الطلب، ويأتي القياس في الموقع مع عرض سعر أولي خلال 24 ساعة يبيّن ما إذا كان ذاتي الإدارة أم مُدارًا.

تعرض صفحة الأسعار الأسعار الحالية والحد الأدنى وخصم السنتين، وهي المصدر المعتمد. ويُستثنى Passport: فلا يُباع بمفرده ويأتي مع Dynamics دون رسوم إضافية. ابدأ من القرار الذي عليك اتخاذه واختر الحلول التي تجيب عنه.

يُتفق على النطاق والسعر لكل حالة على حدة. لا نقدم مشروعًا تجريبيًا مجانيًا: فالدراسة غير المدفوعة نادرًا ما تُخصَّص لها الموارد الكافية، وتعود بياناتها أضعف من أن يُبنى عليها قرار. ودراسة مدفوعة لمبنى واحد هي أصغر خطوة تستحق العناء.

بندين: الاشتراك، ورسم تفعيل لمرة واحدة لتشغيل بيئتك.

أما Occupancy فيُسعَّر بشكل منفصل. فـ Occupancy Observations اشتراك في المنصة بتسعيرة متدرجة لكل عنصر مقيس شهريًا (0.09 دولار لكل عنصر عند 1,000 عنصر بعقد مدته سنتان)، ويُسعَّر Wi-Fi والمستشعرات عند الطلب. ويأتي القياس في الموقع مع عرض سعر أولي خلال 24 ساعة. ويبيّن ما إذا كانت الدراسة ذاتية الإدارة (تُشغّل Workplaced المنصة وتدفع أنت رسم التفعيل، ويُسمّى أيضًا رسم الخدمة) أم مُدارة (تسلّم Workplaced الدراسة كاملة).

وكل ما يقدمه الشريك إلى جانب ذلك، مثل الطرح والعمل الاستشاري وبرنامج المساحات، يكون ضمن عرض الشريك لا عرضنا.

نعم، حيثما يخدم الجمع القرار. نفضّل أن نوصي بمنتجين يجيبان عن السؤال على أربعة تملأ صفحة.

لأن لا مؤسسة واحدة تغطي دورة حياة مكان العمل بأكملها، والتظاهر بغير ذلك يكلف العميل. يجلب الشركاء العمل الاستشاري والتنفيذ المحلي، والتصميم والبناء، والتكنولوجيا، والعلاقة مع العميل.

وتجلب Workplaced القياس والمنهجية والمنصة التي تجعل الباقي قابلًا للدفاع عنه.

ثلاثة بحسب الخبرة: خبراء المكان، وخبراء الأشخاص، وخبراء التكنولوجيا. واثنان بحسب النموذج التجاري: شركاء الاستشارات وشركاء الحلول.

ولكل منهم صفحة خاصة تبيّن أي مراحل دورة حياة التنفيذ يقودها، وأين نوفّر نحن البيانات والمنصة، وأين ينضم عادةً.

لا. فبرنامج الشركاء الذي ينافس قناته الخاصة لا يدوم. والمقصد أن تتنافس في العروض على الأدلة لا على العلاقات، وأن يصبح تقييم ما بعد الإشغال شيئًا يمكنك بيعه بدلًا من مجاملة تتحمل تكلفتها.

بحوار حول مدى الملاءمة: خبرتك وسوقك، والعملاء الذين تخدمهم بالفعل، وأين تضيف قدرتنا شيئًا، ومن يقود ماذا، وفرصة أولى ملموسة بما يكفي لاختبار النموذج عليها.

هذا هو الغرض من نموذجي الحلول والاستشارات. أي المنتجات، وتحت أي علامة تجارية، ومن يملك العلاقة مع العميل، ومن يتحمل أي مسؤولية، كلها يُتفق عليها قبل بدء المشروع المشترك لا أثناءه.

لا ننشر تغطية الشركاء بحسب البلد أو القطاع، لأن تسمية الشركاء لكل سوق تخلق تضاربًا بين القنوات. بدلًا من ذلك نوجّه الاستفسار: أخبرنا أين أنت وما تحتاج إليه، وسنعرّفك بالشريك المناسب.

استحوذت Workplaced على IFMEC Academy. تأسست IFMEC في عام 1994 على عمل بدأه Leo Laanen في عام 1986، وموضوعها المباني والأشخاص والخدمات، وهو المجال الذي تتحول فيه استراتيجية مكان العمل إلى ممارسة تشغيلية.

يستمر Leo Laanen رئيسًا تنفيذيًا. وينضم Bram Aarntzen مديرًا للدورات، وHans van Wuijckhuijse مديرًا للاستراتيجية والبحوث، وينضم Asaël Akkerman إلى إدارة IFMEC. وينضم البروفيسور Nick Nunnington إلى المجلس الاستشاري لـ IFMEC.

لا. تبقى Workplaced في مجال ذكاء مكان العمل والاستراتيجية والمنتجات والبيانات. وتضيف IFMEC التعليم المهني، وهو عمل مختلف بتاريخ مختلف.

تدير IFMEC التعليم: المؤهلات، والدروس المتقدمة، وبرامج ما بعد البكالوريوس والماجستير وماجستير إدارة الأعمال، وتصدرها IFMEC عبر ifmecacademy.com. وتجلب Workplaced المنصة والتكنولوجيا والانتشار وراء المرحلة التالية منه.

لا تمنح Workplaced أي شهادة ولا تعتمد أي شيء.

لا، ولن نقدمها على أنها كذلك. استحوذت Workplaced على IFMEC Academy. وBram Aarntzen وAsaël Akkerman موظفان لدى Workplaced وعضوان في فريق إدارة IFMEC، وهذا أمر معلن.

أما السلطة الأكاديمية وراء المنهجية فتستند إلى Nick Nunnington شخصيًا وإلى هيئة امتحان خارجية، لا إلى IFMEC كمؤسسة.

في صفحة الأكاديمية هنا، وعلى ifmecacademy.com للمؤهلات نفسها. أما مجال المعرفة فيقع على thefmatlas.com.