لمديري المرافق
واءم الخدمات والقاعات مع الطريقة التي يُستخدم بها المبنى فعليًا
كثيرًا ما يُتفق على التنظيف والضيافة وقاعات الاجتماعات على أساس إشغال خمسة أيام في الأسبوع. ومع الاستخدام لكل مساحة ولكل ساعة، ومع المحجوز إلى جانب المستخدم، ترى أين يتباعد الطلب والعرض ومتى تقع الذروات.
من الشكاوى إلى خدمات تتبع الاستخدام الفعلي
أين أنت
عقد خدمات أو تغيير في أحد الطوابق على الأبواب
- خدمات متعاقد عليها لخمسة أيام كاملة
- ذروات لا تسمع عنها إلا في صورة شكاوى
- قاعات محجوزة وغير مستخدمة
كيف تعمل الحلول معًا
- Occupancyالتحليلالاستخدام لكل مساحة ولكل ساعة، بالملاحظة أو المستشعرات أو Wi-Fi، بأسلوب يُختار لكل مبنى.
- Bookingالإدارةما حُجز؛ ومع إضافة Occupancy، المحجوز إلى جانب المستخدم ومعدل عدم الحضور لكل نوع من المساحات.
- Dynamicsالتحليللماذا يُتجنب طابق ما: ما تحتاجه الفرق من حيث الصوت والإضاءة والانغلاق، لكل فريق.
ما الذي يمكن أن يحدث
خدمات وقاعات مطابقة للطريقة التي يُستخدم بها المبنى
- تنظيف وضيافة وقاعات بحجم يناسب الطلب والذروات
- أرقام استخدام يمكنك عرضها على المورّد
- تمييز مشكلة في المساحة عن مشكلة في الخدمة
بعد اثني عشر شهرًا، قارن المبنى بهدفه وقِس مرة أخرى.
هل يبدو هذا مألوفًا؟
ما يعترض طريقك
- تنظيف وضيافة وقاعات متعاقد عليها لخمسة أيام كاملة
- قاعات محجوزة وغير مستخدمة، وحالات عدم حضور لا تراها
- ذروات لا تسمع عنها إلا في صورة شكاوى
- أدوات حجز لا يحدّثها أحد
- عقود خدمات يُعاد التفاوض عليها دون أرقام استخدام
متى يُطرح الأمر
- عقد خدمات يحين موعد تجديده
- شكاوى من أيام مزدحمة أو طوابق فارغة
- اعتماد المكاتب المشتركة أو نظام للحجز
- تغيير في أيام المكتب أو في سياسة العمل الهجين
- افتتاح طابق أو إغلاقه أو إعادة تصميمه
ثلاث نتائج للمرافق
الاستخدام لكل مساحة ولكل ساعة
يقيس Occupancy الذروة والمتوسط والتكرار لكل طابق ونوع من المساحات، ومع الملاحظة، الأنشطة التي تجري فيها. وهذا يمنحك أساسًا للنقاش حول وتيرة التنظيف وكميات الضيافة وعدد قاعات الاجتماعات.
المحجوز إلى جانب المستخدم
يُظهر Booking ما حُجز. ومع إضافة قياسات Occupancy عبر التكامل، تقارن ذلك بما استُخدم فعليًا وترى معدل عدم الحضور لكل نوع من المساحات.
السبب وراء تجنّب طابق ما
يُظهر Dynamics لكل فريق ما يحتاجه من المساحة، مثل الصوت والإضاءة والانغلاق. وهذا يخبرك ما إذا كانت مشكلة الطابق في المساحة أم في الخدمة.
كيف تسير الأمور من موقعك
المبنى يُدار على وقع الشكاوى
طابق يُعاد تسليمه، أو قاعات «ممتلئة دائمًا»، أو عقد خدمات يحين تجديده والحجم فيه مجرد تخمين. يتصل بنا معظم مديري المرافق لأول مرة عند هذه النقطة، وعادةً ما يكون اجتماع مع المورّد مدرجًا في جدولهم بالفعل.
تحقق مما هو معروف بالفعل
بعض المباني قيست من قبل. وحيث يوجد خط أساس، تُحدَّد الخطوة التالية على أساسه بدلًا من التخمين؛ وحيث لا يوجد، فإن المسح السريع للاستخدام الحالي هو أرخص طريقة للحصول عليه.
اختر الأسلوب لكل مبنى، لا للمحفظة كلها
تختلف الملاحظة والمستشعرات وWi-Fi في الموازنة بين الدقة والتكلفة ومستوى التعرض للخصوصية. ويُختار الأسلوب لكل مبنى، ويُتفق على موقف الخصوصية مع مجلس العمال قبل تركيب أي شيء، وتُكتب المواصفات وفق الأسلوب، لا العكس.
نموذج مساحات واحد بدلًا من أربعة مصادر بيانات
تُوفَّق إشارات المستشعرات وWi-Fi والحجز والتقويم مع تعريف واحد للمساحة. وهنا عادةً ما تنهار عمليات النشر متعددة المورّدين، وهو الجزء الذي يتولاه شريكك التقني والمنصة معًا.
أدِر المبنى على الطلب الحي
الاستخدام لكل ساعة، وتكرار الذروة، والمحجوز مقابل المستخدم، ومعدل عدم الحضور لكل نوع من القاعات، تُعرض لكل طابق ولكل فريق، لا لكل شخص أبدًا. وتتبع العقود وتوفير القاعات ووتيرة التنظيف وفتح الطوابق الرقم، وهو رقم يمكنك عرضه على المورّد.
أبلغ مقابل دراسة الجدوى، وقِس مجددًا
بعد اثني عشر شهرًا، يُقارن المبنى بالهدف الذي قيس من أجله. فمبنى واحد قيس جيدًا هو الحجة للمباني الأحد عشر التالية، وللعقد الذي ستعيد التفاوض عليه بعد ذلك.
منتجات تناسب المرافق
ما الذي توصلت إليه مؤسسات أخرى
شركة تقنية تضم 1,200 موظف
Occupancyتجنّب تكاليف توسع سنوية تقارب 1.2 مليون دولار
إثبات أن بيئة العمل القائمة تملك طاقة استيعابية كافية
- التحدي
- كانت الشركة تستعد لاستئجار مساحة مكتبية إضافية لدعم نموها المستقبلي.
- ما توصلنا إليه
- أظهرت بيانات الإشغال حجم ما يُستخدم فعليًا من بيئة العمل القائمة، وكشفت عن طاقة فائضة كافية لاستيعاب عدد الموظفين المتوقع.
- الأثر
- تجنبت المؤسسة التوسع المخطط له، ووفّرت نحو 1.2 مليون دولار سنويًا من تكاليف العقارات الإضافية.
مؤسسة هجينة تضم 600 موظف
Bookingانخفاض عدم الحضور من 18% إلى 10% · ارتفاع الاستخدام إلى 60%
تحويل الحجوزات إلى استخدام أفضل للمساحات
- التحدي
- كانت المكاتب وقاعات الاجتماعات تُحجز كثيرًا ثم تبقى دون استخدام، ما قلّل الإتاحة وصعّب تنسيق أيام المكتب.
- ما قمنا به
- جمعنا بين نشاط الحجز وبيانات المستشعرات وإنترنت الأشياء والملاحظة في Occupancy لمقارنة الحجوزات بالاستخدام الفعلي للمساحات.
- الأثر
- انخفض عدم الحضور من 18% إلى 10%، وارتفع الاستخدام من 52% إلى 60%، ما أتاح نحو 120 حجزًا إضافيًا كل أسبوع دون إضافة أي مساحة.
شركة خدمات مهنية تضم 500 موظف
Dynamicsانخفاض دوران الموظفين من 18% إلى 15% · قيمة سنوية محتملة تقارب 900 ألف دولار
فهم ما كان يدفع الموظفين إلى المغادرة
- التحدي
- بلغ معدل دوران الموظفين 18%، لكن القيادة لم تستطع تحديد ما إذا كانت الثقافة أو بيئة العمل أو العمل الهجين هي ما يدفع الموظفين إلى المغادرة.
- ما توصلنا إليه
- كشف التحليل عن مشكلات تتعلق بالاستقلالية والراحة والخصوصية وتنسيق العمل الهجين وقاعات الاجتماعات وتجربة الموظفين الجدد.
- الأثر
- أدت معالجة المشكلات الأعلى أثرًا إلى خفض دوران الموظفين إلى 15%، ما قلّل تكاليف الاستبدال بشكل ملحوظ مع تحسين تجربة الموظفين.
ناقش مبناك
محادثة مدتها 45 دقيقة. تتلقى ردًا خلال يوم عمل واحد وملخصًا مكتوبًا قصيرًا بعدها. صِف في طلبك المبنى والفترة والعقد أو القرار الذي تحتاج إلى بيانات من أجله.