انطلاقًا من إعادة تصور للكتاب الجامعي المعتمد عالميًا الذي شارك في تأليفه الشريك المؤسس لدينا Nick Nunnington1، بنينا جزءًا كبيرًا من تفكيرنا في Workplaced على مفهوم المواءمة المثلى بين الأشخاص والمكان، إلى جانب العمليات والنموذج المرجعي والكوكب، لتحقيق الأداء والإنتاجية.

ولكن ماذا يعني ذلك؟

نؤمن، ولدينا أدلة وافرة تدعم هذه الحجة، بأن الأداء والإنتاجية يتحرران حين يتوافق الموظفون (الأشخاص) شخصيًا مع مكان عملهم (المكان) بما يدعم ما يقومون به (العمليات)، ضمن سياق النموذج المرجعي لمؤسستهم (الثقافة) وسياساتها في الحوكمة البيئية والاجتماعية والمؤسسية (الكوكب).

وحين تتحقق هذه المواءمة، فإن الأرقام تتحدث عن نفسها. ونعرض هنا بعض الأدلة ودراسات الحالة التي تدعم رأينا.

الأداء والإنتاجية: ما الفرق؟

علينا أولًا أن نميّز ما نعنيه بالأداء والإنتاجية. فالأداء هو مصطلحنا لمؤشرات الأداء الرئيسية الأكثر ملموسية (والقابلة للقياس) التي يمكن تطبيقها على مكان العمل، مثل معدلات الإشغال، والمساحة أو التكلفة لكل موظف، ومعدلات دوران الموظفين، والرضا والأداء الفرديين.

أما الإنتاجية، وإن كثيرًا ما يُشار إليها بوصفها «الكأس المقدسة» لاستراتيجية مكان العمل، فهي مفهوم أكثر جماعية ومراوغة وأصعب قياسًا. فالإنتاجية تقيس المخرجات مقارنةً بالمدخلات. وتُعدّ بالغة الأهمية لأن أثر تحسين الإنتاجية، وفقًا لدراسة حالة مبسطة مأخوذة في الأصل من Harvard Business Review ومستخدمة في الكتاب نفسه [المرجع السابق]، أعلى بكثير من أثر خفض التكاليف. ففي دراسة الحالة المبسطة هذه، يؤدي خفض تكاليف العقارات بنسبة 10% إلى تحسن الربحية بنسبة 9%. أما إذا اقترنت زيادة في الإنتاجية (المخرجات) بنسبة 10% بخفض في التكاليف (المدخلات) بنسبة 10%، فالنتيجة زيادة هائلة في الربحية بنسبة 59%.

ثبت أن التدخلات القائمة على مكان العمل تحسّن الإنتاجية، لكنها كثيرًا ما تُقاس بمعزل عن غيرها، لجوانب محددة من توفير مكان العمل. ومن الأمثلة:

  • دراسة أُجريت عام 2003 على مركز اتصال في كاليفورنيا2 وجدت أن الإضاءة الطبيعية والإطلالات يمكن أن تحسّن أداء المكالمات بنسبة تتراوح بين 6 و12 في المئة.
  • وفي دراسة ذات صلة على موظفي مكاتب حكومة صاحبة الجلالة البريطانية، سُجلت تحسينات تتراوح بين 10 و25 في المئة في اختبارات الوظائف الذهنية واسترجاع الذاكرة.
  • وجدت Steelcase3 أن المستويات المرتفعة من الانخراط ترتبط بإمكانية اختيار بيئة العمل، وهو ما أكدته دراسة لـ Leesman4 حدّدت غياب الخيار في بيئات العمل القائم على الأنشطة، لدى من تتنوع مهامهم كثيرًا، بوصفه عائقًا أمام الإنتاجية المُدرَكة.
  • ووجدت Steelcase أيضًا أن الضوضاء والمشتتات أثناء التركيز على مهمة محددة تستغرق في المتوسط 23 دقيقة للعودة إلى التدفق الذهني نفسه، وتؤدي إلى انخفاض يصل إلى 15 نقطة في معدل الذكاء لدى الرجال و5 نقاط لدى النساء.
  • ووجد British Council for Offices5 في اختبارات تجريبية أن جودة الهواء، ولا سيما مستويات ثاني أكسيد الكربون ودرجة الحرارة، تؤثر في الأداء الذهني؛ إذ انخفضت نتائج الاختبارات مثلًا من 84 إلى 94 في ظروف الهواء الجيد إلى 65 إلى 85 حين تجاوز ثاني أكسيد الكربون 1000 جزء في المليون.

