الطرق المختلفة لقياس الإشغال في مكان العمل

مع استمرار العمل الهجين في إعادة تشكيل مكان العمل، تسعى المؤسسات أكثر فأكثر إلى فهم كيفية استخدام مكاتبها فعليًا. وأصبح قياس الإشغال من أكثر الموضوعات تداولًا في استراتيجية مكان العمل والعقارات وإدارة المرافق، لكن بيانات الإشغال ليست كلها متساوية.

فقياس ما إذا كان مكتب أو غرفة مشغولًا في لحظة ما ليس إلا جزءًا من الصورة. والسؤال الأهم في الغالب هو: لماذا تُستخدم المساحات على هذا النحو، وما السلوكيات التي تجري فيها، وهل يدعم مكان العمل أداء المؤسسة بفاعلية.

تستخدم المؤسسات اليوم عدة طرق مختلفة لقياس الإشغال في مكان العمل، ولكل منها نقاط قوتها وحدودها وتكاليفها ومستوى الفهم الذي تتيحه.

دراسات الملاحظة

تظل دراسات الملاحظة من أقدم طرق قياس مكان العمل (ولا تزال من أكثرها فاعلية). ففي هذا النهج، يتجول ملاحظون مدرَّبون في مكان العمل على فترات محددة ويسجلون يدويًا كيفية استخدام المساحات.

ويمكن أن يشمل ذلك:

• إشغال المكاتب
• استخدام غرف الاجتماعات
• أنماط التعاون
• أنواع أنشطة العمل
• التفاعلات داخل الفرق
• ملاءمة المساحات
• ملاحظات سلوكية
• ملاحظات بيئية

وعلى خلاف التقنيات الكمية البحتة، تقدم دراسات الملاحظة السياق. فقد يشير مستشعر إلى أن غرفة اجتماعات مشغولة، لكن الملاحظ يستطيع أن يحدد ما إذا كانت الغرفة تُستخدم للعمل المركّز أو للتعاون أو للتفاعل الاجتماعي، أو ما إذا كانت المساحة مكتظة أو قليلة الاستخدام.

غير أن رصد الإشغال المستمر في الوقت الفعلي ليس ضروريًا فعلًا لكثير من المؤسسات في قراراتها الاستراتيجية بشأن مكان العمل.

الاستشعار العميق عبر Wi-Fi

يستخدم الاستشعار العميق عبر Wi-Fi إشارات الترددات الراديوية من البنية التحتية لشبكة Wi-Fi المؤسسية لاكتشاف الوجود البشري والحركة. فبدلًا من الاعتماد على الأجهزة المتصلة وحدها، تحلل هذه التقنية الاضطرابات والانعكاسات في إشارات Wi-Fi الناتجة عن حركة الأجسام البشرية في المكان.

ويمكن لهذه الفئة الأحدث من الاستشعار أن تحدد:

• الوجود
• الحركة
• الكثافة
• أنماط التنقل
• أنماط التنفس
• بل وفي بعض الاستخدامات المتقدمة، معدل ضربات القلب والحركات الدقيقة

ولأن هذه التقنية كثيرًا ما تستفيد من البنية التحتية القائمة لشبكة Wi-Fi المؤسسية، فإن تكاليف نشرها أصبحت أقل بكثير من عمليات تركيب المستشعرات التقليدية واسعة النطاق. ومع نضج التقنية، يتزايد النظر إليها بوصفها بديلًا قابلًا للتوسع وفعالًا نسبيًا من حيث التكلفة لأجهزة الإشغال المخصصة.

ورغم أنه واعد، فإن الاستشعار العميق عبر Wi-Fi لا يزال يقيس أساسًا الوجود والحركة، لا الغرض من استخدام مكان العمل، ولا جودة التعاون، ولا الفاعلية السلوكية.

التثليث عبر Wi-Fi

يقدّر التثليث عبر Wi-Fi الإشغال من خلال تحديد مواقع الأجهزة المتصلة، مثل الهواتف الذكية والحواسيب المحمولة، عبر إشارات نقاط الوصول. وبقياس قوة الإشارة عبر عدة نقاط وصول، يمكن للمؤسسات تقدير أماكن وجود الأشخاص داخل المكتب.

وقد انتشرت هذه الطريقة لأن مؤسسات كثيرة تشغّل أصلًا شبكات Wi-Fi مؤسسية.

يكون التثليث عبر Wi-Fi عمومًا أنفع في تحديد اتجاهات الإشغال على المستوى الكلي منه في اتخاذ قرارات تفصيلية في استراتيجية مكان العمل.

تقنيات منارات Bluetooth

تستخدم بعض المؤسسات أيضًا تقنيات منارات Bluetooth لتحديد المواقع داخل المباني ولتحليلات الإشغال. وفي هذه الترتيبات، تتفاعل الأجهزة المحمولة مع منارات مثبتة لتقدير القرب وأنماط الحركة داخل مكان العمل.

وكثيرًا ما تُستخدم أنظمة المنارات في:

• الملاحة داخل المباني
• إرشاد الموظفين إلى وجهاتهم
• خدمات مكان العمل القائمة على الموقع
• تقدير الإشغال

ورغم فائدتها في بعض تجارب مكان العمل، فإن تقنيات المنارات أقل فاعلية عمومًا بوصفها حلولًا مستقلة لقياس الإشغال.

مستشعرات الإشغال القائمة على إنترنت الأشياء

تُعدّ مستشعرات الإشغال القائمة على إنترنت الأشياء من أكثر تقنيات قياس مكان العمل انتشارًا اليوم. ويمكن أن تشمل:

• مستشعرات المكاتب
• مستشعرات الحركة
• مستشعرات الأشعة تحت الحمراء
• المستشعرات الحرارية
• أجهزة عدّ الأشخاص
• المستشعرات البيئية

وتُركَّب عادةً في أرجاء مكان العمل لرصد الإشغال والاستخدام بشكل مستمر.

وبالنسبة إلى المؤسسات التي تركز أساسًا على فهم استراتيجي لمكان العمل لا على الأتمتة التشغيلية، قد يصعب أحيانًا تبرير نسبة التكلفة إلى القيمة.

كاميرات المراقبة والرؤية الحاسوبية

تستخدم أنظمة الرؤية الحاسوبية كاميرات مقرونة بنماذج ذكاء اصطناعي لتقدير الإشغال والحركة والسلوك المكاني.

ويمكن لهذه الأنظمة أن توفر:

• تحليلات حركة المرور البشري
• خرائط حرارية للكثافة
• تحليل الطوابير
• رسم خرائط التعاون
• تتبّع الحركة
• تحليلات استخدام المساحة

وفي بيئات مكان العمل، كثيرًا ما تصبح الخصوصية وانطباع الموظفين عوائق كبيرة أمام تبنيها.

بيانات حجز مساحات العمل

توفر منصات حجز مساحات العمل طبقة مهمة أخرى لفهم مكان العمل. فأنظمة حجز المكاتب وغرف الاجتماعات تولّد بيانات عن أنماط الاستخدام المقصودة لمكان العمل.

ويمكن لهذه البيانات أن تكشف:

• اتجاهات الطلب
• أيام ذروة الحضور
• سلوك التنسيق داخل الفرق
• المناطق والأحياء المفضلة
• الطلب على غرف الاجتماعات

غير أنه لا ينبغي التعامل مع بيانات الحجز على أنها بيانات إشغال فعلية. فالمكتب المحجوز لا يعني بالضرورة أن أحدًا حضر إلى المكتب، وما زال كثير من الموظفين يستخدمون المساحات دون حجزها رسميًا.

تعطي بيانات الحجز أفضل النتائج حين تُجمع مع طرق أخرى لقياس الإشغال.

إذن أي الطرق هي الأفضل؟

تعتمد الطريقة المناسبة لقياس الإشغال في نهاية المطاف على الهدف.

إذا كان الهدف:

• الأتمتة التشغيلية
• معرفة توفر المساحات لحظيًا
• تحسين التنظيف
• أو إدارة المبنى في الوقت الفعلي

فقد تكون المستشعرات أو الأنظمة القائمة على Wi-Fi مناسبة.

أما إذا كان الهدف استراتيجية مكان العمل، أي فهم كيف يعمل الناس ويتعاونون ويتفاعلون مع المساحات، وما إذا كان مكان العمل يدعم أداء المؤسسة بفاعلية، فإن دراسات الملاحظة تظل من أكثر الأساليب المتاحة فاعلية.

فدراسات الملاحظة تقدم شيئًا لا تزال تقنيات كثيرة تجد صعوبة في رصده: السياق السلوكي.

وهي أيضًا:

• أقل تكلفة بكثير
• أسهل في النشر
• أقل تدخلًا
• ولا تتطلب تركيب أجهزة أو عمليات تكامل معقدة

والأهم من ذلك أن رصد الإشغال المستمر في الوقت الفعلي كثيرًا ما يكون غير ضروري للقرارات الاستراتيجية بشأن مكان العمل. فأنماط مكان العمل تستقر عمومًا مع مرور الوقت، ما يعني أن المؤسسات تستطيع الحصول على فهم موثوق جدًا من خلال القياس الدوري بدلًا من الرصد الدائم.

وفي حالات كثيرة، يكفي إجراء دراسة ملاحظة محكمة التصميم لمدة أسبوعين كل ستة أشهر، بل ويزيد، من أجل:

• تحديد اتجاهات الاستخدام
• فهم الأنماط السلوكية
• التحقق من التغييرات في مكان العمل
• دعم القرارات العقارية الكبرى

وفي الوقت نفسه، فإن أحد أكبر التحديات التي تواجهها المؤسسات اليوم ليس نقص بيانات الإشغال، بل تشتت بيانات مكان العمل بين أنظمة وتقنيات متعددة. فقد تستخدم مؤسسات مختلفة دراسات الملاحظة وتحليلات Wi-Fi ومستشعرات إنترنت الأشياء ومنصات الحجز واستبيانات تجربة الموظف في آن واحد، ومع ذلك نادرًا ما تُربط هذه المجموعات من البيانات في إطار واحد لاتخاذ القرار.