وبالعودة إلى خفض التكاليف، ينبغي أن يكون تحقيق خفض بنسبة 10% في تكاليف العقارات سهلًا نسبيًا حين يتراوح إشغال المكاتب عالميًا حول 40 إلى 50%، بحسب الدراسة والمنطقة من العالم التي تنظر إليها. وفي مثال بارز هو HSBC، الذي انتقل من Canary Wharf إلى مساحة أقل بنسبة 50%، يُفترض أن يكون خفض التكاليف بنسبة 10% قابلًا للتحقيق، حتى مع الاتجاه نحو مساحات أفضل وأغلى ومزودة بمرافق أكثر لجذب الموظفين للعودة إلى المكتب. فالمساحة الأقل لا تعني إيجارًا ورسوم خدمات وضرائب عقارية أقل فحسب، بل تعني أيضًا تكاليف أقل للتدفئة والتبريد والتنظيف والخدمات الأخرى، وبالطبع انبعاثات أقل من ثاني أكسيد الكربون.

ومع دمج المكاتب، كما في انتقال CBRE في طوكيو الذي تناوله Nick بالتفصيل في كتابه: انخفضت المساحة بنسبة 18% بدمج 5 مبانٍ في مبنى واحد، ومع ذلك ارتفع عدد المقاعد (أماكن العمل) من 400 إلى 600، وتحسّن رضا الموظفين وتعاونهم وانخراطهم، ومن ثم إنتاجيتهم.

والسر هنا هو استخدام أي استراتيجية لخفض التكاليف أو الدمج لدراسة الصورة الأوسع أيضًا، وبحث كيف يمكن للمواءمة بين الأشخاص والمكان، المستنيرة ببيانات متمحورة حول الإنسان ومن خلال فهم ما يقومون به (العمليات)، أن تحقق خفض التكاليف وتحسّن رضا الموظفين وانخراطهم والاحتفاظ بهم وإبداعهم في آن واحد، ومن ثم الإنتاجية الجماعية.

وبقراءة بيانات CBRE6، فإن كفاءة تخطيط المساحات، المدفوعة إلى حد كبير باتساع اعتماد العمل القائم على الأنشطة، رفعت معدلات إشغال المكاتب عالميًا بنحو 20% منذ عام 2020 حتى اليوم، ما مكّن غالبية المشاركين في دراستها المرجعية من تقليص حجم محافظهم العقارية بنسبة تصل إلى 30%. ومع ذلك، ورغم هذا التقليص الواسع وارتفاع معدلات الإشغال، تشير CBRE إلى أن 64% من المساحات المكتبية في العالم لا تزال غير مستغلة بالقدر الكافي.

تمتلك Workplaced الأدوات اللازمة لا لتحديد ضعف الاستغلال فحسب، بل لتقديم حلول لتقليص حجم المحفظة العقارية، بما يرفع لا كفاءة المساحة فحسب بل فاعليتها أيضًا، من خلال المواءمة القائمة على البيانات بين ما يفعله الأشخاص، ومتى وأين، في النوع المناسب من المساحة والمكان.

وبالعودة إلى مقاييس الإنتاجية الأصعب، فقد أظهرت تجربة Hawthorne الشهيرة منذ عام 1924 أن التحسينات القابلة للقياس في الإنتاجية ليست دائمًا كما تبدو. ففي ظروف مضبوطة، رُبط انخفاض الوقت اللازم لتجميع المكونات مع عيوب أقل بتحسين الإضاءة. لكن بعد إزالة الإضاءة المحسّنة، ظلت الإنتاجية على تحسنها، وتبيّن لاحقًا أن النتائج تعود إلى الاستجابة العاطفية للموظفين الذين شعروا بالتقدير بقدر ما تعود إلى التحسين التقني في الإضاءة.

وفي العمل المعرفي، يصعب قياس الإبداع وتوليد الأفكار والتعاون الإيجابي، ولذلك اعتمد القياس حتمًا على مقاييس قائمة على الانطباع، مثل مؤشر Leesman، للدلالة على شعور المستجيبين تجاه رضاهم وأدائهم وإنتاجيتهم، وغالبًا بعد شكل من أشكال التدخل في العقارات المؤسسية.

انخراط الموظفين

يُعدّ انخراط الموظفين من أكثر مجالات الإنتاجية إشكالية، وقد ظل عند مستويات متدنية جدًا لسنوات طويلة، إذ يشير استبيان Gallup7 في الولايات المتحدة بإصرار إلى مستويات منخفضة من الانخراط منذ سنوات. ففي عام 2013 مثلًا، لم يتجاوز الانخراط في الولايات المتحدة 30%، ولم يرتفع في عام 2023 إلا إلى 33%، بينما كان المتوسط العالمي متدنيًا عند 23%.

الانخراط مسألة معقدة تتداخل فيها عوامل مؤسسية كثيرة مثل القيادة والثقافة والرؤية والمكافآت والتقدير، وبصورة متزايدة سياسات الحوكمة البيئية والاجتماعية والمؤسسية. لكنه في سياق مكان العمل يتمحور عادةً حول الانخراط الذهني، سواء في العمل المركّز أو في التعاون والإبداع. وقد وجدت دراسة عالمية أجرتها Gensler عام 2013 أن عاملًا واحدًا فقط من كل أربعة يفيد بأنه يعمل في بيئة عمل مثالية، وأن أكثر من النصف يفيدون بأن الآخرين يزعجونهم حين يحاولون التركيز. وقد تناولنا أعلاه أثر الضوضاء وغيرها من المشتتات على التركيز، لكن دراسة في أفريقيا8 وجدت أيضًا أن زيادة قدرها 10 ديسيبل خفّضت الإنتاجية بنحو 5%، ووفقًا لتقرير صادر عام 2015 عن World Green Building Council (WGBC)، يمكن أن تؤدي الضوضاء الخلفية إلى انخفاض في الإنتاجية يصل إلى 66 في المئة.

واللافت في أحدث استبيانات Gensler9 أن «97% من الموظفين الأكثر انخراطًا يقولون إنهم على الأرجح سيبقون في شركتهم العام المقبل، مقارنة بـ 53% فقط من الأقل انخراطًا». كما أفادت بأن الموظفين ذوي درجات الانخراط المرتفعة يعملون بطريقة مختلفة، وأن الفارق الأكبر بين الأكثر انخراطًا والأقل انخراطًا هو مقدار الوقت الذي يقضونه في العمل منفردين وفي التعلم وفي التواصل الاجتماعي. وهنا نرى أثرًا مباشرًا للانخراط، القائم على توفير النوع المناسب من مساحات العمل مع أقل قدر من المشتتات والضوضاء، في الاحتفاظ بالموظفين.

وبالنظر إلى الصورة الأوسع للانخراط، الذي يسهم فيه مكان العمل إسهامًا كبيرًا كما أشرنا أعلاه، أظهر التحليل البعدي لانخراط الموظفين الذي أجرته Gallup عام 202310 على 112,312 وحدة عمل أن الفرق المنخرطة تمامًا في الربع الأعلى، مقارنة بالأقل انخراطًا في الربع الأدنى، حققت